Название: Делопроизводство - Кузнецов И. Н.

Жанр: Делопроизводство

Рейтинг:

Просмотров: 9199

8.1. компьютерные технологии підготовки документов

8.1.1, Подготовка текстовых документов Этапы подготовки текстовых документов

Подготовка текстов с использованием компьютерной систе­мы подготовки текстовых докуменитов (СПТД) заключается в последовательном выполнении ряда этапов.

С некоторой долей условности можно выделить:

— набор текста;

— редактирование введенной информации;

— форматирование (оформление) отдельных структурных эле­ментов будущего документа;

— печать документа;

— сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. Набор опера­ций определяется конкретной программой, выбранной для под­готовки документа. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа.

Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибе­гают к операциям этапа редактирования. При редактировании (при вставке и замене) производится набор новых фрагментов текста.

299

Операции оформления возможны как при этапах набора и редак­тирования, так и при собственно форматировании.

Набор текста

При современном уровне развития компьютерных информа­ционных технологий клавиатура ПК остается основным инстру­ментом ввода текста будущих документов. Набор текста на кла­виатуре может производиться с любойскоростью, потерь инфор­мации при этом не происходит, возможно лишь некоторое отставание обработки символов системой подготовки текстов от момента непосредственного вода.

Вводимый текст располагается в специально отведенной об­ласти экрана дисплея — текстовом окне или рабочей области. Остальная часть экрана отводится под служебную область. Раз­меры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от конкретной программы подготовки текста.

Обычно в служебной области присутствует строка статуса, которая содержит полезную для пользователя информацию о ре­жиме работы программы подготовки текста и используется для краткой подсказки о действии программы при выборе того или иного пункта меню.

Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, т. е. позиция ввода, отмечается специальным знаком — курсором.

В служебной области всегда помещена информация о текущем положении курсора. Вид курсора зависит от программы, обеспе­чивающей обработку текста. Обычно это ромб, прямоугольник или знак подчеркивания. Любая система подготовки текстов под­держивает два режима ввода — вставки или замены. Переключе­ние между режимами осуществляется клавишными командами программы, либо командой меню.

Возможность легко исправить ошибку набора снижает вни­мание пользователя и стимулирует высокую скорость набора тек­ста, а следовательно увеличивает вероятность набора ошибочных символов. Клавиша удаляет ошибочный символ слева от курсора, клавиша удаляет из текста символ, находя­

300

щийся в позиции курсора, а все символы справа смещаются влево в режиме вставки. Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Если используется текстовый процессор, то существенным яв­ляется понятие "мягкого" и "жесткого" разделителя. При нажа­тии на клавишу <Пробел> клавиатуры ПК в текст вносится сим­вол "жестокого" пробела. Кроме этого символа в тексте могут существовать так называемые "мягкие" пробелы, вносимые в текст программой текстового процессора для выравнивания длины строк.

Термин "мягкий" указывает на то, что при необходимости тек­стовый процессор удаляет лишние либо вставляет дополнитель­ные "мягкие" пробелы, в отличие от "жестких", которые автома­тически в текст не включаются и не изымаются из него. Анало­гично можно трактовать понятие "мягкий" и "жесткий" конец строки.

"Жесткий" признак конца строки создается при нажатии пользователем клавиши для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового про­цессора или автоматически менять свое расположение. Признак конца строки не всегда индицируется на экране монитора, но тем не менее всегда существует в тексте.

Перевод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении конца текущей строки, т. е. ввод текста происходит под контролем фун­кции автоматического форматирования.

Когда вое отведенные для текста строки экрана дисплея будут заполнены, система подготовки текстов автоматически сдвигает текст. При этом верхняя строка текста исчезает из поля зрения пользователя а внизу появляется пустая строка для дальнейшего ввода символов. Этот процесс называют прокруткой или скрол­лингом строк.

При наборе текста на компьютере часто имеют место наруше­ния правил набора и размещения текста абзацев, которые, как и ошибки грамматические, недопустимы ни в каком документе.

301

К часто нарушаемым правилам компьютерного набора мож­но отнести следующие:

— знаки препинания отбиваются (типографский термин) от предшествующего текста; допускается отбивать пробелом толь­ко вопросительный знак (?);

— не отбиваются от цифр знаки процент, градус, минута, се­кунда т. е. 45\%, 20°;

— одним пробелом цифры отбиваются от № и §; однако при вводе нужно использовать "неразрывный" пробел, который не бу­дет ни растянут при форматировании, ни разорван при переносе;

— дефис пробелами не отбивается; в компьютерном наборе часто неправильно используют дефис вместо тире, потому что знака тире в стандартной раскладке клавиатуры нет;

— тире, наоборот, отбивается пробелом; тире не отбивают пробелом в сочетаниях, имеющих смысл "от" и "до", например 2001—2003 гг.

Во всех перечисленных случаях отбивка не должна быть боль­ше одного пробела, и на этом пробеле недопустим перенос. По­этому здесь необходим только "неразрывный" пробел. По этой же причине следует взять за правило ставить именно "неразрыв­ный" пробел после предлога, которым начинается предложение. В результате редакторской правки он может оказаться в конце строки, а правила запрещают заканчивать строку предлогом или союзом, с которого начинается новое предложение.

Наконец, упомянем типичные ошибки, встречающиеся при использовании сокращений:

— в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точ­ка не ставится;

— сокращения типа "т. д." и "с. г." записываются с пробелом;

— сокращения "и др.", "и т. д.", "и т. п." могут быть примене­ны только в конце предложения, в середине предложения их нуж­но записывать полностью.

Для выполнения перечисленных правил рекомендуется следу­ющая культура набора текста:

— там, где нужен пробел, но недопустим перенос на следую­щую строку, ставить символ "неразрывного" пробела;

302

— там, где нужен дефис и недопустим перенос на следующую строку, ставить символ "неразрывного" дефиса;

— не отбивать пробелами знаки препинания;

— для набора "правильных" типографских символов можно воспользоваться механизмом макропоследовательностей системы подготовки текста, закрепив за удобной для вас клавишной ком­бинацией символ, которого нет на клавиатуре.

Вторая группа ошибок набора связана с неправильной расста­новкой переносов слов. Системы подготовки текстов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и вык­лючка — когда каждая строка абзаца, кроме концевой, выравни­вается по правой границе за счет расстановки переносов с после­дующим равномерным расширением пробелов между словами.

Последний способ наиболее распространен, так как более все­го соответствует удобству чтения и восприятия текста.

Если в документе, изготавливаемом с помощью компьютер­ной системы подготовки текста, не преследуются специальные цели, например, зафиксировать с помощью рваной правой гра­ницы внимание читателя, то абзацы принято выравнивать вык­лючкой.

Если просто (без переносов) выравнивать текст по правой гра­нице, возникает брак, называемый жидкой строкой или зияющи­ми пробелами. Выключка придает тексту более оформленный вид и имеет еще одно важное преимущество: выровненный текст, как правило, содержит больше символов в каждой строке, что умень­шает общее количество строк. Именно поэтому газетный стиль оформления текста использует колонки с выровненным по краям текстом.

В текст документа программа текстового процессора при вык­лючке добавляет так называемые "мягкие" пробелы, осуществля­ется разгонка строк. Термин "мягкие" в данном случае подчерки­вает возможность изменения положения пробела самой програм­мой подготовки текста.

Пробелы, задаваемые пользователем в тексте при наборе, про­граммой текстового процессора не могут быть изменены, поэто­

303

му они называются "жесткими" пробелами. "Мягкие" пробелы могут сильно увеличить междусловное расстояние и привести к уже упомянутым "жидким" строкам, "дырявости" набора.

Проблема появления "мягких" пробелов и увеличения между-словного промежутка решается расстановкой переносов.

Перенос слов является важной функцией текстового процес­сора. Целесообразно выполнять перенос слов на завершающей стадии редактирования. При переносе слова разбиваются по сло­гам, и в них вставляются скрытые символы "мягкого" переноса (так называемые необязательные дефисы).

При необходимости переноса один из символов "мягкого" переноса разбивает слово на части с учетом максимально возмож­ного заполнения текущей строки. Таким образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице.

Существует две возможности переноса:

— автоматический перенос без контроля разработчика доку­мента;

— принудительный перенос с контролем выполнения перено­са пользователем.

При подготовке важных документов рекомендуется использо­вать принудительный перенос. Программа текстового процессо­ра в этом случае предлагает пользователю свои варианты разбие­ния слова, окончательное решение о месте тіереноса принимает пользователь. Если ни один из вариантов не устраивает разра­ботчика документа, он имеет право отказаться от переноса в этом слове.

Напомним, что в местах нежелательных переносов слов в сло­восочетаниях типа "рис. 10", "Windows 2000" употребляется не обычный пробел, а символ "неразрывного" пробела.

Общая рекомендация заключается в использовании "мягкого" переноса, поставленного в месте нужного переноса. В тот момент, когда слово попадет в зону возможного переноса, невидимый спе­циальный символ "мягкого" переноса превратится в реальный правильный знак переноса.

При возникновении конфликта между вашим "мягким" пере­носом и неправильным, который автоматически предлагает тек­

304

стовый процессор, необходимо провести исправление переноса вручную.

Современные правила орфографии разрешают нарушение пра­вил переноса при наборе на узкий газетный формат, когда нет тех­нической возможности избежать ошибки. Текстовые процессоры работают в диапазоне широких строк, поэтому данные исключе­ния для них неприменимы.

Базовые функции редактирования текста

Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем мо­жет подвергаться изменениям. При традиционной технологии из­готовления документов с помощью обычной пишущей машинки даже незначительные изменения в тексте приводили к повторной печати если не всего, то значительной части текста документа.

Новая информационная технология использования систем подготовки текстовых документов отделила этап печати докумен­та от его набора и редактирования. Пользователь имеет возмож­ность многократной "шлифовки" текста материала до достиже­ния необходимого уровня качества изложения, не прибегая к пе­чати документа.

Это сокращает затраты трудовых и материальных ресурсов на подготовку документации. Кроме того, передача текстовых ма­териалов может быть осуществлена не в виде "твердой" (печат­ной) копии, а в так называемом "электронном" виде.

К основным операциям редактирования принято относить следующие:

— добавление;

— удаление;

— перемещение;

— копирование фрагмента текста.

К числу операций редактирования можно также отнести опе­рацию поиска и контекстной замены.

Под фрагментом понимается область текста, указанная (вы­деленная, маркированная) пользователем. Минимальный размер фрагмента — один символ, максимальный — весь текст докумен­та. Выделение текста является одним из основополагающих принципов работы системы подготовки текстов.

305

Основная концепция большинства систем этого назначения — "выдели и обработай". Различают строчные, прямоугольные вы­деленные фрагменты либо цепочки символов. В последнем слу­чае границами выделения служат первый и последний символ в цепочке.

Выделение фрагмента документа может производиться с по­мощью мыши или клавиатуры.

Выделенный фрагмент в окне редактирования отмечается либо цветом, либо негативным изображением. Снять маркировку с фрагмента можно специальной командой системы подготовки текстов.

Размеры редактируемого текстового документа обычно пре­вышают размер области экрана дисплея для ввода, предоставляе­мой системой подготовки текста.

Для того чтобы пользователь мог работать с нужным ему фраг­ментом, система подготовки текста обеспечивает возможность перемещения текстового курсора к тому месту документа, где в дальнейшем будет произведена любая операция с текстом.

Обычно для этой цели используются клавиши управления кур­сором клавиатуры либо их комбинации с управляющими клави­шами. При наличии графического интерфейса перемещение по тексту осуществляется с помощью специальных графических ком­понентов интерфейса — линеек прокрутки с бегунками.

Для добавления одного или нескольких символов система под­готовки текстов должна находиться в режиме вставки, а тексто­вый курсор — в том месте документа, где производится дополни­тельный набор текста. Индикация режима замены или вставки производится в статусной строке служебной области окна про­граммы редактирования.

При наборе очередного добавляемого символа часть строки справа (включая курсор) сдвигается на одну позицию вправо, а введенный символ появляется в позиции курсора. Если включен режим замены, то вновь набираемые символы замещают присут­ствующие в тексте редактируемого документа символы.

Для удаления одного или нескольких символов используется клавиши или . При нажатии клавиши

306

удаляется символ в позиции курсора, правая часть стро­ки сдвигается влево, сам курсор остается на месте.

При нажатии клавиши удаляется символ в пози­ции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдвигаются влево. Эта клавиша используется, в основном, для удаления од­ного или нескольких только что набранных символов. Техноло­гия удаления больших фрагментов текста предполагает предва­рительное выделение фрагмента для редактирования. Как прави­ло, в текстовом окне может быть выделен только один фрагмент.

Удаление может быть произведено в двух вариантах:

— выделенный фрагмент изымается из текста, оставшийся текст смыкается;

— выделенный фрагмент удаляется в специальный буфер вре­менного хранения, откуда может быть извлечен для вставки в дру­гое место редактируемого документа либо использован в текстах других документов (если система подготовки текстов поддержи­вает многооконный режим для одновременной работы с несколь­кими документами).

Содержимое временного буфера сохраняется в течение сеанса работы или до помещения в него новой порции информации.

Для копирования информации используется технология, во многом похожая на предыдущую:

— предварительно копируемый текст должен быть выделен, а затем специальной командой "Копировать" системы подготовки текстов помещен во временный буфер хранения. При этом в бу­фер попадает копия фрагмента, сам он по-прежнему располагает­ся в тексте документа;

—текстовый курсор помещается в новую позицию для вставки;

— копия фрагмента извлекается из буфера и располагается, начиная с указанной курсором позиции, существующий справа от курсора текст сдвигается вправо.

Для перемещения фрагмента текста с использованием времен­ного буфера хранения технологические операции следующие:

— выделение нужного фрагмента;

— удаление в буфер временного хранения;

— перемещение курсора в нужное место документа;

— вставка содержимого буфера в документ.

307

Проблема использования содержимого временного буфера хранения решается в настоящее время не только за счет возмож­ности многократного использования, но и за счет предоставле­ния возможности хранения нескольких фрагментов текста одно­временно.

Например, текстовый процессор Word из комплекса Office 2000 позволяет сохранять до 12 фрагментов текста одновременно и использовать их для редактирования выборочно или всех сразу.

Существующие на сегодняшний день графические оболочки (например, Windows) поддерживают технику drag-and-drop рабо­ты манипулятора "мышь" в среде системы подготовки текста. Эта техника предполагает, что для операций перемещения и копиро­вания временный буфер не задействуется.

Однако в этом случае копирование или перемещение фрагмен­та возможно только один раз, тогда как временный буфер хране­ния предлагает использовать помещенную в него информацию столько раз, сколько это необходимо пользователю.

Операция поиска в среде программы обработки текста может выполняться в нескольких вариантах. Это может быть поиск по образцу, например, для последующей замены найденного слово­сочетания на другое.

Действия пользователя системы подготовки текстового доку­мента сводятся к следующей цепочке операций:

— задается некоторый образец (символ, слово или цепочка символов);

— указывается направление поиска (вперед от текущей пози­ции курсора либо назад);

— система подготовки текстов начинает поиск заданного фраг­мента, при обнаружении последнего просмотр приостанавлива­ется, курсор позиционируется перед искомым фрагментом и пользователь имеет возможность произвести нужную коррекцию.

Другой вариант поиска предполагает, что текст предваритель­но размечается специальными служебными метками (закладками или bookmarks), а затем система подготовки текста осуществляет перевод курсора к метке, заданной пользователем по ее имени.

308

Команда замены производит замещение одного заданного кон­текста на другой. Замена может производиться в рамках выделен­ного фрагмента, по всему тексту либо после подтверждения пользователем каждого варианта замещения.

Основные методы оформления (форматирования) текстовых докуметов

Современные средства подготовки текстовых документов ис­пользуют два типа оформления структурных элементов текста. Это непосредственное оформление, когда форматирование применя­ется к предварительно выделенному фрагменту через команды меню и оформление с помощью стиля.

Рассмотрим подробнее процесс непосредственного формати­рования. Каждый документ, создаваемый средствами текстового процессора, имеет в качестве основы некоторое оформление по умолчанию. Набор параметров (или атрибутов оформления), а также их конкретные величины определяются программой тек­стового процессора.

Например, текстовый процессор Word для Windows предлага­ет следующие параметры оформления документа:

— символы — нормальной насыщенности, кегль 10 пунктов;

— абзацы — без отступов, выровнены влево, через один ин­тервал;

— величина табуляции — через 0,5 дюйма (или 1,27 см);

— размер печатной страницы документа — формат A4 (210 мм на 297 мм);

— границы текста на печатной странице — левое и правое 3,17 см, верхнее и нижнее 1,5 см.

Таким образом, каждый документ создается по некоторому подобию или по шаблону уже существующего документа.

Различают три типа форматирования прозаических докумен­тов:

— символьное (или шрифтовое) оформление;

— форматирование абзаца документа;

— оформление (верстка) страниц (или разделов) документа.

309

Оформление символов текста

Минимальная единица информации, которой оперирует сис­тема подготовки текста, — символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки текстовых документов используют следую­щие основные понятия, связанные с наборами символов.

Шрифт — комплект литер с буквами того или иного алфави­та и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Начертание шрифта (typeface) или гарнитура — графические особенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка (шрифт прямого и курсивного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщеннос­тью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).

Семейство шрифтов — набор шрифтов, имеющих много об­щего.

Печатники под шрифтом понимают совокупность трех харак­теристик: гарнитуру, размер и стилевые особенности (курсив, по­лужирный и полужирный курсив).

Гарнитуры можно подразделить на четыре большие категории.

1. Serif (Сериф — шрифт с засечками). Наиболее популярны гарнитуры Times, Bookman. Засечки могут быть как строго гори­зонтальны, так и обрезаны под определенным углом к базовой линии. Шрифт с засечками лучше всего использовать для основ­ного текста. При чтении такого текста взгляд как бы скользит вдоль линии засечек.

2. Sans serif (Сане сериф — шрифт без засечек). Рубленые шриф­ты. Полиграфисты иногда называют эту гарнитуру гротесковым шрифтом. Одна из наиболее популярных гарнитур этой катего­рии Helvetica.

3. Script (Скрипт — имитация рукописного текста). Размер шрифта (кегль), его высота задается в пунктах. Пункт —

единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается бук­вами pt.pt = 0,352 мм.

Кроме пункта используется питч (pitch) — количество симво­лов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм.

310

Обозначается буквой р. Интервал — величина, равная 12 pt. Раз­мер шрифта на принтере в пунктах определяет расстояние от вер­хнего края самого высокого символа до нижнего края самого низ­кого.

Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, "б"), а некоторые имеют нижний выступ (например, "у", "ф"). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые зап­лечики — свободные пространства над и под очком, образующие межстрочные промежутки.

При выборе шрифта для матричных принтеров иногда зада­ется количество знаков, печатаемых на одном дюйме (character per inch, ері).

Все используемые шрифты могут быть разбиты на две катего­рии: шрифты моноширинные или фиксированные (monospace), у которых все символы одинаковой ширины, и шрифты пропорцио­нальные (proportionally spaced), у которых ширина символа опре­деляется особенностью его изображения (например, буква "ш" шире, чем "а").

Операционная система Windows, например, использует моно­ширинный шрифт Courier, шрифт Times New Roman — пропорци­ональный шрифт.

При выборе шрифта для печати документа основным крите­рием является его удобочитаемость. Выбранный шрифт не дол­жен отвлекать внимание читателя от содержания документа.

Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей различных составных частей документа (рубрик). Для основного текста рекомендуется использовать шрифт с засечками.

Прямое назначение засечек — повысить читабельность текста. Рубрикация (система заголовков) должна привлекать внимание читателя. Для такого текста при выборе шрифта главный крите­рий неразборчивость, а то, насколько он контрастирует с основ­ным текстом. Рекомендуется использовать с этой целью рубленый шрифт без засечек. Примером такого шрифта в Word для Windows может служить Arial, аналог шрифта Helvetica.

311

Можно дать несколько общих рекомендаций по созданию стра­ницы документа:

— не используйте на одной странице много видов гарнитур. Максимально рекомендуется три типа гарнитуры;

— все страницы документа набирайте выбранным набором гарнитур;

— придерживайтесь сетки-схемы размещения текста и иллюс­траций на странице;

— не стремитесь максимально заполнить все пространство страницы текстом.

При работе на ПЭВМ приходится иметь дело с выдачей сим­волов на два устройства: на дисплей и на принтер. В связи с этим, говоря о некотором шрифте, всегда следует уточнять, о чем имен­но идет речь: о принтерном или об экранном шрифте. Все шриф­ты, как те, так и другие, по технологии изготовления могут быть разделены на две большие категории: матричные (или растровые) и векторные (контурные).

Еще недавно категория матричных шрифтов являлась един­ственной. Шрифты в этом случае создаются по так называемой bitmap технологии, или методом битовой карты. В файле с таким шрифтом хранятся "точечные" изображения каждого символа внутри сетки точек фиксированного размера.

Чем выше разрешающая способность устройства, тем больше размер матрицы, а стало быть и качество прорисовки контуров символов. Каждый символ растрового шрифта прорисовывается вручную и его форму можно подобрать так, чтобы он выглядел наилучшим образом на конкретном дисплее или при определен­ном разрешении. Однако разрешение обычного монитора намно­го хуже, чем разрешение самого "слабого" принтера.

По этой причине нельзя добиться полного соответствия изоб­ражения на бумаге и на принтере. К недостаткам растровых шриф­тов можно отнести существенное ухудшение качества изображе­ния при изменении размера шрифта, его масштабировании. Кон­туры букв приобретают ступенчатую форму, возникает так называемый "лестничный" эффект.

312

Принцип соответствия изображения WYSIWYG поддержива­ет большинство современных систем подготовки текстовой ин­формации, поэтому возникает необходимость использования иной технологии создания шрифтов, свободной от указанных недостат­ков.

Второй способ создания шрифтов заключается в кодировке контура символа в виде прямых и кривых линий. Эти шрифты называются еще свободно масштабируемыми шрифтами. При создании шрифта используют, как правило, символы большого размера, это позволяет прорисовать мельчайшие детали. Масш­табируемые шрифты обладают рядом значительных преимуществ по сравнению с растровыми.

Прежде всего, масштабируемые шрифты допускают значитель­но большее разнообразие размеров. Аналогичный комплект мат­ричных шрифтов занимал бы значительное дисковое пространство.

Масштабируемые шрифты могут использоваться как для вы­вода текста на экран, так и на принтер. Программа, выводящая изображение символа на принтер, может полностью использовать максимальное разрешение, обеспечив наивысшее качество печати.

Масштабируемые шрифты позволяют добиться наибольшего удовлетворения принципа WYSIWYG. Алгоритмы, управляющие выводом изображения, используют один источник данных — опи­сание шрифта для печати символов на экране и на принтере.

Способ описания масштабируемых шрифтов является стандарт­ным и может использоваться на любых дисплеях и принтерах. Это значительно сокращает расходы времени на создание шрифтов.

Первым опытом стандартной технологии масштабируемых шриф­тов стала технология PostScript фирмы Adobe. В начале 1980-х гг. был разработан язык программирования PostScript, с помощью которого можно описывать текст и графику.

Сегодня существует множество PostScript — совместимых принтеров, которые на аппаратном уровне поддерживают этот формат. Шрифты PostScript наиболее популярны у крупных зна­токов НИС. Шрифты TrueType (один из переводов "верная пе­чать") создавались как альтернатива PostScript.

313

Разработаны фирмой Apple и впервые применены в компью­терах Macintosh как часть операционной оболочки System 7.0. Для TrueType не существует никакого предварительно сформирован­ного и хранимого растра. Каждый раз растр рассчитывается для конкретной позиции, при этом рассчитывается пропорциональ­ное расстояние между символами.

Вычисленные значения координат точек литер накладывают­ся на экранный растр и сводятся к сетке растра. Применение тех­нологии TrueType имеет очень важное преимущество — эти шриф­ты всегда присутствуют у любого пользователя, установившего Windows, поскольку в Windows имеется встроенная поддержка та­ких шрифтов.

Шрифты могут воспроизводиться системой Windows на любом принтере, поддерживающем графическую печать и загрузку шриф­тов.

Технология TrueType имеет еще одно важное свойство, называ­емое встраиванием шрифта. Это позволяет пользователям обмени­ваться документами, текст которых набран шрифтами нужных гар­нитур, не нарушая авторские права разработчика шрифта. Нуж­ный шрифт встраивается в документ в закодированной форме.

Кодирование не ухудшает качества документа и в то же время предохраняет от попыток извлечения шрифтов из документа и бесплатного использования.

Существует три уровня применения возможности встраивания шрифтов TrueType:

1. На первом уровне разработчик может запретить встраива­ние данного шрифта в документ. Получатели документов, выпол­ненных с помощью шрифтов такого типа, должны позаботиться об их приобретении либо произвести замену в тексте документа каким-нибудь доступным шрифтом.

2. На втором уровне поставщики шрифтов могут ограничить возможность включения шрифтов только чтением, документы мо­гут быть просмотрены и напечатаны, но не могут быть изменены.

3. Третьим и наиболее удобным для использования уровнем встраивания шрифтов является встраивание с возможностью чте­ния и записи.

314

Технология оформления фрагментов текста позволяет разработ­чику документа производить форматирование двумя способами:

— либо после набора текста;

— либо задавать нужные атрибуты оформления до процесса набора.

При первом варианте требуется:

— указать (выделить) фрагмент текста, для которого будут установлены новые параметры оформления;

— провести установку значений атрибутов оформления через команду меню системы подготовки текстов.

Второй вариант предполагает следующую последовательность операций по форматированию:

— производить набор текста до тех пор, пока не потребуется специальное оформление следующего вводимого фрагмента;

— установить новые параметры оформления с помощью на­бора средств, предоставляемых программой подготовки текста;

— продолжить набор текста.

Установленный формат символов будет применяться ко всем вводимым символам, для абзаца текста будут применены установ­ленные атрибуты абзацного оформления; завершив набор, отклю­чить установленное специальное форматирование.

Количество параметров оформления символов отличается в разных программах текстовых процессоров.

Стандартными параметрами символьного оформления явля­ются:

— тип (гарнитура) шрифта;

— кегль (высота) символов шрифта;

— начертание литер (полужирный, курсив, полужирный кур­сив, обычный);

— подчеркивание;

— цвет символов;

— расположение символов относительно опорной линии стро­ки (верхний и нижний индекс).

Представители более мощных программ в классе подготовки текстовых документов обеспечивают возможность выделения цве­том, различные эффекты (зачеркивание, скрытый текст). Может

315

быть обеспечена операция автоматического кернинга и разрядки для пар символов.

Под кернингом понимается настройка интервала между опре­деленными парами символов при больших кеглях шрифта, когда имеет место увеличение межбуквенного промежутка за счет осо­бенностей написания символа.

Разрядка — операция увеличения межбуквенного пространства для улучшения вида строки текста и выравнивания правых гра­ниц строк.

Оформление абзацев документа

Внешний вид документа в большой степени зависит не только от форматирования символов текста, но и от оформления абза­цев текста. Абзац является одним из основных структурных эле­ментов прозаического документа.

Обычно новый абзац в тексте образуется при нажатии клави­ши на клавиатуре при наборе текста. При этом курсор ввода переходит на новую строку и устанавливается в позицию левого отступа следующего абзаца.

Позиция отступа зависит от параметров настройки конкрет­ной системы текстовой обработки. Набор параметров абзацного форматирования, аналогично набору атрибутов символьного форматирования, зависит от конкретной СПТД, в среде которой изготавливается текстовый документ.

К наиболее общим атрибутам можно отнести задание:

— выравнивания границ строк;

— отступов для строк;

— межстрочных интервалов;

— обрамления и цвета фона текста;

— расположения текста абзаца на смежных страницах доку­мента.

Под выравниванием понимается способ расположения текста абзаца между заданными левой и правой границами текста. Спо­соб выравнивания вместе с форматом шрифта влияет на удобочи­таемость текста.

316

Напомним, что системы подготовки текстовых документов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при ав­томатической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключка — когда каждая строка абзаца, кроме конце­вой, выравнивается по правой границе за счет расстановки пере­носов с последующим равномерным расширением пробелов меж­ду словами.

Выключка придает тексту более формальный вид и имеет еще одно важное преимущество: выровненный текст, как правило, содержит больше символов в каждой строке, что уменьшает об­щее количество строк.

Именно поэтому газетный стиль оформления текста исполь­зует колонки с выровненным по краям текстом. Проблема появ­ления "мягких" пробелов и увеличения межсловного промежутка решается расстановкой переносов.

Следует различать абзацы с отступом от левых и правых по­лей страниц. Поля определяют общую ширину области основно­го текста — другими словами, полем называется расстояние меж­ду текстом и краем страницы.

Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отсту­пы абзаца позволяют отделить текст одного абзаца от другого или выделить отдельные абзацы в тексте документа. Выделяют отступ первой строки абзаца — для абзацев с "красной" строкой или с "выступом", отступ для последующих строк абзаца слева и справа.

Абзац с "выступом" — это абзац, в котором отступ образует­ся для каждой строки, кроме первой. Этот тип форматирования используется обычно для создания маркированных или нумеро­ванных списков. Ряд текстовых процессоров, например WordPerfect, допускает установку величины отступа для отдель­ной строки текста абзаца.

Межстрочный интервал, или интерлиньяж, — это расстояние между строками в абзаце. Увеличение интерлиньяжа позволяет легко читать более длинные строки, т. е. позволяет использовать шрифт меньшего кегля. Величина межстрочного интервала зада­ется либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.

317

Абзацы можно снабдить линиями обрамления с любой из сто­рон либо использовать заливку для затенения заднего плана текста.

Технологическая последовательность операций форматирова­ния абзацев аналогична описанной выше технологии формати­рования символов текста, т. е. существует два способа примене­ния параметров абзацного оформления:

— установка атрибутов форматирования до набора текста;

— предварительное маркирование абзаца или группы абзацев и установка нужных параметров форматирования для них.

Стилевое оформление текста получило свое развитие во всех современных текстовых процессорах, предназначенных для под­готовки сложных смешанных текстов. Под стилем понимается специальный инструмент для форматирования фрагментов раз­рабатываемого документа.

Стиль — описание оформления текста, которое именуется и запоминается в шаблоне, на котором базируется документ. Стиль состоит из двух частей: его имени и инструкции форматирования. Имя стиля служит для его идентификации, а инструкция форма­тирования описывает оформление, которое использует текстовый процессор при применении данного стиля к фрагменту текста.

Главное преимущество стилей перед "непосредственным" фор­матированием заключается в том, что вы можете изменять стан­дартные атрибуты форматирования встроенных стилей, а также создавать свои собственные стили. Еще одно преимущество сти­лей — особенно в офисной среде — заключается в том, что ис­пользуется стандартное оформление документов на основе ранее созданных стилей.

После того, как вы определите стиль для какого-нибудь типа абзаца, вам достаточно применить новый стиль и абзац будет автоматически отформатирован в соответствии с атрибутами стиля.

При каждом изменении атрибутов форматирования, связан­ных с данным стилем, все абзацы, к которым он применен, будут автоматически переформатированы. Стилю можно назначить клавиатурную комбинацию и вызывать ею оформление соответ­ствующим стилем.

318

Верстка страниц многостраничного документа

Если система подготовки текста используется для создания и оформления многостраничного документа, то в тексте могут по­явиться новые структурные элементы: колонтитулы, сноски, зак­ладки, перекрестные ссылки.

Под закладкой (bookmark) или меткой понимается определен­ное место в тексте документа, которому пользователь присваива­ет имя.

В дальнейшем закладка в многостраничном документе может использоваться для:

— быстрого перехода к месту документа, обозначенному зак­ладкой;

— создания перекрестных ссылок в документе.

Иногда по ходу чтения документа необходимы дополнения к основному тексту, подстрочные примечания. Подстрочные при­мечания оформляют сносками. В состав подстрочного примеча­ния входят два неразрывно связанных элемента: знак сноски и текст собственно примечания. Знак сноски располагают в основ­ном тексте у того места, к которому относится примечание, и в на­чале самого примечания. Рекомендуется в текстовом материале использовать знак сноски в виде арабских цифр, а в цифровом — в виде букв или знаков.

Перекрестная ссылка — это текст, предлагающий читателю документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте. Например:

"Вернитесь к разделу "Базовые функции редактирования тек­ста"

(страница ###/'.

В случае изменения названия раздела или расположения его на другой странице в результате коррекции документа подобный текст необходимо изменить вручную. Наиболее мощные системы подготовки текстов позволяют автоматически отслеживать про­цесс изменения за счет организации перекрестных ссылок на эле­менты текста, отмеченные специальным образом как закладки, заголовки, сноски, рисунки или формулы.

319

Колонтитулом (Running head) называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположен­ный вне основного текста документа на полях печатной страни­цы. Различают верхний (Header) колонтитул, который обычно расположен над текстом документа, и нижний (Footer), распола­гаемый ниже основного текста. Порядковые номера страниц вхо­дят в колонтитул. Их называют колонцифрами.

Стандартными параметрами оформления страниц документа являются:

— поля страниц;

— размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;

— расположение колонтитулов;

— количество колонок текста (газетный стиль).

Печать документа

Печать документа, как правило, является одной из основных целей создания документа. Технологии процесса печати непрерыв­но совершенствуются, что позволяет получать "твердую" копию разрабатываемого документа, максимально приближенную к изображению документа любого типа сложности в окне редак­тирования.

Различают подготовку текста документа к печати и собствен­но печать текста. Спектр возможностей программ класса СПТД для подготовки к печати весьма широк, состав операций и способ их задания определяются конкретной системой подготовки тек­стов.

К основным операциям можно отнести процесс разбиения до­кумента на страницы, нумерацию страниц, оформление колонти­тулов, предварительный просмотр документа на экране дисплея в специальном режиме.

Последняя операция позволяет пользователю проверить, как будет выглядеть документ при печати на бумаге, не делая распе­чатки. Процедура разбиения на страницы выполняется програм­мами СПТД чаще всего автоматически в процессе набора текста, но иногда — по специальной команде системы.

320

Аналогично существованию "жестких" и " мягких" раздели­телей строк и слов существуют "жесткие" и "мягкие" разделители страниц. Установка "мягких" разделителей страниц производит­ся программой СПТД, причем положение разделителей может изменяться при дальнейшем редактировании или форматирова­нии текста.

Положение маркера "мягкого" разделителя страниц зависит от параметров оформления фрагментов текста на странице и ат­рибутов форматирования страницы — установленных величин полей, формата листа бумаги для печати.

Кроме того, некоторые универсальные системы подготовки текстов позволяют произвести разбиение на страницы по прави­лам полиграфии. Например, не допускаются так называемые "ви­сячие" строки — одиночные строки абзаца вверху или внизу стра­ницы, может автоматически отслеживаться расположение двух соседних абзацев на одной странице документа (хотя бы две стро­ки следующего абзаца расположены на странице с предыдущим абзацем текста) и т. п.

"Жесткие" разделители страниц устанавливаются пользовате­лем при необходимости начать новую страницу документа, на­пример, перед таблицей, в конце главы и т. п. Положение маркера "жесткого" разделителя страниц полностью во власти разработ­чика документа и не может быть изменено программой системы подготовки текстов.

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно располагает­ся в области колонтитула слева, справа или в центре строки. Не­которые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст документа не с первой страницы.

Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем но­сителе (гибком либо жестком диске) с целью не повторять проце­дуру подготовки к печати либо с целью печати на принтере, под­ключенном к другому компьютеру.

Собственно печать является заключительной операцией эта­па печати документа и в значительной степени зависит от типа и возможностей печатающего устройства, а также сервисных воз­

321

можностей операционной системы по обслуживанию процесса печати.

Иногда требуется установка режимов печати принтера на его панели управления, конкретные возможности работы печатающе­го устройства подробно описываются в инструкции по его эксп­луатации.

Универсальные системы текстовой обработки допускают раз­личные вариации печати текста документа, например, печать не­скольких копий, печать в обратном порядке, печать только неко­торых данных на готовых бланках будущего документа, печать выделенного фрагмента текста или указанного диапазона стра­ниц, настройку на различные модели принтеров и т. п.

Компьютерные технологии подготовки табличных документов

Информационная поддержка управленческой деятельности включает в себя технологии подготовки и обработки различных видов документов, в которых значительное место занимает ин­формация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, плано­во-аналитическая и т. п.), оформляемая в виде разного рода таб­лиц, бланков ведомостей, форм, списков.

Перечисленные формы представления управленческой инфор­мации обобщенно будем называть табличными документами, имеющими как самостоятельное значение, так и являющимися составными частями других документов.

Создание и обработка табличных документов — это та область информационной поддержки управленческой деятельности, в ко­торой прежде всего началось использование тех или иных средств вычислительной техники (калькуляторы, счетно-перфорационная и табуляционная техника, универсальные ЭВМ).

При этом первоначально реализовывались две технологии:

— данные размещаются в таблице на бумаге, а их обработка производится с помощью электронного калькулятора;

— данные размещаются в памяти вычислительного средства, а для их обработки создается и используется соответствующая программа.

322

Первый вариант рассчитан на рядового пользователя, нагля­ден, легко проверяется, но расчеты выполняются очень медленно и довольно трудоемки.

Второй вариант отличается более высокой скоростью выпол­нения расчетов, но может быть использован лишь квалифициро­ванным программистом, а не обычным пользователем, что при­водит к достаточно высокому уровню затрат.

С появлением персональных компьютеров, не требующих от пользователей профессиональной подготовки в области вычис­лительной техники и программирования, были созданы приклад­ные программные средства формирования и обработки таблич­ных документов (табличные процессоры ), которые объединили преимущества обоих вариантов технологии и благодаря своей простоте и универсальности получили широкое распространение.

Подготовка табличных документов базируется на двух основ­ных категориях:

— форма представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно элек­тронная таблица как объект обработки);

— программа (или пакет программ) для обработки таких дан­ных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).

Диапазон применения современных табличных процессоров невероятно широк — от операций над числами в столбцах и стро­ках до построения на основе табличных данных диаграмм, вы­полнения сложного финансово-экономического анализа, автома­тизирования различных сфер бухгалтерской и экономической де­ятельности.

История табличных процессоров насчитывает уже около 20 лет. Современные программы по всем характеристикам сильно отли­чаются от своих предшественников. Рассмотрим основные этапы развития табличных процессоров.

Самую первую программу работы с электронными таблица­ми разработал Дон Брикклин в 1979 г. Она называлась VisiCalc (Visible Calculator) и широко применялась на компьютерах Apple IL Затем идея разработки табличных процессоров была подхвачена рядом фирм, и в течение нескольких лет появился целый спектр

323

программ данного класса. Так, в 1981 г. фирма Computer Associates выпустила систему, пользовавшуюся долгое время большой по­пулярностью, — SuperCalc (Super Calculator).

В 1982 г. фирма Microsoft выпустила свою первую программу данного класса Multiplan — прототип табличных процессоров нового поколения. Multiplan была первоначально спланирована как легко переносимая прикладная программа, которая должна была работать на Apple II, IBM PC и к других вычислительных системах. Имея больше возможностей, Multiplan превосходила системы данного класса по уровню сервиса.

Сегодня наибольшее распространение получило именно семей­ство SuperCalc, и был разработан ряд русифицированных адапти­рованных пакетов: АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86.

Значительно способствовала развитию программ для работы с электронными таблицами разработка пакета Lotus 1-2-3 фирмой Lotus Development. Этот табличный процессор работал на IBM PC примерно в десять раз быстрее, поскольку ее разработчик Митч Капор с целью увеличения эффективности полностью использо­вал специальные технические возможности компьютера IBM PC и операционной системы MS-DOS.

В начале мая 1985 г. в Нью-Йорке была официально представ­лена система Excel на персональном компьютере Macintosh, раз­работанная фирмой Microsoft. Позднее эта программа появилась в версии, предназначенной для использования на персональных компьютерах типа IBM PC.

Почти одновременно с разработкой этой системы разрабаты­валась первая версия операционной оболочки Windows, к основе построения которой был использован принцип GUI (Graphical User Interface — графический интерфейс пользователя), поэтому он также нашел отражение и в программе калькуляции электронных таблиц Excel 2.1.

Следующая версия Excel 3.0 характеризовалась рядом улуч­шений — например, инструментальное (пиктографическое) меню под строкой меню директив и существенно переработанные гра­фические функции.

324

Весной 1992 г. появилась следующая версия Excel 4.0 для Windows 3.1, которая позволила значительно упростить и унифи­цировать обслуживание. Появились также версии для Macintosh и OS/2, а затем следующая версия Excel 5.0 для Windows 3.1, еще более улучшенная.

Для Windows 3.1 существуют и другие программы табличной обработки, например QuattroPro 6.0, разработанная фирмой Borland. Особенность данной системы — более широкие возмож­ности для проведения технических расчетов.

В настоящий момент фирма Borland продала права на дальней­шую разработку этого программного продукта фирме Corel Co., поэтому его более поздние версии известны под названием Corel Quattro.

Табличный процессор — обязательная составляющая любого интегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что возможностей у такой составляющей несколько меньше, но она обеспечивает решение типовых задач. Примерами таких систем, включающих системы обработки электронных таблиц, могут быть:

Corel Office Professional фирмы Corel;

Word Perfect Suite 7.0 for Windows фирмы Corel;

Works for Windows фирмы Microsoft;

MS Office 4.21 for MA С фирмы Microsoft;

Office Professional for Windows фирмы Microsoft,

SmarfSuife 96 for Win 95 фирмы Lotus.

С появлением операционной системы Windows 95 были разра­ботаны версии самых популярных табличных процессоров, ори­ентированных на работу в этой среде:

ЕхсеП. О фирмы Microsoft,

Lotus 1-2-3 5.0 фирмы Lotus Development Corporation', Corel Quattro 6.0 фирмы Corel Co.

Безусловным лидером (по объему продаж, а следовательно, по популярности у пользователей) среди программ этого класса яв­ляется система Excel.

325

8.1.2. Основные требования к оформлению табличных документов

Понятие и структура таблицы

Существует несколько определений понятия "таблица":

таблица — это организованный в вертикальные колонки (гра­фы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент ко­торой — составная часть и столбца, и графы;

таблица (от польск./яМся, от лат. tabula — доска, таблица) — 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные за­головки и отделенных друг от друга линейками.

На пересечении столбца и строки устанавливается графичес­кая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что по­зволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таб­лицу данных.

Организация материала в таблицу не имеет смысла если:

1) включаемые в таблицу данные не носят справочного харак­тера, образуют лишь одну строку, из которой используется дале­ко не вся информация;

2) целесообразнее привести данные в тексте, а не строить ради нескольких числовых данных сложную по структуре заголовоч­ную часть, занимающую много места и требующую значитель­ных усилий при ее восприятии;

3) целесообразнее заменить таблицу графиком или диаграм­мой с целью наглядной демонстрации характера протекания про­цесса, выявления структуры и соотношения ее частей.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.

Подлежащее — это наименование того явления или объекта, которые рассмотрены в таблице.

Сказуемое — это совокупность характеристик объектов, от­носящихся к подлежащему.

326

Порядок разработки таблицы

Чтобы построить таблицу, необходимо:

1) сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, — показатели ее подлежащего;

2) сформулировать показатели сказуемого, т. е. озаглавить данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежа­щего;

3) определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого — в го­ловке;

4) построить в соответствии с намеченным планом размеще­ния показателей подлежащего и сказуемого макет таблицы и за­полнить его данными. Построение макета в основном способству­ет получению общего вида и структуры головки и боковика таб­лицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы;

5) определить тему таблицы и сделать ее тематическим заго­ловком.

Основные требования к форме и построению таблиц

При построении таблицы необходимо выполнять условия ло­гичности построения, удобства чтения и экономичности. Логичность построения таблицы означает:

— расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике);

— правильную, логическую соподчиненность элементов таб­лицы:

— данных графы — ее заголовку, данных строки — показате­лю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки — объединяющему их заголовку верхнего яруса;

— логичность деления в подчиненных рубриках. Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением сле­дующих требований:

327

1) расположение сопоставляемых числовых данных по верти­кали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запя­той (точке).

Подобное расположение может быть затруднено в случаях: когда при одном-двух показателях сказуемого очень много пока­зателей подлежащего; когда велико число показателей сказуемо­го, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолже­ние под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего, когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали;

2) расположение рядом сопоставляемых граф и строк;

3) системное расположение граф и строк (по ниспадающей зна­чимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т. д.);

4) расположение в головке сначала (на первом уровне) наиме­нований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) — подлежащего ;

5) равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк);

6) преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать про­дольными:

— перевернуть таблицу — превратить боковик в головку, го­ловку — в боковик, строки — в графы, а графы — в строки;

— перенести из головки и боковика в прографку одну из не­скольких групп показателей подлежащего;

— вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;

— разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;

— комбинировать указанные приемы;

328

7) минимально возможное число ярусов в головке и максималь­ный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:

— избегать деления головки на ярусы, если можно объединить заголовки двух ярусов в один;

— объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять повторяющиеся заголовки в один заголовок, используя перекомпоновку граф;

— образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;

— устранять необязательные заголовки типа "Страны" над названиями стран, "Год" над обозначениями годов;

— переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;

— заменять заголовки граф и строк распространенными бук­венными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в те­матическом заголовке;

8) максимальный лаконизм данных прографки, для чего реко­мендуется :

— выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа — в тематический заголовок;

— ограничиваться в абсолютных количественных данных про­графки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, округляя числа или переводя единицы величин в более крупные с помощью приставок;

— объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках;

— заменять слова условными математическими обозначения­ми: < (не более), > (не менее), > (более), < (менее) и т. п.;

9) размещение всех пояснений к таблице в тематическом заго­ловке или в примечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюде­нием следующих условий:

1) построение таблицы из показателей подлежащего, как пра­вило, с однородными характеристиками. При разнородных харак­

329

теристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать кото­рых можно, разделив такую таблицу на 2-3 самостоятельные таб­лицы или объединив графы, заполнение которых числами чере­дуется так, чтобы по условным обозначениям можно было опре­делить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число;

2) включение в графы таблицы только обязательных тек­стов и в ограниченном объеме. Текст большого объема в от­дельных графах приводит к боль