Название: Делопроизводство - Кузнецов И. Н.

Жанр: Делопроизводство

Рейтинг:

Просмотров: 9186


1.3. система справочно-информационной документации

1.3.1. Назначение и состав

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информа-

32

ция о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занима­ют справочно-информационные документы: акты, справки, док­ладные записки,переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отноше­нию к организационно-правовым и распорядительным докумен­там. Справочно-информационные документы не содержат пору­чений, не обязывают выполнять поручения, как распорядитель­ные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие реше­ния, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут сни­зу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят док­ладная записка, объяснительная записка, служебная записка, пред­ложение, представление, заявление, все разновидности перепис­ки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по со­держанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, те­лефонограмма,факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информа­ционного обмена между организациями.

К переписке прибегают для реализации информационных свя­зей между организациями — как состоящими, так и не состоящи­ми в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и элек­тросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документа-ционном массиве организаций. Являясь связующим звеном меж­ду организациями, переписка может составлять до 80\% входящей и исходящей документации. 32

Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от име­ющих нормативный характер писем и телеграмм государствен­ных органов до обращений граждан и типовые заявок. Содержа­нием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, пре­тензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие тре­бования:

— письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

— письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

— независимо от содержания письмо должно излагаться офи­циально-деловым стилем, содержать объективные сведения о со­бытиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых слу­чаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует ис­пользовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

1.3.2. Составление и оформление

Докладная записка — это документ, адресованный руководи­телю данной или вышестоящей организации, содержащий обсто­ятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предло­жениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имев­ших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подраз­деления или организации; внутренние докладные записки созда­ются по инициативе работника или по заданию его непосредствен­

34

ного руководителя с целью повысить эффективность деятельнос­ти организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обя­зательными реквизитами докладной записки являются наимено­вание организации (для внутренней — наименование структур­ного подразделения), наименование вида документа, дата и но­мер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анали­зируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные вари­анты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необхо­димо предпринять. Вторая часть в докладной записке может от­сутствовать.

В этом случае текст докладной записки содержит обоснова­ние и выводы и предложения составителя. Например:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору агентства ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА г-ну Петрову И. Л. 10.03.2003 № 35

О необходимости увеличения штатной численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является по­стоянный анализ средств массовой информации, в частности, прес­сы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала "Эксперт").

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (пять со­трудников) не имеет возможности организовать подробное изу­чение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке;

35

СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти долж­ности предлагаю подобрать из числа студентов 4—5-х курсов фа­культета журналистики МГУ или Школы рекламы. Руководитель отдела подпись И. А. Чернышева Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руко­водитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руко­водитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и под­писания.

Служебная записка — это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руко­водителя или специалиста другого подразделения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бума­ги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательны­ми реквизитами служебной записки являются наименование струк­турного подразделения, наименование вида документа, дата, ре­гистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Служебную записку подписывают специалист или руководи­тель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий при­чины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, состав­ляемый работником организации и представляемый вышестояще­му должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязатель­ными реквизитами объяснительной записки являются наимено­вание структурного подразделения, наименование вида докумен­та, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

36

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписа­ния.

Предложение — это документ, представляющий собой разно­видность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогич­но докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Текст предложения содержит две части: обоснование и заклю­чение — перечень предложений. Предложения составляются ру­ководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются наимено­вание подразделения, название вида документа, дата, регистра­ционный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию:

— фамилия, имя, отчество;

—дата рождения; образование работника, на которого состав­ляется представление;

— занимаемая им должность и структурное подразделение;

— стаж работы (общий, в данной организации, в данном под­разделении и должности);

— оценка служебной деятельности;

— повышение профессионального уровня;

— оценка деловых и моральных качеств; участие в обществен­ной работе;

— мотивы назначения, перемещения или поощрения;

— должность и структурное подразделение, на которую пред­лагается назначить или переместить работника.

37

Представление подписывается составителем и адресуется ру­ководителю организации.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его за­местителю (в крупных организациях — руководителю самостоя­тельного структурного подразделения) и оформляется на стандарт­ном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления явля­ются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявите­ля, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу предоставить отпуск..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверж­дающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о при­еме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных бланках писем форма­та A4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об ис­полнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах — печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убе­дительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

38

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в компо­зиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возник­новения вопроса или его краткая история; если поводом для со­ставления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В зак­лючении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его ав­тор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схе­мы построения, в которых один из элементов может отсутство­вать или порядок их расположения может быть иным.

Текст большинства писем излагается от первого лица множе­ственного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение — формулу уважитель­ного обращения к адресату ("Уважаемый господин мэр!", "Ува­жаемый господин Кудряев!") и заключительную формулу вежли­вости ("С уважением").

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содер­жанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в ис­ключительных случаях допускаются письма до пяти страниц ма­шинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата A4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?":

"О нарушении договорных обязательств" "Об оказании научно-технической помощи".

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают­ся номер и дата письма, на который дается ответ: "На №_от_".

39

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то испол­нитель составляет список рассылки.

Письма визируются составителем, руководителем подразделе­ния-автора, при необходимости — руководителями заинтересо­ванных структурных подразделений, а также заместителем руко­водителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.

Письма подписываются руководителем организации, его за­местителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая про­ставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписан­ные письма не разрешается. Датой письма является дата его под­писания.

Телеграмма (телетайпаграмма) — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с осо­бым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка докумен­тов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: "Президент Российской Федерации", "Высшая правительственная", "Прави­тельственная" и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправите­ля до адресата "обыкновенной" телеграммы составляет до 6 ч, "срочной" — до 3 ч.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный за­головок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграм­мы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроиз­

40

водственный номер, дата регистрации, адрес и наименование от­правителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных ап­паратах. По количеству тарифных слов производится оплата те­леграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указыва­ются номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прила­гается список рассылки, составленный и подписанный исполни­телем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицатель­ную частицу "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначени­ями знаков препинания: точка — "тчк", запятая — "зпт", двоето­чие — "двтч", кавычки — "квч", скобки — "скб", номер — "нр".

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов.

Знаки "№", "-", "+" и др. следует писать словами — соответ­ственно "номер" или "HP", "минус", "плюс" и др.

Текст телеграммы заканчивается точкой ("тчк") и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят ре­гистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные пред­ложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдает­ся более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вы­зывающей различий в толковании; не рекомендуется использо­вать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную инфор­мацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

41

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и на­чинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия авто­ра телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес от­правителя и наименование структурного подразделения (без сокра­щения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обрат­ный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телекс — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи — по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это теле­грамма, посланная по телетайпу (телепринту) — аппарату теле­графной связи, абонируемому организацией. Телексная связь яв­ляется абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах.

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуа­ции — точек (.) и запятых (,) — и различных шрифтов.

Обязательными реквизитами телекса являются адресат, под­пись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Телекс отличается от телеграммы содер­жанием служебного заголовка, в котором приводится информа­ция об адресате и отправителе и указывается время передачи со­общения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообще­ние, содержащее:

— маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;

— индивидуальный номер абонента;

— сокращенное название организации (фирмы);

— сокращенное наименование страны.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ пере­дающего абонента и автоответ принимающего абонента.

Вторая часть служебного заголовка — указание времени вы­хода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окон­чания передачи телекса.

42

Структура служебного заголовка может иметь и другие ком­поненты — в зависимости от практики, принятой в той или иной организации или стране.

Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обра­щения. Использование сочетаний из цифр и букв допускаются только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации до­мов, квартир, исходящих номерах документов, номерах войско­вых частей и полевых почт, номерах поездов и вагонов и некото­рых других случаях.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифра­ми, так как в начале ответного телекса ставится индекс докумен­та, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходя­щий номер.

В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; предпочтение от­дается наиболее коротким словам и нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.

Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных слу­чаях допускается краткое доказательство, аргументация.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком "++". Знак "+?" в конце телекса — ожидание ответа или нового сообщения — исключает необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса, — это знаки сличения, от­носящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысло­вой нагрузки не несут.

Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого пере­дается информация.

Факсограмма (телефаксу факс) — это получаемая на бумаж­ном носителе копия документа (письменного, графического, изоб­разительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь рав­нозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуще­

43

ством: позволяет отправлять и получать графическую информа­цию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом докумен­та, так как по факсу можно передать любой документ на бумаж­ном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обла­дает юридической силой — в этом ее основное отличие от ксеро­копии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствую­щему виду документа, и должны быть напечатаны четким, кон­трастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлин­ника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от над­писей на оборотной стороне.

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются исхо­дящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отпра­вившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефоног­рамму; входящий регистрационный номер полученной телефоног­раммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных обо­ротов.

44

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подпи­сывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прила­гается список организаций и предприятий, которым ее направля­ют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или засте­нографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефоног­раммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизи­ты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Электронное сообщение — это документ, переданный "элект­ронной почтой" по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумаж­ной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организаци­ями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индиви­дуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообще­ниями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени элект­ронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регист­рационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@".

Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно "ги" — Россия), предпослед­ний обозначает город (fnsk — Москва) или организацию внутри страны и т. д.

45

Протокол заседания — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседа­ниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой дея­тельности организаций, следует отличать протоколы следствен­ных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инс­пектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания посто­янно действующих и временных коллегиальных органов (колле­гии федеральных органов исполнительной власти, собрания тру­довых коллективов, собрания акционеров, заседания советов ди­ректоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, по­вестки дня, списков приглашенных и др.).

Если заседание стенографировалось, после заседания стеног­рамма расшифровывается, оформляется и прилагается к прото­колу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в со­ответствии с Основными правилами работы государственных ар­хивов с кино-, фото-, фонодокументами.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несет секретарь (ответственный секретарь) коллегиального органа или секретарь руководителя.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий — только фамилии выступивших и краткую запись о теме

46

выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с ука­занием наименования вида документа — "ПРОТОКОЛ" — или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиально­го органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например:

Протокол общего собрания акционеров

Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка — "Список участников прилага­ется"), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдель­ный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в кото­рой располагаются по степени их сложности и важности. Вопро­сы формулируются в именительном падеже без предлогов "о", "об". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с ука­занием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повес­тки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ)...

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы док­

47

ладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, от­чета). Если текст доклада представлен докладчиком в письмен­ном виде, допускается после указания темы выступления в скоб­ках делать отметку: "(Текст доклада прилагается)".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указывают­ся только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопро­сы к докладчику. При необходимости после фамилии выступив­шего указывается его должность.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается при­нятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконич­но во избежание двоякого толкования. Наряду с решением ука­зываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздер­жавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может подразделяться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступав­шие, визы проставляются на левом поле документа на уровне за­писи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совеща­ния и т. д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Акт — это документ, составленный для подтверждения уста­новленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материаль­ных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, техно­логий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ре­визии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных слу­чаев; ликвидации организации и т. д.

48

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содер­жат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемы­ми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоян­но действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта — установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, коли­чественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специ­альном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с по­стоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются название органи­зации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпи­си, в необходимых случаях — гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института

Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива "Феникс"

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (кон­статирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный доку­мент, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сро­ки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделе­но на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

49

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных эк­земпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта оп­ределяется количеством заинтересованных в нем сторон или норма­тивными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержа­ние согласовывается с должностными лицами, деятельность ко­торых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или все­ми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не соглас­ное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о сво­ем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные до­кументы) акты утверждаются руководителем данной или выше­стоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверж­дение тех или иных фактов или событий. Справки отражают ос­новную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятель­ность организации, могут быть внешними и внутренними. Вне­шние справки составляются для представления в другую (как пра­вило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние — на стан­дартном листе бумаги аналогично внутренней докладной запис­ке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к кото­рому относятся изложенные в справке сведения, например:

50

Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2002 г.

Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиа­компанией "Россия" в 2003 г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отра­жающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную си­стематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопро­сам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписыва­ются руководителем структурного подразделения или специалис­том-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биогра­фического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и глав­ным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кад­ров) и заверяются печатью.

Для таких справок в организациях используются унифициро­ванные бланки с трафаретным текстом. В сводке концентрирует­ся информация из различных источников по определенным пара­метрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предло­жений, сводка замечаний и т. п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках ин­формации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию — руководителем.

51

Заключение — это документ, содержащий мнение, выводы орга­низации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу

Заключения составляются на проекты положений, постанов­лений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссер­тации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части крат­ко изложено существо вопроса, проанализированы основные по­ложения или предложения и дается общая оценка; во второй час­ти излагаются конкретные замечания по существу рассматривае­мого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нуме­руемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указы­вается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет".

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и под­писывается специалистом или группой специалистов-составите­лей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рас­смотрение.

В целом порядок составления и оформления отзыва соответ­ствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень — это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требова­ний.

Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составивши­ми их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руко­водителем организации или вышестоящим органом.

52

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список — это документ, содержащий перечисление лиц, пред­метов, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирова­ния и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуж­даются в утверждении.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости — руководителем организации.

Варианты оформления различных видов документов представ­лены в приложении 1.


Оцените книгу: 1 2 3 4 5