Название: Делопроизводство - Кузнецов И. Н. Жанр: Делопроизводство Рейтинг: Просмотров: 9186 |
2.1. традиционный и электронный документооборотПод документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами. Отметим, что для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа- и специализированная — типа DHL, UPS и т. п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова). Таким образом, если до недавнего времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению. Основу традиционного документооборота, безраздельно доминировавшего все минувшие десятилетия, составляли так называемые "бумажные" технологии, предполагавшие обращение бумажных документов. Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офи 54 сов создавались и перемещались в пространстве все тем же "дедовским" способом, тоесть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки. Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, уступая место документообороту электронному. Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов. В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах. Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования). Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами. Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в "бумажном" виде. Современный документооборот организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие документы. 55 Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток — перемещение документов внутри предприятия. Основные компоненты К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов. Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия. Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом: 1. Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение). 2. Разработка проекта документа. 3. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами. 4. Корректировка документа по результатам согласования и его оформление. 5. Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение. 6. Тиражирование и регистрация документа. 7. Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен (до исполнителей). 8. Исполнение и контроль исполнения документа. 9. Прием исполненного документа, снятие с контроля. 10. Помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним (включая передачу документа в другое подразделение или службу организации, а также его отправку за ее пределы), текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Входящие документы — это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи. Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом: 56 1. Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия. 2. Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка). 3. Регистрация. 4. Подготовка на доклад (разметка, укладка). 5. Рассмотрение, оформление резолюций. 6. Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения. 7. Отправка на исполнение (доведение до сведения соответствующих должностных лиц, включая кадровую службу предприятия). 8. Исполнение и контроль исполнения документа. 9. Прием исполненного документа, снятие с контроля. 10. Помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Исходящие документы — это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников). Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом: 1. Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение). 2. Разработка проекта документа. 3. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами. 4. Корректировка документа по результатам согласования и его оформление. 5. Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение. 6. Тиражирование и регистрация документа. 7. Упаковка и отправка (рассылка) документа. 57 8. Помещение второго экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. А теперь рассмотрим порядок работы с документами по этапам. |
| Оглавление| |
- Акмеология
- Анатомия
- Аудит
- Банковское дело
- БЖД
- Бизнес
- Биология
- Бухгалтерский учет
- География
- Грамматика
- Делопроизводство
- Демография
- Естествознание
- Журналистика
- Иностранные языки
- Информатика
- История
- Коммуникация
- Конфликтология
- Криминалогия
- Культурология
- Лингвистика
- Литература
- Логика
- Маркетинг
- Медицина
- Менеджмент
- Метрология
- Педагогика
- Политология
- Право
- Промышленность
- Психология
- Реклама
- Религиоведение
- Социология
- Статистика
- Страхование
- Счетоводство
- Туризм
- Физика
- Филология
- Философия
- Финансы
- Химия
- Экология
- Экономика
- Эстетика
- Этика
Лучшие книги
Гражданский процесс: Вопросы и ответы
ЗАПАДНОЕВРОПЕЙСКОЕ ИСКУССТВО от ДЖОТТО до РЕМБРАНДТА
Коммуникации стратегического маркетинга
Консультации по английской грамматике: В помощь учителю иностранного языка.
Международные экономические отношения