Название: Делопроизводство - Кузнецов И. Н.

Жанр: Делопроизводство

Рейтинг:

Просмотров: 9186


2.1. традиционный и электронный документооборот

Под документооборотом организации принято понимать упо­рядоченное перемещение документов, созданных в процессе ра­боты соответствующими должностными лицами.

Отметим, что для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа- и специализированная — типа DHL, UPS и т. п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нароч­ным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персональ­ного радиовызова).

Таким образом, если до недавнего времени в деловой литера­туре было принято отделять друг от друга традиционный и элек­тронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современны­ми технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

Основу традиционного документооборота, безраздельно до­минировавшего все минувшие десятилетия, составляли так назы­ваемые "бумажные" технологии, предполагавшие обращение бу­мажных документов.

Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офи­

54

сов создавались и перемещались в пространстве все тем же "де­довским" способом, тоесть при помощи печатных машинок, до­потопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.

Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный доку­ментооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, ус­тупая место документообороту электронному.

Основу последнего (по определению) составляют так называ­емые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных техноло­гий, основанных на использовании компьютерной офисной тех­ники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некото­рым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.

Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частно­сти, там, где речь идет о конфиденциальных документах (доку­ментах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.

Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуще­ствляются как в электронном, так и в "бумажном" виде.

Современный документооборот организации формирует­ся в результате организованного "слияния" трех самостоятель­ных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие до­кументы.

55

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информацион­ный поток — перемещение документов внутри предприятия.

Основные компоненты

К внутренним документам принято относить документы, раз­рабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потреб­ностей организации (ее структурных подразделений) и в соответ­ствии с внутренними правилами разработки документов. Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.

Общая организация работы с внутренними документами орга­низации выглядит следующим образом:

1. Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).

2. Разработка проекта документа.

3. Согласование содержания проекта документа с заинтересо­ванными должностными лицами.

4. Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.

5. Проверка правильности оформления документа, его подпи­сание (представление на подпись) и утверждение.

6. Тиражирование и регистрация документа.

7. Доведение документа до сведения лиц, которым он предназ­начен (до исполнителей).

8. Исполнение и контроль исполнения документа.

9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.

10. Помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним (включая передачу документа в другое подразделе­ние или службу организации, а также его отправку за ее пределы), текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Входящие документы — это документы, поступающие в орга­низацию извне по различным каналам связи.

Общая организация работы с входящими документами орга­низации выглядит следующим образом:

56

1. Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.

2. Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).

3. Регистрация.

4. Подготовка на доклад (разметка, укладка).

5. Рассмотрение, оформление резолюций.

6. Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.

7. Отправка на исполнение (доведение до сведения соответ­ствующих должностных лиц, включая кадровую службу пред­приятия).

8. Исполнение и контроль исполнения документа.

9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.

10. Помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и спи­сание.

Исходящие документы — это документы, разработанные внут­ри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение пись­менных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).

Общая организация работы с исходящими документами орга­низации выглядит следующим образом:

1. Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).

2. Разработка проекта документа.

3. Согласование содержания проекта документа с заинтересо­ванными должностными лицами.

4. Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.

5. Проверка правильности оформления документа, его подпи­сание (представление на подпись) и утверждение.

6. Тиражирование и регистрация документа.

7. Упаковка и отправка (рассылка) документа.

57

8. Помещение второго экземпляра документа в дело, последу­ющая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

А теперь рассмотрим порядок работы с документами по этапам.


Оцените книгу: 1 2 3 4 5