Название: Финансы и статистика - Карминского А.М.

Жанр: Финансы

Рейтинг:

Просмотров: 857

4.3. информация в системе контроллинга

В настоящее время недостатка в информации не испытывает ни­кто, скорее, наоборот, можно говорить о ее переизбытке. Японские исследователи доказали, что каждый человек ежедневно подвергает­ся воздействию потока информации, эквивалентного миллионам слов, что примерно соответствует книге объемом в несколько тысяч страниц, а соотношение между информацией, передаваемой различ­ными средствами массовой информации и действительно усвоенной людьми, даже в лучшем случае составляет 100:1. Поэтому информа­ция, которая ежедневно ложится на стол высших руководителей предприятия, должна быть краткой, конкретной и предлагать воз­можные варианты реагирования на нее.

"Кто владеет информацией - владеет всем" - так можно отразить значимость и важность информации в бизнесе. Долгие годы в нашей стране осведомленность руководителя не играла решающей роли: важнее были его связи. Теперь положение изменилось, и успех в биз­несе стал в большой степени определяться надежностью и качеством информационной поддержки предприятия и его руководства.

Современное хозяйство страны переживает серьезные структур­ные изменения, определяя новые пропорции в динамике государст­венного и частного секторов экономики. В сложившихся условиях

Информационная поддержка контроллинга

149

организациям для выживания и успешногофункционирования необ­ходима такая система руководства, в основе которой лежат совре­менные методы использования информационных технологий.

Факторы неопределенности и риска требуют необходимого для их оценки и принятия адекватных решений информационного сопро­вождения на основе современных технологий. Особенно важна роль деловой информации, поступающей из внешних источников, в усло­виях российского рынка, который характеризуется такими особенно­стями, как коррумпированность чиновничества, криминализация биз­неса, отсутствие правовых гарантий и наличие иных факторов, при­сущих переходной экономике.

Без информации о политическом положении (в том числе закры­той) нельзя принимать решения о размещении филиалов в регионе; без информации о клиенте трудно определить, стоит ли выдавать ему кредит и под какие проценты его можно выдать; без информации об услугах других предприятий невозможно устанавливать свои расцен­ки на услуги. Адекватная и своевременная информация позволяет вовремя обнаружить открывающиеся перспективные рынки, на кото­рые надо внедриться, или направления, в которых предприятию сле­дует развивать свою деятельность.

Возросшая потребность в новых формах и методах хозяйствова­ния, рационально сочетающих традиционные способы и схемы управления с современными подходами к менеджменту на базе про­ведения комплексной перестройки структуры предприятия, вынуж­дает российские государственные учреждения и коммерческие орга­низации применять методы и процедуры эффективного управления.

Современные предприятия требуют все большей оперативности. В период быстрых изменений на рынке, более короткого цикла обраще­ния продукции и услуг, изменчивости потребительского спроса важны полнота и актуальность информационной базы для принятия стратеги­ческих решений, а также контроля за их выполнением. В этой связи использование современных методов сбора, обработки, хранения, ана­лиза и представления информации для управленческих решений явля­ется одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Информационная поддержка контроллинга

Одним из основных отличий аналитической системы от системы оперативной обработки данных является не столько большой объем обрабатываемых данных, сколько необходимость поддерживать об­

150

Глава 4

работку произвольных, заранее нерегламентированных запросов из различных источников информации.

Предварительная классификация источников инфор­мации. Информационное, программное и техническое обеспечение призвано систематизировать как внутренние, так и внешние источни­ки информации.

В качестве внутренних источников информации могут выступать:

• транзакционные системы, предназначенные для операционной работы, в том числе с клиентами, включая клиентов филиалов и представительств;

• система внутрифирменного электронного документооборота;

• документы из электронных хранилищ;

• документы на бумажных носителях.

К внешним источникам информации относятся:

• информационные агентства, поставляющие данные как в элек­тронном виде, так и на бумажных носителях;

• законодательные и регулирующие органы;

• клиенты и партнеры предприятия, представляющие данные в электронном виде или на бумажных носителях.

При формировании информационных хранилищ предварительно проводится обследование потенциально интересных внутренних и внешних источников информации, оцениваются потенциальный объ­ем и содержание переносимых в информационное хранилище сведе­ний, требования к структуризации информации и возможности ее поддержания.

Доставка информации. Она может осуществляться из внеш­них и внутренних источников по выделенным каналам, по глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпо­ративным и локальным компьютерным сетям. Для работы с бумажны­ми документами отрабатываются технологии формирования электрон­ных копий в рамках электронного архива. Предусматриваются методы анализа неструктурированной и слабоструктурированной информации, включая ее поиск и доставку по запросу пользователя.

При распределенной архитектуре предприятия и его информаци­онных ресурсов должна быть обеспечена возможность получения информации из различных территориально разнесенных источников.

Управление информацией. Исходные данные, поступающие в систему из различных источников, как правило, фильтруются. В ча­стности, могут осуществляться следующие этапы преобразования:

Информационная поддержка контроллинга

151

• проверка корректности (внутренняя непротиворечивость дан­ных, безопасность внесения данной записи для системы в целом);

• реформатирование (приведение к общему формату в соответст­вии с принципом интегрированное™ данных и информации);

• фильтрация и агрегирование данных;

• исключение дублирования данных;

• датирование данных (обязательное внесение метки данных в соответствии с принципом историчности).

Целесообразно предусматривать возможность описания различ­ных структур данных (создание и ведение метабазы) как администра­тором системы, так и конечным пользователем, причем структура данных, видимая с места конечного пользователя, должна быть на­страиваема и под определенный тип пользователя, и под конкретную решаемую задачу.

Хранение информации. Информационное хранилище должно быть построено с учетом предметной ориентации данных, историч­ности, интегрированности и неизменяемости во времени. Данные в информационном хранилище структурированы за счет использова­ния метаданных в зависимости от уровня агрегирования.

Максимальный срок хранения информации обычно составляет для агрегированной информации не менее 10 лет, для детализирован­ной информации - около 4 лет. Исторические данные по истечении определенных сроков могут "складироваться" в общесистемном ар­хиве данных, предназначенном для долговременного хранения, кото­рый может создаваться на разнообразных видах носителей (на маг­нитных лентах, в оптических и/или магнитооптических библиотеках и др.). Естественно, в случае необходимости обеспечиваются запрос (например, для ретроспективного анализа временных рядов) данных из архива и добавление их в аналитическую систему, в том числе и в автоматическом режиме.

Для экономии времени пользователя обеспечивается многоуров­невое хранение информации. При этом сохраняются как некоторые детальные, так и агрегированные данные. Ввиду сложности много­уровневой структуры информационного хранилища необходимо поддерживать его целостность, т.е. соответствие данных вышележа­щих уровней нижележащим, а также детальных данных - данным оперативных и других внешних систем.

Для описания правил функционирования информационного хра­нилища, ведения журнала операций и реализации доступа к инфор­

152

Глава 4

мации требуются развитые программно-технологические средства ведения метабазы и поддержания метаданных. Как правило, преду­сматриваются и согласовываются структуры данных и метаданных как в целом для системы поддержки принятия решений (внутренний стандарт), так и для каждой из рассматриваемых автономных задач в рамках многоуровневой организации хранения информации.

Анализ информации. Как известно, мало собрать информацию и организовать ее хранение, важно уметь пользоваться ею. История учит, что на базе одной и той же информации могут быть сделаны различные, не исключено, что и противоположные выводы.

Основные потенциальные пользователи информационных храни­лищ — среднее и высшее звено управления, системные аналитики. Зачастую это неординарно мыслящие люди, многие из которых дос­таточно эрудированы в области компьютерных технологий и совре­менных аналитических методов. Только небольшая часть их анали­тических потребностей может быть предварительно сформулирована, регламентирована и документирована. В связи с этим особое место в их работе отводится вопросам анализа, в том числе математической под держке принятия решений, о чем речь пойдет ниже.

Современные информационные системы поддерживают интер­претацию информации как совокупности бизнес-объектов. Это чрез­вычайно удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, так как подобные средства позволяют аналитику, а тем более менеджеру воспринимать модель данных в виде списка знакомых и естествен­ных для него объектов, таких, как "клиенты", "договоры", "оплата труда"и др.

В то же время более квалифицированный пользователь имеет возможность, описав с помощью встроенного механизма формирова­ния запросов новые функции и представления, сохранить их для ис­пользования коллегами.

Особо следует отметить, что аналитиков интересуют не только и, быть может, не столько одномерные (одноаспектные) запросы, сколько сложные запросы с несколькими аспектами анализа и мно­жественными связями. Например, в запросе могут быть наложены ограничения на временной период, перечень продуктов и услуг, под­вергающихся анализу, региональные ограничения и т.п. Несмотря на то, что подобные запросы могут быть описаны заранее, делать это не всегда удобно из-за непредсказуемости и множественности запросов.

Информационная поддержка контроллинга

153

Кроме того, анализ только начинается, но никак не заканчивается констатацией и фиксацией фактов, происходивших в прошлом. Наи­более интересным эффектом от аналитических инструментов являет­ся прогноз на будущее, осуществляемый с помощью механизмов мо­делирования по схеме "что будет, если".

Именно на эти возможности, а также на развитые возможности представления информации сориентированы многие программные продукты, появившиеся на рынке в последнее время.

Автоматизированная управленческая информационная система (АУИС) осуществляет информационную поддержку организацион­ной, управленческой и производственной деятельности.

Система поддержки принятия решений

Стержнем информатизации контроллинга является система под­держки принятия решений (СППР), конструктивно служащая над­стройкой над учетными внутрифирменными информационными системами. Она призвана обеспечить принятие обоснованных ре­шений топ-менеджерами в соответствии с миссией предприятия, его стратегическими и тактическими целями бизнеса.

Основой такой системы являются:

• доставка статистических данных и информации аналитическо­го и сводного характера из внутренних и внешних источников для экономических и финансовых оценок, сопоставление планов, разра­ботка моделей и составление прогнозов в бизнесе;

• формирование и эксплуатация во взаимодействии с руководством соответствующей системы информационных, финансовых, математиче­ских и эвристических моделей экономических и финансовых процессов.

Система должна обеспечивать методическую и информационную поддержку принятия решений по ключевым финансово-экономическим вопросам высшим руководством и менеджерами сред­него звена организации на основе оперативного анализа и прогноза финансовых и экономических показателей. Это предполагает ситуаци­онное и регламентное прогнозирование, мониторинг, анализ и коррек­тировку деятельности предприятия и его подразделений в разрезе пре­доставляемых продуктов и услуг, обслуживаемых клиентов с учетом оценки состояния рынков и условий конкуренции на них.

154

Глава 4

Информационная система руководителя

Представление информации - существенный компонент СППР. Высшее руководство предприятия зачастую видит только этот ком­понент системы, поэтому успех СППР во многом связан не только с содержанием, но и с возможностями изобразительного ряда для представления результатов анализа и моделирования.

К пользовательскому интерфейсу предъявляются повышенные требования:

• организация пользовательского интерфейса по двухуровневой схеме - работа в автоматическом и интерактивно-исследовательском режимах;

• локализованная (русскоязычная) среда работы конечного поль­зователя;

• дружественный графический многооконный пользовательский интерфейс;

• наличие легкодоступной многоуровневой системы помощи и обучения;

• широкое применение графической интерпретации исходных данных и результатов обработки;

• применение большого количества разнотипных графоаналити­ческих объектов и специализированной аналитической графики;

• интегрированность с приложениями оперативных систем на уровне пользовательского интерфейса;

• защита от несанкционированных действий и доступа;

• переносимость объектов пользовательского интерфейса.

Важное значение имеет легкодоступность системы помощи и обу­чения работе с СППР, в том числе использование гипертекста. Реализа­ция многоуровневой и многоаспектной помощи, в том числе системной, статистико-математической, экономико-статистической, эксперт­ной, существенно повышает эффективность эксплуатации СППР.

Существенным фактором, влияющим на осмысление ситуации лицом, принимающим решение (ЛПР), является гибкое и настраи­ваемое использование графического интерфейса. Графическое пред­ставление исходных данных и результатов обработки — неотъемлемая часть аналитической системы. Можно сказать, что от полноты, дос­тупности и наглядности исполнения графической части зачастую за­висит эффективность СППР. При графическом представлении ин­

Информационная поддержка контроллинга

155

формации особенно важно предоставить пользователю возможность выбирать и выделять из графической совокупности данных один из элементов каким-либо способом: цветом, толщиной линии, специ­альным маркером и т.п. Выбор и выделение элемента должны осуще­ствляться как с помощью манипулятора "мышь", так и путем обра­ботки специального запроса пользователя из меню.

Система должна предусматривать наличие большого количества разнотипных двухмерных и трехмерных графоаналитических эле­ментов и специализированной аналитической графики. К последней могут быть отнесены двухмерные и трехмерные линейные, символь­ные и полостные графики, круговые и квантильные диаграммы, гис­тограммы, периодограммы и многомерные спектры, корреляционные поля, кубы и т.п.

Желательно наличие презентационной, например ленточной, графики, возможностей графической анимации изображений, а также интерактивного графического анализа данных.

Геоинформационная система - достаточно эффективная часть анализа финансово-экономического состояния распределенных объ­ектов и других задач анализа, в которых представление аналитиче­ской информации на фоне географической среды (региона, города и т.д.) служит важным компонентом для поддержки принятия реше­ний. Желательно наличие многомерной графической и геоинформа­ционной системы, предусматривающей использование информаци­онных "слоев" и "горячих" ключей, позволяющих осуществить при­вязку отчетов к географической информации.

Система должна содержать настраиваемый генератор отчетов. Желательно наличие систем автоматического формирования отчета по результатам анализа в избранной пользователем форме, а также некоторых других современных возможностей пользовательского интерфейса.

Таким образом, особый статус в современных информационных бизнес-системах, включая системы контроллинга, имеют информа­ционные системы руководителей (ИСР). Такая ориентация предо­пределяет специфику системы. Во-первых, она должна быть мини­мально требовательна к своему пользователю. Во-вторых, ИСР должна быстро видоизменяться специалистами в связи с новыми за­дачами, формулируемыми высшим руководством предприятия. В-третьих, пользовательский интерфейс должен быть понятен без до­полнительных пояснений и выдержан в терминах, привычных руко­водству.

156

Глава 4

Выполнить данные требования особенно затруднительно в Рос­сии, где далеко не все руководители отвыкли от бумажного способа общения и переход на новые инструментальные средства является серьезной психологической проблемой. В связи с этим российский вариант ИСР должен иметь безусловную избыточность и обладать развитыми возможностями подготовки оперативной отчетности.

ИСР ориентирована на реализацию оперативного доступа руко­водства и ответственных лиц, принимающих решения, к текущим данным, наиболее адекватно отражающим ситуацию на предприятии. Указанная информация должна быть предварительно обработана и представлена в агрегированном виде, допускающем дополнительное оперативное уточнение. Диалоговый интерфейс, простой в использо­вании, обладающий расширенной функциональностью, построенный по типовым правилам, позволяет руководителю оперативно просмат­ривать данные по широкому набору контролируемых показателей, в том числе по соответствию плановым разработкам. При этом в зави­симости от ситуации число показателей может быть крайне ограни­чено, например в случае штатной работы предприятия и соответствия его работы и состояния на рынке плановым разработкам. В то же время в ситуациях, требующих углубленного анализа и проработок, руководитель должен иметь возможность расширить горизонт анали­за за счет использования многоаспектных данных, оперативной сме­ны плоскости анализа, механизма "сверления" (drill down) данных в соответствии с встроенной моделью данных (метаданными) и други­ми возможностями.

Описанные выше возможности ИСР помогают руководителю:

• сконцентрироваться на ключевых компонентах бизнеса, сущест­венных в данный момент;

• составить собственную, не навязанную аналитиками точку зрения;

• анализировать различные срезы управленческой деятельности, такие, как финансы, персонал, организационная структура или со­стояние производства;

• более полно и оперативно представлять ситуацию, принимать стратегически обоснованные решения.

Основные преимущества ИСР:

• получение концентрированной информации для управления на основе единой для всех пользователей системы информации, бази­рующейся на исторических и оперативных данных;

Информационная поддержка контроллинга

157

• ориентация ИСР на анализ конкурентных условий бизнеса за счет использования систематизированной информации из внутрен­них и внешних источников;

• удобство и адаптируемость под персональные привычки поль­зователя или группы пользователей;

• использование прогрессивных средств представления инфор­мации, в том числе графических и многооконных возможностей;

• экономия времени и ресурсов при подготовке качественной и актуальной информации для управленческих решений.

ИСР позволяет объединить все информационные ресурсы пред­приятия, обеспечивая руководителя оперативной информацией. В ка­честве источников данных используются ERP-системы, локальные модули CRM-систем, системы АСУ ТП, локальные базы данных и т.д.

Мотивацией использования ИСР служат также следующие ожи­дания, перечисленные в приоритетном порядке:

• совершенствовать стратегическое управление организацией;

• улучшить финансовое управление;

• повысить качество используемой экономической и рыночной информации;

• обеспечить лучшее качество анализа конкурентно-рыночной ситуации.

Одно из главных преимуществ, которые дает ИСР руководителю, состоит в том, что появляется возможность получать надежную ин­формацию о работе организации в целом гораздо оперативнее, чем раньше, включая поддержание собственной базы данных руководи­теля. Такая база данных увеличивает скорость появления на экране информации из числа той, что часто запрашивается руководителем. База данных руководителя может дополнять и в определенной степе­ни дублировать информационное хранилище (ИХ), хотя в процессе детализации информационного обмена руководитель (возможно, при помощи аналитиков) может обращаться и к ИХ.

Такая база данных включает в себя аналитическую и интегриро­ванную информацию, являясь совокупным продуктом работы всего персонала компании. Это позволяет руководителю осуществлять функции информационного управления, делегируя права доступа и полномочия. В ИСР, как правило, имеются многие из описанных выше механизмов анализа и представления информации, приоритеты по которым зависят непосредственно от конкретного пользовате-

158

Глава 4

ля-руководителя. Естественно, сами механизмы, как правило, скрыты от него, чтобы не перегружать его излишними подробностями, по­скольку избыток информации также не есть благо: "зашумленный" фон не способствует принятию правильных решений.

Информационные системы руководителя разработаны рядом фирм, среди которых следует выделить SAP AG, SAS Institute, Oracle Corporation, а также ряд отечественных компаний, представленных на российском рынке информационных систем.

Типовая ИСР внешне представлена системой информационных и навигационных экранов руководителя, которые отражают интегриро­ванные результаты мониторинга деятельности предприятия и внеш­ней среды его функционирования. Система позволяет характеризо­вать деятельность предприятия по различным направлениям, напри­мер по разделам финансовое состояние, финансовые индикаторы, управленческие и производственные показатели.

Интегральные показатели могут использовать технологию "све­тофоров", выраженную теми или иными изобразительными средст­вами, при которой традиционный автодорожный цветовой ряд "крас­ный - желтый - зеленый" соответствует состоянию предприятия в том или ином разрезе. Естественно, по выбранной классификации характеристик строится иерархия показателей, отвечающая управ­ленческим приоритетам конкретного руководителя. Например, фи­нансовое состояние может детализироваться на дебиторскую и кре­диторскую задолженность, оборотные средства и денежные средства и другие показатели.

В разрезе компаний, входящих в холдинг, возможна детализация по отдельным структурам. Финансовые индикаторы могут характе­ризовать капитал, ликвидность, финансовую устойчивость и эффек­тивность деятельности, детализированную по перечисленным груп­пам показателей.

Естественно, ИСР предназначена не только для оперативного управления. Наиболее развитые системы, ориентированные на кон­цепцию контроллинга, могут включать в себя блоки планирования различного уровня: оперативного, тактического, стратегического.

Концепция информационной системы руководителя постепенно трансформируется. На смену ИСР приходят системы нового класса, ориентированные на различные сегменты рынка.

Информационная поддержка контроллинга

159

Информатизация контроллинга призвана:

• объяснить и подвергнуть анализу экономические проблемы;

• обеспечить информационную поддержку управления;

• предложить решения по реструктуризации и развитию бизнеса.

Структуризация учета и метаданные

В отличие от традиционного бухгалтерского управленческий учет требует принципиально другой структуризации, ориентированной на предоставление информации для менеджеров по запросам и для рег­ламентных отчетов. Рассмотрим некоторые возможности логической структуризации данных и их отражение в информационных ресурсах автоматизированной системы, ориентированной на управление.

Прежде всего остановимся на отличиях информационной под­держки бухгалтерской и управленческой систем учета. Первая из них ориентирована на оперативный учет всех операций, проводимых со­гласно заключенным деловым сделкам. Такая система предназначена прежде всего для оперативного учета данных (так называемых тран­закций). Управленческий учет нацелен на представление аналитику или менеджеру информации, и следовательно, в нем преобладает аналитическое начало.

Отличительной особенностью управленческого учета и представ­ления данных является необходимость анализировать как внутрен­нюю, так и внешнюю информацию. Это может быть информация о рынках сбыта и конкурентах, политической обстановке и сопутст­вующих рисках, клиентах и их предпочтениях. Разнородные источ­ники и форма представления данных, способы группировки и ряд иных факторов определяют особенности поставки и использования информации в системах управленческого учета в отличие от тради­ционных оперативных (транзакционных) систем, основанных на стандартизованном представлении внутрифирменных данных.

Информационные хранилища

В последнее время для работы с аналитическими данными все большую популярность приобретает концепция информационного хранилища (ИХ) - Data Warehouse. Основными особенностями кон­цепции являются:

160

Глава 4

• ориентация учета на предметную область — сбор данных о не­котором предмете (бизнес-объекте) в согласованной, единой (не­смотря на различные источники) и удобной для использования в управленческом анализе форме;

• интегрированность - согласованное хранение данных в еди­ном общефирменном хранилище;

• неизменность после внесения данных в информационное хра­нилище и доступность только в режиме чтения;

• поддержание хронологии и соответствующей структуризации за длительный период (обычно за несколько лет).

Особо следует отметить, что в информационном хранилище, как правило, представлены не первоначальные оперативные данные, а определенным образом обработанная информация. Прежде чем за­грузить данные в информационное хранилище, их подвергают согла­сованию (представлению в едином формате), фильтрации (включая проверку адекватности), дополняют недостающей общесистемной информацией (например, временным шкалированием) и, быть может, агрегируют. Удобство и эффективность работы аналитиков с инфор­мационным хранилищем определяются тем, насколько удачно реше­ны перечисленные выше взаимосвязанные вопросы, включая струк­туризацию информации, связанную с построением классификаторов в виде иерархически упорядоченных метаданных.

Типичной формой представления информации для управления бизнесом является информация о бизнес-процессах (например, о по­ставках материалов и комплектующих, сбыте, производстве и их компонентах) в виде управляемых и оцениваемых параметров бизне­са в зависимости от продукции фирмы, подразделений (центров от­ветственности, центров прибыли и сервис-центров), клиентов, по­ставщиков и конкурентов, рынков предоставления услуг, регионов, времени.

Аналитический механизм предоставления информации должен сопровождаться возможностью ее детализации в разрезе каждого из индикаторов с использованием процедур свертки-развертки (drill down-drill up), т.е. возможностью детализации по предварительно сформированному иерархическому классификатору понятий для ка­ждого из зафиксированных аспектов представления информации в информационном хранилище. Например, представление параметров бизнеса (доходов, расходов, маржи) во временном аспекте может

Информационная поддержка контроллинга

быть детализировано по годам, кварталам, месяцам, декадам, дням, а в аспекте организационной структуры - по регионам, филиалам, управлениям, отделам, цехам и т.п. (рис. 4.3).

Сибирь^, Урал

Продукция 1

Продукция 2

Продукция 3

Определить, по каким 10 видам ,        продукции произошел Х\    наибольший и наименьший рост продаж за последний год на Урале

/

/

Неделя 1 Неделя 2 Неделя 3

Рис. 4.3. Кубик метаданных для управленческого анализа

Для представления информации в таком виде необходимо обес­печить ее предварительную структуризацию с использованием так называемых метаданных.

Метаданные

Рассмотрим некоторые вопросы формирования и использования метаданных. Как уже было отмечено, целью управленческого учета является повышение эффективности бизнеса. К типичным целям биз­неса можно отнести увеличение стоимости акций, уменьшение стои­мости продукции и затрат на ее производство, увеличение прибыли.

Аналитик и менеджер призваны найти подходящий механизм управления для достижения поставленных целей. Оперативные дан­ные могут помочь в принятии оперативных решений с перспективой в несколько дней. Для принятия стратегических и тактических реше­ний различными группами пользователей требуется более структу­рированная и многогранная информация (рис. 4.4).

,Г2236

162

Глава 4

Высшее руководство

X     X Л

Руководство среднего звена

Оперативное руководства

Информационная система руководителя Ключевые индикаторы

Месячные отчеты

Анализ электронных таблиц

Текущие оперативные отметь. Варианты решения

Данные транзакциокных систем Внешние источники информации Информационные хранилища

Рис. 4.4. Классификация пользователей аналитических систем

Здесь далеко не всегда могут помочь стандартные запросы и от­четы. В таких случаях для маркетолога и менеджера по продажам, бухгалтера и менеджера по сбыту требуется более тонкий инстру­ментарий. Данные для анализа должны быть собраны в удобной форме, быть хорошо структурированы (обладать развитыми мета­данными), иметь инструментарий для доступа к информации, анализа и представления результатов конечному пользователю более высоко­го ранга.

Метаданные - один из наиболее важных компонентов информаци­онного хранилища. Они являются, по сути, данными о данных, содер­жательным каталогом информационного хранилища. Некоторые наи­более важные компоненты метаданных представлены на рис. 4.5.

Компоненты метаданных, в частности, характеризуют:

• источники информации в информационном хранилище (проис­хождение и структура системы записей);

• преобразование данных при передаче первоначальных данных из оперативных источников в информационное хранилище;

• текущие описания данных в информационном хранилище;

• предысторию изменения существующих данных в хранилище.

Информационная поддержка контроллинга

163

Регламент изменения

Модель данных

Метаданные

Описание информационного хранилища

Развитие

Ресурсы

Безопасность

Загрузка

Рис. 4.5. Компоненты метаданных аналитической системы

Некоторые из представленных на рис. 4.5 компонентов являются обязательными атрибутами метаданных, другие — необязательными, но также достаточно важными. Метрика (функция расстояния между данными), или упорядочение данных, позволяет определить допус­тимые операции над занесенной в информационное хранилище ин­формацией (суммирование, ранжирование, иерархический порядок и т.п.). Синонимы (ссылочные данные) позволяют установить ссылки на данные, например, при использовании их под разными именами несколькими пользователями. Модель данных служит краеугольным камнем концепции метаданных и определяет пути возможного ис­пользования информации из информационного хранилища. Регла­мент изменения данных обусловливает схему пополнения системы из внутренних и внешних оперативных источников.

Такая схема позволяет менеджеру и аналитику опереться на чет­кую конструкцию, ориентированную на их потребности. Но для этого должно быть правильно выстроено все дерево информационной под­держки бизнеса в организации, включая оперативные информацион­ные системы, на базе внутрифирменной модели данных. Такая модель данных должна предусматривать интегрированный взгляд на инфор­

164

Глава 4

мацию. Отдельные оперативные подсистемы должны обеспечивать удобство использования информации для последующего хранения и представления в информационном хранилище. При этом должна учи­тываться предметная ориентация информационного хранилища, в том числе на такие существенные для бизнеса субъекты представления, как заказчики, продукты, сделки, поставщики и продавцы.

Именно метаданные служат связующим звеном информационной архитектуры: как показано на рис. 4.6, они существенны для прило­жений, а также для оперативного и долговременного информацион­ного хранилища.

Оперативное информаци­онное хранилище

Оперативные решения

Долговре­менное информаци­онное хранилище

Информационная система руководителя

Поддержка принятия решений

Аналитические анкеты

_^     Подготовка принятия долговременных решений

Рис. 4.6. Назначение метаданных в оперативной информационной системе

Как правило, первоисточником являются наследуемые (т.е. воз­никшие и накопленные до формирования информационного храни­лища) базы данных. Их структура, полнота и форма представления данных практически не могут быть изменены, так как информация либо утеряна, либо требуются большие усилия для ее восстановле­ния. Оперативные хранилища более приспособлены для структури­зации и проектирования. В них применяется технология, предусмат­ривающая  использование  описателей  информации. Метаданные

Информационная поддержка контроллинга

165

предполагают описание системы записей, метрику и др. Важную роль в отношении к составным частям информационной архитектуры играет взаимосвязь различных компонентов метаданных.

Применительно к проблеме управленческого учета модель мета­данных должна включать структуризацию плана счетов, ориентиро­ванную на управление. В частности, должна быть предусмотрена воз­можность учета:

• продукции и услуг;

• центров ответственности, центров прибыли и сервис-центров;

• клиентов, включая поставщиков и потребителей продукции;

• рынков сбыта и регионов;

• показателей, предназначенных для управления (планирования, контроля исполнения планов и корректировки принятых решений).

Полный цикл принятия управленческих решений охватывает все сферы современного менеджмента:

• структуризацию данных;

• доставку данных в требуемое место, в требуемое время и в тре­буемом объеме;

• формирование информационного поля для проведения полно­масштабного анализа управленческих индикаторов и возможность оперативной настройки приложений на нестандартные виды анализа;

• проведение анализа информации;

• подготовку рекомендаций для лиц, принимающих решения, в том числе с использованием эвристических и экспертных знаний;

• принятие решения;

• доведение решения до исполнителей;

• контроль за исполнением.

Единое аналитическое пространство организации

Регистрация операций производится в АУИС и в локальных ин­формационных системах подразделений на основании утвержденной учетной политики организации, в соответствии с которой генериру­ются управленческие и бухгалтерские проводки. Данные бухгалтер­ского учета в виде обязательной бухгалтерской отчетности направ­ляются в соответствующие органы РФ и в контуре подготовки при­нятия решений далее не участвуют.

166

Глава 4

Типовая система учета на предприятиях ориентирована прежде всего на внешнюю отчетность. Создание управленческого учета на базе параллельной службы вынужденно, но недостаточно эффектив­но. В связи с этим реальной является потребность в интегрированной системе учета.

Применительно к менеджменту учет представляет собой сбор, ре­гистрацию и обобщение всей информации, необходимой руководству компании для принятия управленческих решений. По оценке западных бухгалтеров, именно на постановку и ведение управленческого учета тратится до 90\% времени и ресурсов, в то время как на традиционный финансовый учет уходит только оставшаяся часть. Основными про­блемами, встающими перед разработчиками автоматизированных сис­тем в этой связи, являются оперативность предоставления информа­ции, а также выработка формы и содержания той отчетности, которая готовится для управленцев.

Западная бухгалтерия предусматривает двухкруговой характер учета. Первый ориентирован на учет финансовых потоков (КФ), вто­рой - на учет преобразований факторов бизнеса в продукты и услуги в результате производственной деятельности (учет материальных пото­ков, а также затрат и себестоимости производимой продукции). Если первый способ учета ориентирован на внешнее потребление и подвер­гается регламентированию, то второй - внутреннее дело каждой ком­пании. Он является, по сути, ноу-хау компании и близок к коммерче­ской тайне.

Понятно, что потребности менеджеров растут. Чтобы управлять, нужно контролировать различные компоненты бизнеса: труд, цено­образование, рентабельность, распределение ответственности и др. Тенденция управленческого учета - охват всех сторон бизнеса.

Отличительным признаком управленческого учета является ин-тегрированность. Можно выделить вертикальную (охватывает цикл принятия управленческих решений "план - организация выполнения -учет - контроль - анализ - регулирование") и горизонтальную (пред­полагает сопоставимость данных в учетных блоках) интеграцию.

Поскольку узловым является сопоставление затрат и доходов по центрам ответственности, наиболее важными становятся операции управления доходами, расходами и результатами через влияние как на доходы, так и на расходы. Такой подход влечет регламентацию и анализ взаимодействия структурных подразделений, внутрифирмен­

Информационная поддержка контроллинга

167

ный анализ рентабельности и других показателей современного кон­троллинга.

Для управленческих целей формируется единое аналитическое пространство организации (рис. 4.7).

Интернет

Хранилище первичных аналитических данных

Преобразование данных, сформирование отчетов

Хранилище первичных данных

СФинансов b-viN

Стандарт изов энные отчеты финансового департамента

Положение о формировании аналитической базы

Вторичные аналитические методики

-і-

Рис. 4.7. Структура единого аналитического пространства организации

Предусмотрено, что первичные управленческие данные проходят этапы синтаксического и семантического согласования и поступают в хранилище первичных данных (ХПД). Первичные данные детализи­рованы в разрезе каждой сделки, операции, проводки, клиента, более неделимого подразделения предприятия.

В силу различных причин управленческий учет пока еще ведется на базе бухгалтерского и является по отношению к последнему как бы вспомогательным. Тогда бухгалтерские проводки, данные об остатках на счетах и прочие снабжаются множеством управленческих призна­ков и следует говорить о повышении роли смыслового согласования данных при их импорте в ХПД.

168

Глава 4

Семантическое (смысловое) согласование преследует своей це­лью устранение кратковременных и зачастую неповторяющихся ис­кажений, приводящих к рассогласованию формы бухгалтерской ре­гистрации событий и управленческих признаков.

Несомненно, что данные в детализированном виде в целом не го­дятся для поддержки принятия решений, когда нужно видеть предпри­ятие как бы "сверху", без излишних подробностей. Конкретная детали­зация проводится в отдельных случаях "по требованию". Следователь­но, множество первичных финансовых данных нужно отобразить на множество базовых (или первичных) аналитических показателей.

Под первичным аналитическим показателем (ПАП) понимается показатель, определяемый непосредственно из первичных финансо­вых данных. Вторичный аналитический показатель рассчитывается на базе ПАП. Базовые аналитические показатели включают в себя совокупность показателей, используемых в стандартизованных ана­литических отчетах, в том числе вторичных показателей, и рассчиты­ваются на основе специальных методик.

Аналитические методики преобразования данных слу­жат для расчета аналитических показателей и для устранения несоот­ветствий в первичных финансовых данных, если это в силу каких-либо соображений не было реализовано при согласовании данных на входе в ХПД. Число таких методик, а также качественные и количе­ственные характеристики каждой должны быть индетерминированы при обязательном соблюдении двух условий:

1) все методики формируются силами центрального аналитиче­ского подразделения организации;

2) формирование методик проводится на основании нормативного документа предприятия, например Положения об аналитической отчетности.

Рассчитанные первичные аналитические показатели хранятся в хранилище аналитических данных (ХАД). Базовые аналитические по­казатели могут использоваться как напрямую (для наполнения стати­стических отчетов), так и опосредованно (для расчета вторичных пока­зателей). Интерфейс аналитической системы должен обеспечивать доступ к ХАД удобным для пользователей образом и, следовательно, оперировать терминами бизнес-понятий и аналитических отчетов.

В общем случае под информационной аналитической системой можно понимать не только набор программных средств, позволяю­

Информационная поддержка контроллинга

169

ших формировать статические, динамические и вообще произволь­ные отчеты, выполнять их экспорт (в системы data mining), рассылку и задавать методики преобразования данных, но также и те модули, которые обеспечивают согласование данных на входе ХПД.

Из рассматриваемой модели аналитического пространства видно, что одними из важнейших компонентов такой аналитической систе­мы являются механизмы поддержки методик преобразования данных и расчета аналитических показателей.