Название: Финансы и статистика - Карминского А.М.

Жанр: Финансы

Рейтинг:

Просмотров: 854


4.6. контроллинг информационных технологий

В настоящее время большинство промышленных предприятий принимают решение о построении управленческой информацион­ной системы (АУИС) как дань следования моде. Руководство не всегда отдает себе отчет относительно экономической выгоды, ко­торую система может принести предприятию.

Важную роль играют экономические основы выбора и построе­ния систем информатизации контроллинга, основного компонента

198

Глава 4

автоматизированных АУИС. Рассматривая ИТ-контроллинг, далее сосредоточимся на экономическом компоненте как наиболее специ­фичном для этой проблематики.

Экономические основы выбора и построения АУИС

Экономический эффект от внедрения системы складывается из двух компонентов: организационного, определяемого для этапов вы­бора и разработки, и эксплуатационного - для этапов внедрения и экс­плуатации. Алгоритм оценки экономического эффекта от внедрения АУИС в рамках промышленной организации представлен нарис. 4.10.

{.Организационный компонент экономического эффекта. Переход к электронному документообороту. Принятие реше­ния о выборе и внедрении АУИС в первую очередь определяется чрезмерной бюрократизацией крупных и средних предприятий: все более возрастают потоки бумажного документооборота, удлиняются цепочки прохождения документов. Если предприятие небольшое, то такой проблемой оно не обременено.

Для крупной территориально распределенной промышленной ор­ганизации, состоящей из множества предприятий-участников, ука­заннаяпроблема становится тормозом достижения основных целей. Временной лаг прохождения документа на бумажном носителе мо­жет превысить время полезности действия этого документа, что при­ведет к необоснованным убыткам. В связи с этим при формировании экономического показателя оценивается упущенная выгода, связан­ная с несвоевременной обработкой документов, на основе сравнения стоимостей обработки документов до и после внедрения АУИС с учетом периода, в течение которого стоимость использования содер­жащейся в документах информации будет положительной.

Расчет данного показателя наиболее актуален для территориаль­но распределенных структур (TPC), в которых сокращение времени доставки документов играет существенную роль. Например, головная организация ТРС заключила договор с банком о предоставлении в кредит определенной суммы денежных средств, на следующий день после оформления документов, из предприятия-участника поступила соразмерная сумма, в результате ТРС понесла убытки в сумме про­центов за кредит. Этого бы не произошло при наличии электронного документооборота.

Информационная поддержка контроллинга

199

200

Глава 4

Ликвидация и перераспределение дублируюгцих функций. На этапе выбора АУИС при анализе бизнес-процессов, участвующих в достижении основных целей предприятия, можно выявить дублиро­вание функций сотрудниками, приводящее к неявному сокращению дохода организации. Оценка направлена на определение и рацио­нальное перераспределение таких функций, исходя из процедуры минимизации затрат на выполнение каждой из них (рис. 4.11).

 

 

Анализ бизнес-процессов подразделений организации

 

1

 

Определение количества функций и сотрудников их выполняющих в рамках организации

 

1

 

Определение количества дублирующих функций и сотрудников их выполняющих

 

і

 

Определение затрат на выполнение каждым сотрудником задублированной функции

 

і

 

Определение затрат организации, связанных с дублированием функций

 

t_

 

 

 

Ликвидация и

 

г

перераспределение

 

 

Определение сотрудников с минимальными затратами на каждую дублирующую функцию

 

 

 

 

 

Исключение или дополнительная загрузка освободившихся сотрудников

I

Определение результата от устранения и перераспределения _дублирующих функций_

Рис. 4.11. Процедура ликвидации и перераспределения дублирующих функций

Участие специалистов промышленной организации в разра­ботке, адаптации и внедрении системы. При выборе и внедрении АУИС основополагающим показателем является выделение времени на взаимодействие специалистов и руководства предприятия с разра­ботчиком АУИС. Невозможно полностью переложить процесс по­строения системы на поставщика. В таком случае спорные моменты и "узкие места" он будет решать и обходить "по-своему". В результа­

Информационная поддержка контроллинга

201

те при приемосдаточных испытаниях в случае обнаружения недос­татков в работе системы или несоответствия требованиям, о которых разработчик "не знал", возникнет дополнительный временной лаг, включая непредусмотренные затраты на доработку. В данной ситуа­ции действует правило "десяти": устранение ошибки, выявленной на этапе проектирования, в 10 раз дешевле, чем на этапе разработки, в 100 раз - на этапе тестирования и в 1000 раз - на этапе внедрения.

Основная причина недоработок при внедрении АУИС - недоста­точное внимание к начальным этапам жизненного цикла процесса выбора и внедрения системы.

Необходимо оптимизировать выделенные временные ресурсы для решения вопросов, связанных с выбором и внедрением системы, с учетом фиксированной минимальной границы допустимых потерь, определяемой руководством предприятия, и периодом внедрения АУИС, который задается разработчиком.

2. Эксплуатационный компонент экономического эффекта.

2.1. Соответствие отраслевой специфике организации. Для различных отраслей характерны специфические особенности мето­дологии управления и технологии обработки информации. Практиче­ски невозможно создать универсальную АУИС, полностью удовле­творяющую требованиям всех отраслей экономики, что нерацио­нально из-за чрезмерной избыточности как с финансовой, так и с технической точек зрения. Эффективно работающая система должна быть ориентирована на одну или несколько родственных отраслей. Оценка осуществляется по алгоритму, представленному на рис. 4.12.

2.2. Функциональная полнота системы. Любое промышленное предприятие имеет широкий спектр направлений деятельности и соот­ветственно функциональных подсистем. Выделенные по определенной функции (управление производством, управление финансами и пр.), они обладают свойством информационно-алгоритмической целостно­сти, что позволяет сосредоточиться на создании относительно авто­номных частей АУИС. Система должна предоставлять возможность управлять предприятием по всем подсистемам в целом. Конфигурация ее функциональной структуры может быть различна и напрямую зави­сит от типа предприятия.

Многие крупные предприятия представляют комплексные обра­зования, что предопределяет необходимость обеспечения управления процессами по всем подсистемам.

202

Глава 4

Определение наиболее значимых требований, накладываемых отраслевой направленностью организации

*

Определение количества сотрудников, задействованных в процессе реализации требований

*

Вычисление затрат на реализацию требований с учетом заработной платы задействованных в процессе сотрудников

_ ,    ~ I

Определение количества требований, поддерживаемых системой на основании анализа возможностей АУИС

_ і ^~

Определение количества сотрудников, необходимых для реализации требований і

Вычисление затрат на реализацию требований, поддерживаемых АУИС, с учетом затрат на реализацию неохваченных системой требований

АУИС не соответствует отраслевой специфике организации

АУИС соответствует отраслевой специфике организации

Рис. 4.12. Оценка соответствия АУИС отраслевой специфике промышленной организации

Управление включает в себя ряд фаз, связанных определенной ло­гической последовательностью. К фазам управления относятся плани­рование, нормирование, учет, контроль, анализ и регулирование. Об­щий производственный процесс состоит из ряда более простых про­цессов: изготовление продукции, обеспечение ресурсами, реализация продукции, реализация отходов и излишков, списание брака.

В понятие функциональной полноты включаются обеспечение полноты фаз управления и целостности структуры производственно­го процесса, включая алгоритмы управления простыми процессами в составе общего производственного процесса.

Эффект от применения функционального потенциала АУИС опре­деляется разностью ожидаемого и текущего эффекта от использования функциональных подсистем в рамках организации.

2.3. Научно-технический уровень системы. АУИС должна быть ориентирована на современные информационные технологии и при­

Информационная поддержка контроллинга

203

меняемые экономико-математические методы (ЭММ) и средства с возможностью встраивания собственных разработок. Эти методы могут быть использованы для прогноза развития организации и управления рисками, управления качеством и сертификации продук­ции, оценки и учета инфляции и т.п. В качестве ЭММ можно исполь­зовать методы математической статистики для анализа простых и сложных систем, получения исходных данных при использовании более сложных методов оптимизации, методы теории игр для прове­дения оперативного анализа, методы математического программиро­вания, методы имитации и т.п.

Оценка направлена на сравнение текущих и ожидаемых затрат на обслуживание бизнес-процессов организации в результате использо­вания научно-технического потенциала системы.

2.4. Соответствие системы национальным особенностям орга­низации. Методы решения функциональных задач и форм представ­ления информации в АУИС должны быть адекватны требованиям российского законодательства, стандартов и условиям работы на предприятии. Например, документация должна выполняться в рамках требований ЕСКД и ЕСТД, бухгалтерская отчетность - соответство­вать определенным положениям, инструкциям и формам отчетности.

Помимо неточного перевода и не принятой в отечественной практике терминологии возможны следующие специфичные для рос­сийской экономики недостатки АУИС.

2.4.1. События или документы. Основная задача автоматизиро­ванной системы - обработка первичных данных, включая их ввод и хранение, которое осуществляется по определенным правилам.

Правила регистрации первичных данных, принятые в российской хозяйственной практике, отличаются от заложенных в большинстве западных систем, что относится к данным любых типов. Западные системы учета ориентированы на события, российские - на документ. В системных отчетах и обзорах должны присутствовать ссылки имен­но на первичные документы, а не на события. Переход от события к документу - процедура трудоемкая. Зачастую не существует четких формальных критериев, определяющих, где заканчивается один пер­вичный документ и начинается другой, так как при регистрации пер­вичных документов этот вопрос решает пользователь, а не система. Западные системы более гибки и позволяют получить развернутую информацию о любом событии. Действующие российские правила

204

Глава 4

обращения первичных документов более строги, и в данном случае гибкость западной системы приведет к нарушению действующих нор­мативов, а перенастроить систему, заставив соблюдать такого рода ограничения, автоматически затруднительно в силу несоответствия алгоритма ее работы принципам российских нормативов.

2.4.2. Бухгалтерские проводки. В российской практике в основе бухгалтерской проводки лежит итальянское конто, т.е. завершенная проводка относительно соблюдения принципа двойной записи, кото­рой достаточно, чтобы отразить полноценную сбалансированную бухгалтерскую операцию. Для отражения учетного события, затраги­вающего несколько бухгалтерских счетов, хозяйственная операция представляется как группа проводок. Значение оборотов по счетам определяется простым суммированием всех проводок вида.

В основе западных систем лежат принципы, где бухгалтерская проводка построена по англосаксонскому конто, т.е. в плане соблю­дения принципа двойной записи проводка является неполной. Бух­галтерская операция всегда должна состоять из нескольких проводок. Принцип двойной записи соблюдается на уровне операции: набор проводок, составляющих одну бухгалтерскую операцию, должен ба­лансировать. В этом случае понятие "обороты с кредита одного счета в дебет другого" бессмысленно. Формирование обязательной россий­ской бухгалтерской отчетности на основе западного формата бухгал­терской проводки является трудоемким процессом. Допустимо все­гда формировать операции так, чтобы в каждой операции по дебету или кредиту проходил только один счет. Если это невозможно, то следует проводить не одну, а несколько операций. При этом функция контроллинга западных полномасштабных систем неспособна рабо­тать с максимальной отдачей.

2.4.3. Мультивалютный учет. Западные системы поддерживают мультивалютный режим работы, близкий к действующим россий­ским нормативам. Учет ведется в базовой валюте. Небазовые валюты действуют только на границе системы, т.е. выписать счет и принять платеж не в основной валюте можно, но суммы для совместимости результатов автоматически переведутся в базовую валюту. Подав­ляющее большинство российских предприятий ведет финансовое планирование в свободно конвертируемой валюте (СКВ), что позво­ляет не искажать структуру цены, уйдя от нестабильного рубля (ин­фляция доллара тоже существует, но протекает значительно медлен­нее инфляции рубля), и избежать сложного учета фактора инфляции

Информационная поддержка контроллинга

205

в финансовых расчетах. Но поскольку базовой валютой бухгалтер­ского учета российской компании должен быть российский рубль, возникает потребность ведения параллельного учета всех операций в нескольких валютах. Настроить систему для реализации изложенных выше функций довольно сложно и не всегда возможно.

2.4.4. Реинжиниринг бизнес-процессов. Внедрение на предпри­ятии тиражируемых пакетов программ обязывает изменять бизнес-правила, приводя их в соответствие с алгоритмами, заложенными в пакеты. В данном случае система не идет навстречу пользователю, а пользователь вынужден подстраиваться под систему. Существует множество настроек на бизнес-процессы предприятия, позволяющих частично устранить этот недостаток. Помимо автоматизации отдель­ных бизнес-процессов системы предусматривают поддержку бизнес-стратегий предприятия, являющихся результатом многолетнего раз­вития западных экономических наук. В рамках российской экономи­ки данные стратегии часто не работают.

Оценка соответствия системы национальным особенностям орга­низации заключается в вычислении затрат на устранение обозначен­ных выше проблем.

2.5. Программно-аппаратная составляющая системы. Исполь­зуемые в АУИС операционные системы, системы управления базами данных, языки программирования должны быть общепринятыми и проверенными практикой. Следует обращать внимание на особенно­сти технических и телекоммуникационных средств, например, топо­логического характера. Управленческим информационным системам, основанным на программных средствах собственного производства, свойственны изоляция и неудобство в использовании.

Риск выбора программно-аппаратного обеспечения (ПАО) учи­тывается с помощью коэффициента соответствия ПАО существую­щему рынку, путем анализа статистических данных относительно числа инсталляций, реальных внедрений, персонала фирм-разработчиков за определенный период. Оценка осуществляется ис­ходя из определения затрат на освоение нового ПАО, оптимальной величины упущенного дохода, связанного с отвлечением сотрудни­ков от производственного процесса и коэффициента соответствия.

2.6. Уровень защиты информации от несанкционированного дос­тупа в рамках АУИС. На любом предприятии присутствуют доку-ментопотоки, содержащие конфиденциальную, закрытую информа­цию, раскрытие, порча и изменение которой могут привести к суще­

206

Глава 4

ственным потерям доходов предприятия, вплоть до полного прекра­щения деятельности. Часто недостаточно использовать существую­щие в системе средства и методы защиты от несанкционированного доступа (НСД). Наиболее правильно и надежно, особенно для круп­ных промышленных организаций, применять сертифицированные криптосредства, что позволит помимо гарантированной защиты от НСД выполнять требования российского законодательства.

Сравнительный анализ функционирования организации на теку­щий момент с учетом возможных потерь при наступлении случая несанкционированного доступа к информации и с использованием криптографических средств позволит оценить целесообразность встраивания средств защиты от НСД.

Отдельно рассматривается калькуляция общих затрат на внедре­ние системы, которые за вычетом расходов на аппаратуру и монтаж корпоративной сети состоят из стоимости инсталляций системы, обучения специалистов, адаптации системы к особенностям пред­приятия и обновления версий.

На простоту расчета стоимости инсталляций системы накладыва­ет ограничение определение количества необходимых рабочих мест (лицензий). Пошаговое увеличение числа рабочих мест может при­вести к существенным затратам, как и единовременное приобретение неоправданно большого числа лицензий.

Общий экономический эффект от внедрения управленческой ин­формационной системы определяется разностью дохода, полученного в результате внедрения и использования системы, и затрат на внедрение и сопровождение системы на основе перечисленных выше составляющих. Использование разработанных методик позволит точно и быстро при­нять обоснованное решение о внедрении АУИС в промышленной орга­низации. В частности, оценка отдельных факторов предоставит возмож­ность на этапе выбора системы определить слабые места в организации и управлении ее производственными ресурсами.

Особенности выбора АУИС

Для выбора стратегического применения АУИС необходимо понять:

• сможет ли система улучшить существующий бизнес и каким образом? Маловероятно, но возможно, что улучшать нечего, пред­приятие уже функционирует успешно;

• позволит ли система увеличить объемы продаж;

Информационная поддержка контроллинга

207

• каким образом будет превзойден уровень эффективности кон­курентов;

• за счет чего можно улучшить планирование и контроль;

• как удержать существующих и привлечь новых клиентов? Цель внедрения АУИС должна быть конкретной, материальной,

единственной, однозначно определяющей направление деятельности. Если выделено несколько целей, то необходимо их разбиение на не­сколько проектов и постепенное решение, чтобы избежать потери приоритетности. Корректная формулировка цели позволит объяснить необходимость сокращения штата и смены технологий работы. Цели внедрения АУИС могут быть следующими:

• обеспечение оперативного формирования бухгалтерской от­четности;

• повышение качества управленческой отчетности;

• формирование корпоративной отчетности;

• эффективное управление и планирование производства. Выбранная цель позволит определить:

• класс системы, т.е. получить представление о приблизительной стоимости ее внедрения;

• этапы автоматизации, которые могут соответствовать жизнен­ному циклу системы, требованиям бизнеса, функциональным воз­можностям, возможностям предприятия;

• перечень требований к оценке текущего состояния - общесис­темные функциональные, функциональные по подсистемам управле­ния, требования к численности и квалификации персонала компании-поставщика АУИС, к надежности, эксплуатации и обслуживанию системы, к эргономике, к защите информации, документированию, лицензионной чистоте, по стандартизации и унификации;

• сформировать предварительный бюджет. Дополнительно оценка текущего состояния позволит:

• понять возможность применения существующего оборудова­ния и программного обеспечения;

• определить платформу системы;

• обосновать необходимость переподготовки пользователей;

• определиться с привлечением дополнительных ресурсов;

• уточнить бюджет по статьям расходов;

• определить источники финансирования.

208

Глава 4

Добившись понимания целей внедрения АУИС на всех управлен­ческих уровнях, необходимо определить желаемые задачи автомати­зации по каждому направлению деятельности организации.

Цели и задачи должны разделяться всеми топ-менеджерами ком­пании, поддерживаться средним звеном управления и быть извест­ными рядовым сотрудникам, что позволит сделать процесс развития АУИС промышленного предприятия организованным. Это позволит:

• сделать управляемыми или смягчить возможные конфликты интересов подразделений предприятия, так или иначе участвующих во внедрении;

• решить планомерно и комплексно учетные и управленческие задачи, стоящие перед подразделениями предприятия;

• оптимально использовать ресурсы предприятия, направленные на внедрение информационной системы.

Руководству предприятия целесообразно объявить проект выбора АУИС с определением сроков выбора и привлекаемых к проекту ре­сурсов, оформленный соответствующим приказом по предприятию.

Результат внедрения АУИС характеризует достижение цели и по­зволяет оценить качество реализации.

Возможны следующие результаты:

• снижение потерь от неэффективного управления материальны­ми ресурсами (снижение складских запасов, контроль нормативности расходования сырья и материалов, снижение материальных затрат);

• снижение потерь от неэффективного управления финансовыми ресурсами (устранение штрафов от несвоевременной уплаты задол­женности поставщикам и налоговым органам, контроль дебиторской задолженности);

• повышение привлекательности компании для клиентов за счет улучшения качества их обслуживания;

• рост скорости обработки информации;

• повышение полноты предоставления информации руководству предприятия и ее актуализации.

Построение АУИС приводит к большей отдаче на предприятиях, которые имеют следующие характерные особенности:

• большое число поставщиков и клиентов;

• наличие удаленных подразделений;

• широкую номенклатуру производимой продукции и закупаемо­го сырья и материалов;

Информационная поддержка контроллинга

209

• позаказный тип производства;

• наличие различных видов бизнеса;

• сложную структуру финансовых потоков.

Максимальный эффект АУИС принесет в проблемных для пред­приятия областях, следовательно, важно их выделение перед началом выбора системы. Детальное описание бизнес-процессов позволит вы­явить основные проблемы системы управления предприятием, опреде­лить их взаимосвязь и расставить приоритеты для их решения. Пере­чень измеримых показателей и необходимых достижимых значений является основой для формулирования требований к информационной системе предприятия, а также организации непосредственно процесса внедрения.

Успех выбора АУИС определяет подбор, согласование и утвер­ждение группы внедрения или рабочей группы из состава ведущих специалистов предприятия по основным направлениям деятельности.

Эффективность работы группы внедрения зависит от многих факторов, среди которых можно выделить наиболее значимые:

• наличие грамотного руководителя;

• подчинение менеджеру максимально высокого уровня;

• разработанный регламент работы.

Существенным фактором является разработка методики оценки программного продукта и поставщика, учитывающей важность тех или иных оцениваемых аспектов предприятия. Для этого рабочая группа должна подготовить в качестве тестового комплекс бизнес-процессов (сценарий демонстрации системы), максимально полно отражающих специфику деятельности предприятия. Сценарий де­монстрации системы направлен на выявление ключевых и показа­тельных процессов и процедур, позволит обеспечить полный цикл обработки данных, т.е. должен содержать упрощенную, но целост­ную цепочку связанных операций, включая качественные и количе­ственные тесты.

Для качественной организации демонстрации необходимо опре­делить важные критерии оценки системы, сформировать диапазон оценок для каждого из них, предусмотреть возможность сопоставле­ния критериев, привлечения ключевых пользователей и независимых экспертов.

При оценке системы необходимо проверить полноту соответст­вия требованиям, насколько сложно выполнить настройку конкрет­

210

Глава 4

ного примера (достаточно ли штатных средств или необходима тру­доемкая доработка, потребовались ли изменения стандартной функ­циональности системы в результате демонстрации, насколько просто было их осуществить).

По результатам настройки и изучения демонстрационных версий АУИС рабочая группа рекомендует наиболее подходящее решение, включая подготовку заключения с учетом его рыночной оценки, ис­пользуя следующие критерии:

• достоверный источник информации (существуют ли клиенты, у которых инсталляция прошла успешно);

• возможность оценки динамики изменений показателей (дина­мика инсталляций: последняя и предпоследняя продажа);

• возможность проверки информации;

• сопоставимость и значимость информации. Дополнительно проводится всесторонняя оценка поставщика по

критериям:

• история поставщика в России;

• число продаж в России;

• динамика роста числа продаж;

• связь роста продаж с выходом новых версий;

• число завершенных внедрений и возможность рекомендаций;

• количество сотрудников и их обязанности;

• дополнительные услуги (установка и внедрение системы, обу­чение пользователей, наличие и качество документации, локализа­ция, техническая поддержка, включая семинары и конференции).

Результаты процесса выбора АУИС, в том числе информация для выбора системы, отчет о текущем состоянии и требованиях к системе учета, сценарии демонстрации, могут быть использованы в будущем для описания цели, задач и результатов процесса внедрения, приня­тия управленческих решений и планирования, построения модели будущей системы, планирования процесса внедрения. Возможные ошибки при выборе программного обеспечения и поставщика услуг по внедрению представлены ниже.

Знание изложенных ошибок позволит свести риск неэффективно­сти затрат на внедрение АУИС к минимуму и сэкономить ресурсы предприятия.

Информационная поддержка контроллинга

211

Ошибки выбора АУИС

Следствия ошибок

Отсутствие на предприятии четко сформулированных целей и задач внедрения, непонимание руководите­лями подразделений своего места в процессе внедрения, выгод, которые они получат в итоге

Несогласованное управление ресур­сами проекта, потеря управляемости, решение частных задач

Составление мнения о функциональ­ности АУИС на основании только описаний, публикуемых разработчи­ками

Необоснованные выводы относи­тельно функциональности системы

Принятие решения о выборе АУИС руководителем одной функциональ­ной службы

Игнорирование, неэффективное ре­шение задач, находящихся вне ком­петенции данной службы

Отсутствие учета взаимосвязей всех подсистем управления предприятия между собой

Зависимость АУИС от подсистем, требующих существенной ручной обработки информации

Недостаточное изучение опыта и кадрового состава поставщика

Для ведения переговоров с клиентами от поставщика выступает единствен­ный высококлассный специалист -руководитель проектов, а реально работу выполняют "студенты"

Непонимание полезного эффекта, который принесет система менедже­ру и низкий уровень управленческой культуры на предприятии

АУИС будет восприниматься как лишняя обуза

Особенности внедрения АУИС

Внедрение АУИС — проект по внесению изменений в текущую деятельность компании, затрагивающий многие подразделения про­мышленного предприятия и их сотрудников. Единой для всех пред­приятий методологии внедрения системы не существует, есть только базовые принципы, соблюдая которые можно найти наилучшие пути к намеченной цели. Внедрение АУИС включает несколько обяза­тельных этапов, осуществляемых последовательно или параллельно -важно, чтобы они были спланированы, выполнены в полном объеме и каждый был завершен с заранее намеченным результатом. Этапы внедрения системы не зависят от задач внедрения, сложности их реа­лизации, количества пользователей и объемов данных. В то же время нарушение или невыполнение работ одного из этапов неизбежно приведет к увеличению затрат и сроков внедрения, а возможно, и к

4*

212

Глава 4

его неуспеху. Цели и результаты обязательных этапов внедрения представлены в табл. 4.4.

Таблица 4.4

Этап

Цель

Результат

Подготовка к внедрению

Обеспечить успешное выполнение внедре­ния

Утвержденный план, включая ре­сурсы, результаты, сроки, график контрольных мероприятий

Анализ операций

Оценка и формули­ровка детального ра­бочего плана проекта

Требования к автоматизации, план внедрения с учетом сроков, резуль­татов и ответственных

Дизайн решения

Создание рабочей версии системы

Готовая к эксплуатации рабочая версия системы

Переход к системе

Переход к эксплуата­ции системы

Готовая в полном объеме к эксплуа­тации система

Завершение внедрения

Передача знаний, на­выков поддержки и развития системы пользователям

Знания и подготовленные пользова­тели организации, готовые поддер­живать и развивать систему

В процессе внедрения необходимо постоянно вести подготовку пользователей, способных самостоятельно эксплуатировать систему. На начальном этапе это обзорное обучение ключевых пользователей, понимающих концепцию работы системы и логику ее построения, а также тех, кто принимает решения в ходе проекта; далее - участие бу­дущих пользователей в создании и оценке модели системы, выявление возможных пожеланий и внесение изменений до окончания проекта, что сокращает процесс общей адаптации пользователей к системе; на завершающем этапе внедрения - подготовка технического персонала, которому предстоит заниматься сопровождением АУИС.

На каждом этапе желательно проводить тестирование производи­тельности, проверять готовность всех функций системы для эффек­тивной работы.

Основным элементом управления проектом служит отчет о вне­дрении, в котором фиксируется выполнение работы на момент его формирования. На протяжении всего проекта в нем отражаются рабо­ты, выполненные в настоящее время, находящиеся на стадии выполне­ния и предстоящие в ближайшем будущем. Отчет предоставляется на встречах рабочей группы с руководителями организации, которые да­ют возможность оперативно оценить достигнутые результаты, возни­

Информационная поддержка контроллинга

213

кающие отклонения от планов, понять их причины, при необходимо­сти своевременно внести изменения в стратегический план проекта. Все это позволяет эффективно управлять проектом и избегать негатив­ных последствий. Появление промежуточных результатов в ходе про­екта дает возможность начать их использовать еще до завершения вне­дрения в целом.

Залогом успеха внедрения АУИС является грамотное управление, выполняемое на всем его протяжении, что позволит найти оптималь­ное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и дру­гими характеристиками проекта.

Контрольные вопросы и задания

1. Каковы основные положения концепции создания и эксплуатации интегрированной системы контроллинга на предприятии?

2. Что первично при выборе и разработке комплексных информаци­онных систем: требования бизнеса или возможности информационных технологий?

3. Каковы критические факторы успеха комплексной автоматизации систем поддержки контроллинга?

4. В чем отличие бухгалтерского и управленческого учета в разрезе компонентов менеджмента? Как это влияет на информатизацию кон­троллинга?

5. Охарактеризуйте основные компоненты единого аналитического пространства.

6. Каково назначение информационного хранилища? Перечислите его основные компоненты. Что такое метаданные?

7. В чем особенности, достоинства и недостатки различных подхо­дов к информатизации контроллинга? Имеются ли, по вашему мнению, особенности для предприятий различных масштабов и направлений дея­тельности?

8. В чем особенности и в чем сходство реализации методологии кон­троллинга российскими и зарубежными ІТ-компаниями?

9. Какие требования к информационной системе руководителя вы считаете основными? Что дают такого рода компоненты в интегриро­ванных системах управления?

10. Перечислите основные задачи, решение которых должны обеспе­чить АУИС.

214

Глава 4

11. Прокомментируйте иерархию автоматизированных систем учета и управления. Какие из них представляют наибольший интерес в наиболее близком для вас бизнесе? Какие компоненты среды задействованы в при­нятии решений и требуют информационно-аналитической поддержки?

12. Что такое контроллинг информационных технологий и каковы его основные задачи, функции, инструментарий?

Рекомендуемая литература

1. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. -2-е изд. - М.: Финансы и статистика, 2005.

2. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы. -2-е изд. / Под ред. A.M. Карминского. - М.: Финансы и статистика, 2005.

3. Череммых ОС, Черемных СВ. Стратегический корпоративный реинжиниринг: процессно-стоимостной подход к управлению бизнесом: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2005.


Оцените книгу: 1 2 3 4 5