Название: Делопроизводство - Лопатникова А.Е.

Жанр: Делопроизводство

Рейтинг:

Просмотров: 2103

Глава iv. документы службы делопроизводства

Глава IV. ДОКУМЕНТЫ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Формы регистрации и учета документов

В соответствии с перечнем, имеющимся на предприятии (в учреж­дении, организации) все документы подразделяются на регистрируе­мые и нерегистрируемые.

Регистрация документа — запись необходимых сведений о докумен­те и проставление на нем регистрационного номера (индекса) и даты регистрации. Основное назначение регистрации состоит в придании документу юридической силы, подтверждении его создания или поступ­ления. Регистрация обеспечивает учет, контроль и поиск документов.

Документы регистрируются однократно: входящие — вдень поступ­ления, исходящие и внутренние — в день подписания.

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных це­лях (распорядительные, кадровые, учетные, бухгалтерские и др.); до­кументы, поступающие из вышестоящих, подведомственных или сто­ронних организаций; важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы и др.); заявле­ния и жалобы граждан.

Система регистрации может быть централизованной, децентра­лизованной или смешанной. Наиболее эффективна централизован­ная система, которая заключается в том, что все регистрационные действия осуществляются одной службой (или одним лицом). Де­централизованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания иисполнения (в структурных подразделени­ях), т. е., например, приказы по кадрам регистрируют в отделе кад­ров, бухгалтерскую документацию — в бухгалтерии и т. д. При этом документы делят на группы, каждую из которых регистрируют от­дельно (входящие документы, исходящие документы, внутренние до­кументы, договоры и т. д.), используя валовую (порядковую) нумера­цию в пределах каждой группы.

Индекс документа составляют исходя из принципа формирования дел, принятого для данного массива. Обязательный элемент индекса — порядковый номер в пределах регистрируемого массива (как правило, за год), в дополнение к которому указывают код места исполнения и хранения документа и т.д. Например, индекс 13/1-3 состоит из поряд­кового номера (13) и номера дела (1-3), в котором хранится документ.

3

Формы регистрации и учета документов

Документы регистрируют в журналах или на карточках, а также с использованием компьютерных технологий.

Форма регистрационного штампа

Журнальная форма регистрации имеет недостаток — она не дает воз­можности систематизировать записи. Этим вызвана необходимость за ­водить отдельные журналы для регистрации входящей корреспонден­ции, исходящей корреспонденции, внутренних документов (по видам документов) и т. д.

Форма журнала регистрации входящих документов Журнал регистрации входящих документов

Регистрационный номер (индекс) входящего документа, фиксируе­мый в журнале регистрации входящих документов, состоит из порядко­вого номера дела по данному журналу (в приведенном примере — 10 І) и номера дела (в приведенном примере - 5-18), в которое подшивают до­кумент. Данные об исполнителе и сроке исполнения вносят исходя из указаний руководителя, содержащихся в резолюции.

3

Главо IV. Документы службы делопроизводства

Форма журнала регистрации исходящих документов

Вариант № 1

Журнал регистрации исходящих документов

Вариант № 2 Журнал регистрации исходящих документов

Регистрационный номер, фиксируемый в журнале регистрации ис­ходящих документов, может состоять, как в варианте № I, из порядко­вого номера документа по данному журналу (в приведенном примере — 95) или, как в варианте № 2, из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера (в приведенном примере — 7-12/95). В графе «Примечание» может быть указан номер доку мента-ответа.

Форма журнала регистрации внутренних документов Журнал регистрации внутренних документов

3

Формы регистрации и учета документов

Внутренние документы делят на группы (по видам), и каждую груп­пу регистрируют отдельно. Документам присваивают регистрационные номера в пределах каждой группы, для чего используют, как правило, простую порядковую нумерацию.

Удобство регистрации документов на карточке состоит в том, что инициативные и ответные документы можно регистрировать на одной карточке. Календарная шкала карточки позволяет следить за сроками исполнения документов. Картотеки делятся на две части — по испол­ненным и неисполненным документам.

Форма регистрационной карточки

Основное отличие формы электронной регистрационной карточки от традиционной состоит в том, что в ней отсутствует графа «Подпись исполнителя», а графы «Номер», «Дата поступления» заполняются автоматически. Компьютерная база данных ведется в соответствии с программным обеспечением. Выбор технологии ведения информа­ционно-поисковой системы находится в сфере компетенции руко­водства организации.

Учет электронных документов осуществляется в соответствии с тре­бованиями и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Сведения о каждой единице учета электронных документов вво­дятся в учетную базу данных электронных документов или в учетную карточку электронного документа.

3

Глава IV. Документы службы делопроизводства

Учетная карточка единицы учета электронных документов (ЭД)*

Лицевая сторона Фонд №_Опись №_Ед. учета_

Оборотная сторона

♦Форма карточки соответствует образцу, содержащемуся в Основных прави­лах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее - Основные правила работы архивов организаций).

3

Формы регистрации и учета документов

et о

§5

о

h Z Ф

2

* О И ж

А X X

о а

h * Ф

О

к

S

h

2 2 ю

s в

S Z

ф с; с >»

h О О

с

(В

н ф т >

е.

Я Z

а >

5 сі

® я §

S 9-

IS

"I

я •в-

со п,

со 4-

со z

X S

g т- ш s s

с • Е s ю et

О Й h х   Ї О

. Ф о s о

« s о 3 з

«3 с со

2 Ц ?

S £  X р со с[ ®

к 00

I ° ° 11

¥   X   5   5 ID

о

Ф  О- > £

5 03 * « *

s со со ь

X г го а о

a s x

>s со

VO

о

s о s с et о с

03

и

о. Э

С О

- со

Iа-

со

4) о

I