Название: Интегрированный тай-менеджмент - Прентис С.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 1036

Глава 11

НАЙТИ ВСЕ ЗА МИНУТУ:

МЕСТО ДЛЯ КАЖДОЙ ВЕЩИ

И КАЖДАЯ ВЕЩЬ НА СВОЕМ МЕСТЕ

Какое отношение эта история имеет к организации рабочего места? Очень прямое: она демонстрирует продуктивный подход

її-

164

ГЛАВА I I

НАЙТИ ВСЕ ЗА MHHVlV

165

к проблеме, возможный, лишь когда зримый хаос не загромож­дает мозги.

Поговорим немного о вашем рабочем месте. Ответьте на следующие вопросы:

• Сможете ли вы найти любой документ на своем рабочем мес­те (включая портфель) меньше чем за минуту?

• Сможете ли вы найти любой документ в своем компьютере меньше чем за минуту?

• Устраивает ли вас нынешнее состояние (порядок или хаос) вашего рабочего места? Вам приятно здесь работать?

Понятно, что рабочее место — это пространство, предназна­ченное для работы. Это продолжение вас как работника, ваше­го тела и разума. Мало найдется людей, которые скажут: «По­больше бы мне беспорядка на письменном столе. Уж очень он

пуст». Зато многие не раз говорили: «Совершенно нет времени, чтобы навести хотя бы относительный порядок». Или иначе: «Яуже не раз пытался прибрать, но какой толк, если через день все опять кувырком». Или даже так: «У меня своя система. Я знаю, где что лежит».

РАБОЧЕЕ МЕСТО - ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ РАБОТЫ, А НЕ ЯЩИК ДЛЯ ИНСТРУМЕНТОВ

Хорошо отрегулированный автомобиль ездит лучше. Остро

наточенный карандаш лучше пишет. Порядок на рабочем мес­те помогает вам лучше мыслить. Сложно, конечно, собраться с силами для уборки, тем более если никогда этого не делали; так же непросто заставить себя свернуть с шоссе на заправку. Однако помните: усилиями небольшими, но регулярными до­стигаются великие результаты. Как только вы увидите в своем рабочем пространстве (письменный стол, компьютер, секция

в офисе или кабинет) источник творческой мысли и, соответст­венно, личного развития, вы научитесь ценить преимущества постоянного порядка.

НАЙТИ ЗА МИНУТУ

Возможность отыскать конкретный документ менее чем за мину­ту — это необходимость для настоящего профессионала. Драго­ценные минуты нашей жизни не должны растрачиваться на по­иски, рыскание по ящикам и мучительные попытки вспомнить, где в последний раз видел нужную вещь. Научитесь класть все на место, а не откладывать в сторону — и вы ощутите ценность этого метода, ключевыми элементами которого являются:

• рациональная система регистрации документов;

• регулярное ее использование.

Данные по каждому проекту храните отдельно. Каждый проект, клиент, файл или договор, над которым вы работаете, уникаль­ны. Даже если это очередной проект из целого ряда для одного и того же клиента, он значится под конкретным именем или но­мером, чтобы под этим номером можно было собирать и хра­нить корреспонденцию, документы, файлы и прочие записи.

Использовать названия или номера — решать вам, лишь бы система работала безошибочно. Если файлы регистрируются под именами, в алфавитном порядке, их легко найти. Если вы используете систему номеров, в дополнение к ней вам понадо­бится лишь каталог, желательно в виде электронного документа в компьютере, где поиск ABC Company укажет нужный номер,

как это делается в библиотеке.

Вы облегчите себе жизнь, если будете использовать одну

и ту же систему (либо именную, либо номерную) не только для бумаг, но и для компьютерных папок. Так проще хранить электронные документы в соответствующих папках и входящие имейлы в почтовых папках. Словом, вы получите три главных правила регистрации:

• папки картонные;

• папки электронные;

• папки для имейлов.

166

ГЛАВА   1 1

НАйГИ ВСЕ ЗА МИНУТУ

167

ПОСЛЕДНИЙ ШТРИХ

Удар в гольфе непременно должен быть доведен до конца. Ни в коем случае нельзя тормозить, если вы уже размахнулись клюшкой и ударили по мячу — это может быть опасно и бо­лезненно. То же правило применимо и в мире управления про­ектами: с отправкой товара клиенту проект не заканчивается. Из главы 3 мы уже знаем, что финальный этап проекта предпо­лагает определенные заключительные действия, даже если уже пора приступать к следующему проекту. Учтите, что последний штрих применительно к вашему рабочему пространству озна­чает «убрать на место», а не «отодвинуть в сторону». Тридцать секунд, потраченные на регистрацию, — это и есть финальный этап конкретного мини-проекта. Иными словами, когда закон­чена задача А и прежде чем началась работа над задачей Б:

• вы складываете документы в папки;

• папки убираете в шкафы;

• компьютерные файлы заносите в папку, соответствующую данному проекту;

• электронную корреспонденцию из папки входящих заносите в почтовую папку данного проекта.

ОДИН ЧЕЛОВЕК - ОДИН КАЛЕНДАРЬ

Поскольку вы существуете в единственном числе, логично и ка­лендарь иметь только один для всех событий. Не может чело­век находиться сразу в двух местах, и полноценное внимание он в состоянии уделить только чему-то одному. А потому очень

полезно и удобно, чтобы все события, контакты, файлы, памят­ки и архивы хранились в одной системе, а не были раскиданы по разным.

Клочки и обрывки. Каждый день у вас скапливается мас­са листочков с памятками и прочей информацией. Некоторые

из них, например квитанции, вы сразу убираете в папку к по­добным бумагам. А вот, скажем, визитные карточки и цветные стикеры для памяток, как правило, засоряют бумажники и су­мочки или растут горой на краю стола, поскольку информа­ция на них вам все-таки нужна. Коллекционирование подоб­ных листочков из опасения их потерять — стихийное бедствие для рабочего пространства. Однако выход есть. Лучше всего поступать с ними, как с имейлами в папке входящих: информа­цию записать, а оригиналы разложить по файлам как часть за­вершающего этапа деловой поездки или только что прошедшего совещания. Сделайте это немедленно, прежде чем приступать к другим делам.

• Визитные карточки. Внесите личные данные с карточки в свою записную книжку или электронный список контактов и уберите визитку в отведенную для этого папку. Отметьте, что требуется сделать: отправить документ, который вы по­обещали новому деловому знакомому, или позвонить через

шесть месяцев?

• Цветные стикеры для памяток. Информацию с листоч­ков внесите в календарь: деловая встреча такого-то числа в такое-то время. А затем выбросьте стикер. Как бы удобны ни были они для памяток, глаза к ним быстро привыкают. Это явление, называемое переменной слепотой, прямо противо­положно непреодолимому желанию ответить на новый имейл (см. главу 2). Нервная система человека реагирует на переме­ны в окружении, но отказывается видеть то, что не меняется. Потому-то стикер с напоминанием продлить водительскую лицензию может месяцами висеть сбоку вашего монитора, а пустяковая задача так и не будет выполнена.

• Счета. Одна из величайших проблем, верно? Вам приходит счет, сегодня вы его оплачивать не хотите, как, впрочем, и за­быть о нем, — и добавляете его к груде бумажек где-нибудь

в поле вашего зрения. А почему бы не внести сумму и срок платежа в свой календарь (учтите только время, которое

потребуется, чтобы платеж дошел по почте или Интернету) и убрать чек в специальную папку? В этом случае вся инфор­мация, связанная с чеком, становится частью вашего рабо­

168

ГЛАВА I I

НАЙТИ BCF ЗА MHHVTV

169

чего графика, а также вы избавляетесь от лишней бумажки на вашем столе.

Выберите тот способ поддержания порядка, который вам больше подходит. Если вам нравится электронный вариант, то в вашем распоряжении масса великолепных прикладных программ пер­сонального информационного менеджмента (PIM). Если же вы любитель ежедневников — выбирайте по вкусу. Ладонные КПК (карманные персональные компьютеры) тоже очень удобны. Многие из вас, поддавшись порыву или по совету приятеля,

хоть раз да приобретали какое-нибудь «новейшее решение всех

проблем со временем», а потом новинка пылилась невостребо­ванной на краю вашего рабочего стола. Потерпев неудачу, люди,

как правило, считают себя неорганизованными: «Ничего у меня не выходит с этой системой планирования. Никуда я, видно, не гожусь». И конечно, расстраиваются.

Чтобы система работала, она должна соответствовать вашему складу ума и характера. Подыщите средство на свой вкус.

Регулярное обновление необходимо. Почему в управлении

проектами существует контрольный этап? Потому что в жиз­ни то и дело что-то случается. Неожиданное развитие событий или экстренная ситуация в любой момент могут повлиять даже на идеальный план. И здесь на помощь приходит метод учета (как часть I-образного распорядка дня) с таким важным его компонентом, как время возможностей. Если вы пользуетесь удобным календарем и понимаете, что регулярное обновление плана — это необходимая часть управления проектами, а не на­вязчивая идея, жизнь ваша станет легче, а мысли яснее.

Дублируйте данные. Потеря записной книжки или данных компьютерного списка контактов равносильна убийству ог­ромного количества времени. А ведь предотвратить это «пре­ступление» проще простого. Сделайте самому себе громадную любезность — сию же секунду внесите в свой ближайший гра­фик задачу «продублировать всю информацию». Дважды в год

копируйте свой календарь и список контактов. При пользова­нии обычным ежедневником с той же регулярностью делайте фотокопии и храните отдельно. Информация из наладонни-

ка должна храниться также и на жестком диске компьютера.

Вновь работает правило «выкладывай сейчас или заплатишь потом»: на дублирование информации вы потратите гораздо

меньше времени, нежели на то, чтобы восстановить ее, ког­да грабитель украдет у вас важнейшую часть вашей деловой

жизни.

Система планирования и поиска должна охватывать все моменты вашей деятельности. Какую бы систему вы ни выбра­ли (ежедневник или электронный календарь), она должна обес­печивать следующее:

• следить за вашими встречами;

• хранить список контактов;

• показывать I-образный распорядок дня и список неотлож­ных дел;

• переносить невыполненные пункты списка неотложных дел

на следующий день;

• предоставлять хронику вашей прошлой деятельности;

• отражать последовательную хронологию событий вашей де­ловой жизни: клиенты, проекты, задачи;

• напоминать о регулярных событиях (дни рождения, юби­леи);

• указывать на совпадающие по времени встречи и приближа­ющиеся сроки сдачи проектов;

• подсчитывать время, оставшееся до предельного срока ис­полнения проектов;

• напоминать о необходимости запланировать дополнитель­ные и завершающие действия по проекту;

• предоставлять возможность изменений в графике работ и распорядке дня;

• напоминать о необходимости регулярного дублирования ин­формации.

170

глава  1 1

найти все ЗА МИНУТУ

171

А Я И ТАК ВСЕ ПОМНЮ - ЧЕМ ПЛОХО?

Некоторые люди гордятся своей способностью удерживать в го­лове большой объем информации безо всяких там календарей и ежедневников. Но представьте себе только, чего могли бы достичь эти люди, если бы их несомненные таланты были на­правлены на выполнение серьезных задач, а не на запоминание

повседневной рутины? Кратковременная память, как уже гово­рилось в главе 4 этой книги, — это не тот источник, который питает истинные успехи.

• Реальность. Помимо чисто практического преимущества ежедневников и календарей (даты ваших встреч, списки не­отложных дел и т. д. всегда у вас перед глазами) существует еще и психологический фактор: написанная или напечатанная

черным по белому информация календаря придает большую

реальность задачам, целям, срокам. Чтобы во что-то пове­рить, человеку нужно это увидеть — на бумаге или на экра­не монитора. Планы, существующие только в мыслях, тоже можно выполнить, однако их очертания легко размываются. Если цели и сроки проекта вы держите в голове, над ними проще потерять контроль.

• Изменения. Кроме того, составленные на бумаге или в ком­пьютере планы легче менять в соответствии с ситуацией. Гибкий план проекта допускает изменения, не позволяя вам, однако, упускать из виду те задачи, которые вы сочли наибо­лее важными.

• Принятие верных решений. В плане, который можно увидеть на бумаге или экране монитора, все ваши действия и события представлены в перспективе, а значит, вы избежите спонтан­ных реакций и непродуманных решений.

• Защита. Реальный план — действенное орудие защиты ва­шего времени от людей, которым хотелось бы добавить вам работы. Если они могут увидеть то же, что и вы, на бумаге или экране монитора, вы получаете основание для «интелли­гентного отказа» менеджеру, коллеге или клиенту.

СТЕНОГРАФИЯ XXI ВЕКА

По сути, рабочее пространство, где все можно найти за мину­ту, — это чистота и ясность в вашем физическом мире, ведущая к чистоте и ясности в мире ваших мыслей. Той же цели служат

и методы, облегчающие ввод информации в компьютер. Неко­торые из этих способов вам наверняка знакомы, но вполне веро­ятно, вы не используете их по максимуму.

Автозамена. Во времена, когда еще не были изобретены компьютеры и устройства распознавания речи, профессиональ­ные стенографисты использовали скоропись — систему симво­лов, обозначающих более крупные текстовые блоки. Судебные репортеры и секретари-стенографисты до сих пор пользуются этой системой записи в протоколах судебных процессов.

В Microsoft Word имеется опция AutoCorrect — «автозаме­на» (или QuickCorrect — «быстрая замена» — в WordPerfect), которая позволяет и нам наравне со стенографистами ускорять процесс впечатывания текста. К примеру, введя всего лишь две буквы «кз», мы получаем на экране словосочетание из двух длин­ных слов: «кредиторская задолженность». Изначально опция ав­тозамены предназначалась для исправления типичных опечаток,

неизбежно возникающих при быстром наборе текста, однако в качестве «печатной стенографии» она гораздо эффективнее, поскольку существенно упрощает работу с клавиатурой. На­бив руку и призвав на помощь ассоциативную память (вот вам еще один пример, где пригодится память, не загруженная визу­альным хаосом и мыслями о предстоящих встречах), вы очень скоро будете пользоваться сотнями «стенографических значков», тем самым удвоив или даже утроив скорость набора текста . Программа распознавания речи. Так называемый диктограф

переводит устную речь в печатный компьютерный текст и оце­нивается нами как важное средство нашей методики. Во-первых, это прекрасная замена процессу печатания. Если ваша скорость работы на клавиатуре оставляет желать лучшего, масса времени

172

глава   i i

НАЙТИ ВСЕ ЗА МИНУТУ

173

тратится впустую, пока ваши пальцы отчаянно стремятся пос­петь за вашими мыслями. Диктограф же, воспринимая и пере­давая текст со скоростью речи, позволит составить и отредакти­ровать документ гораздо быстрее и качественнее.

Второе преимущество диктографа как средства управле­ния временем касается его эргономичности. Поскольку кла­виатура не нужна, ваше тело и мозг действуют в свободном режиме. Вы можете «писать», меряя шагами кабинет, глядя в потолок или в окно и даже усиленно работая педалями вело­тренажера. Руки и плечи не устают от работы с клавиатурой, спина не болит от сидячего положения, мышцы не затекают. Сознательная и подсознательная области вашего мозга также

избавлены от перенапряжения, а глаза — от необходимости

неотрывно смотреть на экран.

Отсюда заметное снижение общей усталости и ее часто­го спутника — стресса. Даже если вы печатаете со скоростью

профессиональной машинистки, диктограф дает возможность

отдыхать вашему телу, а значит, помогает свободному полету

творческой мысли.

Программу распознавания речи, конечно, нужно сначала установить на ваш компьютер. Некоторое время уйдет на то,

чтобы приспособить программу под характерный тембр ваше­го голоса и темп речи, а также желаемую громкость. (Низкий уровень звука и микрофон делают возможным использование

диктографа даже если рядом работают другие люди.) Словом,

определенное время вам потратить придется, но программа распознавания речи наряду со многими другими методами,

описанными в этой книге, быстро докажет свою эффектив­ность, повысит производительность и принесет удовлетво­рение от работы. Помимо всего прочего, программа распоз­навания речи обладает способностью учиться: запоминая характерные особенности вашей речи, она работает все чище

и точнее, т. е. чем больше вы ею пользуетесь, тем лучше она становится.

Программа хороша не только для создания романов. Согла­ситесь, как удобно надиктовать сразу три, четыре, а то и больше имейлов в один файл и воспользоваться мышкой лишь в самом конце, чтобы вырезать каждое письмо и вставить в отдельный имейл[2].

КАРМАННЫЙ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОМПЬЮТЕР (КПК)

Мы уже упоминали о КПК (английская аббревиатура PDA — Personal Digital Assistant) как об одном из инструментов ведения календаря и списка контактов. Однако наладонник способен на большее, поскольку его технические параметры позволяют использовать основные приложения, такие как Microsoft Word и Excel, не говоря уже о телефонной и электронной связи.

А это значит, что вы можете работать вне стен кабинета. Кафетерий, к примеру, — прекрасное место, где никто не от­влечет вас от выполнения кое-каких мелких задач на компью­тере. Вы также можете работать с электронной почтой там,

где вас застал новый имейл, и даже задержки поезда в пути

или авиарейса не снизят вашей продуктивности. (Правда, по­добный доступ к делам везде и всегда имеет и оборотную сто­рону, выражающуюся в работоголизме. Мы поговорим об этом в главе 15.)

КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ

Вы когда-нибудь обнаруживали перед самой встречей, уже на­ходясь в пути, что забыли нечто нужное? Не приходила ли вам в голову мысль: «Совершенно не помню, запер я дверь на замок или нет?» Не случалось ли вам, уже передавая проект клиен­ту, засомневаться, вставили ли туда крайне важный фрагмент?

Если хоть раз такое с вами произошло, то вам знакомо и ужас­ное чувство: земля уходит из-под ног, сердце колотится, а все мысли только о том, как спасти положение. Пока вы пытаетесь придумать, что делать дальше, стресс усиливается, выключая из работы те самые области мозга, которые отвечают за дейст­вия в экстремальных ситуациях.

* Различные программы распознавания речи и рекомендации по их ис­пользованию вы найдете на нашем сайте www.cool-time.com

174

ГЛАВА I I

найти все за минуту

175

Несмотря на то что рутина повседневной жизни для каждо­го становится привычной, всегда есть вероятность что-нибудь

упустить. Естественная тяга человека к стабильному ритму уве­личивает шансы того, что в какой-то момент вы о чем-нибудь забудете или увидите в ситуации то, что стремитесь увидеть, а не то, что происходит в реальности.

Эту человеческую слабость можно обратить в силу с помо­щью контрольных списков для событий, состоящих из последо­вательного ряда шагов (сборы в поездку, подготовка к совеща­нию, график работ над проектом), которые можно предсказать, распланировать и затем произвести шаг за шагом.

• Контрольные списки помогают учесть все необходимое для успешного завершения проекта.

• Контрольные списки избавляют вас от необходимости пола­гаться на краткосрочную память, которой, как мы уже убеди­лись, фотографическая точность не свойственна.

• Освобождая краткосрочную память от рутины, вы направ­ляете энергию интеллекта на задачи творческие, стратегичес­кие, рентабельные.

• Контрольные списки гарантируют соответствие действий и качества.

• В свою очередь соответствие действий и качества открывает

дорогу для передачи обязанностей менее квалифицирован­ному работнику, поскольку вы можете разложить свой опыт на доступные для вашего заместителя компоненты. Поручив работу другому человеку, вы можете направить собственную энергию и опыт на более ценную в материальном или дело­вом смысле работу.

• Контрольные списки избавляют вас от стресса или чувства

вины, неизбежных, когда вы забываете что-то очень важ­ное.

• Контрольные списки можно менять и уточнять после завер­шения каждого дела (процесс постоянного совершенствова­ния), и со временем они будут становиться все лучше.

В каких жизненных ситуациях вам помогли бы контрольные списки?

• Выходя из дому на работу, что вы должны непременно иметь при себе и что так легко забыть? Ключи от машины, солнеч­ные очки, мобильный телефон? Сколько раз вам приходилось бегать по дому в поисках ключей или очков, которые куда-то

запропастились?

• Что нужно проверить в своей внешности, прежде чем выйти из дома, — прическу, одежду, украшения? А ведь в спешке

так легко что-нибудь проглядеть, верно?

• Перед встречей с новым клиентом, перед интервью, презен­тацией или обедом с деловым партнером вам также необ­ходимо ответить на множество вопросов, чтобы предстать в наилучшем виде:

Точный адрес места события?

Как проехать?

Есть ли рядом парковка и где именно?

Как зовут человека, с которым назначена встреча?

Его телефон?

К кому следует обратиться в случае отсутствия нужного человека?

По какому телефону позвонить в случае отсутствия нуж­ного человека?

Нужно ли заранее заказывать пропуск?

Не забыл ли я позвонить за два дня до встречи, чтобы под­твердить договоренность?

Сможет ли меня найти человек, если у него возникнут не­предвиденные обстоятельства или планы изменятся?

Подготовил ли я все необходимое для встречи?

А дети?! Только представьте, насколько легче было бы соби­рать их в школьный автобус, если бы каждый из них не забывал то одно, то другое?

Словом, на контрольные списки время стоит тратить и нужно всегда держать их под рукой. Они играют важнейшую

176

глава  I I

найти все за .vihhytv

177

роль в создании благоприятного имиджа и в достижении взаи­мопонимания, поскольку нацеливают интеллект на творчество, а не на рутину.

В этом отчасти заключается смысл I-образного обзора — в том, чтобы спросить себя: «В каких из сегодняшних событий я был не на высоте? Какие шаги необходимо добавить в буду­щем и что усовершенствовать в плане, чтобы я всюду приходил вовремя и со всем необходимым?»

ХАРИЗМА

Вспомните человека, которым вы восхищаетесь, напри­мер Мартина Лютера Кинга или Нельсона Манделу, ка­кого-нибудь актера или известного бизнесмена. Спросите себя, что именно в этом человеке вас восхищает? Внеш­ность, приятные манеры, чувство собственного досто­инства, уверенность в себе, проницательность? Все это вписывается в одно понятие: харизма. Выглядеть всегда безупречно, жить на уровне, недостижимом для обычного смертного, — это дело знаменитостей. Это идеал, конеч­ный продукт денег, власти, влияния. И тем не менее не толь­ко vip-персонам это доступно. Методы нашей книги, в том числе и... да-да, в том числе и такая мелочь, как контроль­ные списки, гарантируют любому, кто их воплотит в жизнь, такую же уверенность в себе и проницательность. Мето­дика нашей книги — путь к харизме, которой обладают наши кумиры.

РЕГИСТРИРУЙТЕ АБСОЛЮТНО ВСЕ

Разум человека — изумительный инструмент с феноменальны­ми способностями долговременной памяти и творческой мыс­ли. Однако мелкие, сиюминутные детали, если они существуют исключительно в кратковременной памяти, не имеют шанса за­держаться. Уже доказано, что кратковременная память способ­на хранить максимум до семи моментов. Следовательно, если на сегодня у вас запланировано более семи дел или в магазине вам нужно купить более семи предметов, вероятнее всего, вы что-то упустите, если, конечно, не составите список.

Самая крепкая память все же слабее самых бледных чернил,

а потому — записывайте! В этих словах заключен огромный

смысл. Делать записи полезно всегда — на совещании, во вре­мя интервью или сразу же по окончании любого мероприятия. Всякий раз, когда вы пытаетесь вспомнить факт, который мог­ли записать, но не сделали этого, вы теряете время и возмож­ности.

• Диктофоны. Диктофоны — недорогие и компактные уст­ройства. В некоторых мобильных телефонах и КПК имеет­ся функция записи речи, и почти каждый из нас пользуется голосовой почтой или домашним автоответчиком. Таким образом, где бы вы ни находились, у вас есть доступ к тому или иному средству регистрации мыслей, идей, списков, ко­торые будут сохранены и к которым вы обратитесь, когда сочтете нужным.

• Журнал звонков. В журнале звонков должны храниться дета­ли каждого вашего звонка. Для этой цели подойдет обычный

документ Microsoft Word или WordPerfect, где каждая запись содержит имя абонента, дату и время звонка. Это не только помогает ориентироваться в море звонков, которые вы де­лаете и на которые отвечаете, но и облегчает другие задачи. К примеру, если нужно вспомнить, когда вам звонила Мэри Джонс, когда вы звонили ей, достаточно выбрать «найти» в меню «правка», чтобы увидеть всю хронологию вашего те­лефонного общения.

• Журнал проектов. Понятно, что здесь регистрируются все проекты и клиенты. Если у вас уже есть журнал звонков,

дополнительной работы потребуется минимум: просто ско­пируйте и вставьте в журнал проектов записи из журнала звонков, относящиеся к людям, задействованным в проекте,

12-S944

178

глава [i

НАЙТИ ВСЕ ЗА MHHVTv

179

и добавьте заметки относительно встреч, предпринятых ша­гов и хода работ.

•   Пользуйтесь плодами творческой мысли. Нам ежедневно приходят в голову блестящие мысли и идеи, способные при­нести изумительные результаты. Но очень часто эти мысли бесследно исчезают, потому что наша краткосрочная память заполнена.

Представляете, насколько выгодно, как только удачная мысль при­шла вам в голову, записать ее — на диктофон, в КПК или на лис­ток бумаги, чтобы открыть дорогу новым мыслям и идеям.

БАЗАЗНАНИЙ

Мы должны не только помнить имена и события, но также на­капливать и использовать знания, которые получаем в течение жизни. Для некоторых специалистов постоянное обучение — часть работы, и каждый год миллионы людей заканчивают курсы повышения квалификации, чтобы расширить свои зна­ния и опыт. Кроме того, мы читаем книги, изучаем на работе

информационные бюллетени, смотрим новости по телевизо­ру. Проблема в том, что информационный поток так плотен,

что большая часть узнанного тут же забывается. Правило 80:20 снова в действии. 20\% фактов запомнится и станет частью ва­ших знаний. Остальное таится где-то поблизости, но вне пре­делов кратковременной памяти, т. е. воспользоваться этими сведениями вам не удастся. Книга, которую вы держите в ру­ках, вооружит вас методикой, позволяющей добиться, чтобы

ничто не проходило мимо нас — ни имена, ни события, ни уж, конечно, знания; и концепция рабочего пространства, где все можно найти за минуту, предполагает и возможность все

вспомнить за минуту. Вот почему вам необходима собственная база знаний.

База знаний — это ваша личная энциклопедия фактов и со­ветов, собранных из книг, информационных бюллетеней, статей и дайджестов, рассортированных по категориям для удобства пользования. Как правило, в любой публикации найдутся один­два момента озарения — те самые, вокруг которых строится ста­тья. Вот они-то и должны попасть в базу знаний.

Самый подходящий формат для вашей базы знаний — обычный документ в Microsoft Word или WordPerfect. Посколь­ку электронные документы могут состоять из сотен страниц, места вам хватит — ваша база знаний будет расти вместе с вами.

Отведите по разделу на каждую область знаний, когда встретите

интересную мысль в статье, откройте свою базу знаний и внеси­те в соответствующий раздел цитату и название источника .

• Добавив закладку на любую страницу или в раздел базы зна­ний, вы создадите на первой странице таблицу ссылок (ог­лавление) и в дальнейшем, если вам понадобится добавить запись в раздел «Лидеры», просто щелкните мышкой по сло­ву «лидеры» в оглавлении и попадете в нужный раздел.

• Если к цитате, которую вы записываете, можно в будущем добавить какую-либо информацию, скажем, из Интернета, или же вы хотите включить имейл автора, эти моменты мож­но отметить как часть данного параграфа, чтобы обеспечить в дальнейшем быстрое пополнение параграфа.

• База знаний может даже путешествовать вместе с вами — в КПК, на CD, так что богатая коллекция фактов всегда будет

у вас под рукой.

• Пополнять базу знаний удобнее всего на этапе I-образного

обзора в конце рабочего дня. Помните, что это время заре­зервировано для постоянного совершенствования, а ведь именно этой цели и служит база знаний. В течение дня от­кладывайте интересные статьи, выделяйте лучшие строки,

копируйте отрывки из новостей он-лайн и имейлов (вместе

с адресами) и возвращайтесь к работе с ними во время 1-об-

разного обзора.

• Лучший путь совершенствования — прочитывать одну стра­ницу или один раздел базы знаний в день, каждый день. Воз-

* Советы по созданию собственной базы знаний, в том числе использо­ванию закладок и пр., вы найдете на нашем сайте www.cool-time.com

180

можно, стоит даже сделать пометку, чтобы ваш календарь ежедневно напоминал вам об этом.

Услышав о необходимости базы знаний, люди часто говорят: «Нет у меня ни времени, ни самодисциплины, чтобы все это читать, сортировать, а потом еще и запоминать». Что ж... Если что-то для вас очень важно — время найдется. А в случае с ба­зой знаний просто подумайте о ее ценности. Знания — это сила.

Каждый упущенный вами факт, идея, концепция — это упущен­ная возможность. Каждый факт, который вы удержите в памя­ти, чтобы в нужный момент им воспользоваться, — это лишняя

стрела в вашем колчане. Универсальная база знаний — ваш мо­гущественный союзник.