Название: Управление временем и рабочей нагрузкой - Дебря Олкок

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 593

Безжалостен в вопросах времени — внимателен к людям

•   Пользуйтесь книгой "Для всего". Большинство задач, которые нам приходится решать на ра­боте, связаны с получением каких-то результатов от других людей. Особенно это касается руководящего состава.

Каждый день на работе мы общаемся с людьми: с коллегами,

членами группы, клиентами, высшим руководством. Каждый акт такого взаимодействия оказывает влияние как на нашу, так и на

их способность выполнять работу наиболее эффективно и дей­ственно.

Закрыться в своем кабинете на четыре дня и копаться в бума­гах — не значит качественно управлять временем и рабочей на­грузкой. Суть в том, чтобы создать такие отношения с людьми, когда они вам будут доверять исполнение своей роли, а вы им — своей. Это также относится и к людям вне организации.

Возможно, вы вспомните примеры, когда ваше поведение или поведение другого человека оказывало обратный эффект на вашу способность добиться нужных результатов. И наоборот: ваше поведение или поведение другого человека этому помогало.

Не факт, что вы тратите время попусту, когда перебрасывае­тесь несколькими фразамис коллегой у ксерокса или кофеварки. Находя время поговорить с людьми и наладить с ними отноше­ния, мы создаем атмосферу взаимного сотрудничества и поддер­жки. Как ни странно, но разговоры о вещах, кажущихся незна­чительными, являются ценным инструментом управления вре­менем, при условии, что все делается в меру.

3

Управление временем и рабочей нагрузкой

КАК УЗНАТЬ ЛЮДЕЙ

Общеизвестно, что на помощь друзьям мы готовы потратить гораздо больше времени и энергии, чем на помощь своим врагам. Это жизненный факт, и его не отменят никакие разговоры о том, что "он или она должны что-то сделать".

Поэтому одной из основных служебных задач должно стать построение эффективных деловых взаимоотношений с коллегами — с людьми, которые помогают нам выполнять нашу работу.

Для этого старайтесь действовать следующим образом:

• Узнайте людей в лицо. Заходите к ним в отделы.

• Поменьше пользуйтесь внутренней почтой; лучше отне­сите то, что необходимо человеку, лично, чтобы просто повидаться с ним.

• Появляясь в другом отделе, попытайтесь поговорить с одним или двумя его сотрудниками. Всегда радостно их

приветствуйте.

• Улыбайтесь и благодарите людей, если они что-то для вас делают, даже если это какая-нибудь мелочь и часть

их работы.

• Если вы видите в вашем отделе кого-то не "из своих", старайтесь поприветствовать человека и предложите ему,

например, прохладительный напиток.

• Выясните досконально, чем занимаются люди в других

отделах. Проявляйте интерес к их работе.

• Все отделы в организации важны; редко бывает так, что один важнее другого. Признавайте важность работы дру­гих людей.

• Постарайтесь выяснить проблемы людей из других отде­лов. Посмотрите: быть может, стоит что-то сделать в сво­ем отделе, чтобы облегчить жизнь своим сотрудникам.

(В бухгалтерии, например, следите за тем, чтобы инфор­мация о ваших расходах всегда поступала вовремя.)

• Придерживайтесь сроков. Если с этим возникают про­блемы, заранее предупреждайте всех заинтересованных

лиц.

Безжалостен в вопросах времени - внимателен к людям

3

• Будьте честны, но избегайте при этом невежливости и

собственной бесполезности. Если вы не можете кому-то

помочь, скажите об этом прямо, но приведите доводы и предложите альтернативы.

• Когда люди заходят к вам в отдел, старайтесь представ­лять их членам своей группы.

Поведение менеджера

Чтобы добиться понимания, сотрудничества и отдачи со сто­роны других людей, попытайтесь сперва понять их позицию. В

любой ситуации представляйте, каково было бы вам на месте это­го человека. Начав взаимодействие таким образом, вы обнаружи­те, насколько легче общаться с людьми конструктивно. Вы пой­мете, чту ими двигает, чту влияет на их поведение, и соответ­ственно сможете подстраиваться сами. Это не манипулирование

— это здравый смысл. Вам бы тоже понравилось, если бы работа­ющий с вами человек рассматривал происходящее с вашей точки зрения.

ПОНИМАНИЕ ПОВЕДЕНИЯ

Выход из любой ситуации зависит от вашего выбора поведе­ния. Старая поговорка: "Что посеешь, то и пожнешь" в этом смысле очень верна.

Как правило, работая с людьми, вы выступаете либо инициа­тором, либо респондентом. От того, как вы проявляете инициати­ву и реагируете, в большой степени зависит достижение или не­достижение вами ожидаемого результата.

Вообразите, что все люди, как луковица, состоят из слоев, и

каждый слой является определенной частью человека. Сердцеви­на луковицы — наши личные достоинства. Это те качества, кото­рые в нас заложены с детства, и вряд ли мы сможем их изменить. Часто мы даже не знаем об их существовании, потому что они "сидят" глубоко в подсознании. Но, несмотря на это, они накла­дывают заметный отпечаток на стиль нашей жизни и на то, как мы обращаемся с людьми, с которыми сводит нас судьба.

3

Управление временем и рабочей нагрузкой

Второй слой — наши социальные позиции и убеждения. Они

формируются из внутренних качеств. Позиция — это наше отно­шение к тем или иным вещам. Например, вам нравится класси­ческая музыка или не нравятся вульгарные люди.

Третий слой — наши чувства. На чувства сильно влияют соци­альные установки. Пользуясь теми же примерами, можно ска­зать, что если вам нравится классическая музыка, то слышать ее доставляет вам удовольствие. Если вы не выносите вульгарных людей, то они вас раздражают или даже бесят.

Последний, верхний слой — наше поведение. Поведение —

прямое следствие реакции наших чувств на окружающее. Если нам хорошо, мы улыбаемся. В гневе мы хмуримся. Если нам кто-то нравится, мы добры к этому человеку; если не нравится — мы его игнориуем и т.д.

Единственное, над чем можно работать, — это поведение.

Мы должны понять, что определяет наше поведение, чтобы су­меть выбрать наиболее подходящий его вариант.

Если, к примеру, вы звоните кому-то в своем офисе, чтобы

сделать выговор за сорванный срок и т.п., вы обнаруживаете, что

человек ведет себя враждебно и пытается защищаться. Это естес­твенно, потому что он, скорее всего, чувствует угрозу, и это не может не отразиться на его поведении. Но если вы поймете, на чем основано такое поведение, вы можете построить свое так, чтобы добиться желаемого результата. Поэтому зная, что человек чув­ствует угрозу, своим соответствующим поведением вы можете предпринять определенные шаги, чтобы разубедить его в этом.

Люди поймут ваш стиль поведения в любой ситуации и будут на него соответствующим образом реагировать. С другой сторо­ны, вы не всегда можете знать о внутренних качествах, социаль­ной ориентации и чувствах, которые являются фундаментом того поведения людей, которое вы видите. Например, с утра у вас все пошло наперекосяк. Вы опоздали на автобус, а первое, что гово­рит вам коллега, это: "Вы опоздали". Скорее всего в вас про­явится агрессия, и вы парируете: "Спасибо, часы у меня есть!"

Безжалостен в вопросах времени ~ внимателен к людям

3

Мы очень часто осуждаем какие-то явления, но особенно

людей, ведь в целом "двуногие" меньше, чем любой другой вид

живых существ, склонны что-либо прощать. Если когда-то дав­но человек нам чем-то досадил или обидел нас, это повлияет на все наше дальнейшее к нему отношение, и, независимо от того, что он делает или говорит, относиться к нему мы будем с пред­убеждением. Это отразится на нашем поведении. Мы вынесли ему "приговор" и вряд ли станем слушать его как следует. Дальше вступают в силу предрассудки, а не разумная объективность.

Нужно нацелиться на результат, стремясь не обидеть другого человека и не поставить его в затруднительное положение, что­бы ему стало не по себе. Даже если поначалу вы получаете то, что вам нужно, но даете выход свои чувствам, то в дальнейшем вза­имоотношения будут испорчены, и в следующий раз добиться

результата будет гораздо сложнее. КАК СЕБЯ ВЕСТИ

В любой ситуации общения есть три основных ступени.

Ступень первая Остановись и оцени обстановку, прислу­шайся к своему отношению к ней

Ступень вторая Посмотри на человека; что он пытается вы­разить своими жестами и мимикой?

Ступень третья Слушай беспристрастно. Что тебе хотят ска­зать?

Следуя этим трем ступеням, вы начнете ставить себя на место другого человека. Это значит, что вы поняли его или ее точку зрения, нужды и чувства.

Теперь вы можете честно и ясно высказаться о том, чего вы хотите.

Очень важно показывать людям свое сопереживание. Этим вы дадите понять, что не отталкиваете от себя человека или его проблемы. Это не значит, что вы не имеете права ясно изложить то, что вам нужно, но вы сделаете это так, что человек не почув­ствует себя обиженным, и сохраните, таким образом, с ним

нормальные отношения.

3

Управление временем и рабочей нагрузкой

Реагируя на положение вещей, которым вы недовольны, поль­зуйтесь формулировками:

Когда вы...............................................................

Я чувствую, что...................................................

Мне бы хотелось.................................................

Пример: "Майк, когда вы отвлекаете меня от написания отчета, я чувствую, что меня это выбивает из колеи и раздражает, потому что я не могу сосредоточиться.

Было бы лучше, если бы мы поговорили после того, как вы уви­дите, что я закончила."

Всегда делайте упор на будущее время, а не на прошедшее. Что

было — то было, отменить его вы не в силах. Поэтому не стоит на этом зацикливаться. Гораздо лучше сосредоточиться на том, что­бы этого не случилось в будущем.

ПРОСЯ О ЧЕМ-ТО

• говорите по-существу;

• объясните, почему вы об этом просите;

• объясните важность/последствия невыполнения просьбы;

• будьте кратки;

• не пытайтесь хитрить;

• не сводите просьбу на личности;

• будьте готовы к отказу.

ОТКАЗЫВАЯ В ПРОСЬБЕ

• покажите, что вы сочувствуете обращающемуся к вам;

• говорите "нет" просто, четко и ясно;

• избегайте пространных извинений;

• объясняйте, а не оправдывайтесь;

• будьте кратки;

• не переходите на личности;

• повторите, если ваше "нет" не попало в цель;

• предложите, если можете, альтернативные решения.

Безжалостен в вопросах времени - внимателен к людям

3

СОБИРАЯ ИНФОРМАЦИЮ

• объясните, почему она вам нужна;

• не оправдывайтесь;

• задавайте прямые вопросы;

• слушайте;

• не перебивайте;

• не нужно отвечать устно на каждую реплику. ПРЕДОСТАВЛЯЯ ИНФОРМАЦИЮ

• расскажите о своих целях;

• говорите прямо и по существу;

• не оправдывайтесь;

• резюмируйте;

• объясните, какое действие вы хотите предпринять и по­чему;

• слушайте.

НЕ СОГЛАШАЯСЬ

• сначала четко выскажите положения, с которыми вы со­гласны;

• затем четко и обоснованно выскажите положения, с ко­торыми вы не согласны;

• слушайте;

• покажите, что вы понимаете точку зрения собеседника;

• не сводите свое несогласие на личности;

• не соглашайтесь с тем, что сказано, а не с человеком, который это высказал;

• будьте готовы изменить свое мнение;

• обговорите позитивное решение.

3

Управление временем и рабочей нагрузкой

Памятка

• Познакомьтесь с людьми в других отделах.

• Налаживайте взаимоотношения.

• Исходите из позиции другого человека.

• Думайте о том, что влияет на ваше поведение и на по­ведение другого человека.

• Остановись — Посмотри — Слушай.

• Пользуйтесь формулировками: "Когда вы... Я чувствую...

Мне бы хотелось... "