Название: Проектирование экономических информационных систем - Смирнова Г. Н.

Жанр: Информатика

Рейтинг:

Просмотров: 794


5.2 проектирование унифицированной системы документации эис

При разработке системы документации в ЭИС проектиров­щик должен решать следующие проблемы: спроектировать и уни­фицировать новые документы; отобрать документы, которые Оудут использоваться в ЭИС без изменений; выявить в существу­ющей системе те документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ (рис. 5.1):

построение новых форм документов;

унификация всей системы документации;

разработка инструкций и методических материалов, регламен­тирующих работу пользователей с системой документации. Рассмотрим содержание работ, выполняемых на каждом

этапе.

На первом этапе выполняются шесть работ. Содержа­ние первой работы «Определение состава результатных показа­телей» зависит от того, какие формы документов проектируют­ся. Выделяются первичные и результатные документы, состав которых выявляется после разработки всех постановок задач. При этом в первую очередь проектируются формы результатных до­кументов, а затем первичных.

При выполнении второй работы «Определение состава пер­вичных показателей» выявляется полный состав первичных - ис­ходных показателей, на базе которых рассчитываются результат­ные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

При выполнении третьей работы «Разбиение показателей по формам документов» определяется содержание форм результат­ных документов и форм первичных документов. Разбиениепока­зателей по формам осуществляется по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете резуль­татных показателей. Если проектировщик разрабатывает формы результатных документов, то критерий алгоритмической увязки показателей является главным. Например, обоснованным счита­ется включение в один результатный документ «Ведомость от­пуска товаров со склада за месяц» следующей группы показате­лей: «количество отпущенных товаров со склада по накладной»,

8*

115

Определение состава результатных показателей

Определение состава первичных показателей

Разбиение показателей по формам документов

Подпись: I4. Выбор типа формы документа

1-й этап

Подпись: 2-й этап

 

16. Построение схем документооборота

3-й этап

 

17. Утверждение форм документов, их размножение и составление инструкций для работы с документами

 

Рис. 5.1. Схема процесса проектирования УСД

«цена товара», «стоимость отпущенных товаров по накладной», ((итого стоимость отпущенных товаров по номенклатуре за ме­сяц», «итого стоимость отпущенных товаров по каждому скла­ду» и «по всем складам».

Если проектируются формы первичных документов, то основ­ным критерием является семантическая близость показателей, под которой понимается наличие общих типов и значений реквизит­ного состава этих показателей. Например, в первичный документ «Накладная на отпуск товара» правильным считается включение следующих показателей: «количество отпущенных товаров оп­ределенной номенклатуры со склада на определенную дату», «цена товара этого вида номенклатуры», «стоимость отпущен­ных товаров этого вида номенклатуры на определенную дату».

При выполнении четвертой работы осуществляется «Выбор типа носителя» для документа. Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5. Если проектиру­ются результатные документы, то тип и форма выдачи резуль­татной информации зависят от характера решаемой задачи. На­пример, если решается прогнозная задача, при получении резуль­татов которой применяются методы корреляционного или регрессионного анализа, то основным носителем будет экран ЭВМ, на который будут выданы графики, и бумажный носитель.

Если решается задача математического моделирования, то информация выдается на экран или рулонную бумагу. При реше­нии задачи оперативного управления основным носителем будет являться экран. В качестве критерия выбора носителя можно ис­пользовать показатели надежности хранения информации, дос­товерности информации и качества воспроизведения материала.

При выполнении пятой работы «Определение способа нанесе­ния информации в документы» выбирается способ нанесения ин­формации, который зависит от того, как считывается информа­ция с первичного документа: визуальным способом или автома­тическим. Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ. В настоящее время суще­ствуют следующие виды шрифтов:

кодированные, в которых изображение реквизита отделено от его кода (например, широко используемые в настоящее вре­мя штрих-коды);

стилизованные, в которых изображение символов содержит код;

нормализованные, например шрифты, применяемые на почто­вых конвертах;

графические отметки.

Содержание выполнения шестой работы «Проектирование форм документов» зависит от типа проектируемого документа и будет рассмотрено ниже.

На втором этапе выполняются работы по унификации всех документов, включая вновь созданные и уже существую­щие. Для этого необходимо выявить и проанализировать пол­ный состав системы документации, составить перечень доку­ментов по функциональным подсистемам, выявить характери­стики документов (периодичность составления, тип задач, адресат, количество показателей, частота использования), ис­ключить из первичных документов производные показатели и показатели, многократно вводимые в ЭВМ, ввести единую тер­минологию путем составления словаря (тезауруса), установить единые единицы измерения, провести классификацию и коди­рование документов, реквизитного состава документов, уточ­нить используемые формы и построить единые формы доку­ментов.

На третьем этапе составляются технологическая доку­ментация и инструкции, описывающие правила заполнения, пе­редачи, использования и хранения документов, схемы докумен­тооборота, отражающие все операции, выполняемые над доку­ментами, и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачей их в архив.

 

5.2.1

Особенности проектирования форм первичных документов

Первичные документы предназначены для отражения процес­сов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и опе­ративную информацию, необходимую для решения экономичес­ких задач и выработки управленческих решений. К числу основ­ных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность соби­раемой информации. Кроме того, первичная информация долж­на быть расположена в документе таким образом, чтобы учиты­вались требования удобства для последующей обработки данных н ЭВМ.

При проектировании форм первичных документов (рис. 5.2) должны учитываться следующие принципы:

отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

отсутствие дублирования показателей в документах;

выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значе­ний на документ, т.е. выделение однозначных и многознач­ных реквизитов;

выделение справочных, группировочных реквизитов и рекви­зитов-оснований;

логичность построения, т.е. старшие по объему понятий при­знаки должны предшествовать младшим (например, наимено­вание предприятия -» наименование цеха -» номер участка);

согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Процесс разработки первичных документов имеет особенно­сти в каждой организации и выполняется в следующей последо­вательности.

Определение полного реквизитного состава каждого доку­мента.

Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; перено­симые и не переносимые на машинные носители.

Установление логической соподчиненное™ реквизитов пер­вичных документов.

Выбор какой-либо формы первичного документа.

Осуществление размещения реквизитов по выбранной фор­ме в соответствии с проведенной классификацией.

Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

Выбор формата бумажного носителя.

Построение эскиза документа соответствующей формы.

Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10.       Редактирование шапок документов в соответствии со сло- варем-тезаурусом.

Наименование типоа реквизитов

Х(1)

 

X(i)

 

Х(п)

Значения реквизитов

Х(1,1)

 

X(i,1)

 

Х(п,1)

 

а

 

Наименование типов реквизитов

Значения реквизитов

Х(1)

Х(1,1)

 

 

X(i)

X(i,1)

 

 

Х(л)

Х(п,1)

 

б

 

 

 

Наименование типов реквизитов

 

Х(1)

 

X(i)

 

Х{п)

Значения

 

 

 

 

 

реквизитов

X(1,j)

 

X(i,j)

 

X(n,j)

 

 

 

 

 

 

X(1,m)

 

X(i,m)

 

X(n,m)

 

в

 

Рис. 5.2. Схемы основных форм первичных документов: а - линейная, б - анкетная, в - табличная форма (для многозначных реквизитов)

Как правило, используют ряд типовых форм документов (см. 1С. 5.2). Например, линейная форма (а) отличается тем, что в ней їждому типу реквизитов соответствует только одно значение ого реквизита, и они располагаются по горизонтали. Анкет-ія форма (б) используется также для однозначных реквизитов, ) этот набор реквизитов располагается по вертикали. Таблич-гя форма (в) используется для многозначных реквизитов, при ом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отража-т значения типов.

Как правило, для первичных документов, имеющих однознач­не и многозначные реквизиты, применяют комбинированную орму, состоящую из трех зон (рис. 5.3):

I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных рек-ізитов, включающая группу справочных и группировочных эизнаков, используемых при машинной обработке;

II         - содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков (1), совокупность группировочных признаков (2) и группу реквизи- тов-оснований (3);

III        - оформительная зона, в которой, как правило, распола- гаются подписи должностных лиц.

 

5.2.2

Особенности проектирования форм документов результатной информации

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный доку­мент используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные пока­затели;

количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

своевременность предоставления информации управленческо­му персоналу;

достоверность предоставляемой информации;

хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

•           отсутствие показателей, рассчитываемых вручную. Можно выделить следующие принципы построения результат­ных документов (рис. 5.4):

выделение трех зон в документе;

разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;

выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вто­рую зону документа, и размещение этих реквизитов в поряд­ке убывания старшинства;

выделение реквизитов-оснований и размещение их в последо­вательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются ито­ги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания стар­шинства итога);

если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.

Определение полного реквизитного состава документа.

Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и резуль­татные, а результатных оснований - по степеням итогов.

Выбор формы документа (с одной или несколькими табли­цами в содержательной части документа).

Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

Подсчет длины строки в табличной зоне (L ) с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф по формуле

 

L   = L,+ L, + ...+L.+...+ L + k*d,

док        12      /           п '

 

где Lj - длина /'-го реквизита (і = 1 - «); к - число колонок в таблице; d - число пробелов между колонками.

Если длина строки документа, т.е. его ширина, больше ши­рины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

вынос итоговых колонок в итоговые строки;

перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в правой части первой зоны специальной области для служебных реквизитов (количе-/        ство листов в документе, номер текущего листа, количество эк­земпляров, номер экземпляра).

 

Вопросы для самопроверки

Какие функции выполняет документ в ЭИС?

Какие виды документов можно выделить в системе докумен­тации?

Что такое Унифицированная система документации и каким требованиям она должна отвечать?

Какие существуют виды УСД?

Перечислите принципы и назовите требования к построению первичных документов.

Каковы принципы и требования к построению форм резуль­татных документов?

Каковы особенности построения форм первичных документов?

Каков состав операций проектирования форм результатных документов?


Оцените книгу: 1 2 3 4 5