Название: Проектирование экономических информационных систем - Смирнова Г. Н. Жанр: Информатика Рейтинг: Просмотров: 794 |
5.2 проектирование унифицированной системы документации эисПри разработке системы документации в ЭИС проектировщик должен решать следующие проблемы: спроектировать и унифицировать новые документы; отобрать документы, которые Оудут использоваться в ЭИС без изменений; выявить в существующей системе те документы, которые надо унифицировать. В процессе проектирования можно выделить три этапа работ (рис. 5.1): построение новых форм документов; унификация всей системы документации; разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации. Рассмотрим содержание работ, выполняемых на каждом этапе. На первом этапе выполняются шесть работ. Содержание первой работы «Определение состава результатных показателей» зависит от того, какие формы документов проектируются. Выделяются первичные и результатные документы, состав которых выявляется после разработки всех постановок задач. При этом в первую очередь проектируются формы результатных документов, а затем первичных. При выполнении второй работы «Определение состава первичных показателей» выявляется полный состав первичных - исходных показателей, на базе которых рассчитываются результатные показатели, отражаемые в формах результатных документов. При выполнении третьей работы «Разбиение показателей по формам документов» определяется содержание форм результатных документов и форм первичных документов. Разбиениепоказателей по формам осуществляется по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете результатных показателей. Если проектировщик разрабатывает формы результатных документов, то критерий алгоритмической увязки показателей является главным. Например, обоснованным считается включение в один результатный документ «Ведомость отпуска товаров со склада за месяц» следующей группы показателей: «количество отпущенных товаров со склада по накладной», 8* 115 Определение состава результатных показателей Определение состава первичных показателей Разбиение показателей по формам документов 4. Выбор типа формы документа 1-й этап
16. Построение схем документооборота 3-й этап
17. Утверждение форм документов, их размножение и составление инструкций для работы с документами
Рис. 5.1. Схема процесса проектирования УСД «цена товара», «стоимость отпущенных товаров по накладной», ((итого стоимость отпущенных товаров по номенклатуре за месяц», «итого стоимость отпущенных товаров по каждому складу» и «по всем складам». Если проектируются формы первичных документов, то основным критерием является семантическая близость показателей, под которой понимается наличие общих типов и значений реквизитного состава этих показателей. Например, в первичный документ «Накладная на отпуск товара» правильным считается включение следующих показателей: «количество отпущенных товаров определенной номенклатуры со склада на определенную дату», «цена товара этого вида номенклатуры», «стоимость отпущенных товаров этого вида номенклатуры на определенную дату». При выполнении четвертой работы осуществляется «Выбор типа носителя» для документа. Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5. Если проектируются результатные документы, то тип и форма выдачи результатной информации зависят от характера решаемой задачи. Например, если решается прогнозная задача, при получении результатов которой применяются методы корреляционного или регрессионного анализа, то основным носителем будет экран ЭВМ, на который будут выданы графики, и бумажный носитель. Если решается задача математического моделирования, то информация выдается на экран или рулонную бумагу. При решении задачи оперативного управления основным носителем будет являться экран. В качестве критерия выбора носителя можно использовать показатели надежности хранения информации, достоверности информации и качества воспроизведения материала. При выполнении пятой работы «Определение способа нанесения информации в документы» выбирается способ нанесения информации, который зависит от того, как считывается информация с первичного документа: визуальным способом или автоматическим. Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ. В настоящее время существуют следующие виды шрифтов: кодированные, в которых изображение реквизита отделено от его кода (например, широко используемые в настоящее время штрих-коды); стилизованные, в которых изображение символов содержит код; нормализованные, например шрифты, применяемые на почтовых конвертах; графические отметки. Содержание выполнения шестой работы «Проектирование форм документов» зависит от типа проектируемого документа и будет рассмотрено ниже. На втором этапе выполняются работы по унификации всех документов, включая вновь созданные и уже существующие. Для этого необходимо выявить и проанализировать полный состав системы документации, составить перечень документов по функциональным подсистемам, выявить характеристики документов (периодичность составления, тип задач, адресат, количество показателей, частота использования), исключить из первичных документов производные показатели и показатели, многократно вводимые в ЭВМ, ввести единую терминологию путем составления словаря (тезауруса), установить единые единицы измерения, провести классификацию и кодирование документов, реквизитного состава документов, уточнить используемые формы и построить единые формы документов. На третьем этапе составляются технологическая документация и инструкции, описывающие правила заполнения, передачи, использования и хранения документов, схемы документооборота, отражающие все операции, выполняемые над документами, и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачей их в архив.
5.2.1 Особенности проектирования форм первичных документов Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных н ЭВМ. При проектировании форм первичных документов (рис. 5.2) должны учитываться следующие принципы: отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов; отсутствие дублирования показателей в документах; выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов; выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований; логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия -» наименование цеха -» номер участка); согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах. Процесс разработки первичных документов имеет особенности в каждой организации и выполняется в следующей последовательности. Определение полного реквизитного состава каждого документа. Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; переносимые и не переносимые на машинные носители. Установление логической соподчиненное™ реквизитов первичных документов. Выбор какой-либо формы первичного документа. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей. Выбор формата бумажного носителя. Построение эскиза документа соответствующей формы. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель. 10. Редактирование шапок документов в соответствии со сло- варем-тезаурусом.
а
б
в
Рис. 5.2. Схемы основных форм первичных документов: а - линейная, б - анкетная, в - табличная форма (для многозначных реквизитов) Как правило, используют ряд типовых форм документов (см. 1С. 5.2). Например, линейная форма (а) отличается тем, что в ней їждому типу реквизитов соответствует только одно значение ого реквизита, и они располагаются по горизонтали. Анкет-ія форма (б) используется также для однозначных реквизитов, ) этот набор реквизитов располагается по вертикали. Таблич-гя форма (в) используется для многозначных реквизитов, при ом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отража-т значения типов. Как правило, для первичных документов, имеющих однозначне и многозначные реквизиты, применяют комбинированную орму, состоящую из трех зон (рис. 5.3): I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных рек-ізитов, включающая группу справочных и группировочных эизнаков, используемых при машинной обработке; II - содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков (1), совокупность группировочных признаков (2) и группу реквизи- тов-оснований (3); III - оформительная зона, в которой, как правило, распола- гаются подписи должностных лиц.
5.2.2 Особенности проектирования форм документов результатной информации В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям: полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели; количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки); своевременность предоставления информации управленческому персоналу; достоверность предоставляемой информации; хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов); • отсутствие показателей, рассчитываемых вручную. Можно выделить следующие принципы построения результатных документов (рис. 5.4): выделение трех зон в документе; разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе; выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства; выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания старшинства итога); если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок). Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности. Определение полного реквизитного состава документа. Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и результатные, а результатных оснований - по степеням итогов. Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа). Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности. Подсчет длины строки в табличной зоне (L ) с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф по формуле
L = L,+ L, + ...+L.+...+ L + k*d, док 12 / п '
где Lj - длина /'-го реквизита (і = 1 - «); к - число колонок в таблице; d - число пробелов между колонками. Если длина строки документа, т.е. его ширина, больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов: вынос итоговых колонок в итоговые строки; перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются). При этом осуществляется выделение в правой части первой зоны специальной области для служебных реквизитов (количе-/ ство листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).
Вопросы для самопроверки Какие функции выполняет документ в ЭИС? Какие виды документов можно выделить в системе документации? Что такое Унифицированная система документации и каким требованиям она должна отвечать? Какие существуют виды УСД? Перечислите принципы и назовите требования к построению первичных документов. Каковы принципы и требования к построению форм результатных документов? Каковы особенности построения форм первичных документов? Каков состав операций проектирования форм результатных документов? |
| Оглавление| |
- Акмеология
- Анатомия
- Аудит
- Банковское дело
- БЖД
- Бизнес
- Биология
- Бухгалтерский учет
- География
- Грамматика
- Делопроизводство
- Демография
- Естествознание
- Журналистика
- Иностранные языки
- Информатика
- История
- Коммуникация
- Конфликтология
- Криминалогия
- Культурология
- Лингвистика
- Литература
- Логика
- Маркетинг
- Медицина
- Менеджмент
- Метрология
- Педагогика
- Политология
- Право
- Промышленность
- Психология
- Реклама
- Религиоведение
- Социология
- Статистика
- Страхование
- Счетоводство
- Туризм
- Физика
- Филология
- Философия
- Финансы
- Химия
- Экология
- Экономика
- Эстетика
- Этика
Лучшие книги
Гражданский процесс: Вопросы и ответы
ЗАПАДНОЕВРОПЕЙСКОЕ ИСКУССТВО от ДЖОТТО до РЕМБРАНДТА
Коммуникации стратегического маркетинга
Консультации по английской грамматике: В помощь учителю иностранного языка.
Международные экономические отношения