Информация (вход)

АО

Информация (выход)

Персонал инфраструктура

Рис. 2.5. Формирование модели бизнес-процесса. Шаг 1.

которые показываются в виде стрелок, выходящих из правой стороны четыреху­гольника.

Для выполнения любой реальной работы необходимы основные средства, инструменты, персонал, программные продукты и т.д. Все эти ресурсы отобра­жаются на диаграмме стрелками, входящими в четырехугольник снизу.

Что еще необходимо показать на диаграмме для того, чтобы можно было описать реальный процесс организации? Следует отобразить управляющие воз­действия, которые определяют порядок выполнения работы, управляют рабо­той. Такими воздействиями могут быть, например, устное распоряжение руко­водителя, нормативный документ, государственный, отраслевой стандарт, тех­нические условия и т.д. Управляющие воздействия показываются на диаграмме стрелками сверху. Любое управляющее воздействие существует в виде опреде­ленной информации, поэтому стрелки сверху в нотации IDEF0 обозначают уп­равляющие информационные потоки.

Следует подчеркнуть, что порядок отображения стрелок должен строго соблю­даться при формировании моделей. Каждая сторона четырехугольника определя­ет тип стрелки. Нарушать эти правила нельзя. В противном случае создаваемые модели не только не соответствуют стандарту, но их невозможно будет читать.

Все стрелки начинаются от края диаграммы и подходят к функциям. Таким образом, край диаграммы в IDEF0 имеет глубокий смысл. ^ Итак, на рис. 2.5 показаны основные принципы построения диаграммы в IDEF0.

а пеРвыи взгляд все очень просто. Однако с момента появления нотации (в виде методологии SADT) в начале 70-х гт. XX в. более удачных способов описания про­цессов организации на верхнем уровне не было предложено. Дело в том, что важ-Цеишей особенностью IDEF0 является возможность отображения управляющих иствии, или более обще, возможность описания управления процессами орга-(bvu ^аметим' что в соответствии с требованиями стандарта IDEF0 для каждой етвие Эт На ДИагРамме Д°лжно быть показано хотя бы одно управляющее воздей-0 03начает, что никакая функция без управления выполняться не может.

Моделирование процессов в нотации IDEF0 начинается с создания так назы­ваемой контекстной диаграммы, описывает деятельность организации или про­цесса в целом. На контекстной диаграмме отображаются важнейшие входы и выходы, механизмы, необходимые для работы, а также управляющие воздействия.

Для понимания принципов моделирования в IDEF0 рассмотрим пример по­строения простейшей диаграммы процесса.

2.4.2. Обратные связи по управлению и информации — возможность отражения реального процесса

Начнем описание процесса с того, что поместим на диаграмму три функции, как показано на рис. 2.6. Первую функцию назовем «Планировать деятельность», вторую — «Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической ин­формации», третью - «Анализировать, контролировать и управлять деятельнос­тью». Обратим внимание, что для наименования функций могут быть использо­ваны только глаголы или отглагольные существительные. Это одно из базовых требований нотации. Было бы, например, неправильно называть объект «На­чальник коммерческого отдела» или «Отдел закупок».

Планировать деятельность

А1

Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической информации

А2

Анализировать, контролировать

и управлять деятельностью A3

Рис. 2.6. Формирование модели бизнес-процесса. Шаг 2.

Важнейшими требованиями нотации являются количество объектов на диаг­рамме и количество стрелок, входящих в каждую сторону четырехугольника. В стандарте рекомендовано располагать на одной диаграмме не более шести и не менее двух функций. С каждой стороны в четырехугольник может входить не более шести стрелок одновременно. Оба этих требования ограничивают коли­чество объектов на диаграмме процесса и заставляют аналитика более тщатель­но продумывать схему создаваемого процесса.

Объекты на диаграмме расположены в шахматном или так называемом по­рядке доминирования [3]. Важно отметить, что этот порядок является практи­чески удобным и не следует, по возможности, от него отступать. Необходимо также подчеркнуть, что расположение объектов на диаграмме может не соответ­ствовать реальной последовательности выполнения функций. Дело в том, что модели IDEF0 предназначены именно для описания процессов с точки зрения управления, а любые процессы управления системами являются цикличными.

Рассмотрим рис. 2.7. Представим себе, что функцию планирования выпол­няет Коммерческий отдел (КО), который использует при этом средство автома­тизации MS Excel. Для планирования КО использует информацию о рынке (прайс-листы и т.п.) и заявки клиентов. Регламентируется деятельность КО «Рег­ламентом планирования», «Планом организации на год». Результатом работы КО является «План отгрузки ГП (готовой продукции)». Посмотрим, как эта информация будет отображена на диаграмме.

Регламент планирования

План

организации на год

Информация о рынке

Планировать деятельность

План отгрузки ГП

Заявки клиентов

Коммерческий отдел

А1

MS Excel

Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической информации

А2

Анализировать, контролировать

и управлять деятельностью

A3

Рис. 2.7. Формирование модели бизнес-процесса. Шаг 3.

Рассмотрим функцию «Осуществлять деятельность...». Ее выполняет Произ­водственный отдел (ПрО) и Цех. Для выполнения работ требуется сырье и мате­риалы. Работы регламентируются нормативами на расход сырья государствен­ными, отраслевыми стандартами, техническими условиями, требованиями кли­ента. Для работы ПрО требуется АСУ ТП собственной разработки. Для произ­водства готовой продукции Цеху необходимы станки и прочее оборудование, т.е. основные средства (ОС).

Результат работы ПрО и Цеха - готовая продукция, которая является выхо­дом функции «Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической информации». Кроме того, выходом этой функции является также фактическая информация о выполнении плана производства и отгрузки. На рис. 2.8 показа­ны все перечисленные выше ресурсы и информация.

План

организации

на год хрЄб0Вания

             клиента

План

отгрузки ГП

ГОСТ, ОСТ, ТУ

Нормативы на расход сырья

Заявки клиентов

Сырье и материалы

Коммерческий отдел

А1

Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической информации

А2

Готовая продукция

Фактическая информация по выполнению плана

^ Анализировать, контролировать

и управлять деятельностью

A3

Рис 2 8 Формирование модели бизнес-процесса Шаг 4

Нам осталось показать входы и выходы функции «Анализировать, контроли­ровать и управлять деятельностью». Кто должен ее выполнять? Для нашего при­мера будем считать, что контролирует работу тот, кто ее планирует, т.е. КО. Подчеркнем еще раз, что мы рассматриваем условный пример. Более сложные и реальные примеры будут рассмотрены в главе 3.

В своей работе по анализу и контролю КО руководствуется регламентом анализа и контроля. Не стоит забывать и годовой план работы организации в целом. Для работы КО использует MS Excel.

Судя по схеме процесса, представленной на рис. 2.8, КО использует вход «Фактическая информация по выполнению плана». Что еще необходимо для выполнения работы КО по анализу и контролю? Конечно, плановая информа­ция, иначе не с чем будет сравнивать фактические данные и принимать реше­ния. Таким образом, необходимо показать на схеме, что «План отгрузки ГП», являющийся выходом первой функции процесса и попадающий на вход функ­ции «Осуществлять деятельность», должен также попадать и на вход функции «Анализировать, контролировать и управлять деятельностью». При этом, как видно на рис. 2.8, стрелка, изображающая «План отгрузки ГП», ветвится.

Результатом работы КО является отчет для руководства организации «План/ факт», как показано на рис. 2.9.

Вы заметили, что стрелка, изображающая КО (как и MS Excel), не повторя­ется на диаграмме дважды? Она ветвится. Ветвление стрелок - прекрасный инструмент, позволяющей сделать диаграмму процесса более наглядной.

Регламент планирования

План

организации на год

Регламент анализа и контроля

Информация

сфынке___J деятельность

Требования клиента

План ^ отгрузки ГП

ГОСТ, ОСТ, ТУ

Нормативы на расход сырья

Заявки клиентов

Сырье

и матер^іальі_

Ветвление стрелки «План отгрузки ГП»

Ik

Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической информации

А2

Фактическая информация по выполнению плана Г7

Анализировать, контролировать

и управлять деятельностью

Готовая продукция^

Отчет «План/факт

A3

Коммерческий отдел

MS Excel

У

со

Рис 2 9 Формирование модели бизнес-процесса Шаг 5

Итак, диаграмма готова. Что же забыли на ней указать? Каким образом осу­ществляется управление этим циклическим процессом? Очевидно, что необходи­мо отобразить на схеме процесса, по крайней мере, два типа обратных связей по информации и управлению (рис. 2.10).

Первым типом обратной связи в диаграммах IDEF0 являются обратные свя­зи по информации. Они показываются в виде стрелок, выходящих из правой стороны четырехугольника и входящих в левую сторону другого четырехуголь­ника. Обратные связи этого типа на диаграмме процесса обязательно отобража­ются снизу, т.е. обходят функции снизу. В нашем примере покажем обратную связь по информации «Информация для корректировки плана». Стрелка, ото­бражающая эту обратную связь, выходит из правой стороны четырехугольника «Анализировать, контролировать и управлять деятельностью» и входит в левую сторону четырехугольника «Планировать деятельность». Таким образом, мы ото­бразили на диаграмме процесса тот факт, что КО регулярно анализирует выпол­нение плана и, в случае отклонений от него, формирует информацию, необхо­димую для корректировки плана на следующий период.

Регламент планирования

План

организации на год

Регламент анализа и контроля

Информация о рынке

Планировать деятельность

Заявки клиентов

А1

Сырье

и материалы

Информация для корректировку плана

гост, ост,

ТУ

Нормативы

на расход 0пе ое сырья

к управляющее ^воздействие

^(        

7

Фактическая информация по выполнению плана V7

Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической информации

А2

Анализировать, контролировать

и управлять деятельностью

A3

Готовая продукция

Отчет «План/факт >

MS Excel

Коммерческий отдел

Рис 2 10 Формирование модели бизнес-процесса Шаг 6

Итак, обратные связи по информации позволяют отобразить на диаграммах информационные потоки, необходимые для корректировки действий, выпол­няемых по ходу бизнес-процесса.

Вторым видом обратной связи является обратная связь по управлению. Воз­можность отображения этих обратных связей — важнейшее преимущество но­тации IDFE0. Обратная связь по управлению отличается от обратной связи по информации тем, что стрелка, изображающая ее на диаграмме, обходит ее сверху функций и входит в верхнюю сторону четырехугольника.

В нашем примере покажем обратную связь по управлению «Оперативное управляющее воздействие» в виде стрелки, выходящей из правой стороны четы­рехугольника «Анализировать, контролировать и управлять деятельностью» и входит в верхнюю сторону четырехугольника «Осуществлять деятельность...». Эта обратная связь означает, что при анализе и контроле выполнения плана, КО принимает оперативные управленческие решения, регулирующие выполне­ние работ ПрО и Цеха по производству готовой продукции.

На рис. 2.10 мы добавили еще одно ветвление стрелки «План отгрузки ГП». Дело в том, что данная стрелка может являться одновременно и информацион­ным входом и входом по управлению.

Рассмотренный пример показывает, что при формировании моделей про­цессов в IDEF0 можно (и нужно!) эффективно использовать стрелки, отобража­ющие обратные связи по информации и управлению.

2.4.3. Некоторые правила ветвления и слияния стрелок

Помимо ветвления стрелки могут также сливаться. Подробно правила ветв­ления и слияния стрелок описаны в стандарте IDEF0. Здесь же мы приведем несколько важных примеров использования этих правил.

На рис. 2.11 показаны ситуации правильного и неправильного наименова­ния стрелок при ветвлении и слиянии.

Ситуация 1 Правильно

Ситуация 2 Неправильно

Ситуация 3. Правильно

Ситуация 4. Неправильно

Рис 2 11 Правила ветвления и слияния стрелок

Ветвление стрелок в ситуации 1 означает, что поток ресурсов А содержит в себе потоки Б и В. Например, план продаж может включать в себя план по отгрузке в натуральном выражении и план отгрузки в стоимостном выражении.

Ветвление стрелок в ситуации 2 недопустимо, так как оно означало бы, что поток А содержит в себе одновременно и А и Б, что некорректно.

Аналогично можно рассмотреть ситуации 3 и 4 слияния стрелок.

На рис. 2.12 показано, как можно пользоваться механизмом ветвления и слияния стрелок при построении диаграмм процессов в IDEF0. Стрелка, входя­щая на диаграмму процесса, ветвится на несколько других, отражающих более детально поток ресурсов или информации. Исходящие стрелки сливаются, по­казывая, как формируется результат выполнения процесса в целом. Сказанное справедливо также для стрелок сверху — управляющих воздействий и стрелок снизу — механизмов (персонал, инфраструктура).

Регламенты

Регламент 1

Регламент 2

Регламент 3

Регламент 4

Сырье

Сырье 1

Работа 1

Полуфабрикат 1

V

Сырье 2

Работа 2

Полуфабрикат 2

Сырье 3

Работа 3

Полуфабрикат 3

Сырье 4

Работа 4

Полу­фабрикат 4

_1

Полуфабрикаты

Рабочий 1

Рабочий 2

Рабочий З)       Рабочий 4

            1          J

"Персонал

Рис. 2.12. Пример ветвления и слияния стрелок.

Таким образом, ветвление и слияние стрелок позволяет показывать потоки ресурсов и информации сначала укрупненно, что важно для описания процес­сов на верхнем уровне, а затем более детально — для диаграмм процессов ниж­него уровня. Указанный механизм эффективно используется при построении •диаграмм IDEF0 при декомпозиции моделей бизнес-процессов.

Ветвление и слияние стрелок является важнейшим инструментом для созда­ния моделей в IDEF0. Особенно наглядным этот факт становится при осуще­ствлении декомпозиции моделей процессов с верхнего уровня на нижний.

2.4.4. Миграция и «туннелирование» стрелок. Принципы декомпозиции в IDEF0

Важнейшим понятием нотации IDEF0 является понятие «туннелирования» стрелок. Выполним декомпозицию функции «Осуществлять деятельность» (рис. 2 13). На более детальном уровне эта функция включает в себя следующие фун­кции (работы):

«Разрабатывать график производства»;

«Выполнять подготовку производства»;

«Изготавливать готовую продукцию»;

«Хранить готовую продукцию на складе»;

«Отгружать готовую продукцию клиенту».

При первом шаге декомпозиции мы получим схему процесса, на которой показаны стрелки, которые не будут входить ни в один четырехугольник. Стрелки «мигрировали» на уровень вниз. Теперь необходимо «подвязать» их к конкрет­ным функциям, при этом можно использовать механизм ветвления и слияния стрелок. Обратим внимание, что все стрелки, показанные на верхнем уровне, будут показаны и на нижнем уровне. Таким образом, сохраняется связность при моделировании бизнес-процесса - детальные процессы оказываются однознач­но связанными с процессами верхнего уровня и наоборот.

Теперь необходимо подвести каждую из показанных на рис. 2.13 стрелок к соответствующему объекту — функции.

Функцию «План отгрузки ГП» подводим к функции «Разрабатывать график производства». К этой функции сверху также будут подведены «Требования кли­ента» и «План отгрузки ГП», но уже в виде управляющего воздействия. Выхо­дом первой функции являются управляющее воздействие «График производ­ства» и информационный поток «Данные графика производства».

Входящая стрелка «Сырье и материалы» ветвится на две стрелки: «Вспомога­тельное сырье» и «Основное сырье и материалы».

Выходом второй функции процесса «Выполнять подготовку производства» являются «Данные по готовности оборудования».

Третья функция процесса «Изготавливать готовую продукцию» использует входящие материальные ресурсы «Основное сырье и материалы» и информа­цию «Данные графика производства» и «Данные по готовности оборудования». Выходами третьей функции являются «Данные по производству ГП», «ГП на складе» (готовая продукция, отгружаемая на склад) и «Брак». Обратим внима­ние, что выход «Брак» (стрелка и наименование выделены жирным шрифтом) не был показан на диаграмме верхнего уровня, а появился только сейчас, при

5-1870

Разрабатывать

график производства

План

отгрузки ГП

V

Выполнять подготовку производства

Готовая продукция

Сырье

и материалы

            ►

V

Изготавливать готовую продукцию

V

Хранить готовую продукцию на складе

Фактическая информация по выполнению плана

Отгружать готовую

продукцию клиенту

Производственный отдел

Цех

АСУТП

ОС

Рис. 2.13. Формирование модели бизнес-процесса. Шаг 7.

подробном описании (рис. 2.14). Почему это могло произойти? Занимаясь опи­санием процесса на верхнем уровне, мы вполне могли забыть некоторый из выходов, либо, посчитав его малозначимым, просто опустить. На диаграмме процесса более низкого уровня этот выход должен быть отражен.

Четвертая функция процесса «Хранить готовую продукцию на складе» фор­мирует выходы: «Данные по запасам ГП» и «ГП на складе». При ее описании, однако, пришлось дополнительно ввести в рассмотрение и отобразить в виде стрелок исполнителя «Склад ГП» и управляющий вход «Условия хранения ГП на складе».

Все четыре новых входа, которые отсутствовали на диаграмме верхнего уров­ня и появились на рис. 2.14, показаны жирным шрифтом. Начало стрелки «Ус­ловия хранения ГП на складе» заключено в квадратные скобки. Это условное

План отгрузки ГП

Требования клиента

Нормативы на расход сырья

гост, ост,

ТУ

Оперативное управляющее воздействие

] Условия хранения ГП на складе

График производства

План

отгрузки ГП

Сырье

и материалы

Разрабатывать

график производства

Данные графика производства

Выполнять подготовку производства

Данные

по готовности

оборудования

Данные

по производству ГП

Фактическая информация по выполнению плана

Вспомогательное сырье

—►

Изготавливать готовую продукцию

Брак

Отчет

по состоянию склада _

Основное сырье и материалы

МММ

ГП на склад

Хранить готовую продукцию на складе

Данные по запасам ГП

М

ГПсо склада

Отгружать готовую

продукцию клиенту

Готовая продукция

Т

Производственный отдел

И/

АСУТП

Склад

Рис. 2.14. Формирование модели бизнес-процесса. Шаг 8.

О)

обозначение появляется, когда мы показываем на диаграмме новую более низ­кого уровня стрелку, которой нет на диаграмме верхнего уровня. Для стрелок, входящих в диаграмму процесса, квадратные скобки указывают в начале стрел­ки. Для новых стрелок, являющихся исходящими, квадратные скобки указыва­ют в конце, как, например, для стрелки «Отчет по состоянию склада».

Квадратные скобки означают, что нарушена нотация описания процесса. Чтобы устранить возникшее противоречие с нотацией, необходимо либо сде­лать стрелку «туннельной», либо разрешить ее миграцию на диаграмму верхнего уровня. Так, например, стрелка «Брак» сделана «туннельной». Ее не отобража­ют на диаграмме верхнего уровня, она будет видна только на текущей диаграм­ме. «Туннельные» стрелки заключают в круглые скобки.

В случае со стрелкой «Склад ГП» — другая ситуация: мы разрешили проти­воречие с нотацией, устранив квадратные скобки и обеспечив миграцию стрел­ки «Склад ГП» на диаграмму верхнего уровня.

Таким образом, механизм туннелирования стрелок может быть эффективно ис­пользован при проведении декомпозиции бизнес-процессов. На диаграммах про­цесса верхнего уровня мы отображаем потоки ресурсов и информации укрупненно. При декомпозиции каждый раз мы можем отображать все более детальные потоки, при этом схема процесса усложняется за счет большего количества стрелок.

Следует отметить, что туннелирование стрелок обычно используют одновре­менно с ветвлением, что обеспечивает связность и прозрачность диаграмм про­цессов без излишнего усложнения. Более подробно ознакомиться с правилами туннелирования стрелок можно в [3].

2.4.5. Нумерация объектов на диаграммах

Каждый объект (функция, работа) на диаграмме процесса в нотации IDEF0 может быть пронумерован. Существует несколько способов нумерации. Мы рас­смотрим наиболее простой и часто применяемый способ — дерево функций процесса (рис. 2.15), на примере процесса, представленного на рис. 2.10 и 2.14.

Как видно из рис. 2.15, нумерация диаграмм идет сверху вниз — от диаграммы верхнего уровня к диаграммам нижнего уровня. Каждая диаграмма нижнего уровня получает свой номер на основе номера родительской диаграммы верхнего уровня. Например, функции «Осуществлять деятельность...» присвоен номер А2, а функ­ции процесса более низкого уровня — номера А21 — А25. Если мы декомпозиру­ем функциям А22, то функции более детального процесса будут присвоены номе­ра А221 — A22N. Буквенный индекс А вводится условно. Более детально правила нумерации функций в моделях приведены в [3] и [5]. Использование рассмотрен­ного механизма нумерации делает отслеживание функций процессов достаточно наглядным. Напомним, что количество функций на одной диаграмме не должно составлять более шести (иногда допускается восемь). В этом случае по номеру функции всегда можно однозначно определить уровень процесса.

Планировать деятельность

А1

Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической информации

Диаграмма АО — первый уровень процесса

Анализировать, контролировать

и управлять деятельностью A3

Разрабатывать

график производства

А21

Выполнить подготовку производства

А22

Изготавливать готовую продукцию

А23

Хранить

готовую продукцию на складе

А24

Отгружать готовую продукцию

клиенту

А25

Рис. 2.15. Диаграмма дерева функций.

2.4.6. Оформление схем моделей в IDEF0. Рамка IDEF0

На рис. 2.16 представлена диаграмма процесса, заключенная в так называе­мую рамку IDEF0. Вверху и внизу диаграммы расположены несколько полей для отображения информации о диаграмме процесса. Рассмотрим сначала вер­хние поля диаграммы.

Поле USED AT используют для указания ссылок на другие места модели (другие диаграммы), в которых есть ссылка на данную диаграмму.

Указания об авторе диаграммы, наименовании проекта, в ходе реализации которого была создана диаграмма, датах создания и последнего пересмотра про­ставляют на полях Author, Project, Date, Rev.

Поле Notes используют при проверке модели экспертом. Порядок работы в этом случае следующий. Автор диаграммы передает ее эксперту, со слов которо­го было построено описание процесса. Эксперт читает диаграмму и в случае несогласия со схемой процесса делает свои замечания письменно, непосред­ственно на диаграмме. Каждое замечание должно быть пронумеровано. При Указании замечания эксперт обводит порядковый номер замечания в поле Notes. Такой порядок разработан для того, чтобы автор модели — аналитик мог устра­нить все замечания, четко контролируя их количество. Количество исправле­ний должно соответствовать количеству замечаний.

Далее идут поля статуса диаграммы: Working, Draft и т.д. На каждом поле Указывают дату, а также проставляется подпись лица, уполномоченного менять

USED AT

DATE REV

WORKING

DRAFT

READER

DATE

CONTEXT

о

RECOMMENDED

NOTES   123456789 10

PUBLICATION

AO

План отгрузки ГП

Требования клиента

Нормативы на расход сырья

ГОСТ,

ост,

ТУ

) Оперативное управляющее воздействие

3 Условия хранения ГП на складе

£

График производства