Название: Моделирование бизнес-процессов - Репин В.В

Жанр: Экономика

Рейтинг:

Просмотров: 1586


2.9. сравнительный анализ нотаций aris и idef. выбор нотации для описания процессов

 

2.9.1. Нотации IDEF0 и ARIS VAD

В табл. 2.4 приведен сравнительный анализ нотаций моделирования бизнес-процессов ARIS VAD и IDEF0. Обе эти нотации предназначены для описания процессов организации на верхнем уровне.

Сравнительный анализ нотаций показывает, что нотацию ARIS VAD можно рассматривать как инструмент простейшего схематического изображения бизнес-процессов. Это средство для эскизного описания процессов верхнего уровня, не предназначенное для построения связных, комплексных моделей деятельности организации. Более того, принцип построения моделей в ARIS VAD — последо­вательность процедур во времени — больше подходит для создания моделей клас­са Work Flow (например, моделей IDEF3). Метод ARIS VAD лишен важнейших практически необходимых инструментов, таких как отображение входов управле­ния процессом, возможность описания обратных связей, миграция связей (вхо­дов/выходов процесса) при декомпозиции и др.

 

 

В методических материалах [6] по использованию нотации ARIS VAD можно найти следующие рекомендации. На первом этапе работы формируют модели верхнего уровня в нотации ARIS VAD. Затем эти модели декомпозируют в нота­ции ARIS еЕРС. Но допускается также создание нескольких уровней декомпо­зиции в нотации ARIS VAD, что исключительно неудобно, так как декомпози­руемые модели никак не связаны с моделями верхнего уровня (кроме формаль­ной принадлежности). При дальнейшей декомпозиции процессов в нотации ARIS еЕРС приходится «вручную» заботиться о связности создаваемых моделей, так как на верхнем уровне составляющие процессов в нотации ARIS VAD были слабо взаимоувязаны между собой через потоки информации и ресурсов, носи­ли чисто иллюстративный характер, как показано на рис. 2.45.

Справедливости ради следует отметить, что при декомпозиции процессов из нотации IDEF0 в нотацию IDEF3 мы сталкиваемся с теми же проблемами. Но

здесь мы делаем акцент на том, что описание процессов в ARIS VAD на верхнем уровне существенно менее удобно, чем в IDEF0. Кроме того, работа в ARIS VAD является значительно более трудоемкой. Так, количество операций по ото­бражению процесса в ARIS VAD увеличиваются в два и более раз, чем при создании аналогичной модели в IDEF0. На рис. 2.46 и 2.47 приводится поясне­ние данной оценки трудоемкости.

 

 

 

 

 

 

 

 

Value-added chain

Value-added chain

 

 

 

Рис. 2.47. Процесс, показанный на рис. 2.46, представлен в ARIS VAD.

Видно, что для отображения простейшего процесса из двух функций в IDEF0, включающего один поток материальных ресурсов и две обратных связи, потре­бовалось отображение пяти объектов (две функции и три стрелки). В нотации ARIS VAD для отображения рассматриваемого процесса потребовалось 12 объек­тов (два объекта Value-added process chain, два — Cluster, один — Technical term, семь стрелок). Таким образом, трудоемкость описания процесса в нотации ARIS VAD существенно больше, а это отражается на времени выполнения проекта и величине требуемых ресурсов.

Если в организации поставлена задача описания деятельности организа­ции на верхнем уровне, можно решать эту задачу двумя путями, как показано в табл. 2.5.

Таблица 2.5

Способы описания бизнес-процессов верхнего уровня

 

Способ блок-схем

Комплексный подход

Данный подход предполагает быстрое эскизное описание схем бизнес-процессов верхнего уровня. Не требуется создавать комплексную модель. При такой постановке задачи можно использовать простейшие средства визуализации блок-схем процессов, например MS Word или Visio. Использование IDEF0 не рекомендуется, так как получаемые схемы процессов являются слишком сложными. Использование ARIS VAD возможно, но не дает существенных преимуществ

Использование методологии IDEF0 является оптимальным вариантом для описания бизнес-процессов на верхнем уровне, так как позволяет отобразить информационные и материальные потоки, требования к персоналу и инфраструктуре, управляющие воздействия и обратные связи. Методология соответствует определению процесса в МС ИСО 9000:2000. Использование ARIS VAD не обеспечивает получения комплексных, связных моделей верхнего уровня, поэтому не рекомендуется для создания моделей такого типа

Подчеркнем, что выбор нотации для описания процессов верхнего уровня, в первую очередь, определяется задачами проекта.

2.9.2. Нотации IDEF3 и ARIS еЕРС

В табл. 2.6 приводится сравнение нотаций IDEF3 и ARIS еЕРС. Нотация ARIS еЕРС является более новой с точки зрения времени ее появления, но фактически она — расширение IDEF3 за счет использования объекта «Собы­тие» (Event).

Строго говоря, формально нотации ARIS еЕРС и IDEF3 не отличаются друг от друга, так как базируются на одних и тех же принципах моделирования пото­ков работ (Work Flow), предполагающих использование символов логики («пе­рекрестков» в IDEF3). При помощи этих символов отображаются ветвления и слияния потоков работ в рамках бизнес-процесса.

Возможность моделирования событий в ARIS еЕРС позволяет создавать бо­лее корректные и подробные описания процессов. При этом, однако, суще­ственно повышается сложность и трудоемкость описания. Дополнительные пре­имущества ARIS еЕРС заключаются в возможности визуального отображения входящих/исходящих документов, информации, используемой инфраструктуры и т.п. при помощи специальных объектов. К сожалению, на практике наличие таких широких возможностей по описанию процесса в ARIS еЕРС часто приво­дит к отрицательным результатам — модели становятся слишком сложными и громоздкими, неудобными для документирования. С формальной точки зре­ния нотация ARIS еЕРС является наиболее применимой для детального описа­ния процессов. С ее помощью можно эффективно описывать процессы уровня рабочих мест с целью разработки должностных и рабочих инструкций.

Особо следует подчеркнуть, что обе нотации не предназначены для описа­ния процессов верхнего уровня.

Распространенная ошибка моделирования в ARIS еЕРС и IDEF3 — создание «плоских» моделей потоков работ, проходящих только через рабочие места ис­полнителей нижнего звена. Подчеркнем, что этот факт не указывает на недо­статок конкретных нотаций, а свидетельствует о некорректных методических подходах к описанию процессов организации с их использованием. К сожале­нию, в российской практике эта ошибка очень распространенна.

В нотации ARIS еЕРС и IDEF3 не заложены средства описания управляю­щих воздействий, обратных связей по управлению и информации. Поэтому при формировании моделей процессов можно использовать несколько способов от­ражения управляющих воздействий. Более корректным было бы описывать про­цессы управления отдельно.

Предположим, что мы хотим использовать схему бизнес-процесса для регла­ментации (например, в документе «Регламент выполнения бизнес-процесса»). Эта схема должна удовлетворять следующим требованиям:

все отображенные на схеме операции бизнес-процесса должны существо­вать реально и быть закрепленными за конкретными исполнителями;

на схеме должны отображаться реальные документы, файлы и ресурсы;

схема процесса должна быть проста и понятна для визуального воспри­ятия;

схема процесса должна быть компактной

Эти требования означают, что строить модель бизнес-процесса имеет смысл при описании операций уровня рабочего места исполнителя, в крайнем случае — для операций небольшого (три-четыре человека) подразделения. Более укруп­ненные модели потоков работ могут дать общую информацию о процессе, но использовать такие модели для регламентации затруднительно вследствие раз­мывания ответственности между исполнителями процесса.

Если мы описываем бизнес-процесс на детальном уровне, то на выходе этой работы получаем схемы, содержащие поток операций и их исполнителей. Имен­но при формировании таких моделей и возникает важнейшая, на наш взгляд, проблема: из рассмотрения полностью исключаются руководители. Возникает сле­дующая ситуация. Группа аналитиков (или внутренних экспертов) приходит в подразделение, получает разрешение руководителя, начинает работать с испол­нителями процесса, переходя от одного рабочего места к другому в соответствии с ходом движения бизнес-процесса. Формируется модель бизнес-процесса, вклю­чающая операции всех рядовых исполнителей, но лишенная даже намека на ру­ководителей, владельцев бизнес-процесса. Кроме того, такие модели чаще всего описывают нормальный ход бизнес-процесса Возможные отклонения очень час­то остаются вне рассмотрения. Так же часто опускают такие важные моменты, как действия при получении несоответствующих входов (например, документ из соседнего подразделения), получение несоответствующих требованиям выходов (брак, недоработка), регистрацию параметров процесса (измерения), контроль и т.д. Нужен ли такой результат работы руководителю9 Ответ очевиден. Получен­ные схемы бизнес-процесса являются «плоскими», неполными, не могут эффек­тивно использоваться для внедрения системы процессного управления. Тем не менее, многие компании, особенно крупные, выполняют отдельные проекты по созданию внутренних стандартов моделирования «плоских» бизнес-процессов, «создания баз знаний компании по бизнес-процессам» и т.п. В итоге полученные «горы» четко структурированной, но «однобокой», неполной информации оказы­ваются бесполезными для целей реального управления.

На рис. 2.48 показан «объемный» бизнес-процесс. Он состоит из нескольких моделей потоков работ, сформированных для каждого уровня: исполнители, заместители руководителя, руководитель (владелец) бизнес-процесса.

На рис. 2.48 видно, что руководитель и его заместитель активно участвуют в процессе. Существует постоянный цикличный поток информации по ходу процесса от исполнителей вверх и управленческих решений от руководителей вниз. Даже если (в предельном случае) мы полностью делегируем все права на принятие управленческих решений по процессу исполнителям, то у руководи­теля останется ключевая функция — анализ эффективности бизнес-процесса и его улучшение с ориентиром на стратегические цели компании (если таковые имеются). Улучшение процесса руководитель осуществляет за счет управления ресурсами: персонал, финансы, материалы, оборудование, программное обес­печение, информация и т.д.

Каким же образом увязать деятельность руководителей и исполнителей при построении моделей потоков работ (ARIS еЕРС, IDEF3)? Очевидно, что сделать это можно несколькими способами Первый и самый простой способ состоит в следующем: отдельно описываются потоки работ, выполняемых как руководите­лями, так и исполнителями. Такой подход имеет несколько недостатков, основ­ной из которых состоит в том, что взаимодействие руководителя и исполнителя становится в модели неявным, а опосредованным при помощи обратных связей по информации. Другой способ состоит в том, что при описании работ исполни­телей можно указать прямые ссылки на процессы, выполняемые руководителя­ми, или прямо отобразить их вмешательство в работу (рис. 2.49).

Рис 2 48 «Объемный» бизнес-процесс

 

На рис. 2.49 (вверху) показана простейшая цепочка бизнес-процесса, состо­ящая из двух операций. Предположим, что эти операции выполняются испол­нителем и требуют управления со стороны руководителя. Как мы можем ото­бразить этот факт на модели? Согласно первому предложенному выше способу, мы указываем на модели процесса обратную связь по информации. В данном примере нотация ARIS еЕРС позволяет показать входящий и исходящий доку­мент А, содержащий некоторую информацию. Документ А попадает от испол­нителя к руководителю после выполнения Функции 2, а затем может быть воз­вращен на доработку при выполнении Функции 1. При этом «где-то в другом месте» мы должны описать работу руководителя по проверке этого документа и принятию решения. Это означает, что необходимо создать модель, описываю­щую деятельность руководителя.

На рис. 2.49 приводится еще два способа «встраивания» руководителя в биз­нес-процесс. Первый из них предполагает прямое включение в процесс «Функ­ции управления», второй — в виде дополнительного события «Принято управ­ленческое решение».

Какой способ для отображения участия руководителя в бизнес-процессе выбрать? Это определяет сама организация. Можно составить схему бизнес-

Необходимо отобразить две обратных связи: по информации и управлению

 

 

 

Функция 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ситуация, возникающая при создании нескольких групп моделей одного процесса, связанных между собой

 

в процессе.

 

процесса уровня исполнителей, а деятельность руководителя описать в виде подробной таблицы с указанием операций, входящих и исходящих документов, принимаемых решений. Можно сформировать схемы процесса для работы са­мого руководителя. Можно пытаться отобразить участие руководителя на одной «плоской» схеме, увеличивая количество возможных ветвлений и слияний про­цесса. Мы считаем, что нужно выбирать тот способ, который наилучшим об­разом подходит для последующей регламентации и управления бизнес-про­цессом. Моделируя, главное не забыть про руководителя, поскольку именно он отвечает за управление и улучшение бизнес-процесса и, в конечном счете, модели бизнес-процессов создаются именно для него.

Подводя итог, следует отметить, что формально нотация ARIS еЕРС являет­ся более удобной и проработанной, чем IDEF3 Но, к сожалению, стоимость системы ARIS Toolset, позволяющей создавать модели в ARIS еЕРС, многократ­но превышает стоимость систем, поддерживающих IDEF3

2.9.3. Сравнение инструментальных средств моделирования ARIS Toolset и BPWin

В настоящее время на рынке представлено несколько систем, предназначенных для описания бизнес-процессов организаций Среди них следует выделить системы ARIS Toolset и BPWin (поддержка IDEFO, IDEF3, DFD) Каждая из рассматривае­мых систем имеет свои преимущества и недостатки Сравнение функциональных возможностей приводится в табл. 2 7. Более подробную информацию по архитекту­ре систем и методам работы с ними можно найти в [6] (ARIS) и [3] (BPWin).

Сравнивая две системы, следует сразу отметить, что для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД и под каждый проект создается новая база данных. Для удобства пользователя модели (объекты моделей) могут храниться в различных группах, организованных в зависимости от специфики проекта. Вполне естественно, что в ARIS предусмотрены различные функции по адми­нистрированию базы данных: управление доступом, консолидация и т.п. В BPWin данные модели хранятся в файле, что существенно упрощает работу по созда­нию модели. Для групповой работы над большими проектами предусмотрено хранение моделей BPwin в репозитории Model Mart (поставляется отдельно). Model Mart является хранилищем моделей для BPwin и ERwin и использует реляционные СУБД (Oracle, Informix, MS SQLServer, Sybase). В нем предусмот­рено администрирование, в том числе разграничение прав доступа до уровня объекта модели, сравнение версий, слияние моделей и т.д.

Часто одним из недостатков BPWin сторонники ARIS называют ограничение по количеству объектов на диаграмме. Однако опыт выполнения проектов пока­зывает, что для проекта, результаты которого можно реально использовать (кри­терий — обозримость), количество объектов в базе данных ARIS или модели BPWin составляет не более 250—500. Это означает, что при восьми объектах на одной диаграмме общее количество диаграмм (листов) в модели составит около 50. Базы данных ARIS Toolset (как и BPWin), содержащие более 500 объектов, сложно анализировать. Базу такого объема (большой комплект диаграмм процессов) можно создать за относительно короткий срок (три-четыре месяца).

Но кто в компании сможет анализировать такой объем информации? Следу­ет подчеркнуть, что модель создается для выделения и анализа проблем, после­дующего документирования процессов. Модель должна быть обозримой и удоб­ной для анализа, документирования и принятия решений.

Одной из проблем применения ARIS Toolset является сложность регламен­тации работы аналитиков с этой системой. Вследствие высокой сложности сис­темы (количество настроек системы, различные виды нотаций, множество объек­тов различного типа и т.д.) работа по созданию модели должна регламентиро­ваться многоаспектной документацией — так называемыми «Соглашениями по моделированию», «Методиками по моделированию». Разработка этих методик сама по себе является сложной, дорогостоящей и требующей значительного вре­мени (один-три месяца), а также квалифицированных специалистов. Если про­ект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких мето­дик, то с вероятностью 80—90\% будут созданы модели бизнес-процессов, не отвечающие на поставленные вопросы. В свою очередь, BPWin отличается про­стотой в использовании. Существует достаточно строгая регламентация созда­ния диаграмм: стандарт IDEF0 и рекомендации по его применению, бланк IDEF0 для создания диаграммы, ограниченное количество обязательно заполняемых полей, ограничение количества объектов на одной диаграмме. ARIS Toolset яв­ляется более «тяжелым» инструментом по сравнению с BPWin. К сожалению, в итоге это оборачивается значительными трудностями и высокими затратами на его эксплуатацию.

 

Для ведения небольших по масштабам (малые и средние предприятия, два-пять человек в группе консультантов) и длительности (два-три месяца) проек­тов рационально использовать BPWin. Крупным организациям целесообразно проработать возможности комплексного применения системы ARIS с учетом долгосрочной перспективы.

В заключение еще раз подчеркнем, что залог успешной работы состоит не в конкретной системе/нотации, а в используемых подходах, понимании сути про­цессного подхода, готовности руководителей компании работать и внедрять из­менения в процессах.


Оцените книгу: 1 2 3 4 5