Название: Деловое общение. Деловой этикет - Кузнецов И.Н.

Жанр: Бизнес

Рейтинг:

Просмотров: 1521


4.2. подготовка приемов

Проведению каждого приема предшеству­ет тщательная подготовка. Нужно опреде­лить вид приема с учетом цели, ради кото­рой он организуется, место проведения, со­ставить список приглашенных, заблаговре­менно заполнить и разослать приглашения, составить меню и план рассадки за столом, если речь идет о завтраке, обеде, ужине. Если прием организуется в резиденции посла или в посольстве, то супруга посла должна уде­лить особое внимание подготовке помещений, сервировке столов, ин­структажу официантов, которые будут обслуживать прием.

Правила подготовки и организации приемов, устраиваемых при­глашающей стороной для иностранных гостей в стране и диплома­тическими представительствами за рубежом, хотя в целом и близки, однако имеют и некоторые существенные различия.

При организации приема в честь иностранных гостей и делегаций ди­пломатическому протоколу не приходится решать такие вопросы, как поиск помещения (если речь идет о приеме с большим количеством участников), сюслуживание приема, поскольку в каждой стране к про­ведению государственных приемов привлекаются высококвалифици­

174

175

рованные официанты. Достаточно быстро и эффективно решается и такой вопрос, как организация концерта после приема, если возни­кает необходимость придать приему особую торжественность.

Представительства за рубежомнередко сталкиваются с трудностя­ми в решении таких вопросов, как место приема и количество гостей, день и час приема. Посол, естественно, предпочитает устраивать прие­мы в своей резиденции или в здании посольства. С учетом правового статуса резиденции посла и посольства приходящие к послу гости ока­зываются в этом случае как бы на территории государства, представ­ляемого послом.

Если прием устраивается вне посольства, то выбирается ресторан с хорошей кухней и высокой культурой обслуживания. В таком слу­чае в арендованном посольством помещении нередко вывешивают­ся национальные флаги страны посла и страны пребывания, а так­же портреты глав обоих государств.

При выборе вида приема учитываются традиции, обычаи страны пребывания. Разнообразна практика дипломатического корпуса в стра­не пребывания при организации приемов. По случаю национальных праздников своих стран главы дипломатических представительств ор­ганизуют приемы типа «коктейль», «а ля фуршет», «бокал шампанско­го», «бокал вина». В порядке повседневной дипломатической деятель­ности посольства часто приглашают на завтраки, обеды, кинопро­смотры и т.п.

Такого же типа приемы устраиваются и посольствами в зарубеж­ных странах.

При определении дат ы приема следует исходить из того, что приемы не организуются в праздничные и нерабочие дни, а в мусульманских странах — в религиозный праздник «рамадан». Приемы не проводят­ся и в дни национального траура, а назначенные ранее — отменяются.

Составление списка приглашаемых — один из важнейших элемен­тов подготовительной работы. На прием в честь высокого гостя или иностранной делегации, находящихся с официальным визитом в стра­не, помимо сопровождающих лиц, членов делегации приглашаются по­сол страны гостя и старшие дипломатические сотрудники посольства.

С принимающей стороны на приеме присутствуют руководители государства, министры, другие официальные лица, участвовавшие в переговорах или осуществляющие сотрудничество со страной гостя по экономическим, научно-техническим, культурным и другим направле­ниям. Если гость прибыл в страну с супругой, то на приеме присутст­вуют супруги официальных лиц.

Определяется общее количество приглашаемых на прием. Прини­мается во внимание деловая необходимость контакта с тем или иным приглашенным. Размеры помещений, где устраивается прием, должны соответствовать количеству приглашенных и возможностям обслужи­вания. Следует избегать тесноты на приеме.

На прием, устраиваемый посольством, приглашаются руководители стран, официальные лица ведомств и общественных организаций, пред­ставители культурных и научных кругов. Если прием посвящен юби­лейной дате в двусторонних отношениях, то приглашение дипломатиче­ского корпуса не предусматривается. Иностранные дипломаты присут­ствуют на приемах, посвящаемых национальным праздникам стран, а также на представительских мероприятиях посольств, проводимых в порядке их повседневной деятельности.

Даже при самой тщательной проработке списка нельзя избежать то­го, что кто-то из приглашенных по различным причинам не сможет при­сутствовать на приеме. Этот «процент отсева» учитывается при состав­лении сметы расходов на прием.

Современная международная протокольная практика свидетельст­вует о стремлении стран делать дипломатические приемы скромными, избегать излишней пышности, ограничивать или исключать подачу спиртных напитков, отказываться от слишком дорогих блюд.

Меню на дипломатическом приеме должно иметь национальный ко­лорит. Принимаются, однако, во внимание вкусы гостей, их нацио­нальные и религиозные традиции. Заранее следует подумать о тех, кто употребляет только вегетарианскую пишу или не ест свинины. Не по­дается на приеме дичь в период запрета охоты на нее в стране.

На приеме в посольстве супруга посла должна проследить за тем, чтобы в меню были включены национальные блюда. Будут ли это пи­роги или блины, мясо или рыба, приготовленные особым, специфиче­ским для данной страны способом, или десерт из фруктов, которыми славится страна, — это дело вкуса и учета местных условий. Все блюда должны быть вкусны и красиво поданы. На приемах принято использовать посуду хорошего качества: хру­сталь, фарфор, серебро. Живые цветы на столах и в гостиных придают помещениям праздничность и уют. Цветы иногда подбираются таким образом, чтобы они соответствовали цветам флага гостя.

В особо торжественных случаях на приеме в честь главы государства при входе его в зал исполняются гимны страны гостя и страны пребы­вания. Во время таких приемов иногда организуются концерты, испол­няется национальная музыка принимающей страны и страны гостя.

По окончании приема главный гость в сопровождении хозяина пер­вым покидает прием. Оркестр в это время исполняет торжественный марш.

Перед зданием, где проходит прием, иногда выстраивается почет­ный караул, который отдает воинские почести при приезде и отъезде главного гостя.

На прием гости приглашаются с помощю письменных приглашений.

Бланки приглашений печатаются типографским способом, а от руки вписываются фамилия приглашенного, его должность, указываются

176

вид приема, день, час и место проведения. Все эти данные могут быть напечатаны на машинке, однако в прошлом это считалось ме­нее вежливым.

Если прием устраивается по случаю пребывания в стране высо­кого гостя, юбилейной даты, национального праздника, то пригла­шения имеют характер изготовленных типографским способом спе­циальных бланков.

При организации приемов, предусматривающих рассадку, заранее следует выяснить, сможет ли гость принять приглашение. В этом случае в правом нижнем углу бланка приглашения ставят буквы RSVP (repondez, s'il vous plait — просьба ответить). О приглашении главного высокого гостя на прием — президента, премьер-министра, министра иностранных дел — посол предварительно устно договаривается с ним и только после получения его согласия направляет приглашение. В этом случае буквы RSVP зачеркивают и вместо них пишут «p.tn> (pour тет-oire — для памяти).

Приглашения принято направлять за одну-две недели до приема. Это позволяет надеяться, что гости сумеют так спланировать свое вре­мя, чтобы получить возможность прибыть на прием. Для рассылки при­глашений используются нарочные или курьеры, реже приглашения по­сылаются по почте.

Получив приглашение, следует с ним внимательно ознакомиться. Это убережет от ошибок и неловких ситуаций, в которых может оказаться человек, не разобравшийся в полученном приглашении. Независимо от того, на каком языке написано приглашение, следует иметь полную яс­ность в отношении следующего: кто, по какому поводу, где, когда, форма одежды, нужен ли ответ на приглашение. Уточненная в результате такого анализа информация поможет принять правильное решение.

На приглашение, где стоят буквы RSVP и они не зачеркнуты, ответ следует дать без промедления. Задержка ответа и тем более его отсутст­вие — свидетельство неучтивости. Лучше вежливо отказаться заранее, чем оттягивать ответ.

На приглашение с «просьбой ответить» желательно давать письмен­ный ответ независимо от его характера -- положительный или отрица­тельный. Ответ составляется от имени получивших приглашение в третьем лице, без подписи. Не будет ошибкой, если ответ будет дан по телефону.

В некоторых странах существует порядок, по которому обязательно направление письменного ответа (положительного или отрицательного) на приглашение на прием, устраиваемый главой государства.

Ниже приводится образец такого ответа.

«Чрезвычайный и Полномочный Посол и ... имеют честь подтвердить получение любезного приглашения господина Президента и госпожи К. на обед (или завтрак) во вторник, 10марта, в восемь часов вечера, которое они с удовольствием принимают»

178

Образец отрицательного ответа:

«Чрезвычайный и Полномочный Посол и ... в связи с отъездом в бли­жайшие дни в отпуск, к сожалению, не смогут принять любезное при­глашение Чрезвычайного и Полномочного Посла Финляндии и его супруги на завтрак в пятницу, 21 июня с.г.».


Оцените книгу: 1 2 3 4 5