Название: Основы делового общения - Джули-Энн Амос

Жанр: Бизнес

Рейтинг:

Просмотров: 1173

Почему рабочие совещания проходять неэффективно

Иногда низкая эффективность рабочих совещаний обус­ловлена не какими-то своевольными действиями, а недо­пониманием или случайным стечением обстоятельств. Ниже перечислены некоторые причины низкой эффектив­ности совещаний. Это «болезни», которые могут погубить такое мероприятие Ознакомимся с их «симптомами».

ВВЕДЕНИЕ / 29

Ш Посторонние звуки и хождения туда-сюда. Помеще­ния с низкой изоляцией от шума, звонки мобильных теле­фонов и сигналы SM5-сообщений являются отвлекающи­ми факторами Отрицательное влияние на ход совещания также оказывают опоздания или преждевременный уход участников,

ffl Отсутствие цели. Если нет цели, нет и результата, кото­рого следует достичь. Если люди не знают, каким должен быть результат, они и не стремятся к нему.

н Нечетко сформулирована цель. Если участники рабо­чего совещания по-разному видят его цели, они начина­ют высказываться не по существу. Дискуссия скатывается в другую плоскость.

В Цель не достигнута. Решение по тому или иному вопро­су не принято Участники рабочего совещания ссылаются на то, что им не хватило времени на обдумывание, а по­лученная информация не оправдала их ожиданий или ока­залась недоступной для понимания.

в Интриги имежличностные мотивы действий. Встре­ча превращается в конфронтацию. Участники разделяют­ся на противоборствующие группировки. Один или не­сколько человек пытаются манипулировать ходом совещания. Тайные планы становятся явными.

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 30

Ш Неподготовленность. Люди не располагают верной ин­формацией, потому что они ее попросту не нашли, а ра­зосланные материалы не изучили.

Ш Плохое руководство. П редставьте себе рабочее совеща­ние, где в роли председательствующего - генерал армии. На таком собрании участники рта не раскроют, потому что знают, что генерал возражений не потерпит. Или же сове­щание ведет председатель, который... «ни рыба, ни мясо». В обоих случаях бразды правления перехватят участники совещаниян Итак, два полярно противоположных стиля ведения совещания имеют одинаковые последствия: об­суждение оказывается в тисках открытой конфронтации, расхлябанной дисциплины и двойных стандартов. Люди начинают на рабочем совещании читать, разговаривать на отвлеченные темы, позволяют себе опаздывать. Всего этого можно избежать, если председательствующий будет дер­жать все под контролем,

й Плохие условия. Представьте себе; восемь человек си­дят в комнате, предназначенной для троих. Стол застав­лен чашками, а бумаги положить некуда. Или, например, три человека сидят за огромным столом в конференц-зале. Либо шумные помещения, совещание под открытым не­бом, душные помещения или холодные школьные залы. Приходилось ли вам испытывать подобные неудобства?

ВВЕДЕНИЕ / 31

ffi Плохое планирование. Рабочее совещание начинается с опозданием. Люди опаздывают. К моменту завершения совещания рассмотрена лишь часть повестки дня. Время проведения мероприятия выпадает на тот день, когда клю­чевые фигуры отсутствуют на работе (например, такое от­сутствие может отрицательно сказаться на ежемесячном итоговом совещании бухгалтеров). Деловое совещание запланировано, а требуемую информацию еще не подго­товили или не добыли (вот и повод для пустых разгово­ров). Или же информация предоставлена слишком поздно, и это уже не может повлиять на решение,

й Нужные люди отсутствуют. Необходимые на совеща­нии люди не приглашены, либо с ними не удалось свя­заться, чтобы предупредить о намеченном событии. Мо­жет случиться так, что вы их предупредили, а они не пришли. Потратьте пятнадцать минут, чтобы напомнить о данном совещании тем, кто будет принимать в нем учас­тие. Обычно критично настроенные люди предпочитают на совещаниях не присутствовать.

■ Саботаж. Некоторые сотрудники открыто начинают ру­ководить совещанием. Это участники, которые затаили злобу на председателя или своих коллег либо с чем-то не согласны. Это также могут быть люди, которые реали­зуют свои тайные замыслы, пытаются руководить ходом

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 32

собрания и привести его к финалу, который им интере­сен,

■ Ненужные совещания. Совещания, которые обязатель­но проводятся каждую неделю для галочки. Такое сове­щание легко заменить письмом по электронной почте или служебной запиской. Вовсе не обязательно совещаться, если вам необходимо получить обратную связь касатель­но какой-либо идеи, Попросите сотрудников сделать это в письменном виде. Совещание, на котором обсуждаются только обыденные, текущие вопросы, также лишено смыс­ла. Заседание, посвященное отчету по решениям, приня­тым на предыдущем заседании, - пустая трата времени.

■ Присутствуют ненужные люди. Тот, кто необходим, от­сутствует, а присутствует тот, кто бесполезен. Люди, кото­рые не хотят или не считают нужным присутствовать на со­брании, сами того не желая, могут разрушить ваши планы. Те, кто не располагает знаниями по той или иной обсуж­даемой проблеме, могут увести вас в сторону, засыпав бесполезными вопросами.

ЗВЕДЕНИЕ / 33

2 • Планирование и подготовка

Почему мы никогда не готовимся к рабочим совещаниям дол­жным образом? Ведь это могло бы значительно облегчить нам жизнь.

Содержание главы:

1 ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ РАБОЧЕГО СОВЕЩАНИЯ

2 КОГО ПРИГЛАШАТЬ ДЛЯ УЧАСТИЯ В РАБОЧЕМ СОВЕЩАНИИ

3 КОГО НЕ ПРИГЛАШАТЬ

4 БАЗОВАЯ ИНФОРМАЦИЯ

5 ПОВЕСТКА ДНЯ

6 ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ ПРОБЛЕМ

Чаще всего несложно определить, что на данном рабочем со­вещании происходит не так, в чем состоит суть проблем И большинство этих проблем можно решить или избежать во время подготовки и планирований

ПЛАНИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА / 35

Многие из нас не готовятся к рабочим совещаниям должным обравом из-за нехватки времени Помните, что ваша задача не просто убить время на подготовку, а инвестировать его в будущее, чтобы сберечь его и приумножить Затраченное на подготовку время компенсируется тем, что совещание прой­дет быстрее, а проведя несколько встреч, вы сэкономите еще больше

Не подготовившись заранее и не спланировав рабочее сове­щание, вы, напротив, затратите на его проведение гораздо больше времени Чтобы избежать этого, нужно лишь потра­тить немного времени на чтение документов, а также обду­мать повестку дня и решить, кого следует пригласить

Если вы потратите хотя бы немного времени, чтобы обдумать то, что может случиться на рабочем совещании или что не уда­стся, то вы сможете предотвратить подобные ситуации

Это о вас?

и Мне приходится ходить на все эти рабочие совещания только потому, что туда ходит коллега из моей группы Как правило, меня самого там ни о чем не спрашивают

Я Мы ходим на рабочие совещания, чтобы обсудить ка­кую-то одну проблему Почему босс не собирает нас

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 36

каждые две недели для обсуждения всех накопивших^ ся проблем?

и Когда я получаю повестку дня, у меня нет времени на то, чтобы обсудить ее. Часто я даже не заглядываю в нее. В любом случае там ничего толкового не написано.

■ Мы получаем кипу бумаг с повесткой и протоколом сове­щания, затем тратим 20 минут на то, чтобы все это зачи­тать, Какой в этом смысл?

■ Я ненавижу эти совещания! Надоели сбивчивые речи и не­скончаемые тирады. Половину участников можно смело выставить за дверь. Тогда, может быть, успели бы сделать вдвое больше.

1 • Целесообразность рабочего совещания

Рассмотрим ряд поводов, когда проводить рабочее совеща­ние не нужно.

■ Чтобы выяснить, что происходит в других отделах. Без

сомнения, такие встречи полезны, потому что каждый рас­сказывает о том, чем занимается его отдел. Но всем при­ходится выслушивать чужую информацию. Если вам од­ному интересно узнать, что происходит в отделах,

ПЛАНИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА / 37

опросите ответственных лиц с глазу на глаз, встретьтесь с ними лично.

в Чтобы быстро принять решение* Экстренное рабочее совещание - вещь полезная. Однако, если решение будет приниматься шестью сотрудниками, а не двумя или тре­мя, это займет гораздо больше времени. Пригласите лиц, компетентных в подобных вопросах, для непродолжитель­ного обсуждения и незамедлительного принятия решения.

й Еженедельные, ежемесячные» ежеквартальные рабо­чие совещания. В одной компании директор настоял на проведении ежедневных рабочих совещаний с менеджер­ским составом, и эти утренние совещания длились по пол­тора-два часа. Процент рабочего времени, который тра­тился впустую, ежедневно вырастал в ужасающее количество. А ведь этому времени можно было найти куда более выгодное применение- Совещания, которые про­водятся регулярно, - палка о двух концах. С ними важно не переборщить, Не стоит впадать а истерику, если об­стоятельства вынуждают вас отменить одно из таких тра­диционных заседаний. Если ситуация в компании ста­бильная, смело отменяйте рабочее совещание, а намеченные вопросы не забудьте рассмотреть в ходе сле­дующей встречи.

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / ЗВ

Вы хотите, чтобы все были задействованы. Рассказы­вать сотрудникам о том, какие решения были вами при­няты, не возбраняется. Но, поставив их в известность, т,е, проинформировав, вовлечь их в рабочий процесс вам не удастся. Если вы не рассчитываете на то, что они внесут вклад в тот или иной вопрос, нечего просить их об этом и уж тем более возлагать на них завышенн ые ожидания. Луч -ше сработают письмо по электронной почте или служеб­ная записка, проясняющие суть и причины произошедше­го, а также опрос сотрудников (не на совещании).

Передача информации! которая не является спорной.

Понятно, что собирать рабочее совещание в данном слу­чае ни к чему. Письмо по электронной почте или служеб­ная записка - это все, что вам нужно!

ПЛАНИРОВАНИЕМ ПОДГОТОВКА / 39

2 • Кого приглашать для участия в рабочем совещании

Ниже приведены категории сотрудников, которые могут быть смело занесены в список участников рабочего совещания.

Люди, которые должны дать согласие

Очень часта мы проводим рабочее совещание, а затем пред­ставляем результаты этого собрания на одобрение третьему лицу, Пригласите этого человека на совещание, чтобы он имел возможность лично выслушать различные мнения. Но посту­пайте так только в том случае, если вы не можете просто по­дойти к нему после совещания и представить принятые на нем решения на его рассмотрение и великодушное одобрение,

Эксперты или люди с опытом

Приглашайте людей, имеющих соответствующий опыт, или экспертов в данной области, которые могли бы внести свою лепту или ответить на вопросы. Поступая таким образом, вы получите нужный совет. Это освободит вас от дальнейших со­вещаний и сбора информации по интересующему вопросу.

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 40

Генераторы идей и творческие личности

Они помогут группе выработать идеи и/ил и обсудить их Но постарайтесь найти применение их бьющей ключом энергии на рабочем совещании, идущем несколько часов кряду

Те, кто принимает решение

Пригласите на рабочее совещание тех, кто обладает правом принятия решения. В таком случае они смогут понять в пол ной мере все доводы и причины действий, которых от них ждут Обычно сотрудники лучше справляются со своей рабо­той, если их привлекали к принятию решения поданному воп­росу. Однако, если им не нужно участвовать в принятии ре­шения или же они не в восторге от такой ответственностиj лучше оставьте их в покое

Группа поддержки

Иногда очень хочется или необходимо заручиться чьей-либо поддержкой Но будьте осторожны, чтобы остальные ничего не заподозрили и не поняли, с какой целью присутствуют на рабочем совещании ваши тайные сторонники Иначе вы на­влечете на себя враждебность со стороны других участников встречи

ПЛА-УРСтАНИЕ kl ПОДГОТОВКА / 41

З • Кого не приглашать

Тех, от кого помощи ждать не стоит, следует вычеркнуть из списка приглашенных Итак, вычеркиваем

«Трудных»

Есть люди, с котор ы м и трудно с р а ботат ь ся Ими отож но уп р а в-л ять, а иногда просто невозможно Постарайтесь избежать их присутствия на рабочем совещании Однако попадаются и та­кие субъекты, которые, если их не пригласить на данное рабо­чее совещание, могут стать совершенно несносными

Тех, кто не хочет присутствовать или не должен присутствовать

Если таким людям все же пришлось прийти на совещание, им не избежать разочарования Однако у вас могут быть вполне объективные причины, чтобы пригласить их Только доведи­те до их сведения, почему вы так поступаете и почему они вам так понадобились

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 42

Целую толпу

Конечно, бывают ситуации, когда все без исключения долж­ны участвовать в рабочем совещании. Но если это не тот слу­чай, постарайтесь не переборщить с количеством приглашен­ных, иначе ваше собрание затянется надолго, а управлять им станет гораздо сложнее.

Из вежливости или согласно протоколу

Было бы замечательно, если бы вы разъяснили «царственным особам», сколько времени они сэкономят, если не придут на собрание.

Задействованных лишь частично

Пусть такие сотрудники придут на рабочее совещание тог­да, когда в плане стоит рассмотрение их вопроса. А если их дальнейшее присутствие не требуется, позвольте им (или заставьте их) покинуть рабочее совещание до момента его окончания.

ПЛАНИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА / 43

*о нахоится в хп

то не поручит

4« Базовая информация

Рассылка материалов

Если в ходе рабочего совещания планируется рассмотреть более одного вопроса, обычно после утверждения даты и вре­мени участникам собрания рассылают повестку дня, Ичогда повестка сопровождается рассылкой исходных данных, кото­рые лежат в основе обсуждаемой темы встречи. Продумайте следующее:

■ какую информацию вы можете предосгавить сотрудникам перед рабочим совещанием, чтобы сэкономить время. На­пример, документы для ознакомления;

■ нужны ли кому-либо исходные данные (записи или крат­кое изложение предыдущего рабочего совещания);

■ хотите ли вы, чтобы кто-то предпринял определенные дей­

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ /44

ствия перед рабочим совещанием (например, ознакомил­ся синениями своих коллег или клиентов потому или ино­му вопросу),

■ надо ли до рабочего совещания вкратце объяснить суть вопроса одному или двум сотрудникам, чтобы заручиться их поддержкой

Исходные данные

и  Получив исходные данные, ознакомьтесь с ними Покрай ней мере, просмотрите их и поймите, стоит ли их читать

н  Сделайте записи по поводу того, что вы хотите выяснить, или запишите на бумагу любые вопросы, которые вы пла пируете вынести на обсуждение

н  Запишите те пункты, которые вы желаете обсудить

я Используйте данную информацию чтобы решить, дей­ствительно ли вам нужно присутствовать на данном рабо­чем совещании

Исходные данные помогут вам определиться с целесообраз­ностью проведения рабочего совещания или вашего в нем участия

ПЛАНИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА / 45