Название: Основы делового общения - Джули-Энн Амос

Жанр: Бизнес

Рейтинг:

Просмотров: 1173

Регламент

Теперь вы можете изучить повестку дня и определить регла­мент для рассмотрения каждого из вопросов Вы знаете, ког­да начинается и заканчивается данное рабочее совещание, и можете определить примерное время на обсуждение воп­росов

Держать такую информацию за семью печатями глупо Пусть при получении повестки дня люди знают, сколько времени выделено для обсуждения каждого из вопросов Если же чув­ство смятения не покидает вас всякий раз, когда вам предсто­ит определить регламент, разошлите повестку дня без указа­ния Бремени на обсуждение Но к началу рабочего совещания перед вами должны лежать бумаги с регламентированной повесткой дня, которые вы раздадите участникам совещания в самом начале

ПОВЕСТКА ДНЯ І 67

Зачем заявлять о регламенте?

В   Чтобы не нарушать ход встречи

Я  Чтобы участники знали, что время ограничено

■ Чтобы дать почувствовать, что не стоит долго распростра­няться на излюбленные темы

Б При крайней необходимости регламент можно использо­вать ка к средство пресечения затянувшейся дискуссии (ес­тественно, при необходимости)

а Чтобы вам было проще контролировать ход совещания

■ Чтобы люди понимали, что долгие, пространные речинеже­лательны и им следует хорошо продумать свои выступления

ш Чтобы поставить перед участниками цели, к выполнению которых можно было бы осознанно стремиться

Рабочее совещание без конца

Случается, что определено только время начала совещания Типичный пример-заседания совета губернаторов, которые обычно проходят по вечерам Неопределенность со временем окончания заседания заставляет людей сидеть на таких сове­щаниях сутки напролет Если же заранее указать в повестке дня время окончания мероприятия, это стимулирует людей к

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 68

достижению конкретных целей Если же вдруг обсуждение затянулось, то, по крайней мере, они будут знать, что когда-нибудь все это закончится

При необходимости можно попросить продлить совещание, если оно протекает явно медленнее, чем запланировано Од­нако не стоит делать это слишком часто, чтобы у людей не со­здалось впечатление, что указанное время окончания на са­мом деле простая формальность

5 • Составление повестки дня

Не забывайте про вопросы, которые могут возникнуть у дру­гих людей

При отправлении приглашений участникам рабочего совеща­ния желательно выяснить, хотят ли они вынести что-либо на обсуадение Нел и вы по каким-то причинам этого не делаете, люди все равно внесут свои предложения Помните, что, если

ПОВЕСТКА ДНЯ / 69

у участников будет возможность внести свой вклад в состав­ление повестки дня, они будут настроены более позитивно и проявят заинтересованность Если в повестке не нашлось ме­ста для чьего-либо вопроса, обязательно обсудите это с тем, кто его предложил Нив коем случае не стоит просто игнори­ровать или вычеркивать предложенный вопрос из плана В противном случае вы рискуете столкнуться с непредвиденны­ми осложнениями на совещании

Рассылка повестки дня рабочего совещания

После того, как вы определились с вопросами, а также с по­рядком их обсуждения и примерно установили для каждого из них временной регламент, то все, что вам еще остается сде­лать, - разослать участникам экземпляры повестки дня сове­щания

К ним также необходимо приложить

■ пюбые особые требования/инструкции/памятки (такие как «Не курить», «Предусмотрен обед», «Не забудьте от­ключить мобильные телефоны», «Просьба не перебивать выступающих»),

■ краткое описание каждого из обсуждаемых вопросов в 3-4 строчки (максимум),

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 70

■  четкое описание необходимых приготовлений

Пример составления повестки дня смотрите далее

Вопрос 3 сам по себе ничего не значит. Вопрос как вопрос, ничего особенного, Однако стоит л ишь объединить его с воп­росом 4, как он тут же приобретает спорный, животрепещу­щий характер и порождает полемику, разногласия и дебаты. Пусть сначала выступят представители головного офиса Та­ким образом вы предоставите людям возможность выступить с информацией лрезде, чем присутствующие вступят в жар­кие споры по данной теме. Если вы составите повестку дня именно так, участники рабочего совещания выслушают суть вопроса прежде, чем как в омут с головой погрузятся в об­суждение.

Предположим, шестым пунктом вашего совещания рассмат­ривается вопрос о том, что для оборудования новой столовой требуется помощь со стороны персонала Это сйоєґо рода на­поминание о необходимости помочь работникам столовой тем, кто еще не сделал этого на момент проведения рабочего совещания Таким образом, планируется обсудить цанную тему Однако, если сотрудников собрали только для того, что­бы проконсультироваться с ними, это означает, что оконча­тельное решение будет принято не на данном совещании То

ПОВЕСТКА ДНЯ / 71

Еженедельное рабочее совещание служащих Конференц-эзл 1

СРЕДА, 3 МАЯ 200_# с 10,00 до 11.30

Председатель собрания - Том Кэмлбелл, генеральныи директор

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 72

же самое и с пунктом 7: не давайте повода людям думать,L они приняли какое-либо решение {которое может измени ход обсуждения и настрой на сотрудничество), если решен должно быть принята вне данного совещания.

ПОВЕСТКА ДНЯ / 73

Взвешенно подходите < целесообр ^Mor&Bo;npQca; спроси^ ^ вы

Шшшт

Определите стандартные вопросы, не забывая Щ ^фШытлях вашего-р^

•т зависеть сп особ носику пршлять совещанием: в йЙй^йнторесах и цепе направлен костью и с наименьшей тратой ßpe^ Мени^наЩпояезнуюде)™1^™™

is

становите регдамент N£ ■ во и D0ca, Тогда шбоч и е:с

VT ПІ

!

4 • Если вы - председатель

(

Вы никогда не поймете, как на самом деле трудно вести ра­бочее совещание, пока не попробуете сами,

Содержание главы.

1 ПЛАНИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА

2 ЗНАКОМСТВО

3 ОБСУЖДЕНИЕ И УЧАСТИЕ

4 УЛАЖИВАНИЕ КОНФЛИКТОВ

5 СОГЛАСИЕ И ОДОБРЕНИЕ

6 ОЦЕНИВАЯ УСПЕХ

Легко управлять только теми рабочими совещаниями, на которых присутствуют легкоуправляемые люди Никому не ( понравится собрание, где председатель выступает е роли хозяина с кнутом в руках, а участники немы как рыбы С другой стороны, плохи и те собрания, что идут сами по себе, а если председатель все же есть, то он постоянно

ЕСЛИ Sbl - ПРЕДСЕДАТЕЛЬ / 75

смущается и боится расстроить кого-нибудь замечаниями В обоих случаях остается одинаково неприятное впечат­ление

Так как же найти золотую середину7 Конечно, необходима надлежащим образом составить повестку дня, пригласить «правильных» людей и избежать общения с теми, кто создает проблемы вокруг себя Рабочее совещание должно быть уп­равляемым И управлять им должны именно вы1

При правильном ведении рабочего совещания люди смогут высказываться по существу, и в то же время они не смогут пе­рехватить у вас контроль за ходом встречи При таком рас­кладе даже тихони смогут высказаться без опаски и их услы­шат1 Возникнет всеобщее удовлетворение от участия в совещании и оттого, что мнение каждого было услышано.

Это о вас?

■ Председатель должен руководить рабочим совещанием, тогда как остальные должны слушать и высказываться лишь после того, как им будет предложено, только так можно держать ситуацию под контролем

■ Не нравится мне все это Похоже на манипуляцию людь­ми Я вам не Макиавелли]

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 76

■ Я и не председатель в принципе, просто приглашаю на со­вещания Я выполняю свою работу, а главного у нас, в об­щем-то, нет

■ У нас с совещаниями полный порядок Только вот иногда бывает действительно трудно заставить некоторых людей включиться в обсуждение Честное слово, легче из камня воду добыть

■ Я прекрасно справляюсь В том смысле, что никто не жа­луется, посещаемость стабильная

1 • Планирование и подготовка

Помните формулу успешного рабочего совещания, о которой написано в первой главе? Теперь давайте несколько расши­рим ее, поскольку, как председатель совещания, вы понима­ете всю ответственность, которая возложена на вас с целью достижения положительного результата

Повестка дня

Участники    = Результаты

Реалистичная Целенаправленная (проинформ ировать, провести консультации или принять решение) Структурированная

Зна комство

Мотивация

Слушание

Контроль

Подведение

итогов

Удовлетворение Достижение результата на деле

ЕСЛИ ВЫ - ПРЕДСЕДАТЕЛЬ / 77

Повестка дня

В предыдущей главе мы рассмотрели повестку дня Однако планирование не должно ограничиваться только этим Необ­ходимо выполнить «домашнее задание» Подумайте над сле­дующими вопросами

№ Обсуждался ли зтот вопрос ранее?

ш Если да, какой результат был достигнут?

Ш Кто был «за», а кто «против»7

В Изменил ли кто либо свою точку зрения?

0 Какой результат наиболее вероятен на этот раз7

ш  Запасной вариант каковы будут ваш и действия, если ре­шение будет принято не в ваших интересах7

Участники

И все же, даже если вы пригласили нужных людей, радовать­ся еще рано Необходимо убедиться, что все они придут Уме­ние ладить с людьми, коммуникабельность, умение находить с людьми общий язык - называйте это как хотите, но вам по­надобятся эти навыки, поскольку грамотное ведение дискус­сии - очень сложная задача Здесь нужно обратить внимание на некоторые аспекты, которые могут помочь вам знакомство

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 78

людей друг с другом, мотивация, умение выслушать людей, контроль, подведение итогов. Вы можете заранее подготовить­ся к тому, чтобы представить людей друг другу, а также про­вести минимальную подготовительную работу по подведению итогов,

Мотивировать сотрудников нужно не только с точки зрения их вовлеченности в рабочий процесс на совещании, но и с точки зрения подготовки, Если вы заранее определите, что мотивирует того или иного человека, для вас не будет неожи­данностью то, как он себя поведет в той или иной ситуации. Не забывайте и о том, как важны такие составляющие рабо­чего совещания, как «слушание» и «контроль».

Результаты

Сделать дело и достигнуть того, что было намечено, недоста­точна. По окончании рабочего совещания важно дать людям почувствовать, что результат был получен, В противном слу­чае у ит снова и снова будет возникать желание обсуждать одни и те же проблемы, поскольку у них не будет ощущения, что вопросы действительно решены.

ЕСЛИ ВЫ - ПРЕДСЕДАТЕЛЬ /79