Название: Основы делового общения - Джули-Энн Амос

Жанр: Бизнес

Рейтинг:

Просмотров: 1170


Знакомство

Знакомство участников рабочего совещания

друг с другом

Порой бывает совсем не лишним представить друг другу уча­стников рабочего совещания - Вам может казаться, что все при­сутствующие знакомы между собой; однако в современном мире люди все чаще знают друг друга лишь по телефонным звонкам или по переписке по электронной почте. Нужно хотя бы убедиться, что все присутствующие знают друг друга в лицо.

Ознакомление с целью рабочего совещания

После того, как вы представите участников рабочего совеща­ния друг другу, назвав их должности и имена, объясните им, зачем они здесь присутствуют, Вы можете либо сделать это самиt пользуясь правом председательствующего лица, либо предложить каждому из участников сделать это самому (хотя это рискованно, поскольку люди могут не знать, почему они

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 80

здесь, или же они могут полагать, что они приглашены по со­вершенно другой причине). Часто бывает полезно сказать что-то вроде- «Джордж собирается озвучить показатели продаж, и позже, я надеюсь, он поможет нам при обсуждении нашей маркетинговой стратегии. Терезу интересуют вопросы обуст­ройства столовой. И,хотя она обычно не посещает подобные мероприятия, мне показалось, что ее присутствие будет умес­тно» Такое начало сразу даст всем четкое представление о цели пребывания на данном совещании и придаст уверенность тем, кто обычно проявляет сдержанность или стесняется выс­казываться

Ознакомление с повесткой рабочего совещания

Полезно также провести краткое ознакомление участников рабочего совещания с повесткой дня- Убедитесь, что она есть на руках у каждого, Если кто-то ее забыл, не стоит раздавать дополнительные копии. В противном случае люди будут счи­тать, что можно вообще не приносить повестку дня на сове­щание и можно не готовиться. Если повестка дня благополуч­но оставлена на рабочем месте, вся надежда на соседа. А запасные копии приберегите для тех, кто по недоразумению не получил исходных материалов или плана рабочего сове­щания

ЕСЛИ вы - председатель / 81

Конечно, сразу возникает мысль о том, что лишние 20 минут роли не сыграют, но ведь за это время можно провести целое совещание! Если подобные рекомендации вызывают у вас внутреннее сопротивление, не делайте этого. Однако в неко­торых ситуациях это весьма полезно. Порой для ознакомле­ния с повесткой дня достаточно двух-трех минут времени, На более официальных мероприятиях рекомендуется начинать со знакомства с повесткой дня.

Ознакомление с вопросами

Необходимо кратко ознакомить участников с каждым вопро­сом повестки дня, Вам, должно быть, не раз приходилось бы­вать свидетелем таких случаев, когда во время рабочего со­вещания председатель говорит: «Вопрос 2: предложения от персонала. Каролин?», и несчастной Каролин ничего не оста­ется, как вымучивать в гордом одиночестве этот вопрос. Со­ставляя повестку, вы преследовали определенную цель. На­помните о ней присутствующим. Например, «Вопрос 2: предложения от персонала, Каролин кратко изложит суть воп­роса, чтобы мы смогли определить, какие вопросы будет не­обходимо более детально обсудить на следующем совеща­нии».

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 82

 


Оцените книгу: 1 2 3 4 5