Название: Основы делового общения - Джули-Энн Амос

Жанр: Бизнес

Рейтинг:

Просмотров: 1174

Составление протокола

Протокол - это конспект рабочего совещания. Существует не­сколько различных стилей составления протокола в зависи­мости от того, насколько официальным является данное со­вещание. Но каждый протокол или конспект собрания должен содержать несколько общих вопросов;

■ Дата и время проведения рабочего совещания.

■ Участники.

я   Принятые решения.

И   Намеченные действия.

и Ответственные/исполнители.

■ Срок исполнения.

■ Дата и время следующего рабочего совещания.

■ Повестка дня и ее исполнение.

Протокол обычно состоит из двух колонок: в левой колонке указан порядковый номер вопроса, вопрос повестки дня, затем обсуждение, в правой колонке - имя или инициалы ответственного лица. После рабочего совещания в допол­нение к протоколу вы можете отдельно разослать ответ­

КАК ДЕЙСТВОВАТЬ, ЧТОБЫ ПОЛУЧИТЬ РЕЗУЛЬТАТ / 133

ственнымлицам список мероприятий, указав задачи и сро­ки исполнения,

8 самом начале протокола можно составить два списка с име­нами присутствующих и отсутствующих, Удивительно, но на большинстве рабочих совещаний в список присутствующих вносятся даже те люди, которые отсутствуют на совещании по уважительной причине, либо, напротив, не упоминаются те, кто пропустил собрание без уважительной причины (врезуль­тате чего их отсутствие остается незамеченным и никто не дает им понять, что это нехорошо). Итак, правильным будет соста­вить список присутствующих, фамилии отсутствующих по ува­жительной причине внести в список, ноне оглашать, а отсут­ствующих без уважительной причины внести в список и огласить во всеуслышание. Поступая подобным образом впер­вые, вы рискуете быть атакованным звонками взбешенных прогульщиков (если, конечно, они не объяснились заранее).

Протокол, который составляли не вы:

■ Проверяйте тщательно,

и  Если вы заметили ошибку или несоответствие, незамед­лительно сообщите об этом.

■ Высказывайте ваши замечания вежливо, никого не обви­

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 134

няя, избегая критичного «не»; «Мне кажется, что..,», а не «Вы отметили неверно...».

Ш Четко укажите место в протоколе, которое, на ваш взгляд, нуждается в поправке. Ноне просто критикуйте, а внесите предложение, например: «Вопрос 4 должен отражать, что собрание постановило,,,», вместо; «Вы должны исправить вопрос 4, чтобы отразить это»,

4 • Стимулирование выполнения

намеченного

Распределяйте задачи по мере их возникновения. Если для решения вопроса нужно предпринять определенные действия, попросите компетентного сотрудника взяться за его решение, Если же никто особенно не заинтересован в решении, спро­сите, есть ли добровольцы. Подобное распределение помо­жет избежать ситуации, когда большая часть задач свалива­ется на плечи одного сотрудника, в то время как другие отсиживаются в стороне.

КАК ДЕЙСТВОВАТЬ, ЧТОБЫ ПОЛУЧИТЬ РЕЗУЛЬТАТ / 135

в Если добровольцев нет, спросите еще раз о том, кто хочет добровольно взять на себя реализацию данной задачи. Подчеркните, что, если никто не вызовется быть доброволь­цем, вам придется самому назначить ответственного.

ш Когда кто-то решает взяться за выполнение задания, обя­зательно укажите в протоколе задачу, необходимые дей­ствия, имя ответственного и крайний срок,

■ Пустьлюди сами договорятся о сроках исполнения; не надо их заставлять или навязывать те, что предложены вами.

■ Еще раз пройдитесь по списку действий и мероприятий до конца.

ш По электронной почте разошлите краткое резюме с указа­нием того, что необходимо сделать и кто за это отвечает.

■ Следующее рабочее совещание начните с обсуждения списка действий и мероприятий и лишь затем переходите к дальней шей работе, Таким образом сотрудники привык­нут к мысли, что всякий раз, когда им поручают что-либо вделать, выполнение ими поручений будет контролиро­ваться,

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 136