Название: Основы делового общения - Джули-Энн Амос

Жанр: Бизнес

Рейтинг:

Просмотров: 1170


Организация телеконференций

Телеконференция - это не страшно Следуя простым прави­лам, приведенным ниже, вы блестяще справитесь с ее орга­низацией

Подготовка к телеконференции

н Заранее запланируйте конференцию и точно определите время Потом изменить что либо будет весьма сложно, и это потребует дополнительных затрат

■ Заранее разошлите все бумажные или электронные доку­менты повестку дня, исходные данные и т д

Ш Сделайте акцент на том, насколько важно будет начать ра­бочее совещание вовремя, чтобы одни участники не по­теряли время, ожидая подключения других

Проведение телеконференции

■ Проверьте, кто присутствует, назвав всех по именам Пе­риодически озвучивайте результаты переклички, чтобы все знали, кто присутствует на данный момент

■ Если люди не знакомы друг с другом, проведите краткое знакомство участников телеконференции друг с другом

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИИ / 144

Достаточно трудно говорить с человеком, если не знаешь его имени и не видишь лица

н По возможности не ждите опоздавших Начинайте сове­щание, и когда они присоединятся к вам введите их в курс дела, дождавшись паузы

и Уделите внимание основным правилам Например, пусть люди назовутсебя по имени, чтобы их было легче иден­тифицировать

■ Помните, что отсутствие визуального контакта осложняет коммуникацию

я Постарайтесь не выносить вопросы или темы на обсужде ние сразу всей группе - направьте их каждому в порядке очередности Иначе может возникнуть ситуация, когда все будут говорить одновременно, и участники не смогут ус­лышать друг друга Такая ситуация может даже привести к техническим неполадкам на линии

■ Адресуя кому-либо вопрос или предоставляя слово для комментариев, периодически проверяйте, находится ли человек на линии и хорошо ли он вас слышит

Подводные камни

Специалисты в области коммуникации утверждают, что

ПЕРЕДОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 145

ш   10\% информации усваивается благодаря правильно по­добранным словам,

н  20\% воспринимается благодаря выбранной манере по­дачи информации,

ш  70\% - через невербальные средства или язык тела и жес­тов

Учитывая это, можно сказать, что телеконференция не может обеспечить эффективного общения Нелегко понять друг дру­га, когда получаешь лишь 30\% всей информации

техно,

Простая форт применения щ0е^^^об^ищ И      вьі будете

товать ев mäht бу-

дет до

3 • Организация видеоконференций

Б ольши нство л юдей не л юбят в идеоконференци и Од н ако он и становятся обычным явлением, и стоимость их проведения постепенно снижается

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 146

Выбор места

1 Старайтесь, чтобы за вашей спиной не было окон или ко­ридоров, потому что посторонние движения могут отвле­кать других участников.

в Старайтесь проводить видеоконференции подальше от шумных мест. Шум может отрицательно повлиять на ка­чество звука.

■ В помещении не должны присутствовать посторонние люди. Во время одного из недавних видеоинтервью я был поражен, когда в комнату вошла уборщица, продефили­ровала мимо камеры и вытряхнула мусор из корзины для бумаг.

■ Не устанавливайте камеру напротив двери, чтобы опоз­давшие могли спокойно войти и сесть, никого при этом не отвлекая и не мешая съемке.

Камера

■ При использовании оборудования не стоит ограничивать­ся базовыми настройками. Отрегулируйте камеру, чтобы она полностью удовлетворяла вашим требованиям.

■ В идеале хорошо бы установить камеру на уровне глаз, чтобы у участников не создавалось ощущения, что вы смот­рите на них сверху вниз.

ПЕРЕДОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 147

Если собрание проходит за длинным столом, поставьте ка­меру на конце стола, чтобы председатель мог видеть лю­дей, как на обычном собрании.

Установите монитор как можно ближе к камере. Таким образом на мониторе все будет выглядеть так, будто вы смотрите другим участникам видеоконференции прямо в глаза. Контакта глазами так не хватает во время виртуаль­ных собраний!

Научитесь пользоваться и свободно обращаться с обору­дованием, На всякий случай имейте под рукой техничес­кую документацию.

Общение посредством камеры

В интонации и голос вам нужно вложить все, что вы не можете выразить языком тела или жестов. Речь должна быть более выразительной, чем обычно; зачастую поза го­ворящего или его жесты появляются на мониторах сза^ держкой либо вовсе не отражаются.

Не делайте резких движений, Сложно передавать очень быстрые жесты или движения, так что, по возможности, двигайте руками плавно.

Не выдавайте своего волнения такими жестами, как щел­канье ручкой, раскачивание на стуле, не поправляйте без

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 148

конца прическу и т д На камере это более заметно и от­влекает Если вы не можете с этим справиться, представь­те что вы диктор и зачитываете новости1

■ Тщательно подбирайте одежду Откажитесь от вещей из тканей с узором и набивным рисунком, от одежды в по­лоску Зеленый, красный и желтый цвета не всегда удачно сочетаются друг с другом, и с экрана они будут выглядеть слишком кричаще

Использование слайдов или программы

PowerPoint

ш Используйте как минимум Зб-й размер шрифта, иначени-чего нельзя будет прочитать с экрана

■ Не используйте слишком много слайдов

■ Избегайте ярких цветов - оптимальными будут черный, белый, синий или серый

■ Постарайтесь использовать только заголовки или основ­ные пункты и ведите дискуссию, опираясь на них

Технология потоковой передачи данных

Такие технологии, как Webcast, позволяют участвовать в видеоконференции людям, у которых нет соответствующе­

ПЕРЕДОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИИ / 149

го видеооборудования В этих случаях для трансляции со­браний можно использовать Интернет

Для качественного проведениявидеоконференции йяоб-ходимо приложить немала усилий, однако если вы уде­лите достаточно внимания детадш, го получите блестя* щи# результат.

4 * Интернет или WEB-конференция

Как мы уже сказали, использование Интернета дает нам но­вые широкие возможности для проведения рабочих совеща­ний в виртуальном пространстве Чтобы участвовать в вирту­альном совещании, необходимо иметь установленный на компьютере WEB-браузер

Преимущества WEB-конференции

н   Возможность демонстрации обсуждаемых вопросов на экране

в   Возможность организации текстовых чатов ш   Возможность получения аудиосопровождения ■   Возможность совместной работы с документами

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 1 SO

Подготовка к WEB-конференции

Для того чтобы организовать веб-конференцию, достаточно всего лишь зайти на веб-сайт и заполнить определенную фор­му, где необходимо указать;

■ время собрания,

■ список участников,

и другие необходимые детали.

Служба сайта обычно автоматически рассылает приглашения по электронной почте всем участникам, указанным в списке (сокращая таким образом административную работу). Обыч­но ни председателю, ни участникам не требуется загружать никакого специального программного обеспечения.

Наглядные примеры

В течение рабочего совещания все участники одновременно видят на экране необходимые документы: крупноформатную таблицу, презентацию, рисунок, демонстрационный пример или другую картинку.

Хорошие интернет-провайдеры позволяют подчеркивать или выделять ключевые идеи или детали так же, как на реальной

ПЕРЕДОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ПРОВЕДШИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 151

презентации. Такими возможностями могут пользоваться все участники. При совместной работе с текстом также доступиы и другие возможности, например, внесение изменений в ре­жиме on-line. Некоторые системы также поддерживают транс­ляцию видеоизображения.

Аудио

Как правило, WEB-конференцию можно сочетать с телефон­ной конференцией. На большинстве сайтов можно также про­вести чаты (общение на основе передачи текста). Однако су­ществу ют самые современные системы (например, RealPlayer), которые позволяют общаться через Интернете помощью мик­рофонов и соответствующего программного обеспечения. Это называется VOJP (Voice over Internet Protocol - метод передачи речи по локальным и глобальным сетям, а также Интернету),

Вопросы в режиме on-line

Посредством конференц-связи участники могут в любое вре­мя задавать вопросы и незамедлительно видеть реакцию на них. Это обеспечивает быструю обратную связь и не требует обсуждения (как при тайном голосовании). Данная функция может оказаться полезной, если вы хотите одновременно уз­нать мнения всех участников по спорным вопросам, Кроме

ПРОВЕДЕНИЕ РАЁОЧМХ СОВЕЩАНИЙ / 152

этого, она эквивалентна открытому голосованию, когда легко показать «за» или «против» (стой лишь разницей, что никто не будет знать, как вы голосуете).

Составление и хранение отчетов

Некоторые провайдеры услуг предоставляют возможность сохранить документы, аннотации, текст чата и другие элемен­ты, чтобы в дальнейшем вы могли ссылаться на ник. Они так­же могут составить отчет по рабочему совещанию с указани­ем имен участников, времени их участия и отключения от конференции и т п., что очень полезно при проведении боль­ших собраний.

Затраты

Кроме всех вышеперечисленных преимуществ, проведение WEB-конференции может обойтись вам значительно дешев­ле, так как обычно цена не зависит от того, длится рабочее совещание час или шесть часов, Вы платите эа доступ к Интер­нету и за число участников,

ПЕРЕДОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 153

Полезные советы для проведения WEB-

конференций

я Пока вы полностью не научитесь пользоваться этой техно­логией, не применяйте ее на всех рабочих совещаниях, дабы не усложнять их проведение.

® Придерживайтесь обычных правил проведения рабочего совещания, разошлите повестку дня и другую необходи­мую информацию, делайте перерывы, не затягивайте ме­роприятие и т+д,

в Постарайтесь быстро покончить со вступлением и перей­дите к проведению самого совещания. Не позволяйте со­трудникам долго отвлекаться на изучение достоинств но­вой технологии.

■ Сначала проверьте возможность применения технологии. Большинство провайдеров сначала предоставляют всем участникам WEB-страницу дли проверки компьютеров. Такую проверку необход им о сделать всем уча аникам кон­ференции до ее начала.

■ Заранее планируйте использование любого нового про­граммного обеспечения или прикладных демонстрацион­ных версий. Произведите проверку системы, дабы убе­диться, что see пройдет без сбоев-

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИИ / 154

Преимущества WEB-конференций

И  Нет необходимости куда пибо ехать

■ Доступ к огромной потенциальной аудитории

■ Участники могут с легкостью увидеть тс, что они пропус­тили

н  Быстрое взаимодействие

Недостатки WEB-конференций

Р При проведении зиртуальной конференции изображение может быть нечетким

■ Некоторые переходы и анимационные эффекты работа­ют не со всеми браузерами

■ При использовании только 256 цветов (или 21 6, если ис­пользуется и Internet Explorer, и Netscape Navigator) изоб­ражения могут быть размытыми и нечеткими

■ Звуковые эффекты передаются при наличии специально­го оборудования и программного обеспечения {например, RealPlayer)

■ Размер вашего файла может быть слишком большим

■ Презентация может проходить слишком медленно

ПЕРЕДОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 155

^ Участники не смогут сосредоточиться, так как( находясь в собственных офисах и чувствуя себя достаточно свобод­но, они, скорее всего, будут писать посторонние электрон­ные письма, смотреть в окно и отвлекаться

Т *      *~ ^ Л < І А,   3 * ^

, м$н№Щмц> вьрвуДъте фйятно удивлен^ я удовлетво-* рены ревупътаташ работы в таком режиме

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 156

 


Оцените книгу: 1 2 3 4 5