Название: Основы делового общения - Джули-Энн Амос

Жанр: Бизнес

Рейтинг:

Просмотров: 1170


Прежде чем совещаться - подумайте

Нередко рабочие совещания проводятся лишь для галочки. Истинной причиной, по которой необходимо их проводить, является получение желаемого результата. Ниже приведе­ны случаи, когда рабочие совещания действительно необ­ходимы:

В   информирование людей п   обмен информацией

■ обсуждение сделки в   принятие решений

■ обсуждение различных вопросов

■ разрешение конфликтов

■ определение плана действий

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 24

■    регулярные заседания, на которых решается целый ком­плекс из вышеперечисленных задач.

Тема и цель

С одной стороны, рабочее совещание позволяет сэкономить время, с другой - люди приходят в замешательство, когда речь заходит о том, для чего они собрались. Старайтесь опреде­лить цель, даже если это не более чем обычная еженедельная встреча команды, В таком случае, кто в нем участвует, будет осознавать, зачем проводится это мероприятие,

Совещания, посвященные тематике типа: «реализация продук­ции» или с похожей двусмысленной формулировкой, не дают людям четкого понимания того, для чего им, собственно го­воря, придется собраться вместе. Все начинают размышлять. Наверное, будем обсуждать, как идет реализация продукции. Или наметим план реализации? Ил и будем его согласовывать? Следуетли высказать свои мнения, чтобы начальник отдела продаж смог утвердить план реализации продукции? Может быть, совещание проводится для того, чтобы пересмотреть план реализации продукции на последний квартал? Люди го­товы прийти на деловое совещание лишь тогда, когда они зна­ют, зачем им туда следует приходить.

Большинство проблем возникает, когда одни люди полагают,

ВВЕДЕНИЕ / 25

что идут на деловое совещание, чтобы сделать то-то и то-то, а другие (подчас включая ведущего или председательствующе­го) думают, что они здесь для того, чтобы сделать нечто иное, иными словами, когда у людей существует разное видение целей проведения совещания.

Например, вы организуете рабочее совещание для того, что­бы обсудить с командой важное изменение, которое плани­руете ввести. Допустим, это обязательная работа в выход­ные; соответственно тема совещания: «Работа в выходные». Команда заинтригована: ведь это волнующая тема. Некото­рые только выигрывают в данном случае; остальных же это заденет за живое, и они будут рьяно выступать против тако­го нововведения, Некоторые, полагая, что целью совещания будет найти добровольцев для работы в выходные дни, к коим они себя не относят, придут на собрание неподготов­ленными, Каково же будет их разочарование, когда они пой­мут, что это не так.

Такая тема рабочего совещания - прямой путь к провалу. По­чему? Потому что вы никому не сообщили цель его проведе­ния, Если присутствующие на собрании поймут, что их при­гласили лишь за тем, чтобы проконсультироваться, а решение остается за вами, ждите бесполезных аргументов и беспоч­венных конфликтов. Люди будут считать, что это единствен­

ПРОВЕДЕНИЕ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ / 26

ная возможность для них высказаться или повлиять на реше­ние. Произойдет столкновение противоположных мнений; отношения могут испортиться настолько, что впоследствии их будет непросто наладить.

Другой пример: сотрудники присутствуют на рабочем сове­щании и их просят принять решение по той или иной пробле­ме, хотя у них не было возможности подумать над этим. Они полагали, что присутствуют только для того, чтобы обсудить проблему или предоставить информацию, которой распола­гают. Очень часто в подобных случаях просьба принять реше­ние вызывает возмущение со стороны участников встреч и j и аудитория погружается в нескончаемые дебаты. На таких ра­бочих совещаниях очень много времени тратится на приня­тие решения о том, могут ли и должны ли участники совеща­ния принимать решение по данному вопросу. О самом решении в такой ситуации, как правило, забывают

Долой бесполезные собрания!

Если не удается четко сформулировать цель рабочего сове­щания и если оно представляет из себя простое обыденное событие, спросите сеоих коллег и сами задайтесь вопросом, стоит ли городить огород.

ВВЕДЕНИЕ / 27


Оцените книгу: 1 2 3 4 5