Название: Тай - менеджмент на компьютере - Новак Б. В.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 727

Глава 3

Популярные методики и технологии тайм-менеджмента

Теория решения изобретательских задач (ТРИЗ)

Технология «ОТПАД»

Методика Тони Бьюзена

Система Дэвида Аллена Getting Things Done

Теория решения изобретательских задач (ТРИЗ)

53

Для реализации механизмов тайм-менеджмента сегодня предусмотрены специальные методики и тех­нологии, созданные отечественными и зарубежными специалистами. Данные разработки можно исполь­зовать как в личном, так и в корпоративном тайм-менеджменте. В данной главе представлены наиболее распространенные в современной России методики и технологии тайм-менеджмента.

Теория решения изобретательских задач (ТРИЗ)

Описываемая в данном разделе теория реше­ния изобретательских задач (ТРИЗ) ориентиро­вана на быстрое разрешение проблемных и, каза­лось бы, безвыходных ситуаций путем принятия

нестандартных и в то же время оптимальных ре­шений. Поскольку эта система была разработана

в бывшем СССР (ее автор — бакинский инженер Генрих Саулович Альштуллер), то она наверняка окажется близка и понятна отечественным специ­алистам.

Основное понятие, используемое в ТРИЗ, — система. В рассматриваемом контексте термин «система» представляет собой совокупность взаи­мосвязанных элементов, имеющую четкую струк­туру. Каждый элемент системы должен находиться строго на своем месте. В данном случае«переме­на мест слагаемых» существенно влияет на рабо­тоспособность системы (а в большинстве случаев она просто перестает функционировать).

Следующие по важности понятия, используе­мые в ТРИЗ, — это подсистема и надсистема. Под­системой называется ключевой элемент системы,

без которого система перестает функционировать. Надсистема — это вышестоящая система, элемен­том которой (не обязательно ключевым) являет­ся текущая система.

Чтобы уяснить, что такое система, подсистема и надсистема, рассмотрим эти понятия на при­мере компьютера. Компьютер имеет все признаки системы: он представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, которыми являются процессор, оперативная память, материнская пла­та, жесткий диск, модем, видеокарта, клавиатура, мышь, монитор и др. Эта совокупность имеет чет­кую структуру (мы не можем, например, поме­нять местами оперативную память и видеокар­ту — компьютер просто не станет работать, хотя все его элементы будут присутствовать). Подсистемами

рассматриваемой системы в данном случае будут,

например, оперативная память и материнская пла­та: и без одного, и без другого компьютер не зара­ботает. В качестве надсистемы в данном примере может выступать локальная сеть: компьютер бу­дет ее элементом (но не подсистемой, поскольку,

если убрать из локальной сети какой-либо ком­пьютер, то она сможет продолжить функциониро­вание с оставшимися компьютерами).

Для практически любой задачи всегда мож­но выделить систему, подсистему и надсистему. В табл. 3.1 представлено несколько таких приме­ров.

При решении той или иной задачи очень важ­но уметь правильно определять систему, подсис­тему и надсистему — ведь они неразрывно связа­ны между собой — и уметь анализировать эту

взаимосвязь. Например, если в фирме, где вы ра­ботаете (система), поднялась арендная плата за

3

Глава 3. Популярные методики и технологии тайм-менеджмента

Таблица 3.1. Примеры систем, подсистем и надсистем

Система__Подсистема

Экономика России Энерго носители

Фирма, где аы работаете Офис

Ваша квартира Перегородки

офисные помещения (подсистема), то это соот­ветствующим образом скажется не только на по­казателях ее работы, но и на показателях корпора­ции (надсистема). Если в своей квартире (система) вы решите сделать перепланировку и сделать арку в перегородке (подсистема), то нужно задуматься, не окажет ли это отрицательное воздействие на весь

жилой дом (надсистема).

Системы, подсистемы и надсистемы с течени­ем времени могут изменяться, то есть в прошлом они могут иметь одно состояние, в настоящем — другое, в будущем — третье. Такое их свойство ис­пользуется для планирования и прогнозирования развития систем. Совокупность систем, подсис­тем и надсистем в динамике времени, ориентиро­ванная на решение конкретной задачи, называет­ся системным оператором, который используется для всестороннего обзора проблемы. Он позволя­ет объемно взглянуть на сущность задачи и быст­ро найти ее оптимальное решение.

Еще один важный термин системы ТРИЗ — противоречие. Как говорится в известном фило­софском изречении, «весь мир состоит из един­ства и борьбы противоположностей». В системе ТРИЗ суть противоречия выражается следующим образом: каждая система должна иметь опреде­ленную функцию, чтобы сделать полезное, и пря­мо противоположную функцию — чтобы не делать вредного.

Успешное использование системы ТРИЗ во многом зависит от умения человека мыслить не­стандартно, избегая в своих рассуждениях стерео­типов, шаблонов и штампов, а также способности правильно формулировать постановку задачи. Например, у вас дома сломался диван, случилось это в 22:00, то есть когда всем уже хочется спать. Первое желание, которое возникнет у большин­ства обывателей, — немедленно приступить к по­чинке дивана, быстренько сделать это и лечь спать.

Однако главная задача в такой ситуации — не

починка дивана, а обеспечение условий для сна,

поскольку уже довольно поздно. С точки зрения пользователя ТРИЗ в данный момент совершен­

Надсисгемя

Мировая экономика

Экономика корпорации Весь жилой дом

но ни к чему начинать ремонтировать диван, по­скольку процесс этот, вероятнее всего, займет продолжительное время и будет довольно шум­ным (нужно ведь и передвинуть его, чтобы удоб­нее было чинить, и молотком постучать) — а сосе­ди, между прочим, уже спят. В данный момент

наиболее целесообразно приготовить другое мес­то для сна (например, поставить раскладушку или поспать эту ночь на старой тахте), а уже на следу­ющий день заняться починкой.

Рассмотрим еще один подобный пример. До­пустим, вам необходимо сегодня ехать на важную деловую встречу на машине. Итак, система — это деловая встреча, подсистема — ваше прибытие на

нее, надсистема — стабильность работы фирмы,

поскольку на встрече вы должны обсуждать усло­вия поставки сырья. Если вы не прибудете на де­ловую встречу или опоздаете на нее (отсутствие

подсистемы), то она будет сорвана (система не будет функционировать), что обязательно ска­жется на стабильности поставок (негативное вли­яние на надсистему).

Предположим, с утра повалил снег, дороги за­метены, ехать на машине опасно. Домашние отго­варивают вас ехать на автомобиле, однако вы на­стаиваете на своем — на транспорте ехать слишком долго, а время дорого. В данном случае прежде

всего необходимо грамотно сформулировать по­становку задачи — прибыть на место встречи без опозданий с наименьшими затратами времени.

Вы же, настаивая на своем, сформулировали ее

по-другому: поехать на встречу непременно на машине.

ВНИМАНИЕ

Неправильная постановка задачи чревата различными осложнениями.

Если вы все-таки поедете на встречу на своей

машине, то при неблагоприятных погодных услови­ях у вас многократно возрастает риск стать участ­ником дорожно-транспортного происшествия,

причем не обязательно по вашей вине (вспомните

Технология «ОТПАД»

55

известную шоферскую присказку — «не я стукну, так меня стукнут»). Теперь представьте, что такая

неприятность случилась (не дай бог, конечно!).

Вам придется вызывать на место аварии предста­вителей ГИБДД, ждать их прибытия, затем уча­ствовать в разборе происшествия (схема аварии, опросы участников и т. д.).

Даже если после ДТП ваша машина осталась на ходу, то есть вы можете ехать на встречу, ско­рее всего, вы на нее уже безнадежно опоздали. В результате — мероприятие сорвано, как след­ствие — сбои в поставках сырья, что самым отри­цательным образом скажется на стабильности ра­боты фирмы.

Теперь рассмотрим то же развитие ситуации, но при правильной постановке задачи. Чтобы при­быть на место встречи без опозданий с наимень­шими затратами времени, совершенно необязатель­но ехать на своей машине, тем более — при таких

неблагоприятных погодных условиях. Наиболее

приемлемый вариант — воспользоваться услуга­ми такси. В этом случае, даже если вы попадете в дорожно-транспортное происшествие, вам не

нужно будет обязательно дожидаться прибытия на место аварии представителей ГИБДД, и уж

тем более — участвовать в разборе происше­ствия. В крайнем случае, если сочтете это необхо­димым, вы просто оставите номер своего мобильно­го телефона водителю, чтобы при необходимости

выступить свидетелем. Сами же вы сможете спо­койно вызвать другое такси и вовремя прибыть на деловую встречу. В результате — успешное прове­дение переговоров, выгодные условия поставок

сырья и стабильная работа фирмы..

Технология «ОТПАД»

В данном разделе описывается достаточно рас­пространенная технология, которая называется «ОТПАД» и расшифровывается как Отличная Технология Постоянства Активных Действий.

Автор этой методики — отечественный специа­лист Андрей Панфилов.

Концептуальное направление этой технологам можно сформулировать следующим образом: при

движении к намеченной цели или к решению по­ставленных задач ни в коем случае нельзя оста­навливаться. Другими словами, нужно все время следить за соблюдением основного принципа — постоянством активных действий.

ПРИМЕЧАНИЕ

Ни для кого не секрет, что возобновить потерянный ритм гораздо сложнее, чем постоянно поддерживать его. При этом определяющее значение имеет не скорость движения к намеченной цели, а именно непрерывность этого процесса. Пусть понемногу, по чуть-чуть, но главное — не останавливаясь и используя при этом не только свою энергию, но и силу инерции.

Использование технологии «ОТПАД» нужно

начинать с четкой постановки целей и задач. На­пример, составьте перед сном список дел и меро­приятий, которые вам необходимо выполнить зав­тра (впоследствии можно будет составлять такие

списки не только на день, но и на неделю, и на ме­сяц вперед). Форма этого списка может быть про­извольной — например, нечто вроде графика вы­полнения бытовых дел (см. табл. 2.2).

СОВЕТ

Составляя список дел и мероприятий, необходимо реально оценивать свои возможности. Не стоит ставить перед собой явно завышенные цели. Утверждение, что, стремясь к большому, быстрее получишь малое, в данном случае неуместно.

В конце следующего дня нужно проанализиро­вать, насколько вам удалось реализовать намечен­ные планы. Не расстраивайтесь, если большин­ство из них оказалось не выполнено, — вы ведь только начинаете осваивать систему. Сделайте со­ответствующие выводы (может, нужно немного «снизить планку», пока вы привыкаете к новому

ритму жизни) и составляйте список на следую­щий день. Самое главное правило и основной за­лог успеха — с каждым днем хотя бы немного про­двигаться вперед.

Первые итоги ежедневного планирования мож­но подводить уже в скором времени — например, через две-три недели. На данном этапе нужно про­анализировать, насколько вам удается достигать намеченных целей и что является причинами не­удач. Если выяснится, что в принципе техноло­гию вы освоили, постоянно движетесь к намечен­ным целям и в большинстве случаев достигаете их, а редкие неудачи обусловлены по большей ча­сти форс-мажорными обстоятельствами — можно

переходить к более долгосрочному планированию.

3

Глава 3. Популярные методики и технологии тайм-менеджмента

СОВЕТ

Не делайте резких скачков и после ежедневного планирования не переходите сразу на ежемесячное или ежеквартальное — вряд ли это даст положительный результат.

Оптимальный вариант — после ежедневного планирования приступать к еженедельному или максимум — к ежедекадному. В этом случае вы будете постепенно, но неуклонно двигаться к до­стижению поставленных целей, не останавлива­ясь на достигнутом и следуя главному принципу технологии — постоянству активных действий.

Методика Тони Бьюзена

Первые интеллект-карты были созданы Тони Бьюзеном в далеком 1970 году и почти сразу заво­евали популярность. Сегодня методика построе­ния и использования интеллект-карт широко рас­пространена за рубежом и становится все более популярной в России.

Построение интеллект-карт базируется на при­менении принципа «испускающих лучей». Суть его в том, что в качестве отправной точки при по­строении используется определенный централь­ный образ (он размещается в середине листа), чет­ко и ясно отражающий главную задачу. Затем от этого образа в направлении границ листа расхо­дятся лучи, над которыми пишут термины и опре­деления или обозначают нижестоящие задачи, из которых складывается решение главной задачи — центрального образа. Все задачи соединяются между собой линиями.

В основе методики Тони Бьюзена лежит прин­цип наглядного представления актуальных целей и задач путем использования интеллект-карт. Применение данной методики позволяет намного быстрее, чем обычно, формулировать постановку целей и задач и находить оптимальные пути их ре­шения, что позволяет человеку существенно эко­номить свое время.

ВНИМАНИЕ

Для построения интеллект-карты требуется лист бумаги большого размера — по крайней мере не меньше формата А4.

Например, на рис. 3.1 изображен сокращенный вид интеллект-карты, ориентированной на реше­ние задач тайм-менеджмента.

Методика Тони Бьюзена

57

К деловым звонкам готовьтесь заранее

Ведите учет звонков

Выделите время для разговоров

Умейте отказать даже руководству

Уважайте свою работу

Доведите свой график работы до коллег

Умейте пользоваться телефоном

Умейте уверенно говорить «нет«

Экономия времени

Порядок на рабочем месте

Делегирование полномочий прессингом

Удалите посторонние предметы

Избавляйтесь от лишних бумаг

Выработайте систему работы с документами

Рис. 3.1. Пример интеллект-карты

Имейте надежного подчиненного «на все случаи жизни»

Не бойтесь делегировать полномочия

ПРИМЕЧАНИЕ

Вариант сокращенный, так как формат книги не позволяет представить интеллект-карту в достаточно полном и развернутом виде.

Центральный образ интеллект-карты, то есть главная задача, — экономия времени. От нее рас­ходятся лучи-стрелки, указывающие на спосо­бы решения главной задачи (на подчиненные за­дачи).

Очевидно, что интеллект-карта может разрас­таться практически до бесконечности — в зависи­мости от главной задачи и путей ее решения.

При построении интеллект-карт следует при­держиваться определенных правил.

Неотъемлемая часть интеллект-карты — глав­ная задача, воплощенная в центральном образе.

Перед построением интеллект-карты необ­ходимо четко определиться с используемой

3

Глава 3. Популярные методики и технологии тайм-менеджмента

терминологией, чтобы в дальнейшем избежать

путаницы.

□ Для лучшей наглядности представления ин­формации рекомендуется использовать графи­ческие образы.

При построении интеллект-карты нужно стре­миться к оптимальному размещению ее эле­ментов.

Интеллект-карта будет более наглядной, ес­ли в процессе построения часто использовать объемные изображения, выпуклые буквы. До­пускается использование линий разной толщи­ны, можно также экспериментировать с масш­табом отображения графики.

Отображать связи между элементами интел­лект-карты рекомендуется стрелками.

Если интеллект-карта строится вручную, то над­писи желательно делать печатными буквами.

ü Ключевые слова должны быть расположены точно над соответствующими линиями. При этом желательно, чтобы длина линии была примерно равна длине ключевого слова.

ü Главные линии должны быть плавными и бо­лее жирными по отношению к остальным ли­ниям. Обязательно нужно следить, чтобы глав­ные линии интеллект-карты были соединены с главной задачей (центральным образом).

Используемые в интеллект-карте рисунки и гра­фические изображения должны быть предель­но четкими и ясными и не допускать двусмыс­ленности. Надписи желательно располагать горизонтально (при использовании вертикаль­ных надписей значительно теряется нагляд­ность представления информации).

При построении карты рекомендуется распо­ложить лист в положение «ландшафт».

Интеллект-карта должна иметь четкую иерар­хическую структуру.

Цели построения интеллект-карт могут быть самыми разными: сбор и анализ информации, ре­шение конкретной задачи, запоминание материа­ла (например, при подготовке к экзаменам или в аналогичных ситуациях), передача информации, принятие важного решения и т. д. Карты можно использовать в самых разных жизненных ситуа­циях, когда приходится много думать, анализиро­вать и систематизировать информацию, прини­мать ключевые решения и др.

Характерная особенность интеллект-карт — человек свободно, без принуждения самого себя, может сконцентрироваться на задаче. Причем после этого не нужно предпринимать никаких до­полнительных усилий для сохранения такой кон­центрации. Таким образом, оптимальный резуль­тат достигается гораздо быстрее, чем можно было предположить даже в самом лучшем случае.

С точки зрения организации времени интел­лект-карты полезны прежде всего тем, что на них наглядно представлены и, как следствие, хорошо усваиваются все детали предстоящих дел и меро­приятий, что позволяет грамотно управлять не только рабочим, но и личным временем.

С помощью интеллект-карт удобно готовиться к самым разнообразным совещаниям. Чтобы под­готовиться даже к большому собранию, достаточ­но построить одну интеллект-карту, а не собирать массу всевозможных записок, пометок, справок и т. п. Кроме того, используя интеллект-карты, можно грамотно планировать повестку совеща­ния, формировать перечень выносимых на собра­ние вопросов и в зависимости от этого — опреде­лять круг потенциальных участников встречи.

Система Дэвида Аллена Getting Things Done

В данном разделе представлена еще одна по­пулярная методика, ориентированная на решение задач тайм-менеджмента, — система Getting Things

Done. Использование данной системы позволяет

добиться значительного повышения продуктив­ности, почти не увеличивая при этом затраты энер­гии, то есть без стресса, переутомления и иных от­рицательных проявлений, с которыми так хорошо

знаком практически каждый современный чело­век.

Система Getting Things Done — совокупность

инструментов, механизмов и хитростей, направ­ленных на профессиональную организацию вре­мени. С помощью данной системы многие люди, постоянно страдающие от нехватки времени, ста­ли все успевать не только на работе и в быту, но и сумели при этом высвободить массу времени,

чтобы заняться собой (посещать спортзал, читать

книги, смотреть телевизор и т. д.). Характерная

особенность системы Getting Things Done в том,

что она применима практически к любому челове-

Система Дэвида Аллена Getting Things Done

59

ку, независимо от рода его деятельности и сло­жившегося ритма жизни.

Однако нельзя сказать, что данная методика является готовым алгоритмом действий, в резуль­тате выполнения которого произойдет чудо. Из­вестно, что единого алгоритма, применимого ко всем жизненным ситуациям, быть просто не мо­жет. Система Getting Things Done относительно несложна и доступна даже для малоопытных лю­дей. Однако чтобы внедрить ее в жизнь и полу­чить впоследствии положительный результат, по­требуется приложить определенное количество усилий.

Чтобы начать применять систему Getting Things Done, во-первых, нужно собрать все дела, меро­приятия, события и т. п., которые вам необходимо сделать (или в которых вам нужно участвовать) в единую четкую систему. Важно соблюдать одно условие — данная система не должна храниться

в вашей голове. Во-вторых, необходимо приучить

себя к тому, чтобы постоянно иметь готовый план текущих действий, который в любой момент мож­но реализовать или отредактировать.

Затем нужно взять для разбора какую-нибудь

конкретную ситуацию (проблему, мероприятие и т. п.) и кратко, одним предложением описать предполагаемый вариант ее успешного разреше­ния. Другими словами, необходимо четко и крат­ко сформулировать, какой результат вы желаете

получить после решения проблемы.

Теперь напишите на бумаге любое действие (даже совсем мелкое и незначительное), которое вы собираетесь предпринять, чтобы приблизить

разрешение ситуации. Проанализируйте приня­тое решение — возможно, целесообразнее все же не приглашать человека на встречу, а просто по­говорить с ним по телефону. Подобным образом двигайтесь к постепенному решению проблемы.

Все стоящие перед вами задачи, собранные в единую систему, не нужно держать в уме (всегда есть вероятность что-то упустить). В качестве хра­нилищ информации можно использовать, в прин­ципе, что угодно: блокноты, органайзеры, контей­неры и папки для бумаг, электронные заметки, голосовые записи и т. д. Самое главное — чтобы вы без проблем ориентировались в этой системе и всегда знали, где что лежит. При этом рекомен­дуется по возможности минимизировать количе­ство хранилищ информации.

Для хранения и обработки информации о сво­их делах, событиях, мероприятиях и т. п. удобно использовать Систему напоминаний (терминоло­гия Дэвида Аллена). Суть этой системы в отсут­ствии необходимости постоянного составления списков актуальных задач — каждый день вы бу­дете брать в руки папку, в которой уже будут ле­жать задачи, которые вы должны сделать сегодня.

Для реализации этой системы вам понадобит­ся 43 папки (или полиэтиленовых файла — в за­висимости от количества задач). 12 папок пред­назначены для месяцев, 31 папка — для каждого дня месяца. Все папки следует соответствующим образом подписать (на папках, предназначенных для дней, нужно указать только число, без месяца, а на папках, предназначенных для месяцев, — толь­ко месяц, без указания года). Необходимо устано­вить папки (файлы) в определенном порядке. На­пример, сегодня вечер 7 апреля; следовательно, сначала идут папки с номерами от 8 до 31, за ними — папка «Май», за ней — папки с номерами от 1 до 7,

затем — папки «Июнь», «Июль», «Август», «Сен­тябрь», «Октябрь», «Ноябрь», «Декабрь», «Ян­варь», «Февраль», «Март»» и «Апрель».

По всем папкам дела раскладываются в зави­симости от сроков их исполнения. Утром каждого дня вы берете сегодняшнюю папку, достаете из нее то, что там лежит, и перекладываете пустую папку на месяц вперед. Дела вы решаете в течение дня. Если какое-то дело осталось нерешенным или вы отказываетесь от его выполнения (напри­мер, из-за его неактуальности), то вы переклады­ваете его в папку с той датой (или месяцем), когда необходимо будет вернуться к решению этой про­блемы. В результате вы получаете стабильную

систему постоянного планирования и напомина­ния о тех или иных делах, событиях, мероприя­тиях и т. д.

ВНИМАНИЕ

При использовании системы напоминаний необходимо ежедневно обновлять ее. Если по каким-то причинам вы знаете, что некоторое время не сможете проверять содержимое папок (например, из-за отъезда в командировку или отпуска), то перед отбытием нужно проверить все папки до дня вашего приезда и распределить их содержимое по другим папкам.

Все хранилища периодически должны опус­тошаться, что подразумевает решение актуаль­ных задач и обработку оставшихся. В процессе

3

Глава 3. Популярные методики и технологии тайм-менеджмента

обработки дел вы должны уяснить для себя, что конкретно означает данная задача, может ли она быть решена в ближайшее время и каким образом следует поступить с ней в противном случае. Если задачу невозможно решить в ближайшее время, то нужно поступить с ней одним из следующих спо­собов.

и Отказаться от решения задачи из-за ее неакту­альности или нецелесообразности (в таком слу­чае нужно проанализировать эти причины).

□ Переложить решение задачи на кого-то друго­го (то есть делегировать полномочия). Если решение задачи связано с работой, то ее можно поручить подчиненным сотрудниками, а. на­пример, несложную бытовую задачу вполне можно доверить детям.

Перенести решение задачи на конкретную дату (например, с помощью системы напоминаний). Перенести задачу в разряд отложенных задач

и рассмотреть целесообразность ее решения

в ближайшее время. Для таких задач должно быть предусмотрено отдельное хранилище. Ре­комендуется не реже раза в неделю проверять содержимое такого хранилища и избавляться от старых задач (решать их, отказываться от решения или делегировать и т. п.) — в против­ном случае можно превратить это хранилище в мусорную корзину.

Превратить задачу в своеобразную ссылку —

то есть не решать ее, а найти соответствующую информацию, к которой всегда можно обра­титься в случае необходимости.

Если задачу можно и нужно решить, то в зави­симости от ее актуальности и текущей стадии ре­шения с ней следует выполнить одно из следую­щих действий.

J Четко определить, каким должно быть следую­щее действие для выполнения задачи, и либо приступить к этому процессу, либо зафиксиро­вать его.

Делегировать решение задачи.

J Отложить решение задачи на допустимый срок (возможно, с помощью системы напоминаний).

□ Составить проект решения задачи (если реше­ние задачи представляется достаточно слож­ным и не вполне очевидным).

Если для представления процесса решения за­дачи недостаточно одного проекта — создать необходимое или возможное количество про­ектов.

Проанализировать доступные действия, кото­рые можно применить для решения задачи.

Составить список напоминаний о действиях,

которые необходимо выполнять для решения задачи.

Чтобы понять, как следует поступить с той или иной задачей или что вы должны сделать в бли­жайшее время, рекомендуется воспользоваться «Четырехкритериальной моделью принятия ре­шений» (терминология Дэвида Аллена). Все ре­шения принимаются по следующим основным критериям.

□ Контекст, в котором принимается решение

(окружающая обстановка, условия, наличие

соответствующих возможностей, загружен­ность и т. д.).

Наличие свободного времени для решения за­дачи.

Наличие физической возможности (усталость или, наоборот, прилив сил и энергии).

Приоритет задачи.

Один из наиболее важных факторов, оказыва­ющих влияние на принятие решения, — контекст. Например, вы пытаетесь определиться, что вам нужно сделать в первую очередь: отогнать маши­ну в ремонт («ведь это нужно было сделать еще вчера») или сделать важный телефонный звонок («может, хоть сейчас у меня получится дозвониться Петровичу — вечно его нет на месте»). Посмотрев на часы, вы увидели, что в данное время в горо­де — час пик и если куда-то поехать, то наверняка

можно попасть в пробку. А телефон — рядом на столе («кстати, по идее Петрович должен быть

сейчас на месте»). Исходя из сложившейся ситуа­ции, повлиять на которую вы не можете, правиль­ное решение в данном случае — сделать важный телефонный звонок. Пока вы поговорите по теле­фону, может, и на дорогах станет свободнее.

Следующий важный критерий для принятия

решения — наличие достаточного количества сво­бодного времени. Например, в рассматриваемой

ситуации, чтобы отогнать машину в ремонт, мо­жет потребоваться часа полтора, а на телефонный разговор — минут 30. Если через 40 минут у вас назначено совещание, то решение будет однознач­ным — поездка в автосервис откладывается, а для телефонного звонка времени вполне достаточно.

Система Дэвида Аллена Geifing Things Done

3

Еще один критерий, используемый для приня­тия решения, — наличие физической возможнос­ти (то есть сил и энергии) для решения задачи.

ПРИМЕЧАНИЕ

Довольно часто смена рода деятельности приводит к появлению дополнительных сил и энергии, однако не всегда этого бывает достаточно для выполнения задачи.

Например, не стоит в конце тяжелого рабочего дня назначать важное совещание — лучше посвя­тить остаток рабочего времени изучению какого-либо отчета, или просмотреть список дел на завт­ра, или найти другое занятие, достаточно важное

и в то же время не требующее высокой концентра­ции внимания и больших усилий.

Очень важный критерий, влияющий на приня­тие решения, — приоритет задачи. Для каждого человека важно его умение расставлять приорите­ты, то есть определять необходимость каждой за­дачи и в зависимости от этого выстраивать оче­редность их решения.

ПРИМЕЧАНИЕ

О расстановке приоритетов

см. подразд. «Расстановка приоритетов».

Для систематизации своих дел рекомендует­ся проводить их еженедельную инвентаризацию, в процессе которой анализировать их нынешнее состояние. Все временно свободные, но необходи­мые в будущем документы следует поместить в от­дельную папку «Для последующей обработки».

К таким документам могут относиться не только деловые бумаги, но и визитные карточки, рецепты и т. п. Затем нужно просмотреть свои накопившие­ся за неделю записки и пометки и безжалостно вы­бросить уже не нужные (обычно таких бумаг 90 \%).

Далее следует изучить ежедневник за преды­дущую неделю: что сделано, какие дела остались нерешенными и почему, на какие сроки следует отнести решение оставшихся дел и т. п. Ни один из нерешенных пунктов ни в коем случае нельзя оставлять без рассмотрения и без принятия по нему конкретного решения.

После этого нужно перенести на бумагу все дела, задачи, планы, мероприятия, информацию о кото­рых вы сейчас держите в голове. Иначе говоря,

необходимо разгрузить мозг от лишней информа­ции (точнее — не лишней, но той, которая вполне

может храниться в другом месте), зафиксировать

предстоящие действия, составить проекты и т. д.

Проанализируйте каждый предстоящий проект

и убедитесь, что для его реализации у вас намече­но как минимум одно ключевое действие.

Затем необходимо просмотреть список дел, по­ставленных в очередь на решение. Возможно, не­которые из них уже утратили актуальность, а ряд других решились сами собой. Из данного списка в список актуальных дел нужно перенести задачи, актуальность которых к настоящему моменту на­зрела, вычеркнуть ненужные, корректировать сро­ки исполнения оставшихся задач.

В конечном итоге такой анализ позволяет по­лучить достаточно полную и объективную карти­ну текущего положения ваших дел, на основании которой можно принимать взвешенные решения о своих дальнейших действиях, строить планы и ставить задачи на будущее.