Название: Тайм-менеджмент. Время Руководителя - Горбачев А. Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 662

Глава 2

На днях договорились встретиться с приятелем в пол­день на «пушке». Я подошел туда в 11.55, осмотрелся по сторонам в поисках Игоря и, не найдя его глазами, достал журнал и увлекся чтением. Прошло уже 20 минут после наз­наченного срока, когда меня дернули за рукав. Игорь с ви­новатой миной развел руками:

— Прости, опять опоздал. Вроде и спланировал, и про­бок не было, но... сам видишь! Как будто время со мной иг­рает в прятки. Вечно опаздываю, куда бы ни отправлялся. Особенно обидно, когда важная встреча, а ты приходишь на 10 -15 минут позже, чем договорились.

— Ладно, не отчаивайся. Наверно, у тебя слабо развито чувство времени, потому и не можешь вовремя появляться там, где спланировал. Отсюда и складывается впечатление, «что время играет с тобой в прятки».

— А что такое чувство времени?

В самом деле, что такое чувство времени? Это внутрен­ний голос, способный дать ответы на вопросы следующего плана: «Сколько времени займет подготовка отчета о вы­полненном проекте?», «Сколько ехать отдома до офиса?»,

«Который сейчас час?». Собственно, для многих этот голос известен под термином «внутренние часы». Вот как иллю­стрирует эту способность человеческого организма извест­ный изобретатель Г. С. Альтшуллер: «...я просто чувствую движение времени, выработалось такое качество. Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала — это восприни­мается как состояние физического дискомфорта...».

Чувство времени — физическое ощущение его движения. Восприятие телом, а не умом. И это очень важно. Потому что телесное восприятие — функция, не требующая вмеша­тельства сознания. Следовательно, оно дает нам возмож-

fr ^

fr *

fr S fr

fr ^

fr *

fr *

fr *

fr *

fr »

fr *

fr *

fr *

fr *

fr 9>

fr ~

fr ~

fr ~ fr

fr *t fr

fr *

ность разгрузить мозг для любой другой деятельности. Важное отличие — чувствовать время, а не считать (прики­дывать) в голове, сколько займет та или иная работа.

Многие заменяют чувство времени сознательным расче­том. Раскладывают цепь событий на звенья и фиксируют длительность каждого звена. Далее суммируют и получают продолжительность события. Этот подход умозрителен, а чувствовать время можно только телом, практически на рефлекторном уровне. Центр чувства времени располагает­ся чаще всего в области грудной клетки. У некоторых — в окрестностях сердца, у других — ближе к животу. Задайте себе вопрос: «Сколько по времени я буду выполнять это уп­ражнение?» И постарайтесь определить, откуда вы получа­ете ответ. Прикидываете в голове, который час? Вспомина­ете, когда последний раз смотрели на часы? Определяете

время по внешним факторам (звон часов, приход колле­ги...)? Или перемещаете свое внимание в область груди? Сосредоточиваетесь на своих ощущениях? Фактически вы задаете ряд вопросов: «это займет 10 минут? 5 минут? 20 минут?» Получаете ответ «да» или «нет», и через ряд таких вопросов вы приближаетесь к правильному ответу, когда почувствуете комфортное состояние — «именно столько, 20 минут!» Обычно это приятная тяжесть, некая неторопли­вая пульсация в груди.

Чувство времени есть у любого нормального человека. Отличия лишь в точности определения времени. Свои внут­ренние часы мы вырабатывали с детства. Именно тогда, в

детстве, день казался длинным и время тянулось. Именно тогда наше чувство времени было латентным и давало большие погрешности. Взрослея, мы уже четко знали, что урок длится 45 минут, перемена — 10 минут, дорога от школы домой — 15 минут. И сейчас каждый из нас может сказать, сколько времени займет то или иное событие, осо­бенно если мы делали его многократно. Будь то домашние дела, различного рода рабочая рутина, время на дорогу от дома до работы и прочее. Чувство времени есть у каждого из нас. Только у одних оно работает с точностью до минуты, а у других разлажено, плюс-минус полчаса — это норма жизни. К чему приводит такая разлаженность внутренних часов — мы рассмотрим чуть позже.

ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ КАК ОСНОВА ЭФФЕКТИВНОСТИ

ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ КАК- ОСНОВА ЭФФЕКТИВНОСТИ 16

ТАЙ М-МЕНЕДЖМЕНТ

зачем нужно чувство времени?

Чувство времени имеет огромное значение для успешной работы и вообще жизни человека. Посмотрим, где конкрет­но применимо оно, какое положение занимает по отноше­нию к другим компонентам управления временем.

Первое важное значение чувства времени — для пла­нирования деятельности. Многие из нас составляют план на день, но только единицам удается сделать все так, как задумано. И дело не в том, что мы не умеем планировать. Планировать умеем: расписываем задачи на день, отме­чаем длительность каждой задачи, ставим приоритеты. И, несмотря на это, выполнение планов срывается. Поче­му? Что вы говорите себе, когда, запланировав на поиск в Интернете 60 минут, реально потратили 180? «Слабый канал...», «ну, Интернет — такое дело, затягивает...», «меня отвлекали... » — вы можете привести массу при­чин. И только одно следствие — ВАШ ПЛАН НЕ ВЫПОЛ­НЕН. А значит, он не быт реален еще на стадии составле­ния. Вы успешно строите иллюзорные планы, которые на практике терпят фиаско.

fr

ПРОСТИ, ДОРОГАЯ, ЗА ОПОЗДАНИЕ ! Я УПАЛ СО ВТОРОГО

fr *

fr *>

fr <Э

fr \%

fr \%

fr Э

fr 9

ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ КАК ОСНОВА ЭФФЕКТИВНОСТИ

Реальный план — только тот, который воплощается! Все остальное можно смело оставить романтикам. Нам же с вами нужен инструмент для успешного планирова­ния, а не повод потрепаться с коллегами о том, что «пла­нируй не планируй — все равно будет как будет». И ос­новная причина иллюзий — слабое чувство времени. Ес­ли вы хорошо владеете чувством времени, то имеете го­раздо больше шансов точно планировать свой день. По­тому что погрешность ваших внутренних часов мала. Но даже малые погрешности, как известно, складываются. И чем больше у вас дел, чем больше этапов вы неверно оценили с точки зрения их продолжительности, тем дальше ваш общий план от реальности и ближе к невы­полнимости. Во время реализации все пойдет не так, как хотелось. «Хотели как лучше, а получилось как всегда!» И как ни огорчительно это констатировать, но никто, кро-

ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ ЕСТЬ У ЛЮБОГО НОРМАЛЬНОГО ЧЕЛОВЕКА. ОТЛИЧИЯ ЛИШЬ В ТОЧНОСТИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ.

ЗАЧЕМ НУЖНО.ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ?

ме вас, в невыполнении нереального плана не виноват. На работе засиделись, опоздали домой к ужину, пропус­тили общение с детьми... Желаем ли мы, чтобы наши

планы и дальше не имели ничего общего с реальностью?

Если ответ отрицательный — продолжим.

Показательным является следующий пример с Витали­ем. Данный диалог произошел после недельного тренинга на развитие чувства времени.

«Вчера своей девушке рассказывал:

— Ну вот, столько-то времени нужно проехать, потом по своим делам — столько и столько. В итоге вернусь во столько-то.

Она делает круглые глаза:

— Еще неделю назад ты бы сказал все то же самое, только время назвал в два раза меньше — в итоге бы опоздал.

И с удивлением на меня смотрит».

Виталий — человек, хорошо знакомый с навыками пла­нирования, так как по роду деятельности является руково­дителем подразделения. Единственное, что мешало ему раньше строить реальные планы, — слабое чувство време­ни. Как только он его наработал, ситуация в корне измени­лась, что видно из примера.

Следующая область использования чувства времени — это управление собой во время работы. К примеру, вы зап­ланировали подготовиться к переговорам за 60 минут. Спустя 30 минут подготовки вы понимаете, что проделано

только 10\% работы.

И тут внутренние часики забьют тревогу: «с такой ско­ростью нам работать никак не меньше 270 минут!», а у вас переговоры начнутся через 30. Многих наверняка подобная ситуация будет нервировать. «Сам знаю, что не успеваю, а еще ты тут бубнишь!..» Зачем вы нервничаете? Чтобы сор­вать подготовку? Или нервозность подстегивает работоспо­собность? Весьма и весьма сомнительно. Некоторые гово­рят, что чувство времени им мешает. И это действительно верно. Как может не мешать звенящий рано утром будиль­ник? Мешает, еще как. И что вы делаете? Нервничаете по

этому поводу, ворочаетесь с боку на бок, выключаете его или даже швыряете в него подушкой? Или просыпаетесь,

ЗАЧЕМ НУЖНО -ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ"5

ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ КАК ОСНОВА ЭФФЕКТИВНОСТИ

fr -Ä

встаете и идете по делам? Так же нужно поступать и с

чувством времени. В данной ситуации оно — «звенящий бу­дильник».

Достаточно лишь принять решение о том, как поступить

в данной ситуации, и вы выключите свой «будильник». Мо­жете дать себе дополнительное время на подготовку к пе­реговорам, скорректировав планы на день, либо перенести переговоры, если это возможно (поставить будильник на

другое время и поспать еще). А можно выбрать наиболее

важное и успеть уложиться в оставшиеся 30 минут (выклю­чить и встать).

Таким образом, чувство времени помогает вам вырабо­тать реалистичный взгляд на свою деятельность и на требу­емое для нее время. И как следствие этой реалистичности — помогает сделать вовремя большинство задуманных дел. Именно помогает, а не решает за вас. Оно лишь дает

информацию для принятия решения. Решение нужно при­нять лично вам.

Третья область применения чувства времени — конт­роль стресса. Что такое стресс? Это эмоциональная нагруз­ка на психику, которую человек испытывает в результате

неблагоприятных внешних воздействий либо под влиянием собственных комплексов. Какая связь с чувством времени?

Предположим, вы берете на себя ряд задач на ближайший месяц. Если объем работ посильный, вы работаете и радуе­тесь жизни. Если нет — вы в цейтноте! Работы невпрово­рот, вы не справляетесь. В результате опасения того, что ра­бота не будет выполнена в срок, возникает стресс. Так зачем

мы берем на себя непосильную ношу? Причин множество.

Исключим те ситуации, когда начальство поручает массу дел и вы делаете их для своей карьеры. Когда вы хотите быть постоянно занятым, чтобы ни о чем не думать. Или любите показать всем окружающим, какой вы занятой че­ловек. В итоге останутся люди, которые хотели бы справ­ляться с работой вовремя, готовые сказать «нет» чрезмер­ной нагрузке, но все же работающие сверх нормы. Их проб­лема — в неточном определении критического объема ра­боты, сверх которого наступает стресс.

Как определить, справятся они с таким объемом ра­бот или нет? «В прошлый месяц взял 3 проекта — все

ЗАЧЕМ НУЖНО ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ?

ТАЙМ - МЕНЕДЖМЕНТ

успел, даже время осталось. В этом взял 4 — работаю без выходных, весь на нервах». Как говорил Жванецкий,

«как объяснить иностранцу, что русской душе одна бу­тылка водки — мало, две — нормально, три — много, а

четыре снова мало?» Ответ кроется в точности настрой­ки чувства времени. Развито оно, настроено точно — при определении объема работы вы можете точно знать, где начинается та черта, за которой работа превращает­ся в самоистязание. Имея такую информацию, можно уже вполне реально планировать. «Возьму четыре про­екта — буду неделю в стрессе, возьму три — будет пару дней незагруженных». Вам принимать решение, и для этого есть главное — точная информация, где именно для вас лично расположена критическая точка начала стресса. Вторая составляющая в принятии решения —

ваша смелость. Но это отдельный разговор, выходящий

за рамки данной статьи.

Роль чувства времени в контроле стресса в этом и зак­лючается: вы всегда можете следить за уровнем рабочей нагрузки и принимать решения, как изменить ситуацию, ес­ли вышли за свой deadline (финальную черту). Главное —

не наблюдать за собой со стороны, а управлять делами та­ким образом, чтобы ватерлиния вашего спокойствия была видна над кипучей водой деловой активности.

Итак, чувство времени есть у каждого из нас. Степень его развития различна и зависит большей частью от рода деятельности. Как можно использовать: планировать дела, управлять собой, контролировать стресс. Методы развития просты и доступны любому. Перейдем к их рассмотрению.

методы развития

чувства времени_

Итак, мы убедились, что чувство времени — важная состав­ляющая повседневности. Но вот вопрос: важная-то она важ­ная, а как мне эту составляющую заставить работать на се­бя? Есть ли упражнения, методики, позволяющие повысить точность моих внутренних часов? Упражнения не только есть — они просты в исполнении и довольно быстро прино­сят реальные результаты.

МЕТОДЫ РАЗВИТИЯ ЧУВСТВА ВРЕМЕНИ

fr

fr *

fr * fr

fr *

fr *

fr ->

fr «b

fr Э

fr Э

fr 9>

fr *

**

fr 'Ä fr ^

fr * fr *

*> <*э fr * fr I* fr * e *

ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ КАК ОСНОВА ЭФФЕКТИВНОСТИ

Рассмотрим имеющиеся в нашем арсенале и доступные каждому упражнения для развития чувства времени.

Самое простое упражнение — калибровка. Выполняется

следующим образом. Перед началом события смотрим на ча­сы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что закладывать час на десятиминутное дело — за­ведомо обманывать самого себя. Все-таки мы же для себя ста­раемся, верно? Назначайте реальные сроки для выполнения!

Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем зап­ланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее мину­ты — у вас хорошее чувство времени, развивать особо не­чего, но не забывайте, что навыки без тренинга притупля­ются. Если ошибка составила ±5 и более минут — то сте­пень развития чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы — 12\% вашего временного капитала. Более 1000 часов в год!!! Позволи­тельна ли такая роскошь? Решать вам, но 1000 часов — это все-таки многовато. Соответственно чем дальше вы вылез­ли за 5 минут — тем ниже точность ваших внутренних ча­сов. Как упражнение калибровку можно практиковать в лю­бое время в любом месте. Для этого нужны только две ве­щи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калиб­ровки появляются уже на 3-4-й день. Самое большое дос­тоинство упражнения — свободная форма выполнения: не нужно ничего писать, и главное, что нужно запомнить, — это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее ваша задача — отслеживать изменение этого показателя: растет он, понижается или стоит на мес­те. А может, скачет — то маленький, то большой? Все это

дает вам понимание того, где именно кроются ресурсы ва­шего управления временем.

Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности, — хронометраж. Что это такое? Вы берете бланк, на котором разлинована таблица из нескольких по­лей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите туда все, что делаете. Фиксируете время нача­ла-окончания и кратко — название дела.

Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и в

голове запоминать. Однако согласитесь, что вряд ли вы

МЕТОДЫ РАЗВИТИЯ ЧУВСТВА ВРЕМЕНИ

Форма ведения хронометража

НА БУМАГУ КАРАНДАШ И ВЕДИ ХРОНОМЕТРАЖ I

вспомните с точностью до минуты, что делали на протяже­нии позавчерашнего дня. А неделю назад? Во-вторых, вы­нося эти данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Ей совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим займется бумага. Наша цель — выработать чувство време­ни, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое глав­ное — что сам процесс записи переводит фокус нашего внимания на время, а именно это нам и нужно. Обратить на него внимание. Чем чаще мы это будем делать, тем быстрее наработаем отличное чувство времени. Итак, суть хроно­метража для выработки чувства времени — это момент фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи в бланк позволяет держать наше внимание в нужном русле.

МЕТОДЫ РАЗВИТИЯ ЧУВСТВА ВРЕМЕНИ

Именно поэтому важно делать это письменно, включая иде-омоторную реакцию организма.

В двух словах, как это выполнять проще. Фиксировать виды деятельности символами-сокращениями. Обычно на второй-третий день уже есть пять-семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи позволя­ет сократить затраты на хронометраж до 5-7 минут в день!

Основное правило применения хронометража впервые: не переборщить. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и здесь следует знать меру. Начать нужно с двух-трех дней хронометража в неделю. Сделать недель­ный перерыв. Провести хронометраж пяти рабочих дней.

Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного

хронометража. После такой последовательной подготовки

ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому време­ни многие уже наверняка получат ожидаемый результат. И на первое время этого может быть достаточно.

Отметим, что хронометраж дает большой качественный

скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода времени, начинает чувствовать его движение.

Вспомним пример с Виталием.

Результаты хронометража следующие. За 4-6 недель че­ловек нарабатывает 80\% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планиро­вании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться все­го 1-2 недели. А людям творческим, кто на часы никогда не обращал внимания, и 8 недель окажется недостаточно.

Однако для успешного управления собой во время рабо­ты следует уделить еще 4-6 недель хронометражу и довес­ти точность до 90-95\%. Вот этого будет более чем достаточ­но. Напоминаем, что чувство времени, как и мышцы, нужно держать в тонусе. Для этого минимум две недели в год сле­дует вести хронометраж. Ведь любые часы разлаживаются в процессе работы и требуют «сверки с курантами». Двух­недельный хронометраж — вполне достаточная профилак­тика, дабы «смазать механизм» ваших внутренних часов на год вперед да подвести стрелки.

Следует отметить, что любая деятельность, предусматри­вающая жесткий регламент (космические технологии, ракет-

МЕТОДЫ РАЗВИТИЯ ЧУВСТВА ВРЕМЕНИ

ные войска, спорт), хорошо тренирует чувство времени. Не­удивительно, что среди успешных менеджеров немало лю­дей, вышедших из армии. Регулярная дисциплина развивает массу навыков, и среди них — чувство времени. Что для вас значит минута? Это много? Что вы успеете за 1 минуту? Для спринтера, бегущего стометровку, каждая сотая доля секун­ды важна! Потому что от этого зависит победа. Поэтому в процессе тренировок он учится чувствовать каждую секунду. Хороший бегун может в 9 случаях из 10 точно сказать, за сколько пробежал ту или иную дистанцию. Он ее чувствует.

Как видим, спортивные достижения — также отличная школа успешного менеджера. Почему? Потому что чувство времени — неотъемлемая часть успеха в работе управленца. Это основной элемент системы, без которого невозможно продвижение к успеху. Например, автомобиль может ехать: без фар, без сидений, без спидометра и т. д. Без покрышек тоже может (ну, не так быстро, конечно!). А вот без двигателя — нет. Без колес и ряда других деталей — тоже. Чувство времени —

именно такая деталь, без которой регулярный успех невозмо­жен. Случайно можно добиться успеха без многого. А регуляр­но показывать хорошие результаты, особенно результаты фи­нансовые, можно только с развитым чувством времени.

искажение восприятия

времени_

И в завершение разговора о чувстве времени затронем ис­кажение его восприятия.

Что это такое? Когда одно и то же событие воспринимает­ся нами как длящееся во времени с разной скоростью. К при­меру, два события длительностью 30 минут могут восприни­маться совершенно по-разному. Интересная лекция пролетает незаметно, а скучное совещание воспринимается как беско­нечная зубная боль. Хотя на самом деле и то, и другое мероп­риятия длились одинаковое время, наши внутренние часы отс­читывали их по-разному. Почему так происходит?

Наше сознание может находиться в разных состояниях. В каждом состоянии время воспринимается особо. И самое главное — есть контраст между восприятием времени, ког­да мы эмоционально возбуждены (положительно либо от­

ИСКАЖЕНИЕ ВОСПРИЯТИЯ ВРЕМЕНИ

ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ КАК ОСНОВА ЭФФЕКТИВНОСТИ

рицательно), сосредоточенно работаем, спим или погруже­ны в размышления (пребываем в раздумье).

Хорошо известен следующий феномен. Если человек на­ходился в трансе около часа и после выхода его спросить, сколько прошло времени, то ответ расположен в интервале 5 -10 минут. Разница в десятки раз — цифра серьезная. Те­перь представьте, что при планировании вы не учли состоя­ния сознания, в котором будете находиться. Вполне реальна следующая ситуация. Собираетесь на вечеринку, ориентиру­етесь пробыть там три часа. У вас отличное чувство време­ни, и вы решаете, что без проблем почувствуете, когда пора уходить. Появляетесь на вечеринке. Она идет на редкость ве­село, интересно — время летит незаметно. И ваши внутрен­ние часы подают первые признаки тревоги не то что через три, а через все шесть часов. Хорошо, если после таких про­валов не запланировано никаких мероприятий, а следующий день — выходной. А если иначе? Знай вы, как искажается чувство времени, — могли выделить на вечеринку больше

времени изначально либо найти способ напомнить себе и

покинуть ее вовремя. К примеру, поставить таймер.

Ситуация с переговорами. Если идут интересно и интен­сивно, времени никто не замечает. В результате рушатся ра­нее составленные планы либо, что еще хуже, вы не успева­ете решить за время переговоров важные пункты и прийти к согласию. В итоге требуется назначить дополнительную встречу, а это расход времени, изменение планов. Одним словом, потери.

То же происходит со временем в дороге. Монотонный гул мотора, мелькание машин и светофоров, вы погружены в пространство движения, и восприятие времени меняется. Час может стать пятнадцатью минутами, либо пятнадцать

минут — часом. Ведь бывает такое? Здесь очень важно

прикидывать дорогу не на глазок, а замерять ее (используй­те калибровку). Тогда и расход времени на дорогу будет точ­ный, и опозданий меньше. Что не может не радовать, осо­бенно ваших коллег и близких.

итого

Чувство времени есть у каждого из нас. Развито оно хорошо или слабо, зависит от рода деятельности. Любой человек мо-

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

жет легко и просто повысить точность своих внутренних ча­сов. Требуется чуть-чуть усилий и некоторое время, как, впро­чем, и в тренировке любого иного навыка. Добавьте к этому капельку здравого смысла и немного смелости в принятии ре­шений — и вы сможете сполна порадовать себя и окружаю­щих результатами использования внутренних часов. И пос­леднее: в своей работе нужно учитывать искажение восприя­тия времени. Этим вы добавите себе шансов на успех.

Чувство времени — очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий — и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе, — это положительные результаты наших усилий. Тем более если эти результаты адекватны затратам.

Мы вступили в мир персонального тайм-менеджмента.

Далее перейдем к описанию четырех базовых составляю­щих управления временем: цели, приоритеты, инструменты и привычки. Схематично представим это в виде четырех но­жек стола, на рисунке они представлены как вид сверху. Это система, где каждый элемент обязателен. Как для устойчи­вости стола необходима каждая ножка, так и для успеха в жизни необходимы четыре элемента. Освоив эти группы на­выков, можно с уверенностью заявлять: «Управление вре­менем удалось!»

ж*

fr *

fr *

fr Ä

fr *

fr *

fr Ä

fr ->