Название: Тайм-менеджмент. Время Руководителя - Горбачев А. Г. Жанр: Менеджмент Рейтинг: Просмотров: 662 |
|
Глава 5
тай м • м eh ед жм ент Начиная планировать, важно понимать, когда следует остановиться. Если уделить этому процессу избыточное количество времени, тогда когда же выполнять планы? А если уделили недостаточно времени — то качество плана резко падает, что заметно чувствуется в процессе его выполнения. Эмпирическим путем выведено оптимальное время для составления планов. Цифра эта — 1 \% времени от планового периода. То есть если я собираюсь написать план на день, мне достаточно 1\% от 24 часов, что составляет примерно 15 минут. Нормативы времени на составление планов • Надень — 15 минут • На неделю — 90 минут • На месяц — 7 часов Что означают эти цифры? Если я умею планировать, то за 15 минут составлю качественный план на день. Качество плана понятно в конце дня, когда подводим итоги, что сделано, а что нет. Выполнены все пункты — план отличный. Есть пробелы — планировали слабо, чего-то не учли, где-то просчитались. Если я выполняю план, но мнетребуется на его составление более 15 минут, то процесс моего планирования не оптимален. Возможно, у меня нет навыка планирования, поэтому и скорость невелика, или алгоритм планирования следует заменить. С одной стороны, 1\% — это ориентир, сколько времени уделять составлению планов, с другой — критерий, «есть или нет» навык планирования. Планирование следует производить порциями, или тактами. К примеру, план на день лучше разбить на три такта. СТЕПЕНЬ ФОРМАЛИЗАЦИИ ДЕЙСТВИЙ 4 fr 4 fr 4 fr 4 1 fr 4 fr 4 fr 4 fr 4 fr 4 fr 4 fr <4 fr 4 I fr 4 fr 4 fr 4 fr 4 fr 4 4 ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ Первый — вечером предыдущего дня. Набрасываете штрихи завтрашнего дня, крупно, без точных деталей. Утром, придя на работу, получив вводные, понюхав обстановку, уточните свой план. Уже более детально прорисуйте свой день. После обеда, когда часть дел решена, часть потеряла актуальность, пришли новые вводные, снова уточняйте свой план. Поступайте как художник. Вначале делаем первые наброски карандашом, слегка помечаем контуры. После уже более четко рисуем границы и фигуры. И наконец, наносим краски, завершая картину. Основная идея разбиения плана на такты: плох тот план, который нельзя изменить. План должен стать вашим союзником. А поэтому его основная задача — помогать вам. Следовательно, подчиняться, учитывая изменения окружающей среды. Аналогично поступаем с планированием недели. В пятницу следует наметить основные события будущей недели. Никогда не уходите с работы, пока не выполните отчет за неделю и план следующей недели. Только в этом случае, если вам интересны результаты вашей деятельности, вы сможете реально ими управлять и при этом спокойно отдыхать в выходные. А начиная с понедельника, ежедневно можно вносить коррективы в недельный план, исходя из скорости изменения рабочей ситуации. степень формализации действий_ Всю управленческую деятельность можно поделить на три крупных пласта. Уровень целей, задач и действий. Цель: подготовить пакет документов. Задачи: оформить счет, подготовить договор, сделать акт. Действия: открываем файл с шаблоном счета, вносим название компании, изменяем сумму и т. д. Достижение любой цели можно разложить на несколько задач. Цель подразделяется на 3-9 задач. Чтобы реализовать задачу, следует выполнить определенные действия. Каждая задача на 3-9 действий. Правило первое: при выполнении всех действий, которые входят в задачу, автоматически решается задача. Если СТЕПЕНЬ ФОРМАЛИЗАЦИИ ДЕЙСТВИИ таим-менеджмент ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ вы сделали все действия, а задача не решена — ищите скрытые действия. То, что реально надо сделать, но вы об этом не подразумевали. Решив все задачи, автоматом получаем готовую цель. И опять же, вроде все задачи выполнены, а цель не достигнута — сразу на поиски скрытой задачи. Важным нюансом является то, что порядок и масштаб задач и действий у каждого человека могу быть различными. Как я люблю повторять на тренингах: «в жизни много правильных ответов». Степеиь формализации действии
4 4 Анекдот 90-х про скрытые действия: — Братан, у меня тачка не едет. — Колеса пинал? — Ага! — Стекло протирал? ---Да! — Ну, тогда не знаю. Опираясь на пирамиду цель — задачи — действия, выделим три масштаба времени, для каждого из которых применимы свои инструменты достижения планов. Список выглядит так: • Уровень целей — план на месяц • Уровень задач — план на неделю • Уровень действий— план на день Так как цели мы рассмотрели, то план на месяц будет состоять из списка того, что вы хотите и к какому сроку. Планы на неделю — список задач, решив которое можно достичь цели. А вот самое интересное: план на день — описание конкретных действий. Именно им и займемся, переходя к следующему разделу нашей книги. основные правила планирования рабочего дня Что такое хороший план? Каждый раз задаю этот вопрос участникам тренингов. Получаю совершенно разные ответы: «когда все учтено, когда начальник доволен, когда достигаем целей, когда все идет по плану...». Лучшая формулировка: план должен доставлять удовольствие. Удовольствие от плана только тогда, когда он на 100\% выполнен. То есть реален, учитывает все возможные и непредвиденные факторы. Типичная картина руководителя. Каждое утро планирует будущий день, запихивая в свой график все что можно и нельзя. Ведь половину задач нужно было выполнить еще вчера! «Надо было вчера!» — самый очаровательный ответ от участников! Самый русский ответ. Правда в том, что треть предприятий России живут в таком графике. Сверху приходит нагоняй к задачам с грифом «надо было сделать 67 основные правила планирования рлбочё вчера». Стресс и самообман, одном словом. Естественно, в таких условиях тайм-менеджмент воспринимается как насмешка. «Какое тут планирование, если задач реально больше наших физических сил», — и такое регулярно я слышу от участников тренинга. Стоп! Нажмите на паузу. Осознайте: если ничего не менять, то дальнейшие годы пройдут в такой же суете и спешке. Решите для себя, чего хотите? Если решите изменить ситуацию, то дальнейшие рекомендации вам помогут. Если читаете, чтобы убедить себя: «Планирование бесполезно!» — то закройте эту книгу, она вам не поможет. Лучше идите и быстро выполняйте «надо было вчера!». Итак, первый признак: хороший план, который ежедневно на 100\% выполнен. Качество вашего плана становится понятно в конце дня, когда вы оцениваете, сколько из задуманного выполнено. Признак второй: план должен доставлять удовольствие. Ваша картина, скорее, выглядит так. Утром написали список «что надо». К вечеру выполнили часть. Запланировал 10 дел — сделал 5, запланировал 6 — сделал 4, запланировал 4 — сделал 2. Каждый раз неудовлетворенность от результата. Хотели одно — получили другое. И так каждый день. Кто знаком с сексом, то наглядная демонстрация. Вы начи-
инструменты планирования наете, продолжаете, и в самый важный момент вас отрывают и не дают выполнить все до конца. Удовольствие? Ха! Кайф обломали. То же с планами. Ежедневное чувство неудовлетворения по окончании рабочего дня: «Все так и не успел!» Каждое утро — преодоление страха «знаю, планировать надо, чувствую, опять не успеваю». Так вот, чтобы ежедневно план доставлял удовольствие, следует соблюдать всего три правила. • Формулировка на результат • Норматив • 60:40 Формулировка на результат Рассмотрите две записи в органайзере: 1. Позвонить Глебу Алексеевичу 2. Согласовать с Глебом Алексеевичем дату презентации В первом случае вы набираете его номер, там занято. В ЖИЗНИ МНОГО ПРАВИЛЬНЫХ 0Т8ЕТ0В
осн08ные правила планирования рабочего дня 69
Кладете трубку и вычеркиваете из органайзера этот пункт. Ведь дело сделано — «вы уже позвонили». Спрашиваю сотрудника: — Звонил Петру? -Да! — Ну как, он согласен на наши условия? — Не знаю, было занято! Мозг так устроен, что вы получаете от него то, что требуете. Требуете процесса — получаете его. Требуете результата — получаете результат. И в данном примере вторая формулировка той же задачи — результативная. Вы набираете номер Глеба Алексеевича, там занято. Вы пишите ему письмо, просите, чтобы коллега передал ему, лично заходите к нему в кабинет, берете за грудки: «Глеб, когда будет дата презентации?» То есть все вышеперечисленное — всего лишь средства достижения результата «согласовать дату презентации». И наша натура не останавливается, пока не будет выполнено то, что записано. Настоятельно рекомендую фиксировать пункты плана как сформулированные на результат. Признаки такой формулировки. Во-первых, это 2-3 слова. Одним словом, передать результат невозможно. Во-вторых, в формулировке должен присутствовать глагол в завершенной форме. К примеру: сделать, завершить, отдать, проверить, согласовать, выполнить, сдать, купить, пригласить и т. д. Все эти глаголы завершенной формы, то есть они «результирующие» наших действий. Теперь более подробно, на примерах из практики. ИЗ ЖИЗНИ РОССИЙСКИХ КОМПАНИЙ :- История, произошедшая со мной осенью 2005 года. В течение дня заглянул в список дел секретаря. ПИМР Обнаружил строчку «ДИКТОФОН». Мне она не была понятна, задал вопрос. — Оль, что означает этот пункт плана? — Диктофон! — торжественно отвечает она. — Слово мне понятно. Расскажи, что тебе нужно выполнить, чтобы закрыть этот пункт. Уже нет быстрого и гордого ответа. Ольга задумывается, и реально видно, что она тужится, пытаясь вспомнить. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ
ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ — Может, купить диктофон? Хотя они у нас есть Зарядить? — и устремляет на меня глубокие голубые глаза. Я понимаю, она взглядом просит у меня подсказки. Ольга реально в тупике. Утром, получив от меня распоряжение «вечером переписать все записи с диктофонов на сервер...», она для быстроты записала как ключевое слово «ДИКТОФОН». В течение дня работа настолько поглощает, что вспомнить в подробностях, что было утром, по одному слову порой невозможно. И вот мы наблюдаем именно такой случай. Поручение, отданное руководителем, записано так, что выполнено быть не может. Следующий пример рассказал участник во время тренинга в городе Иркутск. Вадим: «Совершенно верно! Одним словом передать суть невозможно. Порой напишешь "Деньги". И потом утром вспоминаешь: ты должен? Или тебе должны?» — группа взрывается хохотом и аплодисментами. Это всего два наброска. Уверен, вы можете вспомнить в своей жизни подобные ситуации. Теперь, зная, к чему могут привести подобные действия, «чтобы быстрее записать», мы должны работать на опережение. Задачи в органайзере фиксируем «на результат». Норматив Правило гласит: каждая задача должна получать четко выделенный, ограниченный бюджет времени на выполнение. Иначе, если вы не ограничите время выполнения, вступает в силу закон Мерфи: «работа отнимает все отведенное на нее время». Вы пишите 5 задач на день. Каждая из них должна получить четкие рамки, сколько времени требуется на ее выполнение. Время должно быть реальным. Поможет в определении норматива чувство времени, о котором мы уже говорили ранее. Норматив задает темп работе. Мы как существа биологические живем ритмами. Рамка времени на каждую задачу помогает держать хороший темп. Это как нога на педали газа. Есть рамка — нога жмет педаль, и машина держит нуж- ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДН ный темп. Убрали рамку — убрали ногу с педали газа. Машина снижает скорость и едет некоторое время по инерции. Потом останавливается. В нашей культуре это красиво изображено в фильме «Формула любви». Когда карета графа Калиостро сломана и барин общается с крестьянином Семеном. — Что с каретой, Семен? — Ось полетела, барин. За день сделаю. — А за два? — Сделаем за два. — А за пять дней? — Ну... если постараться, можно и за пять. — А за десять дней справишься? — Ну, ты, барин, задачу ставишь. За десять чтоб успеть, помощник нужен. Homo sapiens. — Бери кого хочешь, но чтоб карета была готова не ранее чем через десять дней! В нашей родной стране таких умельцев достаточно. Растягивать выполнение работы — это глубокое культурное наследие социалистических планов. Вывод: после формулировки задачи на результат задать ей рамку времени. Сколько будет весить задача в часах, минутах. Это позволяет держать темп в процессе выполнения работы. 60 : 40 Когда вы составили список задач на день, сформулировали каждую на результат, оценили и задали норматив, следует прибавить к сумме всех нормативов 40\% времени. Так вы узнаете длительность своего рабочего дня. К примеру, у вас задач на 5 часов согласно второму правилу планирования. Это 60\%. Добавив еще 40\% (3 часа), получаем 8 часов. Такова будет реальная длительность вашей работы. Планировать по нормативу следует только часть рабочего времени. Это 60\% рабочего времени. Получается, что при 8-часовом рабочем графике 5 часов — задачи по нормативам, 3 часа — буфер. Запас времени — на форс-мажоры, входящие звонки и задачи. На погрешность в определении времени на выполнение дел. При этом если при планировании у вас задачи укладываются только в 6 часов и никак иначе, это нормально. Просто отдавайте себе отчет в том, что длительность графика работы будет 10 часов. В итоге 4 fr fr fr fr * fr fr fr fr * fr 4 fr 4 fr 4 fr * вы знаете, когда реально освободитесь, и можете предупредить близких, чтобы скорректировать планы на вечер. Процедура 60 : 40 позволяет вам реально оценить, когда завершится рабочий день. Если я упаковываю задачи с учетом буфера, то имею возможность регулярно выполнять свой план. В течение месяца максимум один-два дня выпадут из этой пропорции. В остальные вы на 100\% выполните задуманное. А это, как мы уже решили, удовольствие. Каждый день. Удовольствие дает дополнительную мотивацию. Этим вы замыкаете «классный порочный» круг: планирую — 100\% выполняю — получаю удовлетворение — снова планирую... Оцените свой порочный круг. Не пора ли сменить его? На этом основные правила завершены. Акцентирую твое внимание, читатель: соблюдая эти три правила, мы получаем хороший план. План, который на 100\% выполним, а значит, приносит удовольствие. Перейдем к дополнительным правилам планирования. ВОЗЬМИТЕ В РУКИ ЛИСТ 1. Откройте свой план на сегодня. Проверьте каждый пункт плана, как он описан — на результат или процесс? 2. Пункты «не результат» перепишите, учитывая рассмотренные выше критерии: минимум 2-3 слова и глагол завершенного действия. 3. Оцените каждый пункт плана по времени. Сколько нужно реально часов, минут, чтобы выполнить этот пункт. 4. Просуммируйте норматив всех пунктов плана за день. 5. Заложите резерв времени 40\%, чтобы план стал на 100\% реальным. ПРАКТИКУМ инструменты планирования рабочего дня Уровень дневного масштаба, или ОПЕРАТИВНЫЙ. Это планирование на день грядущий. Рекомендуемые инструменты планирования: • Держать в «голове» 73_инструменты планирования рабочего дня 73
тдим-менёджмент Список дел Секретарь Метод Швабры В-АВВ Карта мыслей 4 по 25 Принцип очереди Держать в «голове» Когда применим данный метод планирования на день? Когда несколько дел? Вы уже знаете правило семи, и, наверное, первая мысль — «пять — девять дел можно удержать в голове». Совершенно верно, удержать. То есть помнить такое количество дел реально. Однако где место для того, чтобы думать? Если ваше сознание будет занято только тем, чтобы помнить, какие задачи следует выполнить, то ресурсы для «думания» исчерпаны. Поэтому рекомендуем отказаться от затеи использовать сознание как записную книжку. Пользоваться таким методом следует, только когда на день — одна задача. Или на выходных, в отпуске. Когда вам не столь критичны результаты и плотность дел низка. Как только в голове оказываются даже две задачи, в случае дефицита времени они вступают в конфликт, и одна из них будет вытеснена, будет забыта. Только одна задача может полноценно храниться в сознании даже в состоянии стресса, позволяя вам свободно думать над ее решением и выполнять действия, ведущие к достижению поставленной задачи. Поэтому для руководителя этот инструмент неприемлем. Разве что вам безразличны результаты вашей рабо- ты—тогда можете «держать планы в голове».
74 ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ 74 5! fr I fr <3 fr" 1 4 fr j# fr '4 I fr :4 ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ fr fr fr fr fr fr fr fr I 4 4 Почтовый клиент зачастую используется как органайзер. Самые распространенные — The Bat, Outlook, Outlook Express. Приходит письмо, в нем описание задачи. Читаем, выполняем, удаляем, переходим к следующему письму. Достаточно удобно. Осталось только исправить ошибки работы с почтой — и можно считать, что подходящий органайзер у вас под рукой. Первая базовая ошибка: УДАЛЯТЬ ПИСЬМА. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка. Пример структуры папок в почтовом клиенте
75 ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ 75 ТДИМ-МЕНЕДЖМЕНТ один из оптимальных алгорит- Предлагаю рассмотреть мов работы с почтой. 1. Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак вначале позволяет всегда быть этой папке быть в самом верху, что облегчает визуальный поиск и ориентировку. 2. В ней создаем структуру папок под проекты, в которых вы участвуете. Названия категоризируем по проектам либо людям. То есть у вас появляется ряд папок, поименованных именами людей, либо по названиям проектов. 3. Когда подготовлена структура папок, следует освоить последовательность сортировки. 4. Нажимаем отправить/получить. Допустим, получаем 19 писем, они — в папке «Входящие». 5. Во-первых, бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем. То есть зачищаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10. 6. Оставшиеся письма прочитываем и определяем, какой они категории — «А» или «В». Если письмо «В» — перемещайте его в папку «!_Work». Переместили 7 писем, осталось 3. 7. Теперь следует оценить оставшиеся 3 письма категории «А» по критерию «время, необходимое для написания ответа». Если ответ займет не более нескольких минут, сразу их отпишите и положите в проектную папку архива. Ответили на 2 письма, осталось 1. 8. Теперь приступайте к работе с письмом категории «А». 9. Выделите в течение дня 1-3 окна для ответов на письма из папки «!_Work». Рекомендую утвердить такие окна утром, перед обедом и вечером. Их длительность и количество — по вашей потребности. Представленный выше алгоритм прост, удобен и очень функционален. Такая схема позволяет держать в регулярном порядке вашу переписку. В любой момент времени можно получить доступ к нужному письму. Позволяет по завершении проекта легко создать архив и облегчить объем почтовой программы. ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ 76
ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ Когда завершена работа с проектом, просто откройте почтовую папку, выделите все письма в ней. Захватите мышью и перенесите их в папку на диске. Каждое письмо будет представлено как отдельный файл. Далее заархивируйте файлы, и получится один архивный файл со всей вашей перепиской по данному проекту. Многие используют почтового клиента как органайзер. Написали себе письмо — вот и задача, которую нужно сделать. Выполнили ее — переместили в папку «Сделано». Руководитель Дмитрий использует этот способ так. Если он на работе и вспоминает, что ему необходимо сделать дома, он пишет себе письмо на домашний адрес. А когда он находится дома и приходят мысли по работе, чтобы не забыть сделать их — фиксирует в письме и направляет на рабочий адрес.
Список дел и карта мыслей Это два структурно разных способа выкладки, представления информации на бумаге. В таблице приведены сравнительные данные по каждому инструменту. Список дел известен нам со школы. Все наши планы и заметки мы делаем именно им. Поэтому этот инструмент уже хорошо отработан, как привычка. Другое дело — карта мыслей. Для многих людей этот загадочный инструмент встречается впервые. В двух словах суть его такова. В центре листа рисуем кружок. В круг ставим дату. Отводим черту инctрументы планирования рабочего дня ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Лучшие книги Гражданский процесс: Вопросы и ответы ЗАПАДНОЕВРОПЕЙСКОЕ ИСКУССТВО от ДЖОТТО до РЕМБРАНДТА Коммуникации стратегического маркетинга Консультации по английской грамматике: В помощь учителю иностранного языка. Международные экономические отношения |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
.files/image108.jpg)
.files/image110.jpg)
.files/image112.jpg)
.files/image114.jpg)
.files/image116.jpg)
.files/image118.jpg)
