Название: Тайм-менеджмент. Время Руководителя - Горбачев А. Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 662

Глава 6

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Нашей жизнью правят привычки. Привычки — это хоро­шо, они автоматизируют наши действия и освобождают на­ше сознание для других мыслей и дел. Привычка — это последовательность действия, переданная подсознанию. Все, что вы делаете, — это следствие ваших привычек. Предлагаю провести аудит наших привычек и оценить, на­сколько они выгодны или убыточны. К примеру, возьмем привычку курить.

ВОЗЬМИТЕ В РУКИ ЛИСТ БУМАГИ...

Начертите на листе бумаги следующую таблицу.

ПРЛКТНКУЧ

ЦЕННОСТЬ ПРИВЫЧЕК

Если вы курильщик, то сразу занесите свою привыч­ку в первую колонку. Теперь оцените, прибыльна она вам или убыточна. Только не торопитесь. То, что вы считаете, что курение вредит здоровью, — это правда. Но мир многогранен, поэтому оцените со всех сторон плюсы и минусы этой привычки. Про­должите таблицу, написав пять-семь своих привы­чек и оценив каждую из них «прибыльна/убыточна».

К примеру, я как человек некурящий могу привести вам ряд выгодных сторон курения.

Во-первых, курение — это ритуал, который позволяет быстрее налаживать мосты между незнакомыми людьми. Получается, если вы руководитель и у вас курящие клиенты или партнеры, то наличие у вас аналогичной привычки поз­воляет вам быстрее находить общий язык, устанавливать позитивные взаимоотношения.

Во-вторых, курение помогает вам снять стресс, действу­ет как релаксант. Для многих выкурить сигарету — значит

ЕСЛИ ВЫ КУРИЛЬЩИК. ТО СРАЗУ ЗАНЕСИТЕ СВОЮ ПРИВЫЧКУ В ПЕРВУЮ КОЛОНКУ.

ТЫ ЧТО НЕ ПОНЯЛ і ЧТО КУРЕНИЕ ВРЕДНО 711

КУРЕНИЕ ВРЕДНО ДЛЯ ЧЕЛОВЕКА НЕ ВСЕГДА, А ТОЛЬКО ПРИ

ЦЕННОСТЬ ПРИВЫЧЕК

ТАЙМ -МЕНЕДЖМЕНТ

настроиться на нужный лад, войти в курс дела. В одном страховом агентстве, когда запретили курить на работе, вы­работка упала на 40\%, поскольку именно в курилке персо­нал обменивался ценными новостями и таким образом под­держивал внутрифирменные отношения. Возможно, что и вы используете время в курилке с пользой для дела. Поэто­му вывод первый: для многих видов бизнеса курение — это скорее плюс.

А вот для здоровья, понятное дело, минус. Поэтому, прак­тикуя регулярное смоление сигарет во рту, отдавайте себе от­чет, какую цену вы платите за выгоды, получаемые в делах.

Каждая из привычек имеет определенный жизненный

цикл. Последовательность задана изначально. Вначале вы

вкладываете в нее свои усилия, вырабатывая ее. Инвести­

Жизненный цикл привычек

ТВОЙ ДРУГ

в течение ДЕСЯТИ

ЛЕТ ВЫПИВАЛ ПО ДВЕ БУТЫЛКИ ВОДКИ

в день.

КАК ТЫ ДУМАЕШЬ , ОТЧЕГО ОН ПОМЕР 7 1

ЦЕННОСТЬ ПРИВЫЧЕК

fr fr fr

fr

fr fr

fr-fr fr fr fr fr fr fr

ЦЕННОСТЬ ПРИВЫЧЕК

to

руете в ее культивацию. Это происходит как сознательно, так и бессознательно. Далее наступает звездный час вашей привычки, когда она приносит вам прибыль. И после этого идет на спад, становится убыточной.

Теперь задумайтесь, сколько привычек вы у себя выра­ботали сознательно? Какие это привычки? Сознательно — значит вы приняли решение «мне будет выгодна эта при­вычка». Вы начали уделять внимание и время на ее культи­вацию. И спустя несколько месяцев с гордостью пользова­лись плодами своего труда. Как много именно таким путем

выработанных в вас привычек? По опыту могу сказать, что

редкий человек может назвать даже 2-3 привычки. Все остальное мы даже не помним, как у нас появилось. Откуда растут корни того, что мы делаем, именно то, что делаем, и именно так, как делаем. Мы этого не помним. Потому что мы — всего лишь ходячее месиво привычек. Месиво при­вычек ваших родителей, родственников, друзей, школьных и университетских преподавателей, коллег и начальников. Что вы действительно сами у себя вырастили? Какие при­вычки? Где ваша свобода выбора? В чем она проявляется?

Итак, раз дело действительно так плохо, пора собой за­няться. Теперь вы знаете жизненный цикл привычек. Пони­маете, что требуется около трех календарных месяцев для ее выработки. Также помним, что может настать день, ког­да выгодность данной привычки пойдет на убыль и нужно вовремя это заметить и подготовиться к смене привычки.

На уровне физиологии — привычка: динамический сте­реотип в коре головного мозга. На его формирование ухо­дит около трех месяцев. Получается, три месяца — это пе­риод инвестирования в привычку. Время, которое вы вкла­дываете, чтобы она появилась у вас. Период прибыльности

привычки зависит от многих факторов. У некоторых выра­ботанные с детства привычки выгодны до конца дней, а у некоторых и полгода не приносят прибыли.

Чтобы отслеживать, когда польза от привычки идет на спад, рекомендуем завести тетрадь или файл Excel, где за­носить все свои привычки, и каждые полгода задавать каж­дой из привычек один вопрос: «Насколько выгодна мне эта привычка?» Если ответ «да», то еще на 6 месяцев оставля­ем ее в покое. Если же ответ «нет», следует серьезно заду­маться и решить, на какую привычку вы хотите ее заменить.

ЦЕННОСТЬ ПРИВЫЧЕК

В связи с тем, что периодически нужно проводить аудит своих привычек и постоянно находиться в состоянии выра­ботки новых, более выгодных привычек, следует сразу вы­работать базовую мета-привычку. «Привычка менять при­вычки» — именно так она звучит. Следует выработать изна­чальную гибкость в привычках. Постоянно быть готовым к

переменам и быстро реагировать на смену ситуации выра­боткой новых схем взаимодействий.

Чтобы понять, как выбирать привычки, которые следует вырабатывать, рассмотрим инвестиционный подход к тайм-менеджменту.

инвестиционная развития (икар)_

карта

Как-то раз моя знакомая, руководитель московского тре­нинг-холдинга, посетовала на ситуацию, которая нередко

возникает в сфере бизнес-обучения. Клиент обратился с

запросом на несколько тем: переговоры, продажи, мотива­ция персонала. При этом просил ее подсказать, с чего на­чать. Ирина посоветовала, что и зачем следует проходить, благо опыт работы позволял ответить на этот вопрос. Но в

глубине души остался вопрос: «Действительно, в какой по­следовательности рекомендовать обучение по нескольким

темам?», «Как оценить эффективность обучения, если есть несколько предложений на одну тематику?» В широком

смысле вопрос звучит так: «Чему учится в первую очередь,

вторую, третью?»

Некоторые утверждают, что можно легко оценить эф­фективность обучения, когда оно состоялось. Они правы,

при хорошем обучении результаты заметны невооружен­ным взглядом. Это и есть их базовый аргумент. Значит, по­купать кота в мешке? Потратить деньги и свое время сразу, а результатов ждать после? Если они появятся, то вздохнуть

с облегчением, а если нет — пробовать другой тренинг? Или навсегда отказаться от бизнес-обучения.

Инвестиция — когда вы вкладываете определенный ка­питал и ожидаете со временем получить прибыль. Карта — схема территории, возможность выбрать направления дви-

ИНВЕСТИЦИОННАЯ КАРТА РАЗВИТИЯ (ИКаР)

fr fr fr

«Г

fr fr fr

fr fr fr fr fr fr fr fr fr fr

SD •SD

3D €t

■5t

ЦЕННОСТЬ ПРИВЫЧЕК

fr ^ frU

fr u жения. Развитие — это совершенствование себя, своих на­выков. То есть ИКаР — это схема развития навыков, даю­щих выигрыш в будущем. Четко определенный план, куда и в какой последовательности нужно вкладывать свое время, чтобы получить максимальную отдачу в будущем. В рамках тайм-менеджмента — выигрыш во времени.

На примере денег проще всего показать механизм ИКаР. Вы берете 1000 рублей и вкладываете их в дело. Ожидаемый результат—вернуть деньги через месяц и потом получать ре­гулярную прибыль в размере 100 рублей в месяц. Собственно говоря, и все. Время — деньги, поэтому со временем посту­паем аналогично. Мы вкладываем свое время в обучение (развитие) в размере 50 часов и ожидаем, что это время оку­пится в течение месяца и будет потом приносить регулярный доход в размере 10 часов в месяц. Фантастика? Да, телевизор когда-то считали фантастикой, а сейчас он есть в каждом до­ме. А пример с инвестированием времени совершенно реаль­ный. Попробуем разобраться, куда можно вложить 50 часов

своего времени, чтобы потом получать регулярную отдачу в размере таких значительных дивидендов. Ответ: слепой деся-типальцевый метод набора текста. Современному менеджеру

без работы с текстом не обойтись, но по статистике лишь 4\%

из них владеют этим навыком. Почему же столь важный на­вык остается в стороне от многих менеджеров? Потому что угол зрения у них на слепую печать иной, неинвестиционный. Да, все хорошо понимают, что печатать вслепую — это круто! А спросите человека, сколько часов в месяц ему приходится работать с текстом и какова скорость его набора. У большин­ства это вызовет замешательство, не смогут дать быстрый и точный ответ. «Да, с текстом работаю много, регулярно, ско­рость набора — ну, средняя, как у всех. У меня опыт работы не очень большой, но она растет, моя скорость. Ведь я регу­лярно работаю с текстом...» Посмотрите, пешеход регулярно ходит, значит, его скорость растет с опытом. Логично. Но со временем он достигает своего потолка в скорости и либо пе­реходит на бег, либо садится на велосипед. А то и автомо­биль. Ни у кого нет сомнений, что скорость машины гораздо выше скорости ходьбы. Однако чтобы овладеть управлением машиной, нужно учиться, инвестировать время, и только по­том будет отдача. Вы будете куда быстрее добираться в нуж­ное место на машине, чем пешком.

ИНВЕСТИЦИОННАЯ КАРТА РАЗВИТИЯ (ИКлР|

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Подход логичен и прост. Метафора с велосипедом и ма­шиной очень подходит к ИКаР. Чтобы пересесть на велоси­пед, нужно научиться им управлять. Для этого потребуется несколько дней. Чтобы научиться управлять машиной — несколько недель. Однако многие учатся водить машину, но так и не могут сесть за освоение слепой печати. Как помочь менеджеру в подобной ситуации?

Можно выделить две причины постоянного откладыва­ния своего развития. Первая: менеджер не ощущает по­требности и возможной выгоды от приобретения навыка,

поэтому ожидаемая прибыль от инвестирования в слепую печать ему не кажется привлекательной, и он инвестирует в иное. Вторая — иллюзия сложности процесса обучения. Вроде бы водить машину — это интересно, а стучать по клавишам — нудно и скучно. Потому многие по-прежнему

работают с клавиатурой, как инвалиды, двумя пальцами.

«Быть полноценным человеком я не могу — это требует усилий над собой, наличия силы воли». А вот инвалидом прикидываться — это запросто. «Я бедный и несчастный, стучу двумя пальцами по клавиатуре да еще смотрю, куда пальцы стучат. Я глазами управляю своими пальцами. И думаю, куда их ставить». Подумайте, сколько причин вы называли друзьям и коллегам на вопрос «Почему не вла­деешь слепым набором?». А сколько отговорок придума­ли, чтобы не начинать это делать? Узнаете себя? Плачев­но. Идет только время...

Пример с набором текста — лишь один из многих вари­антов ИКаР. Общий смысл таков: инвестируем определен­ное количество времени в обучение — и получаем качест­венный скачок в нашей деятельности, дающий регулярные дивиденды в виде капитала времени (дополнительных ча­сов свободного времени).

куда вкладывать

свое время эффективнее?

Во-первых, нужно определить, что следует улучшить. Сюда относится любая деятельность, которая занимает больше 10\% вашего рабочего времени. Если вы берете работу на дом — это считается рабочим временем. Чтобы получить

куда вкладывать свое время эффективнее?

ЦЕННОСТЬ ПРИВЫЧЕК

fr -э

fr э

fr s>

Z

fr->

P *

Fi*

fr fr fr fr

fr ^

полный список своих областей, требующих улучшения, вос­пользуйтесь хронометражем.

В течение недели ведите хронометраж, а по окончании подсчитайте, сколько времени чем вы занимались. Далее

высчитайте, какой процент от рабочего дня занимает каж­дый вид деятельности, и если он больше 10\% — уделите ей особое внимание. Задайте себе вопрос: «как я могу выпол­нять это быстрее?» Поможет в поисках ресурсов приведен­ная ниже таблица.

Заполнять ее следует вертикально: вначале заносим список дел, которые получили 10\% и более при хрономет­раже. Далее процент напротив каждого из дел, время в ча­сах, которое занимает данное дело в месяц, и т. д.

В таблице приведен реальный пример ИКаР, выполнен­ной одним из менеджеров отдела сбыта металлургической

компании.

Из таблицы (стр. 116) видно, что в работе менеджера на­бор текста занимает 20\% его рабочего времени, что состав­ляет 38 часов в месяц. Чтобы сократить этот временной расход, есть вариант развития — освоить слепой метод печа­ти. На его освоение нужно 50 часов плюс 1 час, чтобы опла­тить обучение (исходя из стоимости рабочего времени ме­неджера). После этого скорость набора возрастет в два ра­за, что даст выигрыш 19 часов ежемесячно. И самое прият­ное, что вложенное время в обучение окупится через 2,7 месяца. В последней колонке наглядная цифра выигрыша времени в результате освоения слепого набора на год впе­ред — 230 часов! Задумайтесь над этой цифрой! Только в первый год ваш выигрыш составит 230 часов — это время, которое вы можете посвятить чему угодно. Это 9 дней от­пуска! А для этого надо всего лишь инвестировать 51 час в

развитие навыка слепой печати. Николай Семенович, при­мер которого я привел выше, после построения своей ИКаР в течение месяца приступил к занятиям по освоению навы­ка слепой печати. Сегодня он, как и многие другие менед­жеры его компании, владеющие слепым набором, получает

чистые 200 часов ежегодных дивидендов!

Применяя такой алгоритм ко всем видам деятельности, выходящим за 10\%-ный порог вашего рабочего времени, вы строите ИКаР, по которой видно, куда следует вклады­вать свое время в первую очередь. Таким образом вы може-

куда вкладывать свое время эффективнее'

Рабочих дней в месяц

Рабочий день Стоимость часа

Вид деятельности

Доля рабочего времени (\%) Расход времени, (ч/месяц) Пути достижения Цена, $

Время на освоение навыка (ч)

Порядок эффективности {раз) Выигрыш (ч/месяц) Время окупаемости (месяц) Выигрыш времени (ч/год)

55

2 17,6 3.1

211.2

Я ОСВОИЛ СЛЕПОЙ МЕТОД ПЕЧАТИ, HOOT ГАДОСТИ

ЗАВЫЛ, ЖАВОРОНОКЯ ИЛИ СОВА 7

ДАТЫ ■ОРЕЛ !

куда вкладывать свое время эффективнее? 116

J

ЦЕННОСТЬ ПРИВЫЧЕК

те определить не только направление своего развития, но и в какой последовательности овладевать новыми навыками.

Из практики успешного внедрения можно предложить несколько путей инвестирования: развитие навыков быст­рого чтения, сверхпамяти, ораторское мастерство, умение вести переговоры, управление временем, так же попадает под этот раздел, владение компьютером. Если еще 10-15 лет назад подобные вещи можно было считать изысками вундеркиндов, то сегодня это повседневная потребность

растущего бизнеса. Эти навыки абсолютно необходимы лю­бому успешному управленцу. В профиле компетенции их относят к общим навыкам. К их освоению рано или поздно приходит каждый успешный руководитель. И чем раньше вы овладеете ими, тем большего успеха в карьере сможете добиться за свою жизнь, а она, как известно, конечна.

дороги, которые мы выбираем

Исходя из моей консультационной практики, приведу при­мер двух освоенных навыков: «слепая» печать и быстрое чтение. С одной стороны, эти методики уже хорошо опера-ционализированы, и на их примере наглядно демонстриру­ется технология построения ИКаР, с другой — они необхо­димы широкому кругу менеджеров. Слепой десятипальце-вый метод набора уже рассмотрен в качестве примера вы­ше, поэтому перейдем к быстрому чтению.

Из массы курсов стоит выделить школу Олега Андреева (ШОА). Специалисты школы гарантируют повышение ско­рости чтения в 5-20 раз. Свыше 40 менеджеров, которых я

консультировал, прошли обучение у Олега Андреева. Все

они остались довольны результатами, и реальное повыше­ние скорости чтения составило 5-20 раз! Рассмотрим кар­ту, построенную для быстрого чтения на примере Виктора, редактора журнала в издательстве «Пресс-ЛИМИТ».

Из таблицы (стр. 118) видно, что на освоение этого на­выка требуется больше времени, чем на слепую печать, од­нако порядок эффективности значительно выше. И выиг­рыш за год получается еще более солидным — 830 часов! Ради таких результатов Виктор сразу же записался на кур-

117 дороги, которые мы выбираем 117

ТАЙМ- МЕНЕДЖМЕНТ

Рабочих дней в месяц

Рабочий день Стоимость часа

22

8 5

Часов t/H

ЛОНДОН ! НИЧЕГО СЕБЕ, БЫСТРОЕ ЧТЕНИЕ t

сы и успешно прошел обучение. Вот что он сказал спустя три месяца после обучения: «Честно говоря, не ожидал по­добных результатов. Если бы мне сказали, что я могу иметь

дороги. которые мы выбираем

fr э> fr з

fr

fr

fr fr fr fr fr fr fr fr fr fr fr

3>

fr я дополнительно 800 часов в год, я бы не поверил. На семи­наре Александра Геннадьевича мы составляли ИКаР. По ре­зультатам моей карты выигрыш за год должен составить 800 часов! Я призадумался над тем, как расходую свое вре­мя и чему бы я мог посвятить такое количество свободного времени. Мотивация обучиться быстрому чтению появи­лась мгновенно, она была настолько сильна, что я на следу­ющий день позвонил в школу Олега Андреева и записался в ближайшую группу. В течение месяца я проходил очное обучение и еще месяц занимался самостоятельно. Так как моя работа непосредственно связана с текстовой информа­цией, результаты появились достаточно быстро: уменьши­лось напряжение, стал на час раньше уходить с работы, при этом успевая прочитать и отредактировать все необходи­мое. И это при том, что раньше мой рабочий день продол­жался дома до поздней ночи».

Надо сказать, что после построения ИКаР из 45 менед­жеров, давно «хотевших» обучиться быстрому чтению, 32

записались на обучение. Это произошло в течение недели после построения каждым из участников своей ИКаР. Все они реально прошли обучение до конца и в данный момент наслаждаются колоссальными выигрышами во времени! Что и говорить, когда реально оценишь преимущества обучения, сделать первые шаги легко и просто. А как говорят в Китае: «дорога в 1000 ли начинается с первого шага». ИКаР помо­жет вам легко и, главное, быстро сделать первый шаг на пу­ти обучения.

логика построения

в цифрах: что вложим —

что получим_

Многократно выполняя определенную работу, менеджер интуитивно находит пути более эффективного ее выполне­ния. Многие тратят несколько лет на раздумья и ожидания, прежде чем решиться на обучение и переход на другую схе­му работы. ИКаР дает простой и понятный взгляд на то, что

нужно улучшать, а что можно оставить как есть. Повышает­ся скорость принятия решений по обучению и освоению но-

логика построения в цифрах

вых навыков. Многократно сокращаются расходы времени

на дискуссии и обсуждения «быть или не быть», «учиться

или не учиться». И самое главное: ИКаР — мощный моти-

вационный инструмент, позволяющий оценить, сколько вы

теряете самого ценного ресурса, оставаясь там, где находи­тесь сейчас. И это не только дает толчок к изменениям, но и поддерживает вас в процессе освоения новых навыков. Наглядность прогресса и перспектива в будущем — гаран­тия успешного освоения новых навыков. ИКаР позволяет оценить выгоду обучения и наглядно демонстрирует ре­зультаты будущего обучения.

Стоит еще раз сделать акцент на том, что ИКаР — это общая схема, применимая для оценки развития практиче­ски любого навыка. Главное — определить, что нужно улуч­шить, в какой области сделать качественный скачок (более

10\% вашего времени). И далее оценить все показатели, за­полнив таблицу. Важно оценить колонки «время окупаемос­ти» и «выигрыш за год». Эти цифры дают стартовый толчок для принятия решений, учиться или нет. Чем меньше время окупаемости и больше выигрыш за год, тем более выгодно для вас обучение. Отношение «выигрыш за год» к «време­ни окупаемости» — показатель привлекательности инвес­тиции. По этому показателю следует сортировать последо­вательность обучения различным навыкам. У какого метода он выше — с такого навыка и следует начинать.

И напоследок хочу предостеречь, что осваивать новые навыки следует последовательно, а не параллельно. То есть освоить один и только после этого переходить к следующе­му. Поступая так, вы будете намного эффективнее распоря­жаться своим временем и деньгами.

логика построения в цифрах

fr

fr fr fr fr

fr »

г fr 0

fr ->

г

fr '*> fr -л

г

fr

fr

fr-ъ

fr -)

I

fr '*>

I

fr ^

fr u>

4