Название: Управление проектом. Основы проектного управления - Мазур И.И.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 10123


Сетевые матрицы

 

 

8.1. Коридорные сетевые графики

Коридорный сетевой график представляет собой сетевой график, стрелки (работы) которого расположены в горизонтальных коридорах, соответству­ющих отдельным исполнителям работ или отдельным комплексам работ.

Коридор — горизонтальная зона сетевой модели, объединяющая работы, выполняемые одним исполнителем или относящиеся к одному комплексу (очереди, блоку) (рис. 8.1).

 

Рис. 8.1. Коридоры: а) в разрезе комплексов работ; 6) в разрезе исполнителей работ

 

а)

 

Комплекс работ а

 

Комплекс работ б

 

Комплекс работ 8

 

 

 

 

б)

 

Исполнитель работ 1

 

Исполнитель работ 2

 

Исполнитель работ 3

 

ШШт

 

Принадлежность работы к тому или иному коридору определяется гори­зонтальным участком стрелки, обозначающим эту работу.

Так, на рис. 8.2 показана принадлежность работ к коридорам комплексов работ. Как видим, работы 1—2 и 2—4 выполняются по комплексу работ а, так как горизонтальные отрезки этих работ лежат в коридоре узла а. Работы 1—3 и 3—4 выполняются по комплексу работ б, так как горизон­тальные отрезки этих работ лежат в коридоре комплекса работ б.

Для этого начальные события работ, выполняемых различными исполни­телями, изображают в виде различных фигур (кружков, квадратов, тре­угольников и др.) (рис. 8.4).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ha рисунке 8.3 показаны те же работы, но уже в разрезе (в коридорах) исполнителей работ. Работы 1—2 и 2—4 выполняются главным инжене­ром, работы 1—3 и 3—4 выполняются генеральным директором, а работа 4—5 выполняется коммерческим директором.

Так, исполнитель 1 на графике (см. рис. 8.4) обозначен треугольником, исполнитель 2 — квадратом, исполнитель 3 — кружком. Из этого следует, что работу 1—2 по комплексу работ а осуществляет исполнитель 1, рабо­ту 1—3 по комплексу работ б — исполнитель 2 и т.д.

Коридорный сетевой график несет значительно больше информации, чем обычный сетевой график. Это позволяет использовать коридорные сете­вые графики в тех случаях, когда простых сетевых графиков для управ­ленческих функций бывает недостаточно.

 

 

 

Иногда наглядность коридорного графика можно значительно повысить, показав на нем одновременно и комплексы работ и их исполнителей.

 

8.2. Понятие сетевой матрицы

 

Сетевая матрица представляет собой коридорно-масштабный сетевой гра­фик в разрезе исполнителей работ.

Коридорно-масштабный сетевой трафик — масштабный сетевой график, стрелки (работы) которого структурированы по горизонтальным коридо­рам, соответствующим отдельным исполнителям или комплексам работ.

Сетевая матрица позволяет увязывать в единый комплексный инструмент логико-временную структуру проекта и организационную структуру уп­равления проектом.

Применение сетевых матриц в процессе управления проектом позволяет:

представить этот процесс в наглядной форме;

выявить особенности текущей ситуации, структуру необходимых работ, методы их выполнения;

проанализировать взаимосвязи между исполнителями и работами;

подготовить научно обоснованный скоординированный план реа­лизации всего комплекса работ по решению поставленной задачи.

Такой план дает возможность более эффективно использовать имеющие­ся ресурсы, так как определение критических работ и резервов времени на некритических работах позволяет перераспределять ресурсы и сокра­щать срок реализации поставленных задач. Благодаря средствам вычисли­тельной техники появляется возможность быстро обрабатывать большие массивы отчетных данных и обеспечивать руководство фирмы своевре­менной и исчерпывающей информацией о фактическом состоянии работ, облегчающей корректировку принятых решений; также появляется воз­можность прогнозировать ход выполнения работ на критическом пути и концентрировать на них внимание менеджеров различных уровней. Ис­пользуя математический аппарат, можно определить степень вероятности реализации плана и правильно распределять ответственность по иерархи­ческим ступеням управления.

Сетевая матрица представляет собой графическое изображение процес­сов управления проектом, где все операции, выполнение которых необхо­димо для достижения конечной цели, показаны в определенной техноло­гической последовательности и взаимозависимости. Сетевая матрица совмещается с календарно-масштабной сеткой времени, которая имеет го­ризонтальные и вертикальные коридоры. Горизонтальные коридоры обо­значают ступени управления, структурные подразделения или должност­ных лиц, выполняющих ту или иную операцию процесса подготовки, при­нятия и реализации решения; вертикальные — этапы и отдельные опера­ции процесса принятия решения, протекающие во времени.

Сетевая матрица является разновидностью сетевой модели. Поэтому при построении сетевой матрицы используются те же три основных элемента, что и при построении сетевой модели:

работа (включая ожидание и зависимость);

событие;

путь.

Все общие правила построения сетевых моделей распространяются и на сетевые матрицы.

8.3. Построение сетевых матриц

 

Для правильного построения сетевой матрицы помимо общих правил по­строения сетевых моделей следует придерживаться нескольких специфи­ческих правил, непосредственно касающихся сетевых матриц как кори-дорно-масштабной разновидности сетевых моделей. Принадлежность работы к тому или иному коридору определяется горизонтальным поло­жением участка стрелки, обозначающим эту работу. ПринадлежностБ"'ра-боты к вертикальному коридору определяется вертикальными границами коридора, этапа или операции, т.е. вертикальными линиями, определя­ющими масштаб времени матрицы (рис. 8.5).

 

 

Рис. 8.5. Простейшая сетевая матрица

На рисунке 8.5 видно, что работы 1—2 и 2—4 выполняются директором, работы 1—3 и 3—4 — заместителем директора, работа 1—4 — главным экономистом. Работы 1—2 и 1—3 выполняются на этапе решения 1; рабо­ты 2—4 и 3—4 — на 2, а работа 1—4 — на этапах 1 и 2.

Продолжительность каждой работы на сетевой матрице задается расстоя­нием по сплошной линии между центрами двух событий, определяющих эту работу (стрелку) в проекции на горизонтальную ось времени. На ри­сунке 8.5 работы 1—2 и 1—3 имеют продолжительность, равную четырем единицам времени. Местонахождение каждого события на сетевой матри­це определяется окончанием наиболее удаленной вправо (на сетке време­ни) входящей в него стрелки. Все остальные (менее удаленные вправо от оси ординат) входящие в это же событие стрелки соединяются с ним либо штрих-пунктирной, либо прерывистой волнистой линией со стрел­кой на конце.

 

 

11 Управление проектом

 

 

 

Зависимость, идущая на матрице с наклоном вправо от оси ординат, также изображается либо штрих-пунктирной, либо прерывистой волни­стой линией со стрелкой на конце. Зависимость, идущая по вертикали (ее проекция на горизонтальную ось времени — точка, а следовательно, продолжительность равна 0), изображается, как обычно, пунктирной линией.

Длина штрих-пунктирной линии показывает величину частного резерва времени. Например, работа 1—4 имеет частный резерв времени, равный двум единицам времени. Такой же резерв имеет работа 3—4.

Рассмотрим для примера комплекс работ, последовательность и продол­жительность которых, а также система ответственности за их выполнение указаны в таблице (табл. 8.1).

Таблица 8.1

снабжения (ОМТС). В качестве единицы измерения времени целесооб­разно выбрать один день, так продолжительность работ невелика.

Шаг 2. Построение сетевого графика.

Работам а, б и е никакие работы не предшествуют, поэтому выводим их из начального события. Работу а располагаем в коридоре ПЭО, работу б — в коридоре ТО, а работу е — в коридоре ОМТС. Работа в следует за рабо­той а и располагается в том же, что и работа а, коридоре ПЭО. Работа г следует за работой б и располагается, так же как работа б, в коридоре ТО. Работа д следует за работой в и находится в коридоре ПЭО. Для правиль­ного изображения начала работы ж необходимо ввести дополнительное событие и зависимость, так как если мы замкнем работы в и е одним со­бытием, то не будем иметь возможность отразить зависимость работы д только от работы в. За работами г, д и ж никаких работ не следует, поэто­му они входят в одно завершающее событие. Для правильного отражения продолжительности работ г, д, ж необходимо, чтобы работа д имела более поздний срок окончания — 12. Отрезок от окончания работы г до завер­шающего события, т.е. до 12-го дня, изображаем штрих-пунктирной лини­ей частного резерва времени. Так же поступаем и с работой ж. Частный резерв работы г составляет два дня, а работы ж — один день. В заверше­ние проставляем номера событий.

Рис. 8.6. Сетевая матрица

 

 

 

Построим на основе этих данных сетевую матрицу (рис. 8.6). Шаг 1. Построение коридорно-масштабной сетки.

В сетевой матрице горизонтальных коридоров столько, сколько исполни­телей. В данном случае их три. Они обозначают планово-экономический отдел (ПЭО), технический отдел (ТО), отдел материально-технического

После построения сетевой матрицы к ней можно применять все извест­ные методы расчета аналитических параметров и оптимизации моделей.

В качестве еще одного примера рассмотрим фрагмент проекта организа­ционных преобразований в компании. Для построения сетевой матрицы необходим перечень работ (табл. 8.2), в соответствии с которым будем строить соответствующий фрагмент сетевой матрицы.

расположим произвольно, а затем, если возникнет необходимость, поме­няем местами таким образом, чтобы достичь наименьшего пересечения стрелок.

Шаг 2. Построение сетевого графика.

Наносим на матрицу работу 1 (рис. 8.7). Поскольку работа выполняется сразу тремя исполнителями одновременно, имеет смысл представить ее в виде трех работ, добавив два дополнительных события и две зависимо­сти, так чтобы соблюсти правило, запрещающее существование двух и более работ с одними и теми же начальным и конечным событием.

 

 

Рис. 8.7. Сетевая матрица проекта организационных преобразований в компании (работа 1)

 

Шаг 1. Построение коридорно-масштабной сетки.

Определяем горизонтальные коридоры сетевой матрицы и наносим их на масштабную сетку времени. Уровни руководителей в матрице сначала

 

Как видно из рисунка (см. рис. 8.7), горизонтальные участки работ 1—2 и 1—3 и работа 1—4 располагаются в коридорах, которые соответст-

 

 

ЯМНИННВД

 

 

 

вуют исполнителям работ, продолжительность этих работ составляет два дня.

Наносим на матрицу работы 2, 3, 4, 5, 6, 7. Они зависят от работы 1 (в матрице от работ 1—2, 1—З, 1—4). Перед тем как нанести на матрицу эти работы, нужно показать зависимости. Поэтому соединяем события 2, 3 и 4 зависимостями по направлению к событию 4, откуда берут начало все работы по диагностике (рис. 8.8).

 

 

Рис. 8.8. Сетевая матрица проекта организационных преобразований в компании (работы 1—7)

Перед тем как нанести на матрицу работу 8, которая по технологии про­ведения работ зависит от всех работ по диагностике текущего состояния компании, объединяем результаты работ 2—7 в одно событие при помощи зависимостей (рис. 8.9).

Наносим работу 9. Она выходит из начального события, находится в зоне ответственности начальника финансового отдела и длится два дня. Так как можно предположить, что эта работа будет иметь большой част­ный резерв времени, то кружок конечного события сразу нумеровать не­целесообразно.

Работа 10 выполняется всеми девятью ответственными лицами, участвую­щими в разработке проекта организационных преобразований, поэтому работа 10 изображается в виде девяти стрелок по одной в каждом коридо­ре сетевой матрицы.

Нанесение работ 11 и 12 уже не должно представлять особых сложностей. Работа 11 выходит из события, объединяющего все стрелки работы 10, и изображается в виде двух стрелок, так как она выполняется генераль­ным директором и главным инженером. Работа 12 выходит из события, объединяющего стрелки работ 9, 11, и изображается в виде трех стрелок по количеству исполнителей (см. рис. 8.10). Работу 9 мы замкнули на на­чальное событие работы 12.

 

 

 

 

 

 

 

Подпись:

 

 

 

 

 

 

 

Для сопоставления перечня работ с работами по сетевой матрице необхо­димо составить переводную таблицу, или новый перечень работ.

Общая продолжительность работ (т.е. критический путь) по построенному фрагменту сетевой матрицы составила 15 дней.

Далее предположим, что продолжительности работ, использованные при построении сетевой матрицы, представляют собой средние продолжитель­ности работ в условиях вероятностной продолжительности работ, иными словами математические ожидания продолжительностей работ. Также предположим, что нам известна дисперсия по каждой работе (табл. 8.4).

Необходимо определить, с какой вероятностью работы, представленные в сетевой матрице, завершатся не позднее 20 дней.

Для этого сначала рассчитаем среднее квадратическое отклонение длины критического пути (формула 6.13). (Необходимо отметить, что сумма дис­персий находится не по перечню работ, а по сетевой матрице. Иными словами, дисперсий будет столько, сколько критических работ (сплошных стрелок) на сетевой матрице, а не сколько работ в перечне.):

а^=>/£<= л/37 = 6,08.

 

 

Затем найдем вероятность завершения работ не позднее 20 дней (формула 6.15):

Р(Т1Щ> < Т™) = 1/2 + 1/2Ф(г) = 0,5 + 0,5■ Ф[(20-15:6,9)]= 0,8829.

Таким образом, комплекс работ по проекту организационных преобразо­ваний в компании при заданных исходных условиях завершится не по­зднее 20 дней с вероятностью 0,8829.

 

 

 

Далее рассмотрим применение сетевых матриц в более сложных хозяй­ственных ситуациях.

 

 

8.4. Примеры использования сетевых матриц

 

Сетевая матрица представляет собой удобный инструмент для регламен­тации любого технологического или управленческого процесса.

Рассмотрим пример использования сетевой матрицы для регламентации процесса годового планирования в строительной организации.

 

Пример 8.1. Проект регламентации процесса планирования

Строительная компания «ТКЛ», организационная структура которой представлена на рис. 1, является генподрядной строительной организацией, выполняющей весь комплекс общестроительных работ.

Характерной особенностью организации работы «ТКЛ» является рассредоточе­ние строительства, что вызывает частые перемещения подразделений, ведение работ в отрыве от места постоянного базирования, потребность подразделений в оснащении мобильными машинами, установками, передвижными складскими по­мещениями, необходимость обеспечения работников передвижным жильем. Таким образом, «ТКЛ» является аналогом организации, которая в советские времена называлась передвижной механизированной колонной.

Для выполнения отдельных видов строительных и монтажных работ «ТКЛ» в каче­стве субподрядчиков привлекает специализированные организации. Ответственность перед заказчиком компания несет не только за работы, выполняемые собственными силами, но и за весь проект в целом. Последние пять лет «ТКЛ» занималась стро­ительством деловых и промышленных объектов, а также инженерных сетей.

 

В компании годовой план разрабатывался, как правило, с большим опозданием — в июне, а иногда июле или августе планируемого года. Естественно, использовать такой план в производственно-хозяйственной деятельности не представлялось возможным. Возникла объективная необходимость разработки четкого и научно обоснованного регламента годового планирования в «ТКЛ».

Главная цель планирования состояла в том, чтобы определить конкретные пути и средства повышения производственных и экономических показателей работы стро­ительной компании.

Планирование также было необходимо для уточнения потребностей в материаль­но-технических, человеческих и информационных ресурсах, обеспечивающих вы­полнение планируемых объемов строительно-монтажных работ.

Наконец, планирование должно было создать необходимую основу для обеспече­ния всестороннего систематического контроля за деятельностью организации и ее структурных подразделений, способствовать своевременному выявлению недостат­ков в работе, прогнозированию сбоев и реализации корректирующих и преду­преждающих мероприятий.

Как видно из рисунка, во главе «ТКЛ» стоит директор. Директор назначается сове­том директоров холдинга и несет полную ответственность за деятельность компа­нии. Он распоряжается всем имуществом «ТКЛ» в соответствии с Положением о ком­пании, договором, заключенным с советом директоров, плановыми документами, утверждаемыми советом директоров, а также в соответствии с действующим зако­нодательством. Директор непосредственно руководит работой планово-экономи­ческого отдела, бухгалтерией, отделом кадров, отделом информационных техноло­гий, отделом снабжения, кроме того, в его подчинении находится машбюро.

Главный инженер, также назначаемый советом директоров холдинга, руководит технической и производственной деятельностью «ТКЛ». Он осуществляет руковод­ство деятельностью строительно-монтажных участков, подсобных производств. В его ведении находится отдел управления качеством, отдел охраны труда и техники безопасности, диспетчерский отдел, отдел труда и заработной платы, производ­ственно-технический отдел, отдел главного механика, а также начальники участков.

Планово-экономический отдел (ПЭО) должен разрабатывать проекты перспектив­ных и годовых планов «ТКЛ», доводить их до участков, наблюдать за выполнени­ем плановых показателей, анализировать производственно-хозяйственную дея­тельность компании и отдельных участков, готовить отчеты о выполнении плана, выявлять резервы снижения издержек и повышения эффективности, разрабаты­вать мероприятия по совершенствованию деятельности предприятия.

Производственно-технический отдел (ПТО) должен вести подготовку строительно­го производства, осуществлять согласование проектно-сметной документации, подготовку договоров с заказчиками и субподрядчиками, разрабатывать рабочие проекты и технологические карты производства строительных работ, вести учет

 

 

 

выполненных работ в натуральных и денежных показателях, контролировать ра­боту субподрядных организаций, составлять графики производства работ и пр.

Отдел главного механика должен обеспечивать производственные подразделения машинами и механизмами, а также планировать их ритмичное использование.

Отдел труда и заработной платы (ОТиЗ) должен осуществлять нормирование заработной платы, проводить анализ использования рабочего времени, разраба­тывать и внедрять системы мотивации, заниматься вопросами научной организа­ции труда рабочих и повышения квалификации.

Отдел снабжения (ОС) должен организовывать покупку, доставку, правильное хранение материально-технических ресурсов, организовывать снабжение объек­тов строительства в соответствии с планами строительства, следить за своевремен­ной реализацией фондов на материалы и контролировать правильность расходо­вания материальных ресурсов.

Бухгалтерия должна осуществлять учет производственно-хозяйственной деятель­ности предприятия, контролировать расходование денежных средств и матери­альных ресурсов, составлять внешнюю отчетность.

Отдел кадров (ОК) должен организовывать работу по обеспечению компании работниками требуемых специальностей и квалификаций в соответствии с планом по труду и заработной плате, осуществлять учет наличия и движения кадров, организовывать работу по оптимизации социально-экономического климата и организационной культуры на предприятии и управлению карьерой рабочих и служащих.

Диспетчерский отдел должен осуществлять оперативное регулирование хода стро­ительного производства, составлять совместно с производственно-техническим отделом недельные и суточные планы, контролировать выполнение графиков, сле­дить за обеспечением объектов необходимыми материалами, конструкциями, ав­тотранспортом, механизмами, а также предпринимать меры по предупреждению и устранению нарушений хода строительства.

Отдел управления качеством (ОУК) должен организовывать работу по планиро­ванию, обеспечению и контролю качества поступающих материально-техниче­ских ресурсов и выполняемых строительно-монтажных работ, осуществлять лабо­раторный контроль, контроль за соблюдением технологии выполнения работ, поддерживать функционирование системы менеджмента качества.

Отдел охраны труда и техники безопасности (ООТиТБ) должен осуществлять кон­троль за соблюдением требований техники безопасности в строительстве соглас­но действующим нормативным документам.

Отдел информационных технологий должен организовывать и контролировать функционирование локальных и распределенных вычислительных сетей, необхо­димых для поддержания функций управления компанией.

Начальники участков, прорабы и мастера являются руководителями строительно-монтажных работ на конкретных объектах, осуществляемых различными бригадами.

Для разработки регламента процесса годового планирования необходимо опре­делить состав плановой документации.

В состав плановой документации строительной компании «ТКЛ» входят:

План ввода в действие объектов и реализации проектов.

План технического развития и организационно-хозяйственных мероприятий.

План механизации и потребности в строительных машинах и механизмах:

а)         расчет потребности в строительных машинах и механизмах и средней стоимости машино-смен;

б)         сводная калькуляция себестоимости содержания строительных машин и механизмов, находящихся на балансе;

в)         расчет требуемого количества перебазировок строительных машин и ме- ханизмов в течение года в соответствии с графиком работ;

г)         расчет отчислений на амортизацию машин и механизмов;

д)         расчет затрат труда и заработной платы рабочих, занятых на эксплуата- ции строительных машин и механизмов;

е)         расчет расхода топлива, электроэнергии для строительных машин и меха- низмов;

ж)        расчет затрат труда на производство текущих и средних ремонтов машин и механизмов, находящихся на балансе;

з)         расчет спецодежды для рабочих, занятых на эксплуатации, ремонте и обслуживании машин и механизмов;

и)         расчет косвенных расходов по содержанию парка механизмов и авто- транспорта.

План по труду:

а)         расчет основных показателей;

б)         расчет затрат труда и фонда заработной платы рабочих, занятых на стро- ительно-монтажных работах и в подсобных производствах;

в)         расчет затрат труда и фонда заработной платы рабочих, занятых в обслу- живающих и прочих хозяйствах;

г)         расчет труда и фонда заработной платы рабочих, занятых на строитель- но-монтажных работах;

д)         расчет дополнительных затрат, связанных с производством строительно- монтажных работ в зимнее время;

е)         расчет затрат труда и заработной платы рабочих, выполняющих работы за счет накладных расходов;

ж)        расчет затрат труда и заработной платы рабочих, занятых на эксплуата- ции и обслуживании машин и механизмов;

з)         расчет доплат, входящих в состав основной заработной платы рабочих;

и)         расчет дополнительных затрат по заработной плате рабочих, занятых на строительно-монтажных работах;

к)   расчет затрат труда и заработной платы рабочих, занятых на погрузочно-разгрузочных работах;

л)  баланс рабочего времени;

м)  расчет потребности в рабочих по специальностям и квалификациям.

План обеспечения конструкциями, деталями, материалами и полуфабрика­тами.

План работы подсобных производств.

Смета накладных расходов:

а)         расчет лимита накладных и административно-хозяйственных расходов;

б)         расчет накладных расходов по плановым нормативам;

в)         расчет накладных расходов по подсобным производствам;

г)         расчет отчислений субподрядчиками на возмещение расходов по оказы- ваемым услугам;

д)         смета административно-хозяйственных расходов;

е)         штатное расписание административно-хозяйственного персонала;

ж)        расчет дополнительной заработной платы, включаемой в смету накладных расходов;

з)         расчет отчислений на социальное страхование, культурно-массовую и спортивную работу;

и)         смета затрат на охрану труда и технику безопасности;

к)   расчет потребности в спецодежде и спецобуви и ее стоимости;

л)   смета затрат на информационно-технологическую инфраструктуру и орг­технику;

м)  расчет затрат на пбжарно-сторожевую охрану;

н)   расчет затрат на возмещение износа малоценного инвентаря и инст­рументов;

о)  расчет затрат на испытание материалов и конструкций, содержание кон­трольного и лабораторного оборудования;

п)  расчет затрат на освещение и благоустройство строительных площадок;

р)  расчет затрат на подготовку объектов к сдаче в эксплуатацию;

с)   расчет затрат по выплатам рабочим надбавки за подвижной характер работ.

Смета затрат на производство строительно-монтажных работ и план сниже­ния себестоимости.

План собственных инвестиций.

Смета доходов и расходов.

Для организации процесса планирования предполагается использовать не только сетевую матрицу, но и весь инструментарий проектного управления. В связи с чем сам процесс планирования рассматривается как проект, жизненный цикл которо­го представлен в табл. 1.

Для построения сетевой матрицы составляется перечень работ с указанием ответ­ственных структурных единиц и времени, необходимого для выполнения этих работ (табл. 2).

Таблица 2

Перечень работ по регламентации годового планирования строительной компании «ТКЛ»

 

h-i

1-І

Содержание работы i—j

Ответственный исполнитель

Этап 1. Разработка концепции проекта

-

1

Замысел об улучшении планирования

Директор

1

1

Определение цели проекта

Директор

1

if

26

 

Главный инженер

1

II

-"-

Начальник ПЭО

1

12а-12в

3

Обсуждение способов выполнения действий на различных этапах

Начальник ПЭО

1

3

Выбор способов выполнения действий на различных этапах

Директор

 

-"-

46

-"-

Главный инженер

1

її

-"-

Начальник ПЭО

1

Этап II. Диагностика (оценка обстановки)

4а—4в

5

Определение участников разработки годового плана

Начальник ПЭО

 

5

Определение последовательности разработки плана

Начальник ПЭО

1

-"-

66

-"-

Главный инженер

1

6а, 66