Название: Управление проектом. Основы проектного управления - Мазур И.И.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 10014


Матрицы разделения административных задач управления (матрицы разу)

 

9.1. Общее представление о матрицах ответственности

 

Матрица ответственности представляет собой графо-аналитический инст­румент, с помощью которого устанавливается ответственность исполните­лей за совокупность работ по проекту. Первые упоминания об этом инст­рументе встречаются уже в 60-х гг. XX века. Матрица ответственности используется не только в проектном, но и в функциональном и процесс­ном управлении. Однако в управлении проектом матрица ответственно­сти является обязательным инструментом и четко согласована с другими инструментами.

Матрица ответственности может называться также:

матрицей распределения ответственности;

матрицей назначения ответственности;

таблицей ответственности;

схемой распределения ответственности.

Среди англоязычных наименований наиболее распространенными явля­ются:

Responsibility Assignment Matrix (матрица назначения ответствен­ности);

 

 

 

і 3 Управление проектом

385

 

 

 

Подпись: В проектном управлении матрица ответственности согласовывает струк¬туру разбиения работ по проекту с организационной структурой управле¬ния проектом (рис. 9.2).
С помощью матрицы ответственности на все работы назначается свой ответственный исполнитель, и при этом каждый исполнитель имеет объем ответственности, соответствующий его должностным обязанностям, пра¬вам, полномочиям и материальному вознаграждению.

Accountability Matrix (матрица отчетности);

Responsibility Matrix (матрица ответственности);

Responsibility Chart (схема ответственности).

Основным англоязычным наименованием является Responsibility Assignment Matrix (RAM).

Матрица ответственности обычно имеет вид таблицы, в которой по гори­зонтальным строкам изображают отдельные работы, функции и процес­сы, а по вертикальным столбцам — структурные единицы, такие как под­разделения, должности или иные организационные образования (комите­ты, советы и пр.). На пересечении столбцов и строк ставят условный знак, обозначающий степень ответственности структурной единицы за выпол­нение указанной работы (функции или процесса) или какой-либо ее час­ти. Наиболее простым вариантом матрицы ответственности является таб­лица, в которой используется только один условный знак, с помощью ко­торого обозначают ответственность сотрудника или подразделения за выполнение указанной работы в целом, без выделения какой-либо части этой работы (функции, процесса) (табл. 9.1).

Матрицу ответственности можно представить как изображение организа­ционного пространства в трех измерениях. Первое измерение представля­ет собой области деятельности, второе — организационно-структурные единицы, третье — степень участия структурного подразделения в той или иной части общей деятельности (рис. 9.1).

 

Рис. 9.1. Трехмерное изображение матрицы ответственности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подпись: Множество разновидностей матрицы ответственности образуется по при¬чине использования различных символов, обозначающих степень ответ¬ственности или характер участия структурной единицы в выполнении работы.
Наиболее простой вариант, в котором используется только один символ, представлен в табл. 9.1. Как видно из таблицы, ответственность понимает¬ся однозначно и целостно — каждая структурная единица несет ответ¬ственность за достижение результатов своей работы.
Но чаще всего выполнение даже простой работы по проекту затрагивает сразу несколько подразделений, при этом каждое из них вносит свой вклад в решение задачи и несет ответственность наряду с другими подразделе¬ниями.
Для обозначения различных видов ответственности, соответствующих видам участия структурной единицы в выполнении работы, используют большее количество символов. Например, табл. 9.3 представляет собой матрицу ответственности, в которой используются следующие русскоязыч¬ные символы: І
О — ответственный исполнитель;
С — соисполнитель;
И — получатель информации;
прочерк — не принимает участия.

 

 

 

9.2. Разновидности матрицы ответственности

В настоящее время используются много разновидностей матрицы ответ­ственности. Они могут отличаться друг от друга по уровню детализации работ (функций, процессов) и структурных единиц. Например, на этапе разработки концепции проекта бывает вполне достаточно использовать матрицу ответственности, в которой весь проект представлен в виде ук­рупненных комплексов работ, соответствующих модели жизненного цик­ла проекта (табл. 9.2).

Чаще всего укрупнение деятельности сопровождается укрупненным пред­ставлением структурных подразделений. Иногда в качестве ответствен­ных исполнителей могут выступать не структурные подразделения, а це­лые организации — участники проекта. Однако ответственность должна иметь адресный характер, т.е. каждое структурное подразделение или самостоятельная организация должна иметь одного руководителя, на ко­торого возлагается изображаемая в матрице ответственность. Указывать

структурные подразделения, группы структурных подразделений, органи­зацию или их совокупность, у которых отсутствует руководитель, несу­щий ответственность за деятельность вверенного ему структурного под­разделения или организации, нельзя.

і Б* 5

I8lf

§ ? S о * I

г к g ї s і

5 • 5 * О J

 

1 ° J

О w X

J і її §

ИМ

В матрице ответственности могут использоваться и англоязычные симво­лы, соответствующие начальным буквам слов, обозначающих виды дея­тельности (табл. 9.4):

Е          — execution (исполнение);

А         — approval (утверждение);

С         — consultation (согласование);

S          — supervision (контроль).

 

I fc g s1 §

!!          !

O. 0 © 3          ф К

см!       5»

 

 

 

 

S

г

D

о a

s

u S

г

з

x

аг

г

в

g

u

SL a

at

г a

г

V

 

Ю

о a

о s

D

5

 

3~ О О s \% a

 

к я 5 о

2 о г о Р

ч ї        в          с ; х

о і        К         Е х и

я і        х          « о і о

t «        ;           о ■ г

s           cad

і           °

I g        2 I

о a.      * x

с          о

5 5       3          і           S

ф S      a          S          x

S I       8          §          S

ї           і           1          I

F X g 2 S и 0 S * |a

5 S і s І і

Шх*2

 

ПНІ*

 

ml*

При использовании матриц ответственности необходимо руководствовать­ся целесообразностью использования тех или иных символов. Сложность матрицы ответственности должна соответствовать сложности решаемых задач, иными словами, «окупаться» в методическом плане.

Существует практика использования матрицы ответственности не только для отображения системы ответственности, но и для отображения инфор­мационно-технологических связей между отдельными участниками выпол­нения работы. Однако матрица ответственности не имеет полноценных возможностей для отображения сложных информационно-технологиче­ских связей между отдельными операциями, так как ее основное назначе­ние — наглядно представить систему ответственности. Для соединенного представления информационно-технологических связей между операция­ми и ответственности за их выполнение целесообразно использовать дру­гие модели и инструменты.

 

 

 

9.3. Матрица разделения административных задач управления

 

Наиболее проработанной разновидностью матрицы ответственности яв­ляется матрица разделения административных задач управления — пат­рица РАЗУ. В этой матрице используются символы, отражающие три прин­ципиальных аспекта выполнения каждой работы.

Принятие решения по работе:

Я   — единоличное принятие решения;

! — участие в коллективном принятии решения с правом реша­ющей подписи;

Р — участие в коллективном принятии решения без права реша­ющей подписи.

Управление работой: ' П  — планирование;

О         — организация;

К         — контроль;

X         — координация;

А         — активизация.

Выполнение работы и ее техническое и информационное обслужи­вание:

С   — согласование и консультирование;

Т   — выполнение рабочих операций;

М — подготовка предложений;

И  — получение информации;

±  — выполнение расчетных операций;

прочерк — неучастие в выполнении работы.

При заполнении символами матрицы РАЗУ необходимо придерживаться нескольких логических правил. В каждой строке:

• символы «!» и «Р» всегда должны соприсутствовать в строке. При этом символ «!» может присутствовать только один раз, символ «Р» — более одного раза. Если в строке присутствует символ «!» без символов «Р» или символы «Р» без символа «!», то это является ошибкой;

символ «Я» должен присутствовать в строке только один раз;

символ «Я» и группа символов по коллегиальному решению «!» и «Р» являются взаимоисключающими. По работе может прини­маться решение либо коллегиально, либо единолично, но никак ни коллегиально и единолично одновременно;

символы принятия решения должны присутствовать в строке обя­зательно;

символы управления работой — «П», «О», «К», «А» обязательно должны присутствовать в каждой строке один или несколько раз, символ «X», т.е. символ координации, можно опускать в случае, если работа предполагает участие не более трех структурных единиц;

символ «Т», изображающий выполнение рабочих операций, обя­зательно должен присутствовать в каждой строке. Таких симво­лов может быть более одного. При этом ответственного исполни­теля выделяют специальным образом, например, подчеркивани­ем, кружком, жирным шрифтом или курсивом.

Приведенные правила должны выполняться в любом случае. Все осталь­ные комбинации символов разрешены. Пример построения матрицы раз­деления административных задач управления (матрицы РАЗУ) представ­лен в табл. 9.5.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Помимо развитого аппарата изображения различных видов участия в вы­полнении работ матрица РАЗУ имеет еще достоинство: возможность пере­хода от символьного обозначения ответственности к численному и исполь­зования полученных относительных числовых показателей при анализе и проектировании организационных решений по проекту. Такой переход осуществляется через таблицу парного сравнения (матрицу предпочтений) видов ответственности, обозначаемых символами (табл. 9.6). В эту таблицу вносятся экспертные оценки — сравнительной значимости или трудоем­кости операций, стоящих за каждым из символов.

Для определения относительной значимости каждого символа сумму по строке делят на общую сумму всех значений всех символов:

 

 

12:64)-100 =

= 19;

 

(8:64)-100 =

12,5;

^ =

(8:64)-100 =

12,5;

 

(6:64)-100 =

9;

У«5 =

(7:64)400 =

П;

Ук6 =

(3:64)400 =

5;

^к3 =

(8:64)400 =

12,5;

^к8 =

(12:64)400

= 19.

Затем осуществляется обработка экспертных оценок. Для этого записыва­ются индивидуальные оценки (оценки символов каждым экспертом). Наи­более приемлемым методом получения коллективных оценок является нахождение либо средней арифметической, либо статистической моды.

Подобным образом можно оценить трудоемкость или важность работ (за­дач, функций, процессов), представленных в первом столбце матрицы ответственности.

Имея количественные оценки трудоемкости работ и операций, отобража­емых символами матрицы ответственности, можно дать общую оценку тру­доемкости выполнения работ:

c, = w;.-z,.vl;.,

где С(.     — расчетная оценка трудоемкости выполнения работы і;

W(     — оценка сравнительной трудоемкости работы і (из матрицы парного сравнения трудоемкости работ);

V-     — оценка трудоемкости вида деятельности, обозначаемой символом;

S,V   — сумма всех оценок символов, приходящихся на данную работу.

Также можно рассчитать оценку трудоемкости всех операций, выполняе­мых конкретной структурной единицей:

S. = 2.2.CV...

j       і ' ' і]

Оценка трудоемкости операций, выполняемых конкретной структурной единицей, особенно важна, так как позволяет в относительных величинах оценить сравнительную трудоемкость деятельности различных структур­ных подразделений. Такая оценка весьма полезна при проектировании или оптимизации организационных структур управления, так как дает количе­ственные оценки себестоимости тех или иных структурных единиц. Оцен­ка трудоемкости может быть выражена и в денежных показателях путем пересчета через общий фонд заработной платы, который равен общему количеству оценок структурных подразделений:

F. = Sj • (ФОТ : Z.Sy),

где F.      — денежная оценка деятельности структурной единицы;

S      — оценка трудовой загрузки структурной единицы подразделений или должности;

ФОТ — общий фонд оплаты труда всех структурных единиц.

Сравнивая существующий фонд оплаты труда структурной единицы с полученной денежной оценкой деятельности, можно выявить подразде­ления и должности, перегруженные или недогруженные работой. Для нор­мализации деятельности надо либо изменить содержание выполняемых работ и операций, либо изменить фонды оплаты труда структурных еди­ниц.

Заработные платы сотрудников формируются не только на основе внут­ренних оценок трудоемкости, но и на основе состояния рынка труда. Поэтому часто возникают ситуации, при которых внутренняя стоимость сотрудника значительно ниже его рыночной стоимости.

Помимо внутренней трудоемкости и стоимости подразделений можно сходным образом оценить их важность с точки зрения вклада в достиже­ние целей проекта и получить не только затратную, но и доходную оценку. Алгоритм расчетов тот же. Только при оценке значимости символов и работ необходимо их сравнивать не по трудоемкости, а по важности каждого символа и работы для достижения результата. При необходимости можно оценить в денежных показателях полезность деятельности каждой струк­турной единицы, осуществив пересчет не через фонд заработной платы, а через совокупный доход, создаваемый всеми структурными единицами, и получить оценку полезности структурных подразделений и должностей.

Сравнивая оценки внутренней себестоимости и полезности структурных единиц, можно провести функционально-стоимостной анализ организа­ционной структуры управления.

Таким образом, матрица разделения административных задач управления представляет собой не только матрицу ответственности, позволяющую наглядно изобразить систему ответственности структурных подразделе­ний и исполнителей за выполнение работ по проекту, но и является пол­ноценным инструментом организационного анализа и проектирования.

 

9.4. Примеры использования матрицы разделения административных задач управления

 

Рассмотрим проект создания четырехзвездочного гостиничного комплек­са. Учитывая требования Межгосударственного стандарта туристско-экс-курсионного обслуживания, такой комплекс должен включать:

72 номера, из них: 12 одноместных, 44 двухместных, 9 полулюк­сов и 7 люксов. В каждом номере должен иметься кондиционер, телефон, мини-бар, фен, спутниковое и интерактивное телевиде­ние, компьютер с выходом в Интернет, охранная система TimeLox;

2 ресторана с европейской и испанской кухней, банкетный зал, лобби-бар, винный погребок. Должна быть предусмотрена воз­можность круглосуточного заказа еды в номер;

конференц-зал на 100 мест, оборудованный для проведения се­минаров и конференций, снабженный аудио- и видеоаппарату­рой; 4 переговорные комнаты на 20—25 мест каждая с электрон­ными средствами связи и копировальной техникой;

фитнес-центр с турецкой баней, финской сауной и двумя плава­тельными бассейнами, отдельный тренажерный зал;

парикмахерскую и косметический салон;

пункт обмена валюты.

 

 

автостоянки, круглосуточной службы приема, доставки в номер багажа, ежедневной уборки номера, прачечной, химчистки и гла­дильной;

хранения ценностей в сейфе у администратора; отправления и доставки заказной корреспонденции; бронирования авиабилетов и аренды автомобилей; заказа экскурсий по городу; заказа билетов в театры и концертные залы; секретаря, стенографиста и синхронного переводчика. Укрупненная структура работ по проекту выглядит следующим образом: формирование концепции; исследование рынка; проектный анализ;

разработка схем финансирования и поиск инвесторов; формирование команды проекта;

оформление и согласование исходно-разрешительной докумен­тации;

организация торгов и заключение контрактов на проектирова­ние;

архитектурно-строительное и технологическое проектирование объекта;

организация финансирования;

организация торгов и заключение контрактов на строительные работы;

выполнение строительно-монтажных работ; сдача объекта государственной комиссии; технико-технологическое оснащение объекта; эксплуатационные испытания;

оформление прав собственности (долгосрочной аренды);

поиск якорного арендатора и заключение договоров на аренду;

сдача объекта в эксплуатацию;

проведение рекламной кампании;

контроль за эксплуатацией гостиничного комплекса;

развитие объекта недвижимости.

Проект будет реализовываться девелоперской компанией «Стройинвест», организационная структура которой представлена на рис. 9.3.

 

Рис. 9.3. Организационная структура управления девелоперской компании «Стройинвест»

Зам. генерального

директора по общим вопросам

Зам. генерального

директора по производству

Финансовый директор

 

Генеральный директор

 

Зам. генерального директора по вопросам перспективного развития

Секретариат

1_

О- X

і К

Є-1

Служба охраны

cvo

I 5

о

X X

Административно-хозяйственный

ОТДЄЛ

Отдел информационных технологий

Отдел кадров

а. и а» о Б о

?!

Управляющий проектом

Постоянные члены команды проекта        ^Временные члены команды npoeKroJ

 

Разработаем систему ответственности за выполнение работ по проекту с помощью матрицы разделения административных задач управления (табл. 9.8).

 

 

Символьная матрица разделения административных задач управления проекта строительства и ввода в эксплуатацию гостиничного комплекса

 

п/п

Функция

Генера­льный дирек­тор

Управ­ляющий проек­том

Постоянные члены команды

Временные члены команды

 

 

 

 

специа­лист отдела перспек­тивных про­грамм

специа­лист отдела техни­ческого заказ­чика

специа­лист по разви­тию и

рекламе

юрист

эконо­мист

сметчик

бухгал­тер

специа­лист про-изводст-венно-техниче-ского отдела

специа­лист отдела материа­льно-тех­нического снабже­ния

специа­лист по проекти­рованию и

дизайну

1

Формирование концепции

ЯПОХАКТ

Т

Т

Т

Т

-

Т

_

_

_

_

           

2

Исследование гостиничного рынка города

ІК

РПОХАТ

Т

-

Т

-

т

-

-

-

-

-

3

Проектный анализ

ІК

РПОХАТ

т

Т

т

Т

т

Т

_

_

_

 

4

Разработка схем финансирования и поиск инвесторов

ЯКАТ

ПОТ

т

 

т

т

т

 

5

Формирование команды проекта

К

ЯПОХАТ

т

-

-

-

-

-

-

-

-

-

6

Оформление и согласование исходно - ра з ре шите л ьн о й документации

ІК

РПОХАТ

т

т

 

т

7

Организация торгов

и заключение контрактов

на проектирование

ІК

РПОХАТ

т

т