Название: Профессиональное управление проектом - Хелдман К.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 7100


Определение процесса инициации проекта

 

стреча вашей компании, проходящая раз в три месяца, назначена на сегодня. Вы занимаете свое место, и каждый из руководителей отделов один за другим поднимается и начинает свою речь со следую­щих слов: «Разве это не здорово...» Затем слово предоставляется ге­неральному директору компании и он говорит о том, что с божьей по­мощью новая телефонная система будет установлена.

Подождите минуту. Вы работаете в том же отделе, но ни слова не слышали об этом проекте до сегодняшнего дня. Кроме того вы чувст­вуете, что сможете возглавить его. Это поразительно, насколько важ­ны коммуникативные умения для руководителя проектом, но мы не будем развивать эту тему.

 

Инициация проекта

Инициация проекта предполагает, что он должен начаться и должны быть определены ресурсы. К сожалению, многие проекты начинаются буквально так, как сделал генеральный директор в нашем примере. Каждый из нас в то или иное время имел дело с проектом в условиях недостаточной информации, говоря про себя «будь что будет». Сцена­рий проекта новой телефонной системы — прекрасный пример того,как не надо начинать проект.

Отвлечемся на время от инициации и зададимся вопросом: «Как проекты начинают свое существование? Можно ли поступить так же, как показано в примере? » Даже если ваш генеральный директор объ­являет о проекте на собрании, то нет сомнений в том, что это прои­зошло законно. Верите или нет, но генеральный директор не выду­мывает проекты просто из-за того, что вам нечем заняться. Он думает о будущем компании, расширении бизнеса и о своих покупателях.

Бизнес сам по себе может провоцировать необходимость проекта, покупатели могут требовать изменения продукта, юридические тре­бования могут способствовать созданию проекта. Согласно учебнику РМВОК проекты являются результатом шести потребностей или тре­бований.

 

Требования, предъявляемые к проекту

Организации существуют для того, чтобы получать прибыль или обслу­живать клиентов. Чтобы оставаться конкурентоспособными, организа­ции должны постоянно исследовать новые возможности развития биз­неса, искать лучшие способы повышения производительности или об­служивания их покупателей. Иногда принимаемые законы вынуждают организации делать их продукцию более безопасной или защищать окружающую среду. Проект — результат многих потребностей. Боль­шинство проектов — следствие одного из шести требований или потреб­ностей. Это те требования или потребности, которые диктуют зарожде­ние проектов. В следующих разделах мы рассмотрим их подробнее.

Требования рынка

Рыночные требования могут вызвать потребность в проекте. На­пример, банк инициирует проект, чтобы дать покупателям возмож­ность использовать для ипотечного кредитования займы через Ин­тернет из-за снижения процентных ставок и увеличения ставок по рефинансированию и новым займам до востребования.

Экономические потребности

Новая телефонная система, о которой мы говорили ранее, была объявлена на совете компании как результат экономических потреб­ностей. Генеральный директор с помощью персонала определил, что объем звонков в существующей системе увеличился. Без новой систе­мы обслуживание покупателей стало бы хуже, что повлияло бы и на основную линию.

Запросы покупателей

Запросы покупателей постоянно меняются. Говоря в общем, у бо­льшинства компаний есть свои покупатели, и их запросы способству­ют появлению новых проектов. Покупатели могут быть внешние и внутренние по отношению к организации. У правительственных ор­ганизаций по сути нет внешних покупателей, но есть много внутрен­них покупателей в отделах и агентствах.

Допустим, вы работаете на компанию, которая продает оборудова­ние для обработки денежных переводов, и вы только что заключили контракт с местной коммунальной службой. Этот проект вызван по­требностью данной службы автоматизировать их процесс или модер­низировать его. В основе проекта лежит потребность коммунальной службы купить ваше оборудование и сервисное обслуживание.

Технический прогресс

Случалось ли вам иметь один из персональных электронных циф­ровых помощников? Они сохраняют имена и адреса, обычно выпуска­ются с календарем и помогают избежать беспорядка в вашей работе. Я не могу жить без моего помощника. В любом случае всегда есть новая, хорошая версия, можно даже выйти в Интернет и послать e-mail в любую часть света. Эти новые возможности коммуникации служат наглядным примером технологического прогресса. Благода­ря внедрению новых технологий началось активное развитие элект­ронных компаний, продукция которых соответствует этим новым достижениям.

Юридические требования

Частный бизнес, так же как правительственные организации, раз­рабатывает новые проекты как результат законов, появившихся в каждый законодательный сезон. Например, новый закон о налоге с продаж может потребовать модификации имеющегося или подготовки нового программного обеспечения для системы учета налога с продаж. Другой пример: этикетки на продовольственных товарах должны пе­речислять ингредиенты и содержащиеся в продукте витамины.

Социальные потребности

Например, допустим, развивающаяся страна переживает (испыты­вает) быстрое распространение болезни среди населения. Необходи­мы медицинские средства и оборудование для вакцинации и лечения тех, кто уже заразился. Другой пример: очистка от вредных приме­сей воды, используемой на промышленных предприятиях, перед тем как вернуть ее в реку или ручей, чтобы избежать загрязнения.

 

Процесс инициации проекта

Инициация — неотъемлемая часть процесса управления сферой дей­ствия проекта. Как мы уже знаем, эта сфера имеет дело с определени­ем проекта, его участников и условий проекта. Процесс инициации за­кладывает основу для последующего процесса планирования. Высо­кий процент неудавшихся проектов связан с плохим планированием или его отсутствием. То есть планирование влияет на то, станет ли ваш проект успешным. Так как процесс инициации создает основу для планирования, его важность очевидна.

Процесс инициации проекта включает в себя описание продукта, стратегический план, критерии выбора проекта, историческую ин­формацию. Каждое из этих действий выполняется с использованием различных методов и средств, чтобы затем получить конечные резу­льтаты, одним из которых является устав проекта. Теперь мы рас­смотрим каждое из этих действий более подробно.

Описание продукта

Как легко можно догадаться, здесь мы описываем желаемый про­дукт. Описание продукта должно быть занесено в документацию и разъяснять основные характеристики продукта или услуги. Это опи­сание также должно включать экономические потребности, которые положены в основу проекта.

Описание продукта обычно содержит в себе мало деталей на ран­них фазах проекта и больше деталей, когда проект начинает развива­ться. Детали продукта разрабатываются поступательно, пока не бу­дет получено конечное описание продукта. Оно будет учитывать наи­большее количество деталей в процессе выполнения проекта.

Если проект выполняется по контракту, покупатель продукта или услуги обычно сообщает основные критерии продукта продавцу. В данном случае эти критерии служат отправной точкой для работы над проектом. Эти критерии описывают продукт достаточно подроб­но, для того чтобы продавец мог еще раз пересмотреть расходы и условия для его создания. Более подробно мы познакомимся с этими критериями в главе 6.

Стратегический план

В процессе инициации руководитель проекта обязательно должен принять участие в обсуждении стратегического плана компании. Возможно, там будет указано, что цель компании —- построить 15 но­вых магазинов до конца года. Если ваша компания обсуждает проект установки новой системы программного обеспечения по учету кад­ров, было бы разумнее написать основные условия проекта по строи­тельству магазинов. Ваша управляющая команда будет ссылаться на стратегический план, выбирая какой из двух проектов начать и ка­кой из них соответствует общей стратегии компании.

Критерии выбора проекта

Выбор проекта состоит в том, чтобы установить, какой проект предпочесть или отклонить в зависимости от таких условий, как сро­ки финансирования, возможности продаж на рынке и т. д. Эти усло­вия будут более подробно рассмотрены в главе 3.

Историческая информация

Историческая информация может быть очень полезной для руко­водителя проекта и инвесторов. Если вы разрабатываете новые про­екты, историческая информация о прошлых проектах может помочь вам определить, стоит ли принимать и инициировать этот проект. Историческая информация, собранная и записанная во время теку­щего проекта, может быть исследована, чтобы определить, должен ли проект перейти в следующую фазу. Она также поможет вам опре­делить цели проекта, осуществить необходимые действия во время процесса планирования проекта. Вы увидите, что историческая ин­формация взаимосвязана со многими процессами.

 

Общее представление о проекте

Процесс инициации начинается для руководителя проекта с общего представления о нем. Некоторые организации называют это концепту­альным документом проекта. Четыре действия, описанные в предыду­щих разделах, помогут вам обозначить основные критерии проекта и будут использованы снова для формулировки окончательного устава проекта.

Необходимо отметить, что учебник РМВОК придерживается такой точки зрения: руководитель проекта определен и вовлечен в работу, когда процесс инициации завершен. Но иногда на практике руково­дитель проекта включается в работу уже в начале процесса инициа­ции и занимается разработкой общих представлений о проекте, а также сбором информации.

В завершении процесса инициации организация либо предостав­ляет необходимые ресурсы для выполнения проекта, либо закрывает его. Во время инициации у проекта наиболее низка вероятность того, что он будет завершен успешно. Это объясняется тем, что вы на са­мом деле еще не начали производство продукта проекта. Совсем неболь­шая работа над проектом потребуется на этой стадии, но большая ее часть относится к общему представлению о проекте и его экономиче­скому обоснованию. На этой стадии инвесторы могут наиболее силь­но влиять на конечный продукт проекта, так как еще можно что-то изменить. Еще есть время для обсуждения требований и условий. Во время инициации риск наиболее велик, потому что до завершения проекта может случиться все что угодно. Проект может быть не одоб­рен, направление стратегии компании может измениться и проект не будет ему соответствовать, потребности покупателей могут изменить­ся и т. д. Этот список можно долго продолжать.

Провал проекта может быть проконтролирован и сведен к мини­муму с помощью надлежащего использования методов управления проектом и правильного планирования.

СЦЕНАРИЙ ИЗ РЕАЛЬНОГО МИРА

Удобный случай для реализации диетической Coca-Cola

Элизабет — руководитель проекта в отделе напитков компании в Таллахасси, штат Флорида. Однажды утром Роджер Брист, вице-президент компании по маркетингу, приглашает ее в свой кабинет.

«Я спросил вашего начальника, могу ли я поговорить об этом проекте на­прямую с вами — и она сказала, что это будет прекрасно», так он начал разговор. «Как вы наверное слышали, мы проверяем новые возможности рынка для диетической колы, так как мы думаем, она должна хорошо про­даваться. На днях я обедал с другом из клуба. Он заказал как обычно свою диетическую колу и попросил три кружочка лимона. Я смотрел, как он бросил лимон в напиток, обмакнул в нем последний. Вкус, должен вам сказать, потрясающий.

Мы исследовали смесь колы с лимоном в лаборатории и пришли к вы­воду, что это наиболее оптимальный результат, которого мы хотели до­биться.

Мы работали вместе и я знаю, что вы прекрасно справляетесь со своими обязанностями. От вас мы бы хотели, чтобы вы проверили, как продается наш новый напиток в трех областях. Это будут области, в которых он поль­зуется наибольшей популярностью. Мы думаем, что лучше всего подойдут Денвер, Лас-Вегас и Сиэтл.

Мы ждем от вас плана проекта, чтобы определить распространителей, которым мы можем посылать наш напиток, и чтобы получить сведения о демографической ситуации, которая нам необходима. Мой отдел обес­печит вас всеми необходимыми данными, которые вам понадобятся в разработке плана вашего проекта. Кроме того, информацию о нашем новом продукте надо разместить в Интернете. В проект должны быть вовлечены участники национальной ассоциации производства напит­ков, и нужно иметь доступ к их Web-сайту. Вы можете посетить их сайт по адресу Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки.

Как руководитель проекта, вы не раз столкнетесь с подобного рода пред­ложениями. Идея Роджера, как исследовать рынок этого нового продукта, безусловно заслуживает внимания, но в игру вступают и такие процессы, как планирование, расчет бюджета, возможный риск, отчетность и т. д. В основном все силы будут направлены на проект и потребности и желания инвесторов. Ваша работа состоит в том, чтобы принять такой подход, ис­следовать потребности всех инвесторов, включая Роджера, и добиться поставленных результатов.

Постановка целей проекта

Если мы говорим о проекте, то очень многие термины являются си­нонимами и взаимозаменяемы. Это такие слова как цели, объектив­ные причины, требования, результаты и т. д. Их значение часто ка­жется одинаковым, однако между этими терминами есть определен­ная разница. Цели и объективные причины предназначены для того, чтобы предпринять проект, и они описывают конечный результат проекта. Два примера целей: «увеличить площадь склада товаров, чтобы хранить продукцию новой линии для распространителей» или «использовать новые методы для выдачи займа». Другими словами, назначение проекта состоит в том, чтобы сделать или выполнить что-то — достичь цели.

 


Оцените книгу: 1 2 3 4 5