Название: Профессиональное управление проектом - Хелдман К.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 7100

Функциональные менеджеры

Роль функциональных менеджеров мы рассматривали в главе 2. Мы снова обращаемся к этому вопросу, так как руководитель проекта рабо­тает с функциональными менеджерами и ему просто необходима их поддержка, чтобы завершить проект. Функциональные менеджеры вы­полняют административные обязанности в организации, подбирают и нанимают персонал для проекта, дают им необходимые указания.

Согласно учебнику РМВОК устав проекта должен опубликовать руководитель, не являющийся членом организации. На практике же и как показывает мой опыт, устав проекта обычно публикует спонсор проекта. В иных случаях, и обычно это делается именно так, устав проекта может быть написан руководителем проекта, но имя руково­дителя проекта не вносится в документ устава проекта. Для экзамена вам нужно запомнить, что устав проекта публикуется менеджером, который не является членом организации.

Подписание устава

Устав проекта считается незавершенным, пока он не подписан спонсо­ром проекта, главным менеджером, основными акционерами. Подпи­си показывают, что документ прочитан всеми, кто его подписывает, и что они согласны с пунктами, которые в нем оговариваются. Он также включает в себя главных участников проекта как с начала, так ив процессе его осуществления. Этот пункт также очень важен, так как устав включает цели и результаты проекта, время, ресурсы и затраты, необходимые для результаты этих целей. Если у кого-то возникают с ними проблемы, их необходимо решить именно сейчас. Подписание устава проекта — это его подтверждение. Но это не означает, что устав проекта не будет изменяться. Он безусловно будет меняться на протя­жении проекта. Когда начнется процесс планирования, появятся до­полнительные детали. Это неотъемлемая часть управления проектом и к ней нужно быть готовым. В уставе проекта будут учитываться эти детали, план проекта будет пересматриваться, чтобы при его выполне­нии была учтена новая информация или направление.

Согласно учебнику РМВОК руководитель проекта назначается в процессе инициации проекта. Он обычно называется и в уставе про­екта. Подписание устава проекта дает руководителю проекта власть выбирать ресурсы для проекта и начинать процесс планирования.

У каждого, кого мы здесь упомянули — у руководителя проекта, спонсора проекта, сторонников проекта, функциональных менедже­ров, акционеров, клиентов и каждого, кто принимает участие в про­екте — должна быть копия устава проекта. Если вы хорошо порабо­тали над уставом проекта, если его все одобрили и подписали спонсор и акционеры, вы значительно облегчили себе работу по определению сферы действия проекта, рассматриваемой в главе 4.

Учебный пример: Розничная продажа кухонного оборудования

Вы просматриваете свои записи и еще раз перечитываете устав, который подготовили для компании перед тем, как встретиться с Дирком. Когда вы видели его в последний раз, он обратил ваше внимание на трех акционе­ров: Джейка Петерсона, Джилл Оверстрит, Рикардо Рамиреса. После того как вы встретились с Джейком, а затем с Джилл, вы смогли лучше пред­ставить себе проект и оценить его результаты.

И вот наконец вы встретили в холле Дирка.

«Дирк, я очень рад, что наконец встретил вас. Я бы хотел, чтобы вы посмот­рели устав перед завтрашним собранием. У вас есть несколько минут?» «Конечно», отвечает Дирк. «Давайте посмотрим.»

«В уставе указана цель проекта, построить 50-й магазин компании в Коло­радо-Спрингс. Кроме того я записал результаты проекта, о которых мы говорили с вами, когда встречались в последний раз.

Когда я встречался с Джейком, он сказал, что для строительства понадо­бится 120 дней. Это включает в себя конструирование, строительство, оснащение.»

Дирк спрашивает, говорил ли вам Джейк о своих намерениях по размеще­нию магазина.

«Да, Джейк назвал мне имя человека и я оставил ему сообщение на авто­ответчике. Чем быстрее мы соберем все подписи, тем лучше. Джейку по­надобится 120 дней для строительства, а Джилл сказала, что ей нужно 2 недели для того, чтобы оборудовать магазин и разместить все полки. Та­ким образом, мы сможем закончить к 1 февраля.»

«Звучит убедительно», говорит Дирк. «Что еще?»

«Я включил описание продукции и обслуживание, которое будет предла­гать новый магазин, основываясь на документации, которая у меня оста­лась от открытия предыдущего магазина. Джилл подтвердила описание продукции, так что я думаю, здесь не возникнет разногласий. Кроме того, мы предусмотрели еще одну линию, которая будет предлагать кухонную посуду от известных производителей.

Устав проекта также определит вашу роль как спонсора проекта, мою роль как руководителя проекта и ваши ожидания от персонала проекта. Джейк также связался с нашим контрагентом в Спрингс, и он согласен подписать наш устав.»

Вы добавляете: «В качестве начального бюджете я использовал данную вами цифру 2 миллиона долларов. Основываясь на планируемых доходах от проекта, я подсчитал, что период окупаемости инвестиций составит 16 месяцев при внутренней ставке доходности 22 процента.»

«Очень хорошо», говорит Дирк. «Даже лучше, чем с магазином в Фениксе. Если я не ошибаюсь, период окупаемости инвестиций составлял там 2 года. Будем надеяться, ваши прогнозы оправдаются.»

«Я тоже надеюсь. Джилл показала мне ее данные, относящиеся к послед­ним открытым магазинам в аналогичных по размерам городах. Мы также подсчитали экономические показатели в области Спрингс. Мы думаем, что время выбрано очень удачно.

И еще одно, Дирк. Я попросил наших сотрудников отдела маркетинга пред­ложить некоторые идеи, в связи с тем, что мы планируем праздничное от­крытие магазина. Они считают, что можно устроить день открытых дверей, скидки, продажу продуктов. Кроме того они считают, что можно устроить демонстрацию приготовления еды некоторыми местными поварами.» «Так, что дальше?» — спрашивает Дирк,

«Как вы знаете, собрание назначено на завтра. Я хочу, чтобы вы рассказа­ли о проекте, его целях, участии управляющего персонала в поддержке проекта, представили меня как руководителя проекта. Я уже приготовил копии устава, таким образом все смогут ознакомиться с ним еще до со­брания. Кроме того, в качестве приложения к уставу я включил в него список предположений. Попросите каждого присутствовать на собрании для подписания устава проекта.»

«Кажется вы все продумали», говорит Дирк. «Я не думаю, что завтра воз­никнут какие-либо проблемы, так как все с нетерпением ожидают откры­тия этого магазина.»

Список основных документов проекта

Период окупаемости инвестиций составляет 16 месяцев Внутренняя ставка доходности 22 процента

Встреча с акционерами с целью определить основные достижения;

Открытие магазина 1 февраля

Застройка области вокруг магазина

Поставка продукции для розничной продажи за 2 недели до открытия магазина

Празднование открытия с демонстрацией приготовления блюд Составление устава проекта, который содержит:

Общие представления о целях проекта

Список результатов

Экономические возможности проекта

Завершение 1 февраля

Начальный бюджет 2 миллиона долларов

Определение роли спонсора проекта и руководителя проекта На собрании будет обсужден и подписан устав проекта.