Название: Профессиональное управление проектом - Хелдман К.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 7100


Закрытие проекта

 

В этой главе преимущественно

будут рассматриваться следующие темы:

v          1. Принятие результатов

v          2. Документы об усвоенных уроках

v          3. Содействие закрытию

v          4. Документы и методы сохранения продукта

v          5. Освобождение ресурсов

 

 

" этой главе мы поговорим о последней группе процессов проек­та. Самая трудная часть уже позади, но мы еще многого не знаем. Семь процентов вопросов экзамена касаются группы процессов за­крытия, поэтому вам нужно внимательно изучить основные пункты этого процесса.

В группе процессов закрытия можно выделить два процесса, кото­рые мы рассмотрим в этой главе: закрытие контракта и администра­тивное закрытие. Процесс закрытия контракта выполняется и завер­шается до того, как начнется процесс административного закрытия. Запомните этот порядок, возможно вы встретите его в вопросах экза­мена. Процессы закрытия контракта и административного закрытия связаны с проверкой того, была ли работа проекта выполнена прави­льно и удовлетворяет ли она участников проекта.

Очень часто к процессу закрытия проекта относятся достаточно небрежно. Проект выполнен, можно паковать вещи, положить неско­лько файлов в ящик и начинатьпланирование нового проекта. Одна­ко не следует так торопиться. В этом процессе нужно обратить вни­мание на некоторые моменты, которые возможно помогут вам в ва­шем следующем проекте.

Одна из наиболее важных функций этого процесса состоит в при­нятии продукта проекта участниками и заказчиками. При этом очень важно, чтобы участники проекта подписали соответствующий доку­мент о том, что они принимают продукт проекта, а вы затем добавите этот документ к остальным документам проекта.

 

рмулирование закрытия проекта

 

а к говорится, все хорошие проекты должны когда-то заканчива­ться. Надеюсь, вы внимательно ознакомились с той информацией, которую мы обсуждали ранее и которая привела нас к этому пункту, и ваш проект участники и заказчики считают успешным. При этом в процессе управления проектом вы использовали различные методы и приемы для достижения цели, включая планирование, выполнение, контроль, коммуникацию. Но как вы можете узнать, что проект за­вершен успешно? Производство продукта или услуг совсем не означа­ет, что он был выполнен удовлетворительно. Я часто повторяла во многих главах, что проект завершен успешно, если он удовлетворяет или превышает ожидания участников. В течение процесса закрытия вы составляете документ о принятии продукта проекта с формаль­ным подписанием и храните его вместе с другими документами про­екта для будущего использования. Таким образом участники пока­жут, что проект удовлетворил или превысил их ожидания, и он за­крывается.

 

Признаки закрытия проекта

В процессе закрытия проекта необходимо назвать несколько распро­страненных признаков. Один признак состоит в том, что во время это­го процесса вероятность закрытия проекта наиболее высока, а риск мало вероятен. Вы уже выполнили самую важную часть работы отно­сительно проекта, если же не всю работу, то вероятность, что проект не закроют, очень небольшая.

Во время этого процесса влияние участников на проект можно оце­нить как незначительное, в то время как руководитель проекта может оказать большое влияние. Затраты в этом процессе также относитель­но небольшие, так как большая часть работы проекта и затрат уже были сделаны. Помните линию стоимости в виде перевернутой буквы S? Как раз на этом этапе затраты проекта подходят к завершению.

И еще один признак заключается в том, что слабые матричные орга­низации испытывают наименьший стресс в процессе закрытия проекта.

Все проекты когда-нибудь подходят к завершению. Давайте рассмот­рим несколько причин, по которым проекты заканчиваются до начала процессов закрытия контракта и административного закрытия.

 

Завершение проектов

Проекты заканчиваются по нескольким причинам: они выполнены успешно, они исчерпали себя до закрытия, или они перешли в повто­ряющиеся операции и не существуют больше в форме проекта. Для эк­замена вам нужно знать четыре вида завершения проекта: дополне­ние, истощение, интеграция и вымирание. Давайте рассмотрим каж­дый из этих видов.

 

Дополнение

Проекты, которые переходят в повторяющиеся операции, считаются проектами, которые завершаются согласно дополнению; другими сло­вами, они становятся своими собственными деловыми единицами. Примером может служить инсталляция системы планирования ресур­сов предприятия. Эти системы представляют собой экономические си­стемы управления, которые используют все сферы экономики, вклю­чая маркетинг, планирование, производство, финансовые и человече­ские ресурсы. После инсталляции программы эти системы могут развиться до своей собственной экономической единицы, так как текущие операции, сопровождение и контроль программного обеспече­ния требуют использования персонала с полной занятостью. Эти сис­темы обычно превращаются в систему экономической отчетности.

Проект должен соответствовать следующим критериям: он уника­лен, имеет определенные даты начала и завершения, он представляет собой временное явление. Если проект переходит в повторяющуюся операцию, то это уже не проект.

 

Истощение

Если в проекте больше нет ресурсов, или ресурсы больше не поставля­ются, то вы имеете дело с незавершенным проектом. Истощение мо­жет произойти по нескольким причинам: начались другие проекты и потребовали поставки и использования данных ресурсов, бюджет про­екта ограничен, закончился основной ресурс и т. д. Истощение ресур­сов может быть связано и с персоналом проекта, оборудованием, по­ставками или деньгами. В любом случае, если у вас нет денег, оборудо­вания, людей, которые вам необходимы для завершения проекта, он начинает постепенно истощаться и подходит к завершению.

В этом случае вашим лучшим помощником может стать докумен­тация проекта. Организация имеет, как правило, короткую память. Так как вы работали и над большими и лучшими проектами, вы мог­ли забыть некоторые особенности проекта. Поэтому документация выполняет очень важную функцию. Через шесть месяцев, когда кто-нибудь важный удивится, почему проект не был завершен, и начнет искать причины, документы проекта помогут определить, по­чему проект был приостановлен.

 

Интеграция

Интеграция имеет место, когда ресурсы проекта, включая людей, обо­рудование, обеспечение и поставки, переходят в другие сферы органи­зации или используются в других проектах. Возможно ваша организа­ция начинает активно разрабатывать другие сферы или проекты, и функциональный менеджер ставит вас в известность о том, что эти ре­сурсы идут на другие, более важные вещи. И снова вам придется за­крыть проект из-за того, что ваши ресурсы были использованы в дру­гих сферах или проектах. Разница между истощением и интеграцией состоит в том, что истощение происходит в результате недостатка ре­сурсов, а интеграция в результате реорганизации ресурсов.

И снова хорошая документация, описывающая обстоятельства, ко­торые привели к завершению проекта согласно интеграции, должна быть сохранена для дальнейшего использования.

Вымирание

Это самый хороший вид завершения проекта, так как он подразумева­ет то, что проект закрыт и принят участниками. Поэтому он больше не существует, так как он имеет определенную дату завершения, цели проекта были достигнуты, и он был закрыт.

 

СЦЕНАРИЙ ИЗ РЕАЛЬНОГО МИРА Компания Pied Piper

Джером Риде руководит проектом в компании Pied Piper по производству программного обеспечения. Его команда работает над программой, кото­рая объединяет информацию организации о персонале, включая стаж ра­боты, оклад, контактную информацию и т. д. Два ведущих программиста его группы Ланс и Кети возглавляют группу кодировки и отвечают за опе­рации программирования и проверки.

Несколько недель назад компания Pied Piper заключила контракт с менедже­ром по информационным технологиям (МИТ). Джером работает над проек­том по учету персонала. Для МИТ в прошлом это был любимый вид проекта, но Джером не уверен, справится ли он со всеми заданиями.

Для проекта только что поступило новое техническое обеспечение. Лиз Хоровиц, системный администратор, обращается к Джерому.

«Неплохое техническое обеспечение», комментирует Лиз. «Да уж. Оно способно обрабатывать данные и посылать их пользователям так быстро, что они будут просить нас модернизировать все серверы.»

«Вы правы насчет этого», говорит Лиз. «Я попрсила Ричарда запустить его и загрузить программу.»

«Какую программу?», спрашивает Джером.

«Вы знаете, новую программу управления взаимодействием с клиентами (CRM). МИТ попросила некоторых поставщиков, с которыми она раньше работала, установить здесь их систему CRM. Она сказала, что это наша основная задача. Я знаю, этот новый сервер был в порядке, и должен по­дойти к новой системе CRM.»

«Я купил этот сервер для проекта по учету персонала. И что я теперь дол­жен использовать?»

Лиз отвечает, «Я долго не могла получить сервер, который работает, но может быть вы потребуете себе еще один. Но вы должны согласовать это с МИТ. Насколько я знаю, она разрешила мне использовать этот сервер. Она понимала, что я беру это из вашего проекта, поэтому она возможно думает о другом решении относительно проекта по учету персонала.

 

Вы, вероятно, знаете, что я просила включить Ланса и Кети в проект МИТ. Несмотря на то, что это проект поставщика, он требует использования не­которых наших программистов. МИТ хочет лучших программистов, и они лучшие. Я не думаю, что они будут работать над этим проектом долго, в любом случае затем они будут в вашем распоряжении. Кроме того, они могут дать остальным программистам основные направления работы.» «И все это из-за проекта МИТ», воскликнул Джером.

Это пример того, как проект Джерома завершился согласно интеграции, то есть реорганизации ресурсов. В игру вступила МИТ и поменяла на­правление работы компании, для которой этот проект стал более выгод­ным, чем проект Джерома. В результате техническое обеспечение и два лучших программиста Джерома были использованы в новом проекте. Если бы проект МИТ потребовала использования всех ресурсов, это мог­ло бы привести к истощению.

 

Закрытие контракта

Так же как проекты, контракты имеют определенные жизненные цик­лы. О циклах контракта мы говорили в 9 главе. Поэтому контракты также подходят к завершению, как и проекты. Учебник РМВОК выде­ляет целый процесс, который служит для закрытия контракта, он так и называется: закрытие контракта.

Процесс закрытия контракта связан с выполнением и завершени­ем пунктов контракта. Он также определяет, завершена ли работа, описанная в контракте, аккуратно и удовлетворительно. Этот процесс называется проверкой продукта. Для экзамена вам нужно запомнить, что проверка продукта проводится в процессе закрытия, когда вся ра­бота проекта выполнена аккуратно и правильно согласно ожиданиям участников проекта. А также запомните, что документация относите­льно продукта проверяется и принимается в процессе проверки сферы действия. И еще одно: если проекты завершаются преждевременно, процесс проверки сферы действия проходит там, где в документах указан перечень деталей относительно объема выполненной работы.

В закрытии контракта также собирается документация и архиви­руется информация для будущего использования. Эти документы де­тально рассматривают конечные результаты работы проекта. Все осо­бенности этого процесса мы разберем, когда будем говорить о резуль­татах закрытия контракта.

Для процедур выполнения и закрытия в контрактах могут быть указаны специальные пункты или условия. Вы должны знать о нали­чии подобных пунктов или условий. Если вы не занимаетесь испол­нением контракта, то вы можете спросить у отдела обеспечения о су­ществовании условий или пунктов, которые вы должны знать, чтобы члены вашей команды проекта по невнимательности не повлияли на закрытие контракта или проекта.

 

Методы и приемы закрытия контракта

В процессе закрытия контракта можно выделить один элемент и один метод. Элементом этого процесса является документация контракта. Это контракт сам по себе и все вспомогательные документы, которые связаны с контрактом. Здесь можно назвать СОР, график проекта, до­кументы контроля за изменениями, технические документы, финан­совые отчеты и документы об оплате, результаты проверки контроля качества и т. д. Эта информация наряду с информацией, собранной на протяжении проекта, сохраняется по завершении проекта, чтобы тот, кто будет работать над подобным проектом, мог обращаться к тому, что уже было сделано.

 

Проверка обеспечения

Единственным методом этого процесса является проверка обеспече­ния. Проверка представляет собой обзор процессов, чтобы определить, соответствуют ли они потребностям и были ли они выполнены прави­льно или с учетом определенных стандартов. Учебник РМВОК связы­вает проверки обеспечения с обзором процесса выполнения, начиная с планирования обеспечения и заканчивая исполнением контракта. На практике проверки обеспечения должны проходить на протяжении всего проекта вплоть до его закрытия. Закрытие подразумевает, что проект формально принят, и контракт подготовлен для процесса адми­нистративного закрытия. Если вы пропустите эти ступени, то провер­ка обеспечения может обнаружить, что закрытие контракта не было выполнено, и вам придется это исправлять.

Основная цель проверки обеспечения состоит в том, чтобы опреде­лить усвоенные уроки в процессе обеспечения. Таким образом мы проверяем этот процесс, чтобы выявить основные достижения и исп­равить некоторые недостатки процессов или процедур, обнаружен­ные в ходе проверки.

Проверки обеспечения могут быть использованы продавцом или покупателем, или обеими сторонами, как возможность улучшения результатов. При этом нужно обязательно составить документ об усвоенных уроках, включая все достижения и неудачи, так как это позволит улучшить в дальнейшем процессы обеспечения в этом и во многих других проектах. Это также даст вам возможность улучшить процесс в будущих проектах.

Принятие контракта

Одна из целей процесса закрытия контракта состоит в формальном со­общении продавцу, обычно в письменной форме, что контракт выпол­нен. Вы как руководитель проекта должны составить документ о при­нятии контракта. Иногда в самом контракте указаны пункты относи­тельно его принятия и закрытия.

Если в вашей организации есть отдел обеспечения, который зани­мается исполнением контракта, то они будут ожидать от вас инфор­мации относительно завершения контракта, и затем последуют фор­мальные процедуры извещения продавца о том, что контракт выпол­нен. Однако и в этом случае вы должны внести копию документа о закрытии контракта в документацию проекта.

Этот процесс представляет собой путь, по которому ваша организа­ция формально принимает продукт проекта от поставщика и закры­вает контракт. Если продукт или услуга не соответствуют ожидани­ям, поставщик должен будет исправить проблемы до того, как будет подписан документ о принятии. Надеюсь, что в течение проекта про­водились проверки качества, и поставщику была дана возможность внести исправления до начала процесса закрытия. Не нужно ждать за­вершения проекта, чтобы затем сразу исправлять все проблемы. Об­суждение проблем с поставщиками проходит более эффективно в процессе выполнения проекта, так как это дает возможность внести исправления там, где возникают проблемы.

Формальное принятие и закрытие представляют собой один из ре­зультатов процесса закрытия контракта. Другой результат называет­ся файл контракта. В нем содержатся все основные документы конт­ракта и дополнительные документы. Эти документы представлены в алфавитном порядке, что облегчает работу с ними, и указаны как элементы процесса административного закрытия. Затем в заверше­нии процесса административного закрытия архивы проекта, в кото­рые включены и документы контракта, сохраняются для будущего использования.

 

Административное закрытие

Главная операция процесса административного закрытия связана с тем, что мы собираем и классифицируем информацию для официа­льного закрытия проекта. Каждый проект требует закрытия, и со­гласно учебнику РМВОК, завершение каждой фазы проекта также требует административного закрытия. Для экзамена вы должны знать, что процесс административного закрытия имеет место в конце каж­дой фазы проекта, чтобы собрать информацию относительно проекта для будущею использования. Для административного закрытия не нужно ждать завершения проекта, оно должно выполняться в конце каждой фазы проекта.

Так же как процесс закрытия контракта, процесс административ­ного закрытия проверяет и документирует результаты проекта. За­помните, что не все проекты выполняются по контракту, однако все проекты требуют административного закрытия. Так как проверка и документирование результатов проекта происходит в обоих процес­сах, то результаты проектов, которые выполняются по контракту, нужно проверить только один раз.

После того как результаты проекта документированы, нужно, что­бы его официально приняли участники. В следующем разделе мы рассмотрим официальное принятие более подробно.

 

Элементы административного закрытия

Процесс административного закрытия собирает все документы проек­та и проверяет, что они точны и своевременны. Документы проекта должны правильно определять конечные характеристики продукта или услуг проекта, которые нужно было произвести. Административ­ное закрытие подтверждает, что эта информация точно отражает реа­льные результаты проекта.

Элементами этого процесса являются документы об оценке выпол­нения, документация относительно продукта и другие документы проекта. Мы уже говорили об оценке выполнения в 9 главе, поэтому мы лишь кратко вспомним основную информацию.

 

Документы об оценке выполнения

Все оценки выполнения, которые были использованы для анализа раз­вития проекта в процессе контроля, являются частью документации процесса административного закрытия. Сюда также включается любой документ, который помогает заложить основу для оценки выполне­ния, включая план проекта, бюджет, оценку стоимости, график про­екта и т. д. Затем эти документы проверяются, чтобы убедиться, что цели проекта выполнены.

В процессе административного закрытия вы должны иметь сво­бодный доступ ко всем этим документам. Эту информацию могут так­же запросить участники, члены команды управления или заказчики до официального принятия проекта. В этом случае вам нужно будет быстро получить необходимый документ.

Документация относительно продукта

Документация относительно продукта является вторым элементом процесса административного закрытия. Эта документация детально рассматривает продукт или услуги проекта. Учебник РМВОК относит сюда документы относительно требований, особенностей, планы, тех­нические документы, электронные файлы и т. д. Этот элемент охваты­вает любую информацию, которая характеризует особенности или тре­бования к продукту. Так же как с документами о выполнении, вы дол­жны иметь свободный доступ к этой информации.

 

Другие документы проекта

Этот элемент охватывает всю информацию, которая не была включена в первые два элемента. Сюда относятся отчеты о проекте, корреспон­денция, полученная в ходе проекта, и другие документы, которые описывают работу над проектом.

 

Методы и приемы административного закрытия

Все методы и приемы процесса административного закрытия мы уже видели в других процессах. Сюда относятся методы отчета о выполне­нии и презентации проекта. Можете ли вы сразу назвать все девять оценок выполнения и их формулы?

ИС  - ЗС PC.

ИГ = ЗС - ПС.

ИВС - ЗС -:- PC.

ИВГ = ЗС ПС.

ОВЗ = PC + ОДЗ (используется, если предыдущие оценки неправильные).

ОВЗ = (PC + БВЗ) -- ЗС (используется, если отклонения не типичны).

ОВЗ = [PC + (БВЗ - ЗС) ИВС] (используется, если ожидается возникновение тех же отклонений).

ОДЗ = ОВЗ - PC.

ИВЗ = БВЗ - ОВЗ.

Вот так вы ознакомились с информацией. Это очень хорошо, так как вы должны знать эти формулы для экзамена. Эти же оценки вы­полнения могут быть использованы в процессе административного закрытия для проверки и документирования результатов проекта. Во время этого процесса они добавляются к собранной документации проекта и оформляются в виде архива. Об архиве проекта мы погово­рим ниже.

 

Результаты административного закрытия

Когда-нибудь вам посчастливится работать над проектами, в которых все идет как по маслу. Ваша команда будет функционировать на этапе выполнения, участники проекта и заказчики счастливы, и все идет со­гласно плану. Иногда очень трудно закрывать проекты, которые раз­вивались как запланировано просто потому, что их не хочется закры­вать. Верите или нет, но и ваши проекты могут быть из той же катего­рии, если вы используете хорошие приемы управления проектом и обладаете хорошими коммуникативными умениями.

Результатами этого процесса можно назвать архив проекта, за­крытие проекта и усвоенные уроки.

 

Архив проекта

Когда вся работа над проектом выполнена, услуги поставщика оплаче­ны, контракт закрыт, и вся документация собрана, вы: можете состав­лять архив проекта. Он включает в себя любые документы проекта, составленные в процессе его выполнения. Сюда включены и все эле­менты процесса, которые я упомянула как документы контракта. За­помните, что если проект выполняется по контракту, особенно важно сохранять в архиве финансовые документы. Они могут пригодиться в случае споров или конфликтов относительно оплаты. По тем же при­чинам следует архивировать финансовые документы проектов с боль­шими денежными затратами.

Все эти документы должны быть собраны в алфавитном порядке для будущего использования. Не забывайте включать в архив проек­та электронные документы. Эти документы можно хранить на ком­пакт-диске. Процедуры сбора информации во многом зависят от ор­ганизационной политики вашей компании. Если такой политики нет, то вы сами должны ее создать. Я рекомендую вам хранить всю информацию относительно проекта в архиве.

 

Закрытие и официальное принятие проекта

Результат закрытия проекта связан с проверкой того, соответствует ли продукт проекта всем требованиям, и подписанием документа об офи­циальном принятии продукта. При этом продукт должен быть офици­ально принят участниками, заказчиком или спонсором проекта. Вы должны потребовать составления письменного документа, который свидетельствует о принятии продукта проекта. Составление докумен­та об официальном принятии играет важную роль, так как он свидете­льствует об официальном закрытии проекта и о том, что проект был выполнен удовлетворительно.

Еще одна функция подписания состоит в том, что затем начинает­ся период гарантии. Иногда руководители проекта или поставщики дают гарантию на их работу в течение определенного промежутка времени после завершения проекта. Например, компании, которые занимаются производством программного обеспечения, дают гаран­тию на 60-90 дней с начала использования. Будьте внимательны, так как пользователи попытаются внести новые требования в категорию гарантии. Кроме того, если вы предлагаете гарантию, то обязательно укажите, на что она распространяется, а на что нет.

 

Усвоенные уроки

Усвоенные уроки являются последним результатом этого процесса. Цель их остается той же. Они используются для документирования успехов и провалов проекта. Например, усвоенные уроки документи­руют причины, по которым проводились коррективные действия, их результаты, изменения в выполнении, незапланированные риски, ко­торые имели место, ошибки, которые были сделаны и которых можно было избежать и т. д.

К несчастью, иногда проекты прерываются. Из таких проектов, как и из успешных, тоже можно извлечь определенные уроки, и эта информация должна быть также записана для будущего использова­ния. Однако большинство руководителей проекта не документируют усвоенные уроки. Причина состоит в том, что служащие не хотят признавать свои ошибки или учиться на ошибках, которые они допу­стили в проекте. Они не хотят, чтобы их имя упоминалось в связи с неудачным проектом или даже в связи с ошибками в успешном про­екте.

Вам и вашей команде управления придется работать над создани­ем атмосферы доверия и убедить служащих, что усвоенные уроки — это не причина для их увольнения, а возможность для улучшения бу­дущих проектов. Усвоенные уроки позволят вам использовать зна­ния, полученные в ходе проекта, в других проектах, над которыми вы будете работать. Они также могут предотвратить ошибки в буду­щем, если вы будете проверять документы проекта и усвоенные уро­ки до начала подобного проекта.

Проверки после завершения проекта не являются официальным результатом, но это хорошая идея. Они связаны с усвоенными урока­ми, так как определяют, что в ходе проекта было правильно, а что нет. Кроме того, мы оцениваем цели проекта и определяем, удовлет­воряет ли продукт проекта поставленным целям. Эти проверки так­же исследуют операции и процессы проекта, чтобы установить, воз­можны ли улучшения в будущих проектах.

Организации, которые не фиксируют усвоенные уроки, возможно, проводят проверки по завершении проекта. Документирование и сбор информации во время этой процедуры выполняют те же функции что и усвоенные уроки и учитывают все хорошие и плохие моменты. Бу­дем надеяться, что плохих моментов все-таки мало!

 

СЦЕНАРИЙ ИЗ РЕАЛЬНОГО МИРА Исследовательская группа Cimarron

Исследовательская группа Cimarron разрабатывает органические пести­циды для использования в сельском хозяйстве. Компания создала офис для управления проектом, чтобы он руководил всеми аспектами работы. Этот офис состоит из руководителей проекта ^административного персо­нала, который отвечает за обработку и хранение информации, а также за расходование финансовых средств.

Терри Роберте руководил проектом, который был недавно закрыт. В ходе развития проекта Терри документировал всю информацию и попросил у руководителя технического отдела исследовательские файлы и инженер­ные записи, чтобы включить их в архив проекта. Вся информация относи­тельно исследования включена в архив проекта. Технический отдел пред­почел составить свой архив, но Терри попросил предоставить копии, чтобы информация относительно проекта находилась в одном месте.

Терри расположил все документы в алфавитном порядке и уже передал участникам, спонсору проекта и членам команды управления документ об официальном принятии этого проекта. Следующий этап состоит в том, чтобы перенести архив проекта на компакт-диск.

 

Роспуск участников проекта

Роспуск участников проекта не является официальным процессом. Однако необходимо отметить, что в завершении проекта вы распуска­ете членов вашей группы, и они возвращаются к своим функциона­льным менеджерам или начинают работу над новым проектом в орга­низации матричного типа.

Вы должны поставить в известность функционального менеджера или других руководителей о завершении проекта, чтобы они были го­товы к возвращению своих служащих. Сообщите им за несколько ме­сяцев о том, как выглядит график, чтобы они могли планировать ис­пользование служащих в новых проектах. Это позволит другим руко­водителям начать планирование операций и составление графика работы.

 

Празднуйте!

Я думаю, что это хорошая идея устроить праздник по завершении про­екта. Команда проекта должна отпраздновать свои достижения, а вы должны официально отметить их успехи в работе и поблагодарить их. Можно устроить небольшой праздник в виде вечеринки, поездки на футбол, пиццы во время ланча и т. д. Мы уже говорили о признании и поощрении членов команды в процессе формирования группы, но здесь вы можете еще раз поблагодарить их за работу.

Праздник даст членам команды понять, что проект подошел к концу. Им будет, что вспомнить, на что обратить внимание, а также они задумаются о том, как можно использовать их опыт в следую­щих проектах.

 

Учебный пример; Розничная продажа кухонного оборудования

Дирк стремительно заходит в ваш офис, как всегда не предупредив, затем садится в кресло рядом с вашим столом.

«Поздравляю с хорошо проделанной работой», говорит он. «Открытие было успешным, первая неделя после открытия магазина была лучше, чем мы ожидали. Я рад, что вы смогли открыть магазин до начала шоу «Сад и дом». Это было ключевое событие после открытия.»

«Спасибо, Дирк. Много людей проделали тяжелую работу, в том числе и дополнительно, чтобы это сделать. Я рад, что ты доволен результатами.»

«Я думаю, что наш лозунг «Большое предложение товаров для тех, кто за­интересован в хорошей пище» был великолепен».

«Это была идея Джилл. У нее было много идей относительно того, как сделать торжество интересным. Но как вы знаете, у нас были некоторые проблемы в проекте», продолжаете вы. «К счастью, мы с ними справи­лись, но я думаю, что мы осознали многие ошибки, и это может пригоди­ться в следующих проектах.»

«Что, например?», спрашивает Дирк.

«Нам нужно было заключить контракт с Гомесом раньше, чтобы нам не при­шлось платить за переработку. У нас оставались деньги в бюджете, поэто­му это не повлияло на проект, но это может повлиять на следующий.»

«И в следующий раз нужно потребовать оборудование раньше и проверить его здесь, и только затем устанавливать, если все работает правильно.»

«Хорошая идея. Но все это мне уже известно. Теперь, когда этот проект закрыт, я хочу, чтобы вы начали работу над новым проектом. Мы хотим устроить во всех наших магазинах уроки по кулинарии. Основу составляет домашний повар. И мы могли бы назвать эти уроки «Учимся на домашнего повара». В проекте мы хотим предложить занятия от самых простых до про­фессиональных. Мы пригласим некоторых домашних поваров и устроим презентацию, давая некоторые уроки.»

«Я очень заинтересован в работе над этим проектом. И я рад, что вы хоти­те, чтобы его возглавил я. Но прежде чем начать работу над новым проек­том, мне нужно здесь кое-что уладить», отвечаете вы.

Дирк говорит «Проект закрыт. Открытие магазина прошло успешно. При­шло время идти дальше. Теперь Джилл отвечает за работу магазина.»

«Джилл работала над повседневными операциями. Но я должен закончить сбор информации относительно проекта, закрыть контракт с Гомесом и сде­лать финальные оплаты. Джейк проверил, вся работа была выполнена правильно и в соответствии с требованиями. Затем мне нужно провести официальное принятие проекта участниками посредством электронных сообщений. Мне также нужно создать документ, в котором будут указаны проблемы, о которых я вам говорил, этот документ называется усвоенные уроки. После того как я все это выполню, мне нужно расположить доку­менты в алфавитном порядке и составить архив проекта. Я могу закончить эту работу до конца недели и с понедельника приступить к работе по определению требований и составлению устава для нового проекта.»

«Это похоже на обсуждение процесса планирования, когда мы обсуждали структуру проекта и все аспекты планирования. Но я вынужден признать, что планирование оправдывает себя. Вы можете закрыть этот проект до конца недели. Приходите ко мне в понедельник и мы начнем проект «Учимся на домашнего повара».


Оцените книгу: 1 2 3 4 5