Название: Профессиональное управление проектом - Хелдман К. Жанр: Менеджмент Рейтинг: Просмотров: 8114 |
Что такое управление проектом?
ы установили, что у нас действительно есть проект. Что теперь? Записи, которые вы нацарапали на обратной стороне салфетки во время перерыва, положат хорошее начало проекту, но на деле это может оказаться далеко не блестящая идея. Все мы были свидетелями этого сценария — ассигнование сделано, команда участников проекта выбрана и вовсю работает над ним, занимаясь созданием продукта или выполнением запросов. Очень часто внимательное обдумывание не считается компонентом процесса планирования проекта. Я уверена, вы не раз слышали такие высказывания работников компании как: «Это лишь трата ценного времени» или «Зачем планировать, когда можно просто создавать». Проект редко бывает успешным, если не учтены требования покупателя. В конце концов, произведенный продукт или обслуживание не оправдывают ожиданий покупателя! К несчастью, это характерная черта многих проектов. Управление проектом — это процесс, который включает в себя несколько составляющих, в том числе планирование, внедрение плана проекта в действие, отслеживание прогресса и исполнение. Планирование — это одна из наиболее важных функций, которую вы будете выполнять во время проекта. Этозакладывает основу для осуществления проекта и используется для того, чтобы следить за его исполнением. Прежде чем мы начнем планировать процесс, необходимо выделить некоторые умения, которые необходимы для выполнения функций управления проектом, а также требования, которые содержатся во всех проектах.
Условия проекта В моей организации, и я уверена, что это характерно в том числе и для вашей организации, требований к проекту намного больше, чем ресурсов, которыми мы располагаем для их реализации. В этом случае ресурсы — это условие. Вы столкнетесь и с тем, что подобное явление имеет место и в индивидуальных проектах. Для реализации проекта необходимо сочетание трех условий: время, деньги и качество. Одно или два из этих требований, иногда все три носят ограниченный характер. Вы можете работать над проектом, бюджет которого практически не ограничен (кто из нас об этом не мечтает?), но ограничено время. У вас может быть достаточно денег и людей, которые необходимы для осуществления проекта, но при этом вам нужно закончить его за 24 месяца. В этом случае компьютерное программирование изменяет требования для 2000 года в связи с проектом, время выполнения которого ограничено, так как изменить сроки невозможно. Другие проекты проходят по иному сценарию. У вас есть достаточно времени для выполнения проекта, но бюджет фиксирован. Однако многие проекты включают в себя два или три условия. Печально известны правительственные акты, осложняющие внедрение проектов, имеющих по крайней мере два или иногда все три условия. Например, введено новое налоговое законодательство, для которого необходимы новые компьютерные программы для подсчета и отслеживания налоговых поступлений. Типичным является то, что обычно указывается точная дата, когда налоговое законодательство вступает в силу, и ответственная организация должна учесть эти изменения, не затрагивая бюджет или персонал. Другими словами, ваша задача состоит в том, чтобы использовать имеющиеся в распоряжении ресурсы для выполнения целей проекта. К особым условиям проекта относятся такие условия, качество которых нельзя игнорировать только для того, чтобы уложиться в срок. Ваша важнейшая задача как управляющего проектом заключается в том, чтобы сбалансировать все три условия с целью удовлетворить или превзойти ожидания участников проекта. В большинстве проектов вы обычно столкнетесь с необходимостью сочетать два условия или учитывать только одно из требований. Например, если целью проекта является продукт высокого качества, говорят так: «Я могу дать вам этот продукт быстро или я могу получить его дешево, но я не могу получить его дешево и быстро».
Средства и методы Управление проектом сочетает в себе целый ряд средств и методов, используемых людьми, чтобы описать, организовать и контролировать всю работу по выполнению проекта. Руководители проекта — это люди, ответственные за процесс управления проектом и использующие различные методы и средства для его реализации. Есть целый ряд благоприятных возможностей для организации проекта и команды, которая использует эти средства. Мы будем детально рассматривать эти возможности на протяжении всей книги. Программы — это группы проектов, которые координированно управляются с помощью одних и тех же методов. Иногда программы содержат некоторые аспекты действующих операций. Это может быть случай, когда программа объединяет в себе множество подпроек-тов — например, строительство нового торгового центра. В рамках этой программы существуют многие подпроекты, такие как земляные работы, возведение здания, дизайн интерьера, размещение торговых мест, маркетинг, управление обслуживанием и т. д. Каждый из этих подпроектов представляет собой проект сам по себе. У каждого из них есть свой руководитель, ответственный за определенную сферу, который дает отчет главному менеджеру всей программы. После построения структуры следующей действующей частью этой программы считается управление обслуживанием. Для управления проектом необходимо иметь много умений и технических средств. Согласно учебнику РМВОК, «управление проектом — это применение имеющихся знаний, различных умений, методов и технических средств для проектирования действий с целью выполнения условий проекта». При этом руководитель проекта отвечает за использование всех методов и средств в процессе работы. Определение навыков, необходимых каждому профессиональному специалисту в области управления проектами Очень часто организации назначают руководителями проектов своих технических экспертов. В этом случае ошибочно полагать, что они легко смогут использовать свои технические умения в области управления проектом. Не обязательно. Руководители проекта — это люди, обладающие широким спектром навыков. Это специалисты, которые могут работать в различных областях. Они действительно могут обладать техническими умениями, но для руководителя проекта данный вид умений не является обязательным. В вашем проекте будут задействованы технические эксперты, на которых руководитель проекта сможет положиться в технических вопросах. Я видела много руководителей с большим опытом в разработке экономически прибыльных проектов и в сфере информационных технологий. Осознание значимости и использование хороших технологий управления проектом наряду с основательным пониманием основных умений, которыми должен обладать руководитель проекта, составляют профессиональную основу для тех, кто стремится им стать.
Основные умения руководителя проекта
Коммуникативные умения Это одна из наиболее простых, но важных характеристик первоклассного руководителя проекта. Письменная и устная коммуникация представляют собой основу успешных проектов. Многие формы коммуникации будут использованы во время работы над вашим проектом. Как создатель и руководитель многих проектных связей (документы проекта, назначение встреч, доклады о проделанной работе) вы должны сделать так, чтобы информация была точной, понятной, полной и чтобы у вашей аудитории не возникало трудностей с пониманием того, о чем вы говорите. Если информация была передана, то задача человека, который ее получил — убедиться в том, что он правильно ее понял. ~"\%~7 Есть много средств обратной связи с аудиторией, много средств коммуникации, ^<~W стилей, которые будут рассмотрены более подробно в главе 8 «Формирование команды проекта».
Организационные умения Организационные умения и умения планировать являются вторыми по важности умениями, которыми должен обладать руководитель проекта. Как руководитель вы будете располагать информацией об условиях проекта, документации, контрактах, личном персонале и многом другом, за чем необходимо следить и уметь моментально найти в ваших записях. Вам нужно будет организовывать встречи, формировать команды и возможно планировать взаимодействие со средствами массовой информации в зависимости от вашего проекта. С организационными умениями тесно связано умение руководить временем. Выберите время и посетите несколько занятий по управлению временем, если вы никогда раньше этого не делали. Там вы услышите много советов, которые помогут вам сгруппировать проблемы по степени их сложности, распределить ваш день и управлять вашим временем. Планирование считается одним из ключевых вопросов этой книги, ведь без него не может обойтись ни один из аспектов управления проектом. Умение планировать тесно связано с организационными умениями. Сочетание этих двух видов умений с коммуникативными умениями — это почти полная гарантия успеха в области управления проектом.
Умения планировать бюджет Руководитель проекта формирует бюджет и управляет им, поэтому он должен разбираться в финансах и основах бухгалтерского учета. Есть много методов для определения бюджета проекта. Они охватывают несколько ступеней, начиная с оценки собственных возможностей и заканчивая привлечением других средств. Эти методы будут рассмотрены более подробно в следующих главах. После того как бюджет определен, вы можете начать расходы. Этот процесс более увлекательный, чем кажется на самом деле. Читая и разбираясь в контрактах, подготавливая или просматривая заказы на приобретение чего-либо, сверяя накладные, вы применяете умения планировать бюджет, которые используют руководители большинства проектов.
Решение проблемы Покажите мне проект, и я покажу вам проблемы. Во всех проектах, как и в повседневной жизни, есть много проблем. Но разве они не помогают воспитывать характер? Но здесь я отклоняюсь от темы. Решение проблемы — процесс двоякий. Сначала вам нужно определить проблему. Мы часто ограничиваемся лишь описанием симптомов вместо того, чтобы докопаться до сути проблемы. Чтобы этого избежать, спросите себя: «Это внутренние или внешние проблемы?», «А может быть это технические проблемы?», или «Существуют ли проблемы межличностных отношений между членами команды?». Эти вопросы помогут вам понять суть проблемы. После того как проблема определена, вам необходимо принять некоторые решения. Исследование и анализ проблемы и ситуации, которая ее вызвала, займет немного времени, и ее решение будет найдено. После такого анализа руководитель проекта определит лучшее направление действий, чтобы принять и реализовать решение.
Переговоры и влияние Эффективное решение проблемы требует наличия умений вести переговоры и оказывать влияние. Все мы используем умения вести переговоры в той или иной форме каждый день, например, при обсуждении меню на обед, когда предлагаются различные варианты. Если определить переговоры простым языком, то это — работа с другими людьми с целью достигнуть соглашения. Переговоры в проектах будут необходимы почти в каждой сфере (планирование бюджета, заключение контрактов, выбор ресурсов и т. д.). Влияние — способ заставить людей делать что-то, что они не стали бы делать в другой ситуации. Это также способ изменять мнения, ход событий и влиять на результат. Эти умения используются во всех сферах управления проектом. Постарайтесь использовать эти умения на практике уже сейчас и они вам определенно понадобятся в вашем следующем проекте.
Руководство Руководство (лидерство) и управление — это не синонимичные понятия. Лидер планирует ход действий, принимает решение для достижения стратегических целей, вдохновляет и мотивирует других. Руководитель ориентирован в первую очередь на результаты и выполнение работы согласно условиям проекта. Даже если лидер и руководитель не одно и то же, руководитель проекта должен сочетать в себе те и другие характеристики в процессе работы над проектом. Но для того чтобы понять, когда переходить от лидерства к руководству и наоборот, необходимы настрои и талант. Формирование команды и человеческие ресурсы При подборе персонала руководители проекта полагаются на управленческие умения. Команды часто формируются из людей, которые работают в различных отделах организации. Эти люди, возможно, работали до этого вместе, а может быть и нет — то есть они могут быть некоторым компонентом, составляющим основу команды, которая будет вовлечена в работу над проектом. Руководитель проекта будет помогать членам команды на различных стадиях ее формирования, чтобы команда стала наиболее функциональной. Руководитель проекта может играть разные роли в процессе подбора команды. Одна из таких ролей состоит в том, что он будет отвечать за мотивацию членов команды, которые, однако, не являются его прямыми подчиненными. Здесь наблюдается своя собственная система соперничества и трудностей. Есть один способ разрешить ситуацию: для этого нужно попросить главного руководителя разрешить вам принимать участие в обсуждении того, как члены команды выполняют ваш проект. Используйте умения вести переговоры и оказывать влияние, о которых я говорила ранее, чтобы быть уверенным в том, что вы являетесь частью этого процесса.
В милю шириной и дюйм глубиной Руководители проекта представляют собой интересную группу людей. Они знают немного о положении дел и при этом они являются прекрасными собеседниками. Можно даже сказать, что их характеризуют поверхностные, неглубокие знания или, по образному выражению одного человека, знания «в милю шириной и дюйм глубиной». Но при этом они способствуют мотивации людей, даже тех, у кого абсолютно нет причин участвовать в проекте, и они сумеют найти нужные связи, если это необходимо. Руководители проекта могут часто попадать в неприятные ситуации, что время от времени требует от них принятия решений, которые выгодны компании (или покупателям), но невыгодны участникам проекта. Это обижает участников проекта, и его руководитель должен предпринять что-либо, чтобы мотивировать их и снова достичь сотрудничества. Некоторые организации нанимают по контракту руководителей проекта, чтобы избежать их большого влияния в компании. К счастью такое случается не часто. Теперь вы ознакомлены с некоторыми умениями, которые вам необходимы, вы знаете, как быть готовым к общению, решать проблемы, руководить, вести переговоры в связи с вашим будущим проектом.
Кіак уникальны проекты, так уникальны и организации, занимающиеся их выполнением. Чтобы понять, в какой организации вы работаете, необходимо определить объем власти руководителя проекта. Все организации можно разделить на функциональные, проектировочные и матричные. Среди этих трех структур существует много комбинаций и вариаций, например, проектировочная структура внутри функциональной и слабая, сбалансированная и сильная матричные организации. Необходимо знать и понимать организационную структуру, с которой вы работаете, и ее особенности. Многие компании выбирают агрессивное поведение, что удобно в лидерской позиции, и предпочитают участвовать в рискованных проектах. В таких организациях охотно работают руководители проектов, которые предлагают новые идеи и проекты, ранее не существовавшие. Есть также структуры, которые предпочитают позицию следования за лидером, и неохотно решаются на рискованные проекты. Руководители проектов, допускающие риск и агрессивный стиль поведения, обычно встречают холодный прием в таких структурах. Уровень власти, которой наделяется руководитель проекта, определяется организационной структурой. Например, руководитель проекта в функциональной структуре имеет мало или почти не имеет власти. Его должность может называться не руководитель проекта, а координатор проекта или экспедитор проекта. Давайте рассмотрим каждую из этих организаций отдельно, чтобы понять, как руководитель проекта работает в каждой из них.
Функциональные организации Функциональная организация — это наиболее распространенный вид организации, и, наверняка, вы работаете в одной из таких организаций. Это по-видимому один из самых старых видов организаций и поэтому считается традиционным способом организации бизнеса. Функциональная организация концентрируется на особенностях и группируется по функциям; отсюда возникло и ее название. Например, организация может иметь отдел кадров, финансовый отдел, отдел маркетинга и т. д. Работа в этих отделах специализирована и для ее выполнения требуются люди, обладающие соответствующими навыками и опытом работы. На рис. 1.2 приведена типичная структура функциональной организации. Рис. 1.2. Схема функциональной организации
Вы можете видеть, что эта организация представлена в виде иерархической структуры. Персонал отчитывается руководителям, которые отвечают за работу отдела, а те в свою очередь перед главным менеджером, который отчитывается генеральному директору. Другими словами, каждый служащий отчитывается только одному руководителю. Многие компании сегодня, особенно правительственные, имеют подобную структуру. В таких организациях необходимо избегать цепочки приказов. Подобные распоряжения или команды могут иметь место, и от вас могут требовать, чтобы вы им следовали: проще говоря, не говорите с большим начальником, не обсудив все с вашим руководителем, а тот со своим и т. д. Умный руководитель проекта должен понимать, распоряжение ли это, насколько оно жесткое и можно ли его избежать. Каждый отдел или группа в функциональной организации управляется вне зависимости от другого и имеет ограниченную зону контроля. Отдел маркетинга не касается финансового отдела или их проектов. Он занимается своими функциями и проектами. Если отделу маркетинга необходимы данные финансового отдела, он использует цепочку команд. Руководитель этого отдела поговорит с руководителем финансового отдела, чтобы получить необходимую информацию и передать ее членам своей команды. Между служащими функциональной организации есть много общего. Теоретически люди с похожими умениями и опытом легче управляются как группа. Более эффективно использовать их вместе, чем по отдельности. Когда у каждого похожие умения, то вместе легче выполнять рабочие задания. Исходя из этого, работники в функциональной организации специализируются на экспертизе: например, финансы, и становятся хорошими специалистами в своей области. Обычно руководители этих работников имеют большой опыт в
У функциональной организации есть и свои недостатки. Если вы работаете в подобной структуре, вы, вероятно, с ними сталкивались. Самый большой недостаток состоит в том, что руководители проекта не имеют формальной власти в функциональной организации. Это вовсе не означает, что в этой организации руководитель проекта заранее обречен на неудачу. В этой структуре предпринимаются и успешно завершаются различные виды проектов. Хорошие коммуникативные навыки, взаимодействие с персоналом, умение оказывать влияние помогут руководителю успешно реализовать проект в этой структуре. В функциональной организации за проект обычно отвечает вице-президент или главный менеджер отдела. Название: руководитель проекта означает власть, а в функциональной организации эта власть в руках вице-президента. Проекты в функциональной организации обычно разбиваются на части. Например, отдел маркетинга будет работать над своей частью проекта, потом передаст это в отдел производства, чтобы они завершили свою часть работы и т. д. Работа отдела маркетинга не означает, что это маркетинговый проект, и работа отдела производства — что это производственный проект. Некоторые проекты требуют совместной работы людей из нескольких отделов в одно и то же время над различными аспектами. Члены команды в этой структуре не просто подчиненные для руководителя проекта. Функциональный менеджер отвечает за анализ выполненной его подчиненными работы, их карьерный рост внутри функционального отдела, а не внутри команды проекта. Умение быть лидером при формировании общего представления о проекте и способность мотивировать людей работать согласно этому представлению — это важные умения в этой ситуации. Как верно замечено, руководителю проекта не помешает поработать с функциональным менеджером, чтобы внести вклад в контроль за тем, как служащие выполняют свою работу. Если в функциональной организации много проектов, то возможно соревнование в ресурсах и приоритетах проектов. Например, в моей организации три и более отделов соревнуются в ресурсах для выполнения проекта. Проект, который должен быть выполнен в условиях изменения налогового законодательства, автоматически перекрывает работу над остальными проектами. Иногда это вызывает неразбериху. Одни отделы считают свой проект важнее чем другие и Преимущества Прочность организационной структуры Ясное карьерное продвижение с распределением функций, позволяющих процветать специальным умениям Руководитель проекта Члены команды проекта/ персонал У служащих один начальник с понятной цепочкой распоряжений
руководитель проекта 1 Члены команды проекта/ персонал Недостатки Руководитель проекта имеет мало или почти не имеет власти Увеличение количества проектов вызывает соревнование в ресурсах и приоритетах 1 Руководитель проекта —г~ Члены команды проекта/ персонал
Члены команды проекта лояльны по отношению к руководителю проекта ZZL Руководитель проекта і |
| Оглавление| |
- Акмеология
- Анатомия
- Аудит
- Банковское дело
- БЖД
- Бизнес
- Биология
- Бухгалтерский учет
- География
- Грамматика
- Делопроизводство
- Демография
- Естествознание
- Журналистика
- Иностранные языки
- Информатика
- История
- Коммуникация
- Конфликтология
- Криминалогия
- Культурология
- Лингвистика
- Литература
- Логика
- Маркетинг
- Медицина
- Менеджмент
- Метрология
- Педагогика
- Политология
- Право
- Промышленность
- Психология
- Реклама
- Религиоведение
- Социология
- Статистика
- Страхование
- Счетоводство
- Туризм
- Физика
- Филология
- Философия
- Финансы
- Химия
- Экология
- Экономика
- Эстетика
- Этика
Лучшие книги
Гражданский процесс: Вопросы и ответы
ЗАПАДНОЕВРОПЕЙСКОЕ ИСКУССТВО от ДЖОТТО до РЕМБРАНДТА
Коммуникации стратегического маркетинга
Консультации по английской грамматике: В помощь учителю иностранного языка.
Международные экономические отношения