Название: Менеджмент проектов в практике современной компании - Ципес Г. Л.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 8468

6.4. финансовое управление проектами целевой программы

Особенности финансового управления государственными программами

К проектам, осуществляемым в рамках государственных целевых про­грамм, как уже отмечалось, предъявляются повышенные требования с точки зрения прозрачности и возможностей контроля и учета использо­вания финансовых средств. Эти требования еще более ужесточаются, если к финансированию программ привлекаются внешние инвесторы, такие, например, как Всемирный банк.

Каждая из инстанций, контролирующих выполнение программы (инвесторы, отраслевые министерства и т. д.), привносит собственные требования, нормативы и методические указания в правила формиро­вания, исполнения и контроля бюджета проекта, которыми должны руководствоваться исполнители.

Другая важная особенность финансирования целевых программ отмечена в работе [7]. Она состоит в том, что для целевых программ принят годичный цикл финансирования, в то время как бюджет про­екта должен определяться на весь срок его выполнения, что соответ­ствует и методологии БОР, и требованиям Всемирного банка, и, ко­нечно, методологии управления проектами.

Эти особенности оказывают существенное влияние на процессы, реализуемые в рамках целевых программ, и заставляют под несколько иным углом взглянуть на такие основные задачи управления стоимостью проектов, как:

•  формирование бюджета программы в целом и отдельных про­ектов;

финансирование проектов, включая учет фактических затрат, поступлений, формирование отчетности о состоянии стоимости и финансирования проекта;

анализ и регулирование стоимости проектов и программы в це­лом, включая проведение финансовых аудитов.

Рассмотрим основные процессы, в рамках которых решаются задачи управления стоимостью проектов в составе целевых программ.

Формирование бюджета программы

Основными целями процесса формирования бюджета проекта являются:

ежегодное определение потребностей в финансировании отдель­ных областей проекта и расчет плановых затрат по проекту в контексте конкретных направлений работ, исполнителей и ис­точников финансирования;

формирование плана финансирования проекта, описывающего финансовые потоки проекта с указанием сроков поступления и расходования финансовых средств;

формирование плана счетов проекта, являющегося основой для авторизации затрат по проекту-, учета расходов и финансового анализа.

Потребность в финансировании определяется на основе оценки стои­мости ресурсов, необходимых для выполнения конкретных задач с уче­том календарного плана. Ресурсы, которые должны быть запланированы в проекте и учтены в его бюджете, относятся к следующим основным категориям:

рабочее время исполнителей;

финансовые средства;

средства производства и производственные мощности;

оборудование и материалы.

План финансирования представляет собой требования к инвестору, детализированные по статьям затрат в привязке к календарным перио­дам. Основываясь на этих данных, план финансирования устанавли­вает уровень ежемесячных (ежеквартальных) расходов по программе и соответствующий ему уровень финансирования, необходимый для вы­полнения всех проектов в ее составе.

План счетов проектов позволяет не только формализовать процеду­ры учета затрат по проекту и гармонизировать их с требованиями бухгал­терского учета и отчетности, но и определить внутри проекта центры ответственности за конкретные виды затрат.

Необходимо выделить три стадии формирования бюджета:

Предварительный бюджет формируется на предконтрактной ста­дии для проведения конкурса или тендера по выбору исполни­теля.

Рамочный бюджет формируется на стадии заключения контрак­та и определяет весь объем финансирования проекта.

Годовой бюджет формируется на каждый год реализации проек­та и определяет объем финансирования на планируемый год в пределах рамочного контракта.

Основанием для осуществления финансового планирования являются план проекта и заявки подрядчиков на финансирование работ в пла­нируемом году.

Предварительный бюджет проекта формируется в соответствии с требованиями Всемирного банка или иного инвестора и определяет все основные составляющие стоимости в разбивке по видам деятель­ности (см. табл. 6.6).

Рамочный бюджет проекта формируется в виде сметы расходов как приложение к протоколу согласования цены. Комплект документов, определяющих структуру бюджета проектов, может быть различным в зависимости от отраслевых требований. Например, в соответствии с требованиями и методическими рекомендациями Министерства эко­номического развития и торговли России он включает [8]:

протокол согласования цены;

смету расходов (см. табл. 6.7);

расшифровку затрат по статье «Материалы»;

расшифровку расходов по статье «Специальное оборудование»;

расшифровку затрат по статьям «Основная заработная плата», «Дополнительная заработная плата», «Отчисления на социальные нужды»;

расшифровку затрат по статье «Командировочные расходы»;

справку о размере накладных расходов к структуре цены;

расшифровку затрат по статье «Прочие прямые расходы»;

расшифровку затрат по статье «Затраты по работам, выполняе­мым сторонними организациями и предприятиями» (структура аналогична смете расходов) (см. табл. 6.7).

Ежегодный бюджет проекта формируется в виде сметы расходов, ана­логичной смете рамочного бюджета с разбивкой расходов по кварта­лам и месяцам.

Финансовый анализ проекта

Целью процесса финансового анализа проекта является контроль вы­полнения плана работ и финансирования проекта для решения следу­ющих задач:

сопоставления затрат с предусмотренным бюджетом и опреде­ления отклонений от бюджета;

принятия необходимых корректирующих мер при отклонении от бюджета.

Учет затрат осуществляется на постоянной основе как на уровне от­дельных задач, так и на более высоких проектных уровнях, в том числе

Проекты и деньги. Бюджетирование и финансирование проектов в органах..

219

на уровне проекта в целом. Необходимо учитывать следующие виды расходов:

реальные прямые затраты (труда, материалов и др.), понесен­ные в текущем периоде;

расходы будущих периодов, которые еще не отражены в бухгал­терской документации, но необходимость которых уже выявлена;

«запоздалые» расходы, к которым относятся затраты предыду­щих периодов, по тем или иным причинам (административные ошибки, позднее представление счетов-фактур и т. д.) попавшие на текущий календарный период.

Для финансового анализа используется информация о плановом и фактическом состояниях проекта и бюджета проекта.

Результатом процесса финансового анализа является Отчет о фи­нансовом анализе проекта, содержащий следующие разделы:

основные финансовые показатели проекта (в качестве таких показателей могут выступать, например, хорошо известные по­казатели освоенного объема [9, 10]);

необходимые корректирующие меры, принятие которых нахо­дится в компетенции руководителя проекта;

предлагаемые изменения в бюджете, которые необходимо выне­сти на рассмотрение вышестоящих инстанций.

Финансовый аудит проекта

Целью данного процесса является проведение проверки соответствия про­екта процедурам и правилам финансирования контрактов по проекту. Основными задачами процесса являются:

проверка бухгалтерской отчетности и платежно-расчетной до­кументации, относящейся к проекту;

подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетах и иных документах проекта, выявление фактов нарушения по­рядка ведения бухгалтерского учета;

проверка соблюдения требований законодательства при совер­шении финансово-хозяйственных операций при осуществлении проекта.

Проведение финансового аудита проекта осуществляется с привлече­нием аудиторской компании, выбираемой по согласованию с предста­вителем инвестора.

При финансовом аудите проекта изучаются:

документы, связанные с финансированием контрактов по проекту;

бухгалтерские документы.

Результатом данного процесса является аудиторский отчет о проекте. Проведение финансового аудита должно осуществляться ежегодно, а также по завершении проекта.

Финансовый отчет для Инвестора

Целью данного процесса является предоставление финансовой отчет­ности по проекту Инвестору.

В отчете должны отражаться затраты по проекту на уровне проекта в целом и на промежуточных уровнях структуры работ (этапах про­екта) и соотношение реальных и установленных бюджетом затрат.

Отчет должен включать следующую информацию:

•           сведения о выполненных работах и прогнозируемом объеме ра­бот;

фактически израсходованные финансовые средства и прогнози­руемые платежи по видам затрат;

поступления и платежи по источникам финансовых средств;

сравнение плановых и прогнозируемых платежей и поступлений.

В отчет должны также включаться еще не отраженные в бухгалтерской документации прогнозируемые расходы будущих периодов.

Исходными данными для этого процесса являются показатели пер­вичных финансовых документов и сведения о трудозатратах, связанных с выполнением работ проекта. Результатом данного процесса является ежеквартальный (периодичность может варьироваться для разных про­ектов) отчет для Инвестора.

Этапы

Старт (план/факт)

состояние  : Ответственный

Финиш (план/факт)

Причина отклонения

Этап 1

Этап

Пример структуры финансового отчета приведен в таблице 6.8.

Литература

Scott G. Result-based management and public/private partnership // Междунар. симпозиум «Управление проектами: Бизнес. Идеи. Практика», С.-Петер­бург, 17-18 мая 2005 г.

Ekluf J.A. Project Management in large socio ethical reform programs (with examples from Swedish experience) // Междунар. симпозиум «Управление проектами: Бизнес. Идеи. Практика», С.-Петербург, 17—18 мая 2005 г.

Самощенков С, Сошнин А., Ципес Г. Программы и проекты в органах госу­дарственного управления // Сб. трудов IV Всерос. практ. конф. «Стандар­ты в проектах современных информационных систем», Москва, 21—22 ап­реля 2004 г. М.: ФОСТАС, 2004.

Бюджетирование, ориентированное на результат: цели и принципы. Эко-рис-НЭИ. 2002. 16 с. (www.nei.ru)

Бюджетирование, ориентированное на результат: международный опыт и возможности применения в России. Центр фискальной политики, 2002. 59 с. (www.nei.ru)

Позняков В, Проектное управление в международных организациях, рабо­тающих в России // Управление проектами. 2005. № 3(3).

Сошнин А. Применение методов проектного управления при подготовке и реализации федеральных целевых программ // Междунар. симпозиум «Управление проектами: Бизнес. Идеи. Практика», С.-Петербург, 17—18 мая 2005 г.

Требования и методические рекомендации организациям — исполните­лям государственных контрактов в рамках ФЦП «Электронная Россия (2002—2010 годы)». Мин-во экон. развития и торговли РФ, 31 мая 2004 г.

Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными проектами. М.: ДМК Пресс, 2002.

10. Товб А,, Ципес Г. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. М.: ЗАО «Олимп—Бизнес», 2003.