Название: Управление проектами - Дитжелм Г. Жанр: Менеджмент Рейтинг: Просмотров: 9055 |
4.1. статус проектов
По особым поводам и в определенные сроки необходимо составление докладов о проекте, которые давали бы подробную информацию о его ходе и продвижении, а также включали бы в себя возможности дальнейшего развития проекта. При этом доклад может быть составлен лицами, работающими непосредственно в рамках проекта, а затем переправлен по соответствующим адресам, или же в его составлении могут принимать участие лица, находящиеся за пределами проекта, что одновременно придаст докладу статус заключения и оценки. Как правило, доклады о проекте составляются лицами, непосредственно в нем работающими, а затем в определенных промежутках времени предоставляются ими в руководящие инстанции для информации и проверки. В особенности это относится к докладу о состоянии (статусе) проекта и его завершении. При составлении нерегулярной информации для начальства в особых докладах следует сообщать о факторах неожиданного воздействия450. Для информирования о действительных условиях, существующих в рамках проекта, доклады должны включать в себя следующие основные сведения451: титульный лист и основные данные, касающиеся проекта; обозначение проекта, заказчик, номер заказа, вид договора; продолжительность выполнения заказа; объемзаказа: сроки,расчет затрат; статус доклада, дата составления доклада, лицо, составившее доклад; организация проекта; описание конфигурации технической системы; важные результаты; обзор предпринимаемых действий; структурный план проекта; план хода проекта; стоимость проекта; интегрированный анализ сроков/затрат. При составлении доклада о состоянии (статусе) проекта описанные выше основные элементы предоставляются в обобщенной и ясной форме. В обобщенной форме заинтересованным лицам дается возможность непосредственного доступа к основной информации, а в подробном изложении упоминавшиеся в обобщенном докладе основные составляющие разбираются подробно. Таким образом, возможно удовлетворение одновременно двух групп заинтересованных лиц: во-первых, тех, кому нужна информация только об основных тенденциях хода проекта, а во-вторых, тех, кому нужна подробная информация обо всех данных проекта. В докладе о состоянии (статусе) проекта сообщается и о достигнутой степени успеха, что позволяет заключить, насколько успешным будет окончательное завершение проекта. При этом статус проекта может обозначаться цифровыми, буквенными или буквенно-цифровыми кодами. Например, статус проекта А говорит о том, что проект до сих пор проходил без каких-либо осложнений, статус проекта В сообщает о некоторых обнаруженных осложнениях, а статус проекта С означает наличие в проекте ряда серьезных проблем. Эти буквы могут быть дополнены некоторыми специальными знаками, например (±), так что отсюда будет следовать, что статус проекта А указывает на вполне успешное его развитие с незначительным количеством возникших осложнений. Статус проекта С на момент составления доклада позволяет заключить о полной неудаче осуществляемого проекта. Значит, на каждом уровне статуса могут быть введены три отличительных признака (А+, А, А-). Следовательно, возможна передача девяти различных статусов проекта. Для утверждения этих различий и получения объективной и понятной картины хода проекта, которая включает в себя ряд ответвлений от основных критериев, таких как затраты, сроки, качество, финансы, и тому подобное, необходимо проведение голосования в рамках предприятия. Доклад о состоянии проекта должен включать в себя следующие элементы452 : состояние работ; прогресс, достигнутый за время составления доклада; сравнение заданных и фактических сроков; сравнение заданных и фактических затрат; отчет по качеству; анализ произошедших отклонений/обоснование; проблемы и прочее; предусмотренные меры; ожидаемые последствия для проектного заказа. При сообщении о прогрессе в осуществлении проекта за время составления доклада особое внимание следует обратить на искажение предоставляемой информации за счет синдрома 90\%, о котором уже упоминалось ранее. Очевидно, что доклады о ходе проекта должны составляться не только его руководителями и сотрудниками и что через определенное время следует проводить проверки прогресса проекта, осуществлять которые должны лица, находящиеся за его рамками. При этом проверяющим для обработки предоставляется заданное структурное подразделение, которое обеспечивало бы следование основным интересам заказчика. Кроме того, проверяющим даются так называемые terms of reference (TORs — сроки для выработки рекомендаций), которые наряду с обычной проверкой планирования и осуществления проекта позволяли бы исследовать и другие особые вопросы, значимые для осуществления проекта. Например, проверки прогресса проектов экономического сотрудничества могут подразделяться следующим образом453 : Предварительные замечания относительно проекта. Обобщение:
краткое описание проекта; краткая оценка планирования проекта; заключительные рекомендации. Анализ и оценка планирования проекта: исходное положение и планирование проекта; анализ окружающих условий и предположений; принятие во внимание основ технического сотрудничества и условий партнера при планировании проекта; анализ цели и возможности осуществления планирования проекта; обобщенная оценка планирования проекта. Анализ и оценка осуществления проекта: сотрудничество с исполнителем проекта; результаты сравнения заданных и фактических значений и анализ причин; работы, выполненные партнером в рамках проекта; обобщенная оценка осуществления проекта. Дополнительные аспекты проверки прогресса в осуществлении проекта в соответствии с terms of reference: работа с отдельными аспектами в соответствии с terms of reference. Рекомендации: предварительные замечания; рекомендации, связанные с проектом; рекомендации для последующей работы. 7. Приложения: список литературы; прочие источники; время и план использования контроля прогресса проекта; прочие приложения; terms of reference. В отчеты о завершении проекта включается анализ всех фаз проекта. Этот анализ должен охватывать сильные и слабые стороны проекта, возможность его включения в организацию предприятия, а также соображения, которые позволили бы в будущем упростить осуществление похожих проектов454 . При составлении заключительного доклада рассматриваются все фазы докладов о статусе проекта, дается заключение о достижении его цели. Упомянутый доклад может быть составлен на этапе передачи проекта или в момент начала его использования. В некоторых случаях он может включать в себя фазу использования проекта. Отчеты о завершении проекта имеют значение с точки зрения окончательной оценки накопленного в процессе работы опыта и завершающих расчетов. Для лучшего понимания доклады рекомендуется разбавлять средствами визуализации. При этом могут использоваться самые разные формы схем, графиков и диаграмм (см. рис. 1 Об)455 . Письменные доклады могут быть заменены совещаниями относительно статуса проекта, в ходе которых следует воспроизводить информацию, касающуюся состояния проекта, причем делать это необходимо в форме, похожей на форму составления письменного доклада.
|
| Оглавление| |
- Акмеология
- Анатомия
- Аудит
- Банковское дело
- БЖД
- Бизнес
- Биология
- Бухгалтерский учет
- География
- Грамматика
- Делопроизводство
- Демография
- Естествознание
- Журналистика
- Иностранные языки
- Информатика
- История
- Коммуникация
- Конфликтология
- Криминалогия
- Культурология
- Лингвистика
- Литература
- Логика
- Маркетинг
- Медицина
- Менеджмент
- Метрология
- Педагогика
- Политология
- Право
- Промышленность
- Психология
- Реклама
- Религиоведение
- Социология
- Статистика
- Страхование
- Счетоводство
- Туризм
- Физика
- Филология
- Философия
- Финансы
- Химия
- Экология
- Экономика
- Эстетика
- Этика
Лучшие книги
Гражданский процесс: Вопросы и ответы
ЗАПАДНОЕВРОПЕЙСКОЕ ИСКУССТВО от ДЖОТТО до РЕМБРАНДТА
Коммуникации стратегического маркетинга
Консультации по английской грамматике: В помощь учителю иностранного языка.
Международные экономические отношения