Название: Управление проектами - Дитжелм Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 7800


4.1. статус проектов

 

По особым поводам и в определенные сроки необходимо состав­ление докладов о проекте, которые давали бы подробную информацию о его ходе и продвижении, а также включали бы в себя возможности дальнейшего развития проекта. При этом доклад может быть состав­лен лицами, работающими непосредственно в рамках проекта, а затем переправлен по соответствующим адресам, или же в его составлении могут принимать участие лица, находящиеся за пределами проекта, что одновременно придаст докладу статус заключения и оценки. Как пра­вило, доклады о проекте составляются лицами, непосредственно в нем работающими, а затем в определенных промежутках времени предо­ставляются ими в руководящие инстанции для информации и проверки. В особенности это относится к докладу о состоянии (статусе) проекта и его завершении. При составлении нерегулярной информации для на­чальства в особых докладах следует сообщать о факторах неожидан­ного воздействия450.

Для информирования о действительных условиях, существующих в рамках проекта, доклады должны включать в себя следующие основ­ные сведения451:

титульный лист и основные данные, касающиеся проекта;

обозначение проекта, заказчик, номер заказа, вид договора; про­должительность выполнения заказа; объемзаказа:

сроки,расчет затрат;

статус доклада, дата составления доклада, лицо, составившее доклад;

организация проекта;

описание конфигурации технической системы;

важные результаты;

обзор предпринимаемых действий;

структурный план проекта;

план хода проекта;

стоимость проекта;

интегрированный анализ сроков/затрат.

При составлении доклада о состоянии (статусе) проекта описан­ные выше основные элементы предоставляются в обобщенной и ясной форме. В обобщенной форме заинтересованным лицам дается возмож­ность непосредственного доступа к основной информации, а в подроб­ном изложении упоминавшиеся в обобщенном докладе основные со­ставляющие разбираются подробно.

Таким образом, возможно удовлетворение одновременно двух групп заинтересованных лиц: во-первых, тех, кому нужна информация только об основных тенденциях хода проекта, а во-вторых, тех, кому нужна подробная информация обо всех данных проекта. В докладе о со­стоянии (статусе) проекта сообщается и о достигнутой степени успеха, что позволяет заключить, насколько успешным будет окончательное завершение проекта. При этом статус проекта может обозначаться циф­ровыми, буквенными или буквенно-цифровыми кодами.

Например, статус проекта А говорит о том, что проект до сих пор проходил без каких-либо осложнений, статус проекта В сообщает о не­которых обнаруженных осложнениях, а статус проекта С означает наличие в проекте ряда серьезных проблем. Эти буквы могут быть до­полнены некоторыми специальными знаками, например (±), так что отсюда будет следовать, что статус проекта А указывает на вполне успешное его развитие с незначительным количеством возникших осложнений. Статус проекта С на момент составления доклада позво­ляет заключить о полной неудаче осуществляемого проекта. Значит, на каждом уровне статуса могут быть введены три отличительных призна­ка (А+, А, А-). Следовательно, возможна передача девяти различных статусов проекта. Для утверждения этих различий и получения объек­тивной и понятной картины хода проекта, которая включает в себя ряд ответвлений от основных критериев, таких как затраты, сроки, каче­ство, финансы, и тому подобное, необходимо проведение голосования в рамках предприятия.

Доклад о состоянии проекта должен включать в себя следующие элементы452 :

состояние работ;

прогресс, достигнутый за время составления доклада;

сравнение заданных и фактических сроков;

сравнение заданных и фактических затрат;

отчет по качеству;

анализ произошедших отклонений/обоснование;

проблемы и прочее;

предусмотренные меры;

ожидаемые последствия для проектного заказа.

При сообщении о прогрессе в осуществлении проекта за время составления доклада особое внимание следует обратить на искажение предоставляемой информации за счет синдрома 90\%, о котором уже упоминалось ранее.

Очевидно, что доклады о ходе проекта должны составляться не толь­ко его руководителями и сотрудниками и что через определенное время следует проводить проверки прогресса проекта, осуществлять которые должны лица, находящиеся за его рамками. При этом проверяющим для обработки предоставляется заданное структурное подразделение, кото­рое обеспечивало бы следование основным интересам заказчика. Кроме того, проверяющим даются так называемые terms of reference (TORs — сроки для выработки рекомендаций), которые наряду с обычной провер­кой планирования и осуществления проекта позволяли бы исследовать и другие особые вопросы, значимые для осуществления проекта.

Например, проверки прогресса проектов экономического сотруд­ничества могут подразделяться следующим образом453 :

Предварительные замечания относительно проекта.

Обобщение:

 

краткое описание проекта;

краткая оценка планирования проекта;

заключительные рекомендации.

Анализ и оценка планирования проекта:

исходное положение и планирование проекта;

анализ окружающих условий и предположений;

принятие во внимание основ технического сотрудничества и усло­вий партнера при планировании проекта;

анализ цели и возможности осуществления планирования проекта;

обобщенная оценка планирования проекта.

Анализ и оценка осуществления проекта:

сотрудничество с исполнителем проекта;

результаты сравнения заданных и фактических значений и анализ причин;

работы, выполненные партнером в рамках проекта;

обобщенная оценка осуществления проекта.

Дополнительные аспекты проверки прогресса в осуществлении проекта в соответствии с terms of reference:

работа с отдельными аспектами в соответствии с terms of reference.

Рекомендации:

предварительные замечания;

рекомендации, связанные с проектом;

рекомендации для последующей работы.

7. Приложения:

список литературы;

прочие источники;

время и план использования контроля прогресса проекта;

прочие приложения;

terms of reference.

В отчеты о завершении проекта включается анализ всех фаз проекта. Этот анализ должен охватывать сильные и слабые стороны проекта, возможность его включения в организацию предприятия, а также соображения, которые позволили бы в будущем упростить осуществление похожих проектов454 . При составлении заключитель­ного доклада рассматриваются все фазы докладов о статусе проекта, дается заключение о достижении его цели. Упомянутый доклад может быть составлен на этапе передачи проекта или в момент начала его использования. В некоторых случаях он может включать в себя фазу использования проекта. Отчеты о завершении проекта имеют значение с точки зрения окончательной оценки накопленного в процессе работы опыта и завершающих расчетов.

Для лучшего понимания доклады рекомендуется разбавлять сред­ствами визуализации. При этом могут использоваться самые разные формы схем, графиков и диаграмм (см. рис. 1 Об)455 .

Письменные доклады могут быть заменены совещаниями отно­сительно статуса проекта, в ходе которых следует воспроизводить информацию, касающуюся состояния проекта, причем делать это необходимо в форме, похожей на форму составления письменного доклада.

 


Оцените книгу: 1 2 3 4 5